简单实用的会务工作流程图
2018-04-06 会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。
我们在工作中摸索出制作会务工作流程图（见下图）的方法，简明扼要标出会务流程和环节，按图索骥，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。
一、突出一个“谋“字，做好会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要}义程、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。
会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务：1．起草会议通知。
会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。
会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。
2．下发会议通知。
会设通知有电话、短（微）信、书
面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。
下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。
二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。
对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。
通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。
采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。
采用电话方式要录音。
3．落实参会人员。
统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。
对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。
4．协调出席领导。
根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微信等多种方式，提请领导出席会议。
着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加（部门）人员及议程等，提醒领导是否准备主持词、讲话稿。
如果需要，应做好协调和衔接，确保主持词、讲话稿及时起草并至少在会议前一天送达领导手中。
另外，在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。
5．预订会议室。
会议时间确定之后，要立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业服务人员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。
若有外单位人员参加，要提前制作好引导牌。
6．编印会议须知。
对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知，须知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁。
主要内容包括：
会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。
7．制作会议证件。
根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出人证、工作证、车辆通行证等各类证件。
证件制作要结合会议主题和内容，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别、方便管理、利于安全。
8．会场布置。
这主要指主席台及附属设施的布置。
总体要求是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致。
一是合理布置主席台。
主席台是会场的重点和中心，集中体现了整个会议的格调和氛围，是会场布置的重点。
要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入席以及主席台大小等多方面因素。
二是附属设施调试。
主要有音响、灯光、投影设备。
根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放，逐一提前试音，确保每只话筒都能正常使用。
需要播放乐曲的要提前试播一次，最好进行备份，确保万无一失。
检查会场内照明灯具有无损坏，如有损坏，需要提前修理更换；要提前准备好摄像、话筒电源。
有投影演示时要提前预演一次，并视需要及时调节灯光。
9.制作、摆放席卡。
根据最终确定的参会人员名单，制作席卡或座签；要认真核对全场席卡，防止遗漏、重复和出现错别字。
依据文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。
席卡摆放完成后要及时制作会场座位图，打印后放置会场方便查阅。
10．组织调度会议用车。
视会议
需要借用或租用车辆，并安排专人负责车辆调度，对乘车人员进行统计、清点，防止迟到、遗漏，车辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度。
11．安排新闻报道。
需要新闻报道的会议，要提前联系行内相关宣传部门或外部新闻单位，在会场安排好新闻宣传人员专座，并协调衔接。
12．分发会议材料。
会议材料要列表登记，发放时要逐一登记，要做到不漏一份、不少一人。
可以视情况在会前通知参会单位（人员）派人提前领取，也可以在会场签到时一并发放，或是提前放置到参会人员座位上。
对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，整齐摆放，确保不出差错。
对于涉密文件，要严格按照相关保密规定编号登记，及时收回或提醒按保密规定流转、保存，防止失密、泄密。
（三）分工落实拟订好会议方案，根据方案分解任务后，要协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限，做好分工落实，并在会议开始前做一次全面自查，确保万无一失。
二、注重一个“细”字，做好会中服务会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。
会中工作无小事，周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。
会中服务工作繁杂琐碎，情况不断发生变化，一定要注重细节，精细周密。
（一）组织会议报到会议报到工作主要包括人员身份确认、报到登记、根据会议要求发放资料、提醒注意事项等。
要做到迅速准确、热情周到、耐心细致、井然有序。
（二）做好会
议签到安排专人打印签到表放置会场，提醒到会人员签到，并做好到会人员清点、登记工作，实时掌握人员到会情况，并视情况电话督促参会人员及时到会。
会议开始后要统计汇总到会人数，登记迟到、缺席人员名单。
（三）维护会场秩序会议召开期间，要安排专人现场值班，维护好会场内外秩序。
一是实时监测会场音响、灯光等情况，发现问题及时解决。
二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为，同时防止无关人员进入会场。
三是提醒会场服务人员适时供应茶水。
四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时，要采用合适方式灵活处理，努力减少对会议的干扰和影响。
三、强调一个“明”字，做好会后工作会后工作是会务工作的重要组成部分，是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。
通过会后工作总结会务组织的经验、教训，推进会议精神的贯彻落实，以进一步优化会务工作机制，提升会议效果。
（一）会后服务协调组织好参会人员离会，必要时协助联系交通工具或帮助订票，对个别因工作需要暂留的人员，在食宿方面要妥善安排，避免使大家产生“会散茶凉”的感觉。
（二）会议材料总结归档会后要及时将会议方案、通知、简报、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全，按规定整理归档，以备查考。
同时，要按照保密相关要求，对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。
根据需要发布会议简报
或信息、起草编发会议纪要，印发领导讲话等。
（三）会后总结每次会议结束后，要及时、客观、准确地做好总结。
系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足。
尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见、建议，为以后进一步改进会务工作提供借鉴。
同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中，确保会议精神及时落实。
做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外，还要求办会人员不断提升自身素质。
一是统筹全局的意识。
会务工作任务重、要求高、涉及面广，需要会务人员牢固树立全局意识，从全局的高度统筹协调好涉会各部门、会务各环节的衔接和工作落实，谋划好每一细节，确保会务组织周到、高效、有序。
二是灵活应变的能力。
会务工作不可预期因素多，需要会务人员树立应变意识，提升应变能力，处变不惊、处变不乱，及时妥善处置好各种临时突发情况，保证会议圆满成功。
三是认真负责的品质。
会务工作琐细、繁重，涉及环节多，出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响，因此会务人员必须具有高度的责任心，充分发挥积极性和主动性，尽心尽责，搭台补位，把握好每一环节，做好每一细节，这样才能使会务有条不紊，顺利完成。
（摘自：秘书之友）。
