人事档案管理实施细则

第一章 总则

第一条 为加强和规范人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位所有员工的人事档案管理工作。

第三条 人事档案管理工作应遵循以下原则：

1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改；

2. 准确性原则：确保人事档案内容的准确性，及时更新员工信息；

3. 安全性原则：确保人事档案的保密性和安全性，防止泄露或被非法利用；

4. 规范性原则：按照国家档案管理标准，规范人事档案的管理流程。

第二章 管理范围与职责

第四条 人事档案管理范围：

1. 员工的个人信息、学历、工作经历、奖惩、考核、培训等材料；

2. 员工的劳动合同、社会保险、公积金等证明材料；

3. 员工的党团组织关系、专业技术职务资格证书等材料；

4. 其他与员工相关的档案材料。

第五条 人事档案管理人员职责：

1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；

2. 负责档案的鉴定、整理、编目、检索、利用等工作；

3. 负责档案的保密、安全、防火、防盗等工作；

4. 负责档案的统计、分析、上报等工作。

第三章 管理流程

第六条 人事档案收集：

1. 员工入职时，人事部门负责收集员工的个人信息、学历、工作经历等材料； 2. 员工离职时，人事部门负责收集员工的离职证明、社会保险、公积金等证明材料。

第七条 人事档案整理：

1. 按照档案类别、时间顺序进行分类整理；

2. 对档案材料进行编号、编目、登记；

3. 对破损、褪色的档案材料进行修复、复制。

第八条 人事档案归档：

1. 按照档案类别、时间顺序进行归档；

2. 档案归档前，进行核对、鉴定、整理；

3. 归档后的档案，实行集中管理。

第九条 人事档案保管：

1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防火、防盗；

2. 档案材料应按照类别、时间顺序排列整齐；

人事档案管理细则

华能国际电力股份有限公司安源电厂管理制度

人事档案管理细则 HZD

2000-00-00发布 2000-00-00实施

华能国际电力股份有限公司安源电厂 发 布HAY3-60-RZ07

—1— 华能国际电力股份有限公司安源电厂

人事档案管理细则

第一章 总 则

第一条 人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，是全面考察了解和选拔使用干部的重要依据。为使人事档案的管理做到真实、完整、保密且日常进行动态管理，依据中共中央组织部《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》 组通字（1996）4号、《关于严格管理干部人事档案的通知》组通字（1996）22号、《关于印发〈干部人事档案工作目标管理暂行办法〉和〈干部人事档案工作目标管理考评标准〉的通知》组通字（1996）55号、中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法以及《干部档案工作条例》，特制定本管理细则。

第二章 职 责

第二条 人力资源部是人事档案管理归口管理部门。

第三条 人事档案管理人员的职责：

（一） 保管人事档案，为国家积累档案史料。

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案的材料。

（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递。

（四） 登记干部人事职务、工资的变动情况。

（五）为有关部门提供干部人事的情况。

（六）做好人事档案的安全、保密、保护工作。

（七）办理其他有关事项。

第三章 人事档案的内容和分类

第四条 干部人事档案由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类：

第一类 履历材料；

第二类 自传材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）； HAY3-60-RZ07

—2— 第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

人事档案管理细则

人事档案管理细则是指组织对员工的基本情况、工作经历、职业技能、职业发展、培训记录等进行系统的归档和管理的一套制度。其目的是为了方便组织对员工人事情况的查询、统计和分析，为人力资源管理提供有力的依据。下面将从档案的建立、管理、保密和利用等方面进行详细阐述。

一、档案的建立

1.编制档案目录：根据不同的业务类型、岗位特点和工作内容，确定档案分类，编制详细的档案目录，包括个人基本情况、工作经历、职称评定、培训记录、考核记录等。

3.档案材料的归档：根据档案目录，将员工提交的材料进行分类整理、编号和入库，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。

二、档案的管理

1.档案的归档管理：确立专门的档案管理部门或人员负责档案的存储、整理、检索、借阅等工作，建立科学、规范的档案管理程序和流程。

2.档案的电子化管理：对员工档案进行电子化管理，建立集中管理的电子档案数据库，提高档案管理效率和准确性，同时确保档案的安全性和可靠性。

3.档案的定期审查与更新：定期对员工档案进行审查和更新，确保档案的真实性和有效性，及时更新员工信息和相关证明材料。

4.档案的转递与借阅：明确档案的转递与借阅权限和程序，建立档案的流转记录和审批制度，保证档案的安全与隐私。

三、档案的保密 1.档案的安全措施：制定档案安全管理制度，确保档案的物理安全，包括建立完善的档案室、保险柜、防火设施等，并配备专门的保密人员负责档案的安全管理。

2.档案的权限控制：设定档案的查阅权限和范围，确保只有经授权的人员才能查阅档案，并用密码锁定或人脸识别等措施控制档案的访问。

3.档案的电子保密：建立档案电子保密与备份制度，对档案数据库进行加密措施和定期备份，防止档案信息的泄露或丢失。

四、档案的利用

1.信息查询与统计：能够根据需要查询员工的相关信息和历史记录，比如个人基本情况、工作经历、职业技能等，为数据库的统计和分析提供支持。

2.绩效考核与评价：提供员工的工作绩效考核依据和相关证明材料，为组织制定绩效计划和评价提供可靠的数据支持。

第1页共10页 公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职第2页共10页 员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。