第五讲 时间管理

第五讲时间管理一、时间－独特的资源1、简介我们大多数人都会意识到时间的某种特性，那就是：时间是一种资源，而且是一种独特的资源，它不能像金钱那样可以被人们积累起来，或者像原料那样被贮存起来，我们只能把它花掉，不管我们愿意或是不愿意，我们总是以每分钟60秒的固定速度将它花掉；它不像一部机器那样可以任由我们开动或关掉，或者像一个人那样可以进行替换，它是稍纵即逝而无法弥补的。

正如查普林·泰勒所说的：“时间是我们生活中最无情的和无伸缩性的要素。

”尽管不能对时间进行积累、储存，不过，我们却能决定使用时间的方法。

如同运用其他资源一样，人们对时间的掌握、使用及控制，往往既能进行有效的管理，又可能管理不当。

经理人员的时间一般被认为是一种至为关键的资源。

亚耶阿哈罗尼在分析海外投资决策的情况时，得到这样的结论：35家美国公司的经验同投资决策模型之间最主要的矛盾是决策模型没有认识到经理人员的时间是一种最宝贵的资源。

约翰·基钦在研究一些公司合并成功或失败的原因时也指出：合并失败的基本原因之一就是没有充分地注意到那些被并入的公司的经理们对时间有了新的需求。

柯蒂斯·琼斯建议：尽量节约经理人员的时间应该同目前追求最大利润一样值得实业家们重视，事实上：“有许多决策在使用时间上所得的效益要比在投资上所得的效益重要得多。

”【商业周刊】的编辑也同意琼斯的观点：是时间--而不是资金--乃一个公司最关键性的资源，他们说有些公司可能很快根据对经理时间投资所获得的收益来作出在资金投放上的决策。

此外，琼斯还预见到企业组织将会开始要求职员们负起责任来帮助经理们最充分地利用他们的时间。

在管理过程中，为什么时间管理会受到忽视呢？在所有的资源中，由于时间资源往往最少为人所理解，因此往往也被处理得最糟：我们好象总是不把时间这一无价之宝加以计划，加以控制，而听之任之，任其流逝，白白浪费，就好象我们的一切都喜欢让变化莫测的命运来安排似的。

造成这种忽视的原因之一可能是由于我们没有认识到“时间管理”实际上是一个使用不当的名词，严格来说，一个人是无法管理时间的，因为钟表的时间并不受控于我们，它总是不停地向前移动着，不管我们采取什么措施，它始终是按照预定的速度逝去，这不是一个对钟表时间该如何加以管理的问题，而是一个我们该如何抓紧钟表时间来安排我们自身工作的问题，一旦我们认识了这一个原理，就会很容易地理解为什么时间管理竟使我们面临如此多的令人头痛的问题。

2、每日工作时间之分配课堂习作（限时5分钟）3、时间分配之分析令人很诧异的是极少主管会认真地分析自己的时间究竟是用到什么地方去了，但当他们这么做时，他们通常会发觉记忆中的事物都是空洞模糊的。

当你被问到昨日你的时间是如何分配的，大多数人都不能准确地回答，奇怪的是，我们往往只会“记得”及夸大一些我们本应要完成的工作，你或者会记得“我用了百分之三十的时间来辅导我的下属”，因为这似乎是一个令人满意的答案，但从来没有人会记得起花在闲谈、说人是非、谈论奥运赛果等的时间。

4、时间管理的意义你永远不会有足够的时间去完成：1）职责上所要求的工作范围2）私人及工作上的困难问题3）一般办公室行政工作上的琐碎事务4）每天的日常工作5）其他突发事件你希望在一天内有更长的时间，对吗？管理人员都有不同的性格、才能及技巧。

但时间是每天二十四小时，所有的人都是一样地拥有同样的时间分享，所以时间的管理最为重要，你有计划地分配工作时，可用去一小时而省回数小时的操作实务。

5、工作发表“你会带工作回家做吗？”针对行政人员应否带工作回家为题，进行分组讨论分析个中原因并做出总结，指派一位代表在班内负责报告有关结论。

小组讨论时间不超过十分钟我们所做的结论是：__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 原因是：__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6、长时间工作的危害性过度工作的习惯对于经理和他的公司来说，是个祸根，而不是件好事，让我们来考虑一下工作时间过长是多么有害的一些理由吧。

