项目文件编码及文档管理手册

管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。

1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。

2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。

2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。

2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。

行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。

2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。

如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。

3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。

公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。

如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。

公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。

如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。

1 目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用。

本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。

2 本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“XX物业”以“WDWY”表示。

b) 文件类型代号管理手册 MM(Management Menu)工作指引 WI(Work Instruction)标准表格 FR(Form Record)2.2 管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式0～9）0～9）如：。

2.2.2工作指引的编号方式(01～99)10～99）管理手册代号工作指引代号XX物业代号如：WDWY-WI-MM5101 表示源自XX物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。

2.2.3表格的编号方式(01～99)0～9）如：即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。

3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。

a)公司名称代号：在WDWY的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“WDWY/DL”表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“WDWY/JL”表示，等等。

b)文件代号质量手册——QM程序文件——OP工作手册代号按业务模块分类约定如下：✧内部管理类：XZ—行政 RS—人力资源 PX—培训 ZN—职能。

项目档案分类编号规则一、目的为规范统一中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程(以下简称500万项目)文件的管理与控制，统一项目的文件编号系统，特制定本规定。

二、适用范围本规定适用于500万项目中包括呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目部(以下简称项目部)，工程总承包、设计、施工、监理等承建单位以及供货商需要正式发布及受控文件，均应按照本程序的规定进行编码。

三、项目文件内容项目文件包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。

其中项目竣工文件又包括项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件。

四、项目文件编号名词定义(一)项目号中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目号定为“P5311”。

(二)部门及专业代码部门/专业代码为3 位代码，见附件1，技术类文件专业代码见附件2。

(三)文件类型码文件类型码为 3 位代码，文件的类型分类及编码定义见附件3。

1(四)装置号装置号为4位代码。

(五)工段号工段号应由设计单位在相关设计文件中明确，工段号应设置为2位数字代码。

(六)单位码项目部应对项目的相关单位进行编码，单位编码为4位代码。

单位码规定见附件5。

五、项目文件编号规定(一)项目前期文件1、可行性研究、任务书。

项目可行性性研究报告批复前的文件编号规定按照计划与控制部相关规定执行。

2、项目基础资料。

项目基础资料可不编号。

3、项目准许类文件。

项目准许类文件可不编号。

(二) 项目管理文件1、项目管理制度文件。

包括项目部针对综合管理、财务、项目管理、质量安全、技术与设计、物资采购、施工管理和项目控制，发布的规定、程序、计划及招投标、各类报告相关文件等，均采用如下编号方式:P5311 , VVVV , XXXX , WWW ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)部门/专业代码(4位)装置号(4位)项目号(5位)22、项目沟通文件项目部发布/接受的非技术类文件，主要指项目沟通文件，包括项目部与最终用户、承包商、供货商及第三方之间的信函、传真、文件传送单、备忘录等，编号规则如下:P5311 , VVVV , WWWW/XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)接受单位码(4位)发送单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)3、会议纪要P5311 ,WWWW ,XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)4、项目合同文件项目合同编号，由项目部计划控制部统一编号。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册安全手册环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。

项目管理中软件项目文档的分类管理软件文档可以分为产品文档和开发文档两大类。

产品文档包括：《产品简介》、《产品演示》、《疑问解答》、《功能介绍》、《技术白皮书》、《评测报告》、《安装手册》、《使用手册》、《维护手册》、《用户报告》、《销售培训》等。

项目管理者联盟，项目管理问题。

开发文档包括：《功能要求》、《投标方案》、《需求分析》、《技术分析》、《系统分析》、《数据库文档》、《功能函数文档》、《界面文档》、《编译手册》、《QA文档》、《项目总结》等。

