科 档ｆ案Ｉ管｛理 浅议医院档案管理信息化建设 王兆学 （黑龙江省干部疗养院，黑龙江哈尔滨１５００００） 摘要：人类社会已步入“信息化”时代，现代医院必然是信息化的医院，医院档案的现代化就是建立在信息基础上的管理。要利用信息技术，改 革传统的档案管理模式，实现档案管理的信息化。 关键词：医院档案管理；管理模式；信息化 医院档案是医院在医、教、研、防工作中形成 的文件、簿册、图表、录音、录像等各门类及载体的 档案。是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究 的基础，是医院进行宣传亳 育的生动资料。医院如 何适应社会主义市场经济体制，做好新时期医院 档案信息化管理工作，是档案人员目前面临的一 项艰巨任务。现代化医院管理中，档案的管理工作 已被列为重要的管理内容之一，作为知识的结晶 和信息资源，档案的作用已渗透到医院管理的各 个环节，为医院的建设与发展起着重要的作用。医 院档案信息是医院各项工作的重要组成部分，认 真做好医院医疗、教学、科研、党政、人事、经济统 计、财务分析、医疗技术质量动态管理等档案信息 工作＝及时、准确、翔实地反映医院改革发展的重要 情况涮好档案信息资源的管理、开发、利用工作， 最大限度地发挥 乍用；为强化医院管理服务，是 档案工ｆ｛堵的职责。对医院领导把握全局，科学决 策，规范管理，保证年度工作计划和各项工作的顺 利进行具有十分重要的意义。 ｌ医院档案信息管理的内涵 医院管理档案信息管理一般由文件、会议记 录、各类报表、病历档案等构成。应具有厉＿ｊ箭己录、 价值保留、集中存储、统—管理、随时查询、增值效 用等性能，同时具有量大、面广、类别多、使用率高 的特点；是保证医院领导决策支持和科研工作的 参考依据，资源配置、基本建设的信息资料；同时， 也是反映医院医疗质量、管理水平，为病人健康提 供具有法律效应的有效司法依据。目前还有很多 医院档案管理尚未实现管理数字化，缺乏复合型 的档案专业人才。档案信息化管理内涵包括两个 方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有 序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、 编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以 提高医院管理效率；＝是用信息流来调控档案物 流，最终实现 已纸化”管理，促进管理创新。 ２医院档案管理信息化基本情况及面临的问 题 ２ｌ医院档案管理信息化的基本情况 随着现代信窟技术的飞速发展。医院各项工 作也都加大了信息化管理力度。目前许多大型医 院网络信息化系统已普遍应用，从病人初诊实名 制挂号到门诊、急诊、病房出院结帐，都已实行计 算机网络化管理，既规范又标准，为病人求诊提供 了便利。数字化手术室及自动导航系统也已应用 于临床手术，初步实现了系统功能与系统建设、网 络与通讯线路的协同建设，并构建了应急监控与 视频会议系统，不断完善着医院的信息网络系统。 信息化从根本上转变了医院的管理模式，这一转 变也要求医院档案信息化建设必然要有新思路、 新想法，必然要变革传统的管理模式才能适应全 方位信息交流的客观形势，促进医学的发展。因 此，如何实现医院档案信息化建设，已成为我们档 案工作者探讨的新课题。档案信息化建设以档案 业务为核心，以计算机、网络、信息技术为手段，以 现代管理学为理念，对档案信息资源进行处置、管 理和提供利用服务，从而实现档案信息的数字化、 档案信息的网络接收、传递、存储和提供利用。 随着医院管理信息化建设的发展，传统的以 纸质为载体的档案管理方式也在逐步改变，但是 由于多种条件的制约，利用的广度和深度远远没 有外系统广泛和普遍。在档案管理格局方面，综合 档案只管理文书、科研、会计、音像档案等，而人事 档案、病历档案、各种检查影像图文档案各属不同 业务部门管理，不符合集中统一管理原则，不利于 档案的保管，也给利用者带来不便，同时也增大管 理成本的投入。在档案立卷装订方面，仍然主要依 靠手工操作，这样做不仅程序繁琐，手工劳动量 大，而且案卷质量因人而异。在档案保管方面，记 载医院发展的档案资料在不断地大量产生。要全 面完整地保存好这些资料，需要建造大量的库房， 而且还很难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。 在建立档案检索工具方面，耗时耗力地进行人工 制作，在利用时还要通过人工找寻，手续十分烦 琐，效率十分低下。档案工作服务方式仍然是一种 封闭式、局限于利用者上门查阅档案，大部分不能 方便地为广大的医护人员所利用，也就谈不上充 分发挥档案信息资源服务大家的作用了。 ２２医院档案管理信息化面Ｉ临的问题 ２２．１基础设施建设需要大量资金投入。医院 档案信息化基础设施建设，整体规划包含了档案 信息化建设的整个硬件平台和网络，要搞信息化， 就需要购置计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩 微设备、打印、复印等设备，进行信息安全防护等 等，这些都需要较大的经费投人。同时，由于电子 产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投 入定终身，其后续维修、更换、升级费用有多大可 想而知。这一点从根本上制约了档案信息化工作 的开展。 ２２．２缺乏政策和技术保障。保证电子文件信 息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章 和标准的引导，电子文件的法律地位尚未确立。另 外，由于涉及计算机网络技术所需解决的所有问 题，技术密集，也成为推进信息化建设的障碍，尤 其是信息安全技术问题，缺乏明确的管理性、业务 性和技术性标准。 ２＿２３信息化建设的标准规范体系尚未健全。 档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的 标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出 台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。 比如计算机软件开发缺乏整体规戈０性，软件的通 用性、实用性等存在不足；档案信息规范化统一的 分类编码标准不完善、不统一等等，这些都制约着 信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化 建设的步伐。 ３做好档案管理信息化建设的措施与方法 ３．１要转变恩想观念 在医院档案信息化管理方面， 我省大中型医 院不同程度地实行了管理的信息化，并开通了网 上信息公布及网络互动，而基层医院尚未实现电 子化管理；省级医院档案管理工作尚未深入应用： 只是知名专家和重点科室以及特色技术上网在 线；市级医院只有少部分内容进行汁算机管理；县 级医院档案信息化大者 流于形式，乡镇医院的档 阻碍了档案信息利用，由于—些档案工作＾员思 想观念滞后，导致档案业务活动长期处于传统、落 后的状态。因此亟待转变思想观念，建立和年岍ｉ医 院信息网站，学会用信息技术对档案信息资源进 行数字化转换，进而做到逻辑整合．以满足医院档 案信息数字化的需求。 ， ３．２医院要重视现代化档案管理人才的培养 现代化档案管理人才是实现档案信息化管理 的保证。目前大部分医院的档案工作人员都是＿－ 兼多职，对档案管理知识比较缺乏，这对档案管理 现代化、信息化工作的开展十分不利。要改变这种 状况，医院只有积极适应信息技术革命和栏案事 业发展的需要，“以人为本”，加快优化档案工作队 伍素质结构。对有发展前途的年轻同志 加大档案 业务培训。要制定信息化建设的中期规划和短期 目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入。多 途径多层次吸引、培养医院档案管理专 型人才。 做好人才储备工作，抓好档案管理工ｆ乍基础，使医 院档案管理水平迈Ｅ—个新台阶，创造更大的社 会效益和经济效益。档案信息化建设涉及的技术 性较强，要采用各种措施，多途径、多形式地将计 算机应用、数字化技术、网络技术等作为新时期文 档人员必备的基础课予以培训，培养即掌握档案 管理知识，又通晓计算机和网络技术的复合型人 才，以满足档案信息化建设的需要。 ３３制定档案信息管理章程 建立健全科学的档案信息管理规程，可规范 档案信息管理行为，做到有章可循、有据可依。正 确传达来自各方面的信息，保障赢息系统的安全； 实现医院的科学化管理、制度化管理和规范化管 理。为达到上述目的，要加强职能科室工作者与医 护之间密切配合，相互沟通，发挥各自优势。同时， 要协调网络服务系统的建设与管理，快速有效地 获取文献信息。档案人员还要注重自身 ｝知识、 管理知识和管理水平的学习与提高，及时、迅速 准确地收集、整理医疗、经济、科研、人事、后勤等 方面的信息，为 依据。 作者简介：王兆学（１９５６．１２￣），男，黑龙江省干 部疗养院副教授。 一
医院信息化与医院档案管理现代化的研究思考
摘 要：在医疗体制改革的影响下，各个医院都加快了医院的现代化建设。医院的档案管理，作为医院建设中的一个关键环节，如果能够与医院的现代化进程结合起来，势必能够提高医院的整体管理水平，文章主要阐述我国医院信息化建设的发展现状，了解医院信息化管理对档案管理的影响作用，并对现代化医院档案工作提出建设性建议。