经理们经常每周坚持工作45到55小时以上就有严重消弱他们工作效率的危险性，有些调查报告证实在八小时工作之后生产效率便会迅猛下降。

长时间地工作也会促使经理们采取一种态度，不急于把事情做完，因为反正“今晚总体还是可以做好的嘛。

”因而那些可以在八小时之内完成的事情往往会拖到10至12小时，查尔斯·福特说，这种工作习惯，常会广泛延到整个企业组织之中。

约瑟夫·特里克特调查研究了成功的和失败的经理们的情况以后指出，那些失败的经理的特征是他们宁愿放弃家庭生活而投身于职业生活，一般来说，过份强调工作会损害婚姻，忽视家庭，最后还是会影响其工作的成就。

因而，我们发现一些同帕金森定律相反的情况－宁可延长办公时间（不管任务需要与否）而不充分利用办公时间。

企业对待过度工作的一个反应是采取强制性的渡假对策，公司支持职工度假而不准把假期积累起来，因为假期对于娱乐和休养是必不可少的，而且工作之后也需要短暂地、实实在在地休息一下。

7、有关埋头苦干的一些奇谈时间管理的一种奇谈是：“一个人工作得越辛苦，他完成的工作就越多。

”埋头苦干和肯定取得成就之间有直接关系的这种假定是不能成立的，俗语说：“要巧干，不要苦干”就是由于认识到以上的假定是错误的，事实上，一个在工作上成就很少的经理可能会表现得很卖力，企图借此来补偿他毫无效率的工作，如果在进行有效计划时所花的每一个小时能够节省出三个或四个执行小时，而且保证能够取得更好成果的话，经理们将会仔细地考虑成熟后才开始工作，虽然进行计划需要时间，但是最后它能节省时间而且取得更好的效果。

还有一种类似的奇谈，认为那些最积极的经理会取得最好的成绩，职业无保障的工人表现很积极并不是罕见的，他们的积极性随着他们工作范围的确定和他们的自信而成反比例的变化，积极紧张的工作往往对缺乏保障和存在疑问者起着一种有保护性反应的作用。

一位读过大学校长管理学院的人曾得出这样的一个结论：“通过学习，我得到了一个也许是极为重要的观念，就是一个管理者坐下来，思考问题，制定计划而不去做个活动分子，这算不上是个过错又或没有很好地利用时间，也就是这个观念，改变了我的全部看法。

”8、探讨时间浪费者及其浪费因素1）在同一时间内希望做太多的事情2）对时间有不适合实际的估计3）不断的拖延4）缺乏良好的组织布局5）缺乏个人的组织能力6）未能倾听众人的意见7）个人独断专行8）没有拒绝他人要求的能力9）不让他人参与来共同工作10）指派他人工作，但不同时给予执行的权力11）牵涉太多的参与人在内。

12）将命令或指示辗转迂回地下达13）太匆忙地作出决定14）同事间的互相遣责15）沟通联系的不足16）未能将工作的重要次序分先后17）分配工作之不足18）对需要解决的问题未能给予足够的资料。

二、管理好自己1、时间记录表时间记录表主要用于三个不同的目的：1)要求经理对时间作有计划的分配2)要求每日记录下第二天要完成的最重要的工作任务3)要求每天对工作效率进行评价，看看完成了多少重点工作，与计划分配时间相比较，时间利用率是多少？2、每日之组织、计划每日之组织、计划3、计时表安排好你的工作次序计划好你的时间每一天临离开你的工作之前，为明天做好准备功夫，写几张小字条，列明明天：1）一定要做的事2）准备要做的事3）有时间剩的话可以做的事①一定要做__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ②准备去做____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________③可能去做____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4、每日时间分析表的说明书1）填好日期，把每天的目标列出来，用结果而不是工作来说明目标（在分配用于销售会议的时间里注明会议议程而不仅仅注明开销售会议）2）每隔30分钟记录一下所有重要活动的结果，不要等到中午或一天结束时才来记录，否则主要的好处就失去了。