项目管理一、产品文档项目管理1. 《产品简介》--包括公司背景、产品概念、适用范围、产品功能、功能特点、运行要求和公司联系地址。

2. 《产品演示》--包括公司简介、产品背景、产品描述、产品特点、产品作用、适用范围、使用分析、功能模块、解决问题、合作伙伴、成功案例等。

一般用Power point或者VCD录制软件实现。

3. 《疑问解答》--列出用户关心的问题和处理方法。

用于解答软件的操作功能和解决用户的疑难问题。

4. 《功能介绍》--以《需求分析》为书写基础，包括软件介绍、软件结构、功能列表、功能描述和公司联系地址。

5. 《技术白皮书》--以《技术分析》为书写基础，包括功能实现、技术选型、关键技术问题的解决、技术方案特点、技术升级方向等。

6. 《评测报告》--第三方权威评测报告。

包括评测目的、评测范围、评测环境、评测内容、实测数据、性能表现、结果分析和评测总结等。

7. 《安装手册》--包括系统环境、运行平台、产品安装过程、初始环境设置、安装记录等。

8. 《使用手册》--包括产品简介、功能列表、功能描述和解释、功能操作、客户服务和联系方式等。

9. 《维护手册》--包括产品简介、系统须知、初始环境设置、系统配置、数据管理和备份、技术问题解答和联系方式等。

10. 《用户报告》--包括产品简介、购买时间、使用目的、使用时间、使用地点、实施过程、出现问题和解决、产品总结和建议等。

部门代码：
总经理室：GM 品管部：PG工程部：PM
人力资源部：HR 业务部\销售部：M S 生产部:PC
工业工程部：IE 研发项目部：RD 采购部：PD 财务部：FD 厂务：FA 资材部：ZC 管理部：G L
文件代码：
质量手册：QM 程序文件：QP 检验指导书：SP 操作规范书:OE 工作指引：IC
资产代码
检测、检验设备：JC 生产设备：ZJ
办公设备：BG
一阶文件编码原则：
一阶文件泛指：质量手册（QM）；
编码原则：XXX---XX—XXXX
公司代码----管理编码-- ---流水号
DSD—QM—0001
二阶文件编码原则：
二阶文件泛指：程序文件（QP）；
编码原则：XXX—XX---XXX--XX
公司代码—程序文件---序号---版本
DSD---QP---001---A0
三阶文件编码原则：
三阶文件泛指：各部门作业指导书（SOP\SIP）
编码原则：XXX---XX---XX---XXX
公司代码—部门代码---文件代码---流水号
DSD—QC—CI—001
四阶文件编码原则：
四阶文件泛指：各部门表单
编码原则：DSD---XX--流水号
公司代码—部门代码---流水号
DSD-QA-001
各部门设备仪器编码原则：
公司代码-部门代码-设备代码-流水号
DSD-QA-JC-001
丁是丁-品质部-检具-001。

文件编号与标识规定1目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。

2本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“xx物业”以“ WDV”Y表示。

b) 文件类型代号管理手册MM(Ma nageme nt Menu)工作指引WI(Work In structio n)标准表格FR(Form Record)2.2管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式WDWY-MM O某一节的自然序号(0〜9) 所在章的自然序号(0〜9) 管理手册代号物业代号如：WDWY-MM41表示xx物业管理手册中的第四章第一节，即《方案管理》222工作指引的编号方式WDWY-WI-MOV O99）（10 〜99XX物业代号如：WDWY-WI-MM5101表示源自xx物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。

2.2.3表格的编号方式WDWY-FR-MMD表格代号------------------------------------------------ x x物业代号如：WDWY-FR-MM7601表示源自xx物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。

3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。

a）公司名称代号：在WDW的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/DL表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/JL表示，等等。

浙江陶氏软件科技有限公司文档编码说明2012年1、目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2、适用范围适用于营销部文件的编号管理和控制：2.1项目类文件：是指营销部对用户ERP实施前、实施中及实施验收这一过程产生的各类文件。

2.2其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；2.3编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3、编号办法3.1．公司名称公司全称：浙江陶氏软件科技有限公司公司简称：陶氏软件公司简称编码：TSRJ3.2日期格式为：yyyy-mm-dd 或yyyymmddyyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