关键词：医院信息化 档案管理 研究
随着国家医药卫生体制近年来改革发展步伐的推进，各地医院都加强了对医院的信息化建设，并取得了让人瞩目的成绩。在对医院的管理过程中，以往的传统手段也逐渐为现代先进的管理手段所取代。而医院的档案管理工作，是医院管理中的重要环节，在医院的现代化信息管理过程中，以电子病历为代表的电子化、标准化的档案管理，在一定程度上也提高了医院的现代化管理水平。
1.目前我国医院信息化建设发展的现状
1.1医院现代化信息建设的成就
我国医院的现代化建设，经过几年的发展，取得了令人瞩目的成就。目前我国的绝大多数的三级医院都建立了现代化的信息关系系统，并且在医院的管理中，信息管理已成为现代医院管理中的必要的基础性建筑设施。与此同时，国家基层医院也开始了信息化管理的进程，很多基层医院已经开始实施电子病历，实行档案的信息化管理。同时，几年来，对医院的信息系统开发及应用不断向纵深
发展，更侧重于管理决策及临床的应用。
1.2医院信息化建设中的问题与不足
现在的医院信息化建设，还是停留下信息化管理的初级阶段，还主要是侧重于对医院的财务及人力管理方面，而对于医院的临床及医疗这些方面的应用还比较少。并且在应用的过程中，由于医院的管理体制及相关行业政策的影响还有医院自身建设过程中有一系列问题。
2.医院信息化管理对档案管理的影响
2.1医院信息化为医院档案的有效管理拓宽空间
管 理 荟萃
暑
浅谈医院档案管理信息化建设的问题与对策
医 李晓丽 院档案是医院进行社会服务的真实历史记
录．是医院各项工作开展的基础。笔者从医
院档案工作的实际出发．探讨分析了医院
档案管理信息化建设存在的问题．并提出了相应的应对策
略。
一、医院档案管理信息化建设的内涵与价值
ｆ一 医院档案管理信息化建设的内涵
档案是个人、单位、社会活动等各方面客观情况的真实 记载 档案管理是企业或单位对其内部员工人事、财务、业务
等各方面情况进行了解与掌握的重要基础 医院档案是医院
以不同的载体、不同的形式对在工作中形成的具有保存价值
的历史的记录 （二）医院档案管理信息化建设的价值
医院档案管理信息化建设的价值分为两方面：～方面．
利用现代信息技术分类整合医院的档案信息：另一方面．利
用现代信息技术管理医院的档案信息
１．档案形式的改变 利用信息技术对医院档案信息进行 数字化转换，实现信息数据的变换与处理、更新与完善．最终
以电子文档的形式得以永久备份与储存
２．档案分类检索的改善 在工作中．档案部门要及时地
对各类文件进行标注与记录 利用计算机软件．根据文档的
类型和所属关系进行数字化分类、归档和检索。在变更信息
时可输入指令自动完成系统调整 ３．档案信息的共享 医院档案管理工作运用信息查询系
统，使档案信息得以共享，搜索与利用十分便捷。
４．档案信息化管理 医院档案管理工作应符合现代化的
需求．改变传统纸质档案的管理模式．在医院档案接收和保
管上．应用专业的档案信息接收管理平台．由医院档案工作
者对文书档案、病案等信息资源进行收集、分类、保存、管制， 以实现无纸化、信息化、现代化的档案资源管理。
二、医院档案管理信息化建设的现状及存在问题
目前在信息化管理和应用的过程中还存在着各种各样 的问题．这在～定程度上影响了医院档案管理信息化工作的
进一步的提升 其主要表现在：
１．对档案管理信息化建设的意识淡薄 （１）受传统思想
两部．｛，ｄ兰 ２Ｄ，２年第２ 卷第 期 论坛・匿疗管理 圆圆留圈值圆 图腿国见 恩固 厉红霞，张景华 甘肃省中医院，甘肃兰州７ ３００５０ ［摘要］随着ＩＴ技术、办公自动化的飞速发展，医院产生了大量多样化的信息，以手工处理为特点的传统 档案管理已经不能满足现代化管理的需求 因此，医院应结合实际，从多个维度出发来构建医院档案管理的信息 化体系，并充分运用现代设备和信息技术，使档案工作更好地服务于医院各项事业。 ［关键词］医院；档案；信息化 ［中图分类号］Ｒ１９７．３ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１ ００４—６８５２（２０１２）０５—００４３—０２ Ｔｈｉｎｋｉｎｇ Ｏｎ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎ Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｏｆ Ｈｏｓｐｉｔａｌ Ａｒｃｈｉｖｅｓ ＬＩＨｏｎｇ－ｘｉａ，ＺＨＡＮＧ￣ｎｇ－ｈｕａ Ｇａｎｓｕ Ｐｒｏｖｉｎｃｅ Ｈｏｓｐｉｔａｌ ｏｆ Ｔｒａｄｉｔｉｏｎａｌ Ｃｈｉｎｅｓｅ Ｍｅｄｉｃｉｎｅ，Ｌａｎｚｈｏｕ ７３００５０，Ｃｈｉｎａ Ａｂｓｔｒａｃｔ Ｗｉｔｈ ｒａｐｉｄ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ＩＴ ｔｅｃｈｎｉｑｕｅｓ ａｎｄ Ｏ伍ｃｅ ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ．ｄｉｖｅｒｓｉｆｉｅｄ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｗａｓ ｐｒｏ． ｄｕｃｅｄ ｉｎ ｈｏｓｐｉｍ１．Ｔｒａｄｉｔｉｏｎａｌ ａｒｃｈｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｆｅａｔｕｒｅｄ ｉｎ ｍａｎｕａｌ ｈａｎｄｌｉｎｇ ｃｏｕｌｄｎ’ｔ ｍｅｅｔ ｔｈｅ ｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓ ｏｆ ｍｏｄ— ｅｍ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．Ｔｈｅｒｅｆｏｒｅ，ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚｅｄ ｓｙｓｔｅｍ ｆｏｒ ａｒｃｈｉｖｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｈｏｕｌｄ ｂｅ ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ ｃｏｍｂｉｎｅｄ ｗｉｔｈ ｔｈｅ ｐｒａｃｔｉｃｅ ｆｒｏｍ ｍａｎｙ ｄｉｍｅｎｓｉｏｎｓ，ｗｈｉｃｈ ｓｈｏｕｌｄ ｕｓｅ ｍｏｄｅｍ ｅｑｕｉｐｍｅｎｔ ａｎｄ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｔｅｃｈｎｉｑｕｅ ｆｕｌｌｙ ｔｏ ｍａｋｅ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｓｅｒｖｉｃｅ ｂｅ￣ｅｒ ｆｏｒ ｄｉｆｆｅｒｅｎｔ ｉｏｂｓ ｏｆｈｏｓｐｉｔａ１． Ｋ∞■ｏｒｄ８ ｈｏｓｐｉｔａｌ；ａｒｃｈｉｖｅ；ｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎ 随着医药卫生体制改革的深入进行和医院服 务模式的转变，医院被赋予了比原有单一角色更 多的社会功能，档案管理作为医院管理的重要组 成部分，在临床、教学及科研等活动中的作用日益 凸显。同时，我们的社会已经进入信息时代，在以 计算机技术、通信技术、网络技术及多媒体技术为 基础的大背景下，医院产生了愈来愈多的电子文 档，这就迫使医院档案管理向信息化快速迈进。笔 者在医院档案部门工作多年，经历了医院档案从 传统管理到信息化建设的全过程，深感传统档案 信息管理存在的不足及信息化的诸多优点，但是 在实际操作中也发现了许多新的问题和盲点，故 在此结合实例，对如何加强医院档案信息化管理 作一些粗浅的探讨。 ｌ 传统档案信息管理存在的不足 随着ＩＴ技术、办公自动化的飞速发展，传统 档案信息管理已经远远不能满足现代化管理的要 求，存在着诸多局限及不足。例如：①传统档案信 息收集滞后，不能适应信息管理的实时性，突出表 现为将档案与信息分割开来，无法直观地从中获 取信息，为进一步的统计和归纳造成了困难。②传 统档案管理所需馆藏大。长期以来，由于我院医疗 用房紧张，医院对档案工作的硬件投入严重不足， 档案库房狭小拥挤、设备陈旧，不利于档案的合理 保管。③档案的利用率较低，信息较为单一，某一 档案只能显示某一时段、某一时间信息，不能从纵 向和横向角度反映信息，有时会产生不必要的重 复采集信息过程，费时费力。④档案管理人员管理 责任意识不强，档案利用率低。有的档案管理人员 管理意识薄弱，文件资料不按相关规定及时移交、 归档，给档案的管理带来很大困难。有些重要会议 的照片没有专人保存或上交，各自存放，导致资料 遗失；有些科室对获奖材料的实物影像资料收集 滞后，导致资料不全，无保存价值。⑤档案管理模 式陈旧，档案管理人员业务水平落后 ］。传统档案 以纸质文件和纸质档案为主，且管理也多以手工 管理为主，档案工作人员不仅要花费大量的时问 和精力去收集、整理、编制目录，而且在档案查询 过程中，需要人工翻阅检索，时问长、效率低、易出 错。总之，原有的传统档案管理观念不仅影响着 档案地采集和利用，也深深制约着医院的进一步 发展，确实需要改进和创新。 己 强化医院档案信息化建设的核心和措施 医院档案信息化的核心是指“信息电子整 理”，即应用现代信息技术对档案的分类、编目、排 序、检索、归档保存等进行系统的集成，便于查询 应用，并实现“无纸化”管理，以期提高医院的管理 效率。可以说，信息化是手段，无纸化是路径，提高 十国科技＼４３／牲ｍ善
