河北庚安矿业有限公司
公文管理办法
第一章收文办理
第一条凡公司各部室、所属煤矿呈送公司或需公司领导阅知、批示的请示、报告、情况反映、工作动态等综合类公文，统一报送综合办公室，由综合办公室统一进行登记，填写“来文登记处理卡片”，由综合办公室主任根据公文内容提出分办意见，报公司领导阅示。
各部室要求所属煤矿直接报送、不需公司领导批示的具体工作方面的公文，直接报各部室阅处。
第二条各上级部门或同级部门及省安监局、煤监局、国土厅等有关部门来文，一律由综合办公室填写“来文登记处理卡片”，由办公室主任提出拟办意见，按程序报公司领导批示或转有关部室阅处。
第三条公司领导、各部室参加各种会议或通过邮寄、直接派人取回的各级各类公文，统一交综合办公室，不得私自保存或流转，由综合办公室填写“来文登记处理卡片”进行处理。
第四条经董事长或总经理批示需公司其他领导或相关单位传阅的公文，由综合办公室分送有关领导或相关单位传阅。传阅人阅后退回综合办公室继续传阅，不得直接转下一传阅人。
第五条“来文登记处理卡片”由综合办公室保管使用，其他各部室一般不得直接加笺向公司领导呈报。
第六条综合办公室负责按董事长、总经理批示意见将文件转发至相关部室，相关部室接办文件后，由负责人在文件处理单中“处理
结果”栏内签字，并注明时间。若部室主要负责人外出，由接办文件的部室工作人员签字，部室工作人员应及时请示分管副总经理并按分管副总经理意见办理；需向省委、省政府、省国资委、省国控公司、省国控矿业公司等上级或有关单位反馈办理结果，以及向所属煤矿回复批复意见的，由有关承办单位另行拟定“情况报告”（见附件）报领导批示。
领导批示文件没有特殊要求时，由相关部室单独处理时，办结时限为三日内。
第七条办结后的批示文件由综合办公室及时归档备查，对需要办理的重要文件，由综合办公室负责督办。
第二章发文办理
第八条起草文件。各部室凡以公司名义发文，必须认真填写公司统一印制的发文稿纸。文稿拟好后，首先由拟稿人签字，经本部室负责人审核签字、综合办公室审核后，报分管副总经理、总经理、董事长逐级签发。
文稿审核会签后，综合办公室负责留存领导签发发文稿纸原件并依此正式行文、用印。
第九条发文字号。发文字号是指制发公文的顺序号，目的是便于存档和备查。
凡以公司名义制发和转发的文件，按照业务范围分别由有关部室拟稿，由综合办公室统一印制、发放、存档，盖公司公章。发文文号由综合办公室统一排列，具体划分为：
（一）向省国控矿业公司及其他上级机关报送的文件统一列为“冀庚安矿业呈字[20**]第*号”。
（二）向同级单位或其他外单位出具的文件统一列为“冀庚安矿业字[20**]第*号”。
（三）公司内部发文按照主办事项类别区分文号，如行政事项的文件，文号为“冀庚安矿业办字[20**]第*号”；如人力事项的文件，文号为“冀庚安矿业人字[20**]第*号”等等。
第十条上报文件。以公司名义上报文件，由承办部室负责按上级要求起草，办理相关审核手续并经综合办公室行文、用印后直接报送。
第十一条凡以公司名义发文，其正文首页必须使用“河北庚安矿业有限公司文件”版头纸。
第十二条发文的其他要素
（一）附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识。附件如有序号使用阿拉伯数码，如“附件：1、*******”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。
（二）联系人。需明确联系人的申请、请示、报告类公文，要在文后注明联系人姓名与联系电话。
（三）成文时间。用阿拉伯数字或中文数字将年、月、日标全。
第三章文件传阅
第十三条文件传阅要做到及时、准确、安全、保密。
第十四条应当传阅的文件要依据“来文登记处理卡片”领导批示意见，统一由综合办公室用文件夹分送传阅。
（一）时限要求：急件为24小时内，普通件为48小时内，信息类为一周内。
（二）落实要求：公司领导及相关部室负责人阅文后，要在处理结果栏目上签明处理结果，即办理情况、阅处人、日期等。
（三）传阅中，不得随意抽取文件据为已有，若属本部室确需保存的文件，可复印保存。
第十五条综合办公室作好传阅文件的记录，随时查阅和督促传阅工作正常开展及相关工作落实。
第十六条文件传阅完毕后，由综合办公室实行分类保存，并依据《档案管理办法》提供查阅。
第四章内部呈批
第十七条各部室以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项，必须使用公司统一格式的“情况报告”，履行内部呈批程序。
第十八条内部呈批文件的处理
（一）各部室上报的“情况报告”，由上报部室直送分管副总经理，分管副总经理签批后直接由该部室办理。属分管副总经理权限之外的，须由该部室直接呈报董事长、总经理阅批。
（二）分管副总经理应在收到文件后一个工作日内对相关部室提出办理意见。若分管副总经理外出，相关部室按董事长、总经理签发
的意见先予办理，分管副总经理回来后补签。
第十九条在日常工作中遇有省委、省政府、省政府国资委、省国控公司、省国控矿业公司或其他单位及所属煤矿电话通知或告知某重要事项，需报有关领导时，受话人应将通话内容整理后，填写“电话记录”，报有关领导批示。
第五章公文归档
第二十条凡综合办公室填写“来文登记处理卡片”的公文原件一律由办公室归档。各部室承办的公文需在办结后及时将公文复印件件及相关资料交本部室专人存档，严禁承办人私存，丢失者要追究责任。
第二十一条上级领导来公司视察、调研的材料，公司领导重要会议讲话，会议纪要及相关材料，公司领导在工作请示、报告及其他资料上的重要批示，有关部室要及时整理交综合办公室存档。在工作中形成的有保存价值的文件资料，由相关部室妥善保存、备查。
第二十二条综合办公室要对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并根据需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极开展档案利用工作。
第二十三条由综合办公室以及有关部室共同对已超过保管期限的档案进行鉴定，依据鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管副总经理批准后销毁。销毁档案时，要有两名党员干部负责监销，防止遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签字。