例如：2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）3.3文件版本下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

3.43.5项目文件命名格式：TSRJ/….-vnn-(AA-)BB-X-yyTSRJ/….：项目缩写，模具管家（MJ）、塑胶管家（SJ）Nn：版本号，分为简易版（JY）、标准版（BZ）、高级版（GJ）AA：客户简称。

X：代表密级，参见三（4）节。

BB：工作过程名称：相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，例如：TSRJ/MJ-BZ-华龙实业-SRS-3-1.0解释：陶氏科技/模具管家-标准版-华龙实业-软件需求分析报告-一般保密-1.0版本3.6营销部制度和管理文件营销部规章制度和管理文件的编号格式为：TSRJ/YX-AB-X-ddYX：陶氏科技营销部。

XXX文件编码规范1目的为规范部门文档管理，特制定本文件编号规范。

2范围适用于XXX编制的制度、流程、表单及一般公文等文件。

3职责4内容和要求4.1制度、流程、表单等文件编码参考ISO9000质量管理规范，我部制度、流程、表单等文件编码结构为：抬头码-文件阶层码-业务类别及序列码-文件版本码。

如考勤管理制度为HR-QM-ER01-V1.0.4.1.1抬头码部门缩写，即HR。

4.1.2文件阶层码用大写英文表示，表明文件是哪一层的。

其中：1、一级文件质量手册（如制度文件）：QM；2、二级文件程序文件（如实施细则）：QP；3、三级作业文件（如流程）：QW；4、四级表单：QR；5、外来文件：ED。

4.1.3业务类别及序列码1、人力资源规划：HRP（Human Resources Planning）2、招聘与配置：RS (Recruiting & Staffing)3、培训与发展：TD(Training & Development)4、薪资福利：CB（XXX）5、绩效管理：PM（performance management）6、员工关系：ER（Employee n）7、其他：O（Others）序列码以两位阿拉伯数字表示，从01~99对应各业务类别下的文件。

如：ER01为考勤办理制度、ER02为条约办理制度……4.1.4文件版本码Vx.y（x与y为阿拉伯数字，如V1.0）。

文件小幅度改动，版本号可定为V1.1；文件有较大改动，版本号可定为V2.0.4.2一般公文编码一般公文的编码结构为：抬头码-公文类型码-日期及序列码。

如《关于员工劳动合同续签“3改7”问题的备忘》（HR-MM-xxxxxxxx01）4.2.1抬头码部分缩写，即HR。

4.2.2公文类型码。

修改记录：1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。

2.适用范围：公司所有管理类文件。

3.定义：无。

4.职责：5.程序:公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。

如图1：图1：公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。

文件编号规则：一级文件的编码□□-□□-□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM:质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写二级文件的编码年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号程序Procedure的缩写三级文件的编码：年代号流水号（4位）文件所属职能缩写四级管理类文件的编码：流水号（4位）表单首字母简写以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等）1)以公司名义的策略发文，用“ [策]字××××年[××]号”；取号：总经办文控中心2)以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”；取号：人力资源部外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。

