受控状态：分发号：食品有限公司程序文件汇编编制：_______________审核：批准：_______________发布日期：2010年1月1 日实施日期：2010年1月1日程序文件目录文件控制程序1.目的对公司食品安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门获得并使用有效文件。
2.适用范围适用于公司食品安全管理体系涉及所有文件（包括外来文件）的控制。
3.职责3.1 食品安全小组、技术质检部是食品安全管理体系文件的主控部门。
3.2其他部门负责本部门所使用文件的控制。
4.工作程序制定质量安全管理体系文件——做体系文件分类清单——体系文件发布、实施——确定文件发放范围——做文件发放/回收登记——文件更改申请、审批——评审体系文件——更改文件及标识——发放更改通知更换文件——更改文件——做更改文件清单——文件作废及通知——做作废文件清单——技术及各部专用资料管理——外来文件管理——质量记录控制4.1公司质量管理体系文件的层次及分类a)第一层：食品安全管理手册；b)第二层：前提方案、操作性前提方案、HACCP计划及程序文件；c)第三层：作业性文件；d)第四层：记录e)外来文件：包括与ISO22000有关的政策文件、法律法规文件、国际标准、国家标准、行业标准以及上级有关部门下发的管理性文件等。
4.2文件的编制、审批和发放控制4.2.1公司所有食品安全管理体系文件由食品安全小组、技术质检部组织有关职能部门编写，食品安全小组组长审核，总经理批准后实施。
4.2.2公司所有食品安全管理体系文件统一由技术质检部发放。
发放前由食品安全小组确定文件发放范围，发放时将发放情况记录在《文件发放/回收登记表》。
4.2.4文件发放要保证在食品安全管理体系有效运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本.4.3文件编号所有食品安全管理体系文件发放前由技术质检部按下列文件编号规则的进行统一编号，以防混淆使用。
4.3.1食品安全管理手册编号XXXX食品安全管理体系(HYSMS) –食品安全管理手册（SC）-发布年份4.3.2程序文件编号HYSMS-程序文件代号(CX)-发布年份-序号4.3.3前提方案编号HYSMS-前提方案代号(PRP)-发布年份-序号4.3.4操作性前提方案编号HYSMS-操作性前提方案代号(OPRP)-发布年份-序号4.3.5HACCP计划编号HYSMS-HACCP计划代号(HACCP)-发布年份-序号4.3.6支持性文件HYSMS一部门代号一文件顺序号4.3.7记录编号为：记录代号(R)/XXXX食品公司代号（HY）一记录顺序号4.4文件更改、收回和处理4.4.1文件需要更改时，使用部门填写《文件更改申请/通知单》，报食品安全小组组长审核，总经理审批。
文件大幅修改或职责、程序发生重大变化时，食品安全小组必须组织对文件评审。
4.4.2《文件更改申请/通知单》经总经理批准后，由技术质检部对文件实施更改，并将更改情况记录在被更改文件所在页眉的“修订状态”和所附的《文件更改控制页》。
4.4.3文件的更改可采用手写或换页两种形式更改。
4.4.3.1换页更改的方式是“收回作废页，并换发新页”。
回收的作废页应予以销毁，并将回收和销毁情况记录在《文件回收/处置登记表》。
因出于某种目的而予以保留的作废文件应标记清楚，防止混用。
4.4.3.2手写更改的方式是“将更改前的内容用红笔划去，同时将更改后的内容用红笔做以填充”。
4.4.4公司食品安全管理体系文件分受控和非受控两类，分别加盖“受控”和“非受控”标识。
公司内部发放的食品安全管理体系文件一律加盖“受控”印章。
受控文件进行更改控制，非受控文件不进行更改控制。
4.5文件换版4.5.1当食品安全管理体系中有下列情况之一时应换版：a)当更改次数或更改内容过多影响使用时；b)当制定文件的依据发生重大改变时；c)当公司的组织机构发生重大变化时；d)当市场环境或顾客要求发生重大变化时。
4.5.2文件进行换版后，技术质检部要及时收回并销毁作废文件，同时做好《文件回收/处置登记表》，以防止使用失效或作废文件。
因出于某种目的而保留作废文件应标记清楚，防止混用。
4.6文件管理4.6.1各部门对所使用的食品安全管理体系文件要妥善保管。
4.6.2未经总经理批准，所涉及食品安全管理体系的文件不得翻印和对外借阅。
4.6.3技术质检部对公司所有食品安全管理体系文件备案，并建立《食品安全管理体系受控文件清单》，其他部门控制好本部门所使用的食品安全管理体系文件，并建立本部门的《食品安全管理体系受控文件清单》，以备检索。
4.7外来文件控制4.7.1公司接到外来文件后统一送交技术质检部，技术质检部予以登记《外来文件清单》，以备检索。
4.7.2外来文件的发放由技术质检部按4.2.2条款进行。
发放时要对所各发放的外来文件加盖“现行有效”印章，以标识外来文件的适宜性和有效性。
4.7.3技术质检部每年利用网络查询、咨询政府主管部门或与同行交流的方式对公司外来文件的有效性进行检索，并将检索结果记录在《外来文件清单》，备注栏中注明，确保外来文件现行有效。
5.相关记录①《文件发放一览表》 R/HY/CX-01②《食品安全管理体系受控文件清单》 R/HY/CX-02③《文件回收/处置登记表》 R/HY/CX-03④《外来文件清单》 R/HY/CX-04⑤《文件更改申请/通知单》1.目的对记录进行控制，妥善保存，确保提供依据的真实性、完整性。
