三级秘书复习重点

三级秘书考前复习重点：第一章一、会前准备1、 A、会议筹备方案的内容：1）、确定会议的主题和议题；2）、确定会议的名称；3）、确定会议的议程；4）、确定会议的时间和地点；5）、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要；6）、确定会议的文件范围，并作好文件的印制或复制工作；7）、确定会议与会代表的组成；8）确定会议经费预算；9）、确定会议住宿和餐饮安排；10）、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工；B、作用是1）、确保会议的周密组织；2）、确保会议的服务质量和沟通协调到位；3）、确保领导意图得以贯彻执行。

C、制定程序：组建会议筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案（与领导沟通，确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排）→领导审核方案。

2、会务筹备情况检查的主要内容：1）、会议准备是否充分；2）、会议期间能否排除各种干扰；3）、环境条件与用品准备；4）、文件资料的准备情况；5）、会场布置情况的检查；6）、会议保卫工作的检查；7）、检查的其他内容；3、A、会议文件审核的方法：对校法（适用于定稿上改动较多的文件）；折校法（适用于整洁、改动不多的文稿）；读校法（适用于定稿内容浅显易懂，生僻字，专用术语名词较少的定稿，它是指校对时一人读定稿，一人审看校样）。

B、文件审核的程序：1）、由起草文件的秘书就文件内容进行自审，是会议文件在初始期就能严格把关；2）、由主管秘书进行会议文件的初审；3）、会议文件的内容如果涉及的部门较多，要进行必要的会审；4）、在会议文件审核修改之后，要有主要领导和主管领导进行终审；4、与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则；方法是：1）、定期向领导提交书面报告；2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况；3）领导亲自参加有关会议；4）其他途径；程序是：1）、明确会议的目标（会议领导与各小组的任务、会议涉及的范围、质量标准、阶段性目标、注意留出处理意外情况和弥补欠缺的时间）；2）明确沟通会议有关事宜的方法和途径；3）确定沟通的时间、地点以及参加人员，制定会议记录人员；4）检查沟通过程中所需要的各类文件、音响等资料；5）向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题；6）听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录；7）将记录通过某种方式送给领导；5、拟定会议的应急方案内容：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等的问题；制定程序：预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案会议应急方案的特点：有的放矢、预防为主、留有余地；原则：思想上充分重视（认识到安全问题无小事，要注重细节，从小处入手）；在人、财、物方面要措施到位；在实施过程中要坚持定期检查；二、会中服务1、推进会议进程应遵循的原则：1）认真倾听、最少限度的打断谈话。

多提开放式、探索式的问题；2）树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响；3）消除交流障碍；4）强调问题，应当将复杂的问题分解成若干容易处理的小问题，循序渐进，逐步导向问题的核心。

5）、使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。

2、提示会议按计划进行的程序为：了解议题和议程→准时宣布开会→有效地引导议题3、会议经费使用的监督方法：1）报告和会议；2）授权与自我控制；3）质量；4）损益平衡表；5）比率分析（比较各项成本的预算和实际值，如盈利性指标，用于分析成本对利润的贡献率）；6）审核是要逐项细审。

会议经费使用的程序是：申请经费→主管领导审批→财务部审批→财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出。

案例：恒源公司新产品发布会的经费预算 p374、处理会中突发事件的类型：人员、健康与安全、行为等的问题原则:(也既是会议应急方案的原则)程序是:向领导报告→启动会议应急方案→必要时向公共机构请求支援→善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）三、会后落实一、会议总结工作的内容和要求（一）基础知识1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：（1）检查会议目标的实现情况。

（2）检查各个小组的分工执行情况。

（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。

（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。

2.会议总结的内容:会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容和要求（一）基础知识1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素 (一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排等。

)（2）影响会议效率的主要原因:1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。

2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。

（2）会议时间性评估。

（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。

（4）会议服务评估。

会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。

（5）会议实际费用支出、会议成本评估。

（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。

3.会议评估工作的方法和要求（1）会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。

2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。

（2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。

最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。

要避免与会人员的反感。

（二）会议效果评估的工作程序为：分析影响会议效果的主要因素→设计会议效果评估表→汇总评估结果。

（三）注意事项会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。

（2）对决议落实不力。

（3）不对会议的成败得失进行总结。

（4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。

（5）与会人员对会议感到不满。

第二章第一节接待一、确定涉外礼次序（一）基础知识1.涉外接待的原则和要求（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。

2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。

适用于大型的国际会议或体育比赛。

（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。

适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。

（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。

适用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；2在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。

（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。

适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。

（5）不排列。

当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。

（二）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;2.提前通知有关各方;3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序二、安排涉外迎送仪式（一）基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。

(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。

（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。

2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。

（二）涉外迎送仪仗式的工作步骤:1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.安排送行仪式三、安排涉外会见会谈和拜访（一）基础知识1.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：（1）充分了解又方的情况。

（2）准备工作要落实到位。

3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。

2.拜访的要求:(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。

(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.(3)初次见面, 可以不送礼物.(二)会见、会谈的工作程序会见、会谈的工作程序如下图所示。

约定→通知对方有关事宜→准备工作（背景资料、会见场所布置、人员安排）→会谈→结束四、涉外宴请的常识（一）基础知识1.涉外宴请的原则:（1）宴请环境十分重要，应该选雅致、安静的地方.（2）点菜时不仅要考虑外并因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。

（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。

（4）参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。

不要穿白天的工作装参加晚宴。

2.西餐礼仪:我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应该了解一些的基本的西餐礼仪。

（二）注意事项:（1）西餐讲究的是氛围的优雅。

因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。

（2）衣着要整齐。

（3）赴宴的第二天，要向主人表示感谢。

五、馈赠礼品的要求（一）基础知识1.各国的禁忌:各国、各民族在都有自己独特礼节和习俗。

在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。

所以应该对各国的忌讳有基本的了解。

2.馈赠礼品的礼节:①送礼的礼节；②受礼的礼节。

（二）选择礼品的注意事项:在选择礼品的时候，需要考虑这样几个因素: 1.与受礼者的关系;2.明确送礼的原因;3.了解受礼者的特点;4.经济方面的限定第二节办公环境管理一、正确选择办公的模式（一）基础知识:1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例，但有些企业正在迅速发生变化。

为此导致工作模式出现下列变化：①在家工作；②远程工作；③虚拟办公室；④临时办公桌；⑤弹性时间；⑥兼职工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨项目团队。

2.导致办公模式变化的原因:（1）办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益。

（2）城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。