技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM、企业标准等）。

文件的版本：文件的版本用A、B、C……表示。

当内容经多次修订后视需要重新更换版本。

外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。

各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。

本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。

项目管理中软件项目文档的分类管理在项目管理中，软件项目文档的分类管理是非常重要的一项工作。

通过合理的分类管理，可以提高文档的可查找性和可维护性，提高团队的工作效率和项目的成功率。

下面将详细介绍软件项目文档分类管理的标准格式。

一、文档分类标准1. 项目计划类文档：包括项目计划、项目立项申请、项目进度计划等。

这些文档主要用于规划项目的目标、计划项目的执行过程，对项目的整体管理起到重要的指导作用。

2. 需求分析类文档：包括需求规格说明书、用户需求文档、系统需求文档等。

这些文档主要用于明确项目的需求，包括用户需求和系统需求，为后续的开辟工作提供依据。

3. 设计文档：包括系统设计文档、数据库设计文档、界面设计文档等。

这些文档主要用于详细描述系统的设计方案，包括系统结构、模块划分、数据库设计等，为开辟人员提供开辟依据。

4. 编码文档：包括源代码、编码规范、代码注释等。

这些文档主要用于记录编写的源代码，包括程序的逻辑结构、算法实现等，方便后续的代码维护和团队协作。

5. 测试文档：包括测试计划、测试用例、测试报告等。

这些文档主要用于规划和记录测试工作，包括测试的目标、测试的方法和测试的结果，为项目的质量控制提供依据。

6. 用户文档：包括用户手册、操作指南、安装说明等。

这些文档主要用于向用户提供使用系统的指导，包括系统的功能介绍、操作步骤和故障处理等，提高用户的使用体验。

7. 维护文档：包括系统维护手册、故障处理文档等。

这些文档主要用于记录系统的维护方法和故障处理步骤，方便后续的系统维护和故障排除。

二、文档管理流程1. 文档创建：根据项目的需要，相关人员按照标准格式创建相应的文档，并填写文档的基本信息，包括文档名称、作者、版本号等。

2. 文档审核：由项目负责人或者相关专业人员对文档进行审核，包括文档的内容、格式和准确性等方面的审核，确保文档符合项目要求。

3. 文档发布：经过审核的文档由项目负责人或者文档管理员进行发布，包括将文档上传到文档管理系统或者共享文件夹，并通知相关人员文档的发布信息。

项目文件编号规定目录1 编制目的 (3)2 适用范围 (3)3 参考文件 (3)4 编制依据和原则 (3)5 项目部内部生成的管理类文件编号规则与要求 (3)6 设计类文件编号规则与要求 (5)7 承包单位文件编号规则与要求 (6)8 本编码规定确定之前已形成文件的编号规则与要求 (7)附表1：编制单位、部门/项目分部代码 (8)附表2：管理类文件类型代码 (8)附表3：装置（单元）主项表 (11)附表4：设计类文件类型代码 (19)附表5：监理单位文件类型代码 (48)1. 编制目的为统一、规范XXXXX制甲醇及转化烯烃项目中各类文件的编号规则，确保项目文件标识的唯一性、标准性、规范性，有效实现文档控制工作目标，特制订本文件。

2. 适用范围本文件适用于XXXXXX化工项目管理部（下文简称PMT）所编制的各类文件编号工作，同时本文件将作为项目各类总承包、分包合同、采购合同的技术附件之一，适用于项目建设期间各参建单位编制的管理类、设计类、施工类等文件的编号工作。

在项目执行期间，承包商可以使用各自企业内部的文件编号规定以满足内部文档管理工作需要，但是，承包商所有正式交付的文件都应该采用本文件所规定的编号规则进行文件编号。

3. 参考文件SEP-IDM-GS2004-2011 V1.0 《文件编码程序》SH/T 3503-2007 《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》—————《业主设计文件编码规定》4. 编制依据和原则本规定参考中国石化工程建设标准“SEP-IDM-GS2004-2011 V1.0《文件编码程序》”和SEI编制的《业主设计文件编码规定》，充分考虑PMT文档管理工作的需要，对项目部内部生成的管理类文件、设计类文件和承包商文件编码规则进行统一管理，主要内容包括：文件编制单位代码、部门/项目分部代码、管理文件类型代码等。

在项目执行期间，文档中心将根据项目执行需要，增补完善本文件中的各类代码，PMT 各部门、项目分部及承包商对各类代码的增补完善需求，应以书面形式提交给文档中心，经PMT评审和批准后，由文档中心统一修订和发布。

XXX有限公司文件编码规则QWXX-XX-001编制：审核：批准：执行日期:XXX有限公司文件编码规则QWXX-ZB-0011.目的为对产品质量体系所涉及的文件实施有效的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本办法。