2.适用范围适用于证明产品符合要求和食品安全管理体系有效运行的所有记录。
3.职责3.1 技术质检部是记录的归口管理部门，负责记录监督管理。
3.2各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和保管。
4.工作程序确定记录格式分类编号——做成记录格式分类清单——确定记录保存期——确定记录检索方式———确定记录的填写及更改要求——记录的填写及更改——传递记录——记录贮存保护方法及贮存——记录的借阅——记录的处置——记录的销毁4.1记录标识公司所有记录由技术质检部按《文件控制程序》所规定的编号规则统一编号。
4.2记录的填写、收集和保管4.2.1所有记录填写均应字迹清晰，填写规范、内容完整，记录人签字。
4.2.2各部门负责收集和整理本部门工作中所产生的记录，可按时间段（如年、月）进行编目归档，并妥善保管，防止丢失、损坏。
4.2.3技术质检部建立《安全管理体系记录清单》，并在《安全管理体系记录清单》中规定记录的名称、编号、使用部门、保存期限后下发至各部门。
4.3记录的更改记录的更改必须由原记录人在记录过程中或未归档时更改，更改后应有更改人的签章或签字，归档后记录不得随意更改。
4.4记录的处置记录超过保存期限，由技术质检部负责统一处置，并将记录处置情况记录在《安全管理体系记录处置登记表》。
4.5记录查阅非本公司人员不得查阅公司食品安全管理体系记录。
非本公司人员借阅时，需由总经理同意方可借阅。
有合同要求时，记录在商定期内可提供给顾客或其代表进行查阅。
4.6食品安全管理档案管理制度4.6.1档案管理职责技术质检部负责全公司的食品安全管理档案管理工作。
4.6.2档案管理要求A.由公司统一配置档案橱和档案袋（盒）；B.技术质检部要明确一名档案管理员（可兼职）负责本部门档案的管理工作，管理人员要履行职责，严守机密，妥善保管整理，做到防潮、防虫、防鼠、防火、防丢、防盗等；C.档案资料每月度进行整理并存档；D.使用或查阅档案资料时，要经食品安全小组长批准，对外出借复印件，同时做好调阅记录和归还注销记录，归还时应检查、点收清楚；E.过期或无保存价值档案资料的销毁执行本程序4.4条款规定；F.档案管理人员调动工作时要严格办理交接手续，列出交接清单，并由交接双方签字，技术质检部负责人监督。
4.6.3质量体系档案的分类和编号A.公司将质量体系档案分为五类，即：生产管理类、品质管理类、劳资人事类、国际业务类、采购业务类。
B.档案盒的编号及标识公司只对档案盒进行编号,编号的前两位分别为各类的汉语拼音首字母（如“PG”代表品质管理类），第三位为阿拉伯数字代表档案盒的顺序号。
档案盒要体现档案科目、建立日期、建档部门的标识。
C.档案盒内编号a.档案盒内设置档案目录索引，体现档案盒内文件的件号、名称、归档日期、归档人。
b.档案盒内文件的左上角加盖档案管理章，体现档号、件号、页数。
5.相关记录①《安全管理体系记录清单》 R/HY/CX-05-②《安全管理体系记录处置记录》 R/HY/CX-06-沟通控制程序1、目的建立、实施和保持有效的安排和措施，确保在整个食品链中能够获得充分的食品安全方面的信息，并在公司内部就影响食品安全的事项与有关的人员进行有效沟通。
2、适用范围本程序适用于内部、外部食品安全信息交流的管理。
3、职责3.1食品安全小组是公司食品安全信息内、外部沟通的主管部门，负责汇集和处置相关的食品安全信息，同时负责上级有关食品安全来文的收发工作。
4、工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通的主要内容a、产品或新产品；b、原料、辅料；c、生产设备；d、生产场所、设备位置和周边环境；e、清洁和消毒程序；f、包装、贮存；g、人员资格水平和职责分配；h、法律法规要求；i、与食品安全危害相关的措施和知识；g、顾客、行业和其他要求的遵守情况；k、表明与产品有关的食品安全危害的抱怨；l、影响食品安全的其他条件。
4.1.2内部沟通的方式4.1.2.1食品安全小组不定期组织一次食品安全管理体系例会，交流体系运行情况，并将国家食品安全方面的法律、法规和有关规定的最新版本的条文及时进行传达。
技术质检部做好会议记录。
4.2外部沟通4.2.1外部沟通的主要内容①供方和分包商；②顾客或消费者，特别是在产品信息（包括有关预期用途、特定贮存要求以及适宜时含保质期的说明书）、问询、合同或订单处理及其修改，以及包括抱怨的顾客反馈；③立法与监管部门；④对食品安全管理体系的有效性或更新产生影响，或将受其影响其他组织。
4.2.2外部沟通的方式4.2.2.1外部组织要求提供公司内部食品安全管理信息时，经总经理批准，各有关部门将公司的食品安全方针及有关要求传递给外部组织。
4.2.2.2国际贸易部及时了解国内外市场的发展变化，定期发放《顾客满意度调查表》回访顾客，对顾客的要求和其他食品安全信息及时进行反馈处置，并将信息及时传递到食品安全小组。
4.2.2.3食品安全小组成员负责收集、整理、传递电视、报刊、网络等新闻媒体上的食品安全信息。
4.2.2.4技术质检部及时关注检验检疫局、质量技术监督局等政府监管部门的要求，掌握国家最新的产品安全标准及规范发布情况，了解产品质量抽查情况，并将信息传递到食品安全小组。
4.2.2.5基地部及时了解基地种植管理的要求，并以《基地种植合同》等形式向基地种植户告知基地种村的相关要求。