2范围质量手册，程序文件，管理办法和记录表格。

3职责质量管理处负责管理文件编码规则的制定，各部门负责按照文件编码规则的执行。

4 内容4.1 文件编码方法4.1.1质量手册：QM-XX-XXXX手册年代“2007”公司名称的汉语拼音首字母大写QM代表质量手册4.1.2程序文件程序文件编号从01开始，顺序编号程序文件所在标准章节号程序文件类型QP代表程序文件，XX代表XX公司4.1.3管理办法、规范类：QWXY--01部门文件编号从01开始，顺序编号文件所属部门代码QW代表三级文件，XX代表XX公司4.1.4管理表格记录记录表格编号从001开始，顺序编号记录表格所属部门代码QR代表记录表格，XX代表旭XX公司4.2部门代码：编制原则是以部门名称前两个声母为准，若下级部门有相同代码则增加第三个字的声母进行区别，文件管理部门发放文件时给发放部门盖受控号章，各部门代码及受控号如下表：4.3文件版本号文件版本号按A、B、C----;文件更改状态号为0、1、2、3、----4.4.文件编制结构4.4.1质量手册按ISO/TS16949要求中的条款排列顺序编订各章节与项目并明确体现章节内项目所对应的程序文件。

适当时可以自行增减部分章节。

4.4.2程序文件一般可采用如下格式进行编写：1.目的2.范围3职责4控制流程5内容6相关文件7使用表单4.4.3管理办法及作业指导书类文件管理办法的编写由使用部门制订，按程序文件格式样板编制，作业指导书的格式可以由编写部门自行定制。

具体内容与实际操作相符且有效，以易于阅读，使用为标准。

4.5管理内容各部门在编制管理文件及记录表单时，向质保部提出文件编号申请，由质保部统一给定编号。

《项目管理手册》表格部分WORD版中国建筑项目管理表格项目启动令表格编号CSCEC—PM—0101 项目名称项目地点建设单位监理单位设计单位工程结构形式规模启动项目的主要依据或理：建筑面积结构类型项目基本情况建筑用途计划开工工程造价层数高度投标范围计划竣工时间项目基本特性项目属性规模分类功能分类投资分类工程性质施工技术承建模式实施阶段项目启动期限起：止：共：天启动期间的主要任务序号工作内容责任部门完成期限备注 1 项目编码 2 项目立项提名项目班子及项目部组成 3 人员 4 项目投标安排5 项目现金流分析 6 项目投标策划7 项目投标成本测算8 投标、履约保函办理9 其它有关事项制表人时间审核时间启动要求命令签署人：时间：文件发送人员或部门签收文件发送人员或部门签收注：启动方面的任务企业根据实际工作需要灵活安排。

备注中国建筑项目管理表格项目全过程动态管理表主管部门及人员成本预警表格编号CSCEC—PM—0102 表修订情况资金预警已用时间% 启动竣工时间时间已完工程% 工期预警质量预警安全预警环保预警一、项目概况工程名称及编码项目位臵建设单位链结业主调查表工程现场情况链结现场调查表监理单位设计单位建筑面积层数结构类型高度项目基本情况信息建筑用途投标范围计划开工计划竣工时间项目基本特性承建项目属性规模分类功能分类投资分类工程性质施工技术模式二、项目投标及签约阶段承包方式资金情况实施阶段□工程总承包□设计施工总承包□施工总承包□外部分包□内部分包□其它：来源：□政府拨款□自筹+拨款+贷款+其它□全部自筹□已筹齐□资金不齐但无垫资要求□需垫资：%，约万元付款方式□预付款：% □进度款：□保修金：预期收益率社会效应□大□中□小与竞争对手比较招标方式质量要求安全文明施工要求投标项目经理投标时间中标时间保函要求□投标保函□预付款□履约保函□维修□有信誉优势□无信誉优势□有技术优势□无技术优势□公开招标□邀请招标□独家发包□其它奖项要求奖项要求执业资格证书合同签订时间2、项目风险评估3、投标文件4、投标总结链结风险评估表链结评审记录表链结投标文件链桔三、项目策划阶段1、项目策划书2、项目部责任书3、项目组织机构及职责链结链结责任书文本链结1、招标评审续CSCEC-PM-0102表四、项目实施阶段链结CSCEC－PM1、项目相关方信息10、项目进度及报量－1701 链结《物资需用2、项目采购管理计划及供应商信11、项目质量管理息》3、项目分包管理链结分包信息12、项目安全及环保情况4、项目管理实施计划链结计划文本及13、现场施工照片及项目经理月度报告报告材料链结成本测算资5、项目盈亏测算情况14、现场重要活动管理料链结《施工计划6、项目施工计划情况15、现场考核情况表》7、项目商务经理月度链结16、项目保函管理情况报告CSCEC-PM-0503 8、项目合同责任分解情况9、施工现场日报链结CSCEC-PM-0502 17、项目五大目标预警情况链结《项目进度报表》链结《项目质量报表》链结《项目安全报表》链结《施工照片日志》链结CSCEC-PM-1802 链结《项目考核表》链结CSCEC－PM－0603 链结资金、成本、安全、工期、环保控制预警链结项目每日情况报告五、项目竣工交付及保修阶段1、项目收尾计划链结CSCEC-PM-1501 5、项目竣工结算链结《工程竣工结算》2、项目竣工档案链结有关档案文本6、项目最终考核链结《考核报告》3、项目管理档案链结CSCEC-PM－1502 7、工程保修链结CSCEC-PM－1505 4、项目总结链结CSCEC-PM-1504六、工程使用阶段1、项目回访计划链结《回访计划》4、主体结构每10年回访记录2、项目回访记录链结《回访记录》5、工程设计使用寿命期满通知3、项目保修期满通知七、项目信息存档利用情况注：1、有关阶段的管理栏目及信息链结情况管理部门根据项目部实际情况适当调整完善。

建设工程文件编码管理制度一、总则为规范建设工程文件编码管理，提高建设工程文件管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国建筑法》及其相关法律法规、政策，结合我国实际，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于各类建设工程文件编码管理，包括建设工程设计文件、施工图纸、变更通知书、竣工验收资料等。

三、文件编码原则1. 文件编码应遵循科学性、规范性、可识别性、唯一性原则；2. 文件编码应按照工程的层级、部位、专业等因素进行分类编码；3. 文件编码应采用数字和字母混合编码方式，并应做到具有规范化和统一性；4. 文件编码应具有良好的可管理性和可检索性。

四、文件编码规定1. 建设工程文件编码应按照工程名称、设计阶段、文件类别、专业等因素进行编码，具体编码规定如下：（1）工程名称：工程名称应采用工程名称的拼音首字母进行简拼，如“北京市人民医院项目”，可编码为“BJRMYHXM”。

（2）设计阶段：设计阶段可采用数字表示，如初步设计阶段可编码为“01”，施工图设计阶段可编码为“02”。

（3）文件类别：文件类别可根据实际情况采用数字或字母进行编码，如设计文件为“DW”，施工图纸为“SGTZ”，竣工验收资料为“JGYSZL”。

（4）专业：专业可根据实际情况采用数字或字母进行编码，如建筑专业可编码为“01”，给排水专业可编码为“02”，电气专业可编码为“03”。

2. 文件编码应采用“工程名称-设计阶段-文件类别-专业-序号”的形式，并应做到唯一性。

五、文件编码管理1. 建设单位应在立项阶段确定建设工程文件编码管理责任人，并明确其工作职责；2. 建设单位应建立完善的文件编码管理制度，健全文件编码管理的工作流程和程序，并将其纳入文件管理系统；3. 文件编码管理责任人应对建设工程文件编码进行有效管理，保证文件编码的科学性、规范性，并及时更新修改；4. 文件编码管理责任人应在建设工程文件编码管理中严格遵守保密原则，保护建设工程文件的安全性。