2016年文件管理(岗位培训)网上考试答案要点

电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1 —8894—2002）：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。

文件三要素：内容、背景、结构2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。

3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。

二、电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式分类：⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。

⑵数据文件：种类数据库文件⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。

图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。

⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。

⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

⑺命令文件：计算机程序。

2.按文件的功能分类：⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。

⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。

3.按文件的生成方式分类：⑴原始文件:计算机直接生成⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4.按文件的载体划分：⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件5.按电子文件的组成方式分类：⑴简单文件：仅一种格式所组成⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1.文件的运动形成了社会的信息流2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论⑴文件运动具有整体性和特点⑵文件运动具有阶段性的特点⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ICA 电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二）四分法1.文件的孕育形成阶段⑴孕育期①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计⑵形成期2.文件的现实使用阶段（现行阶段）3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4.文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。

管理体系文件培训试题（答案）1、公司质量、环境、职业健康安全管理体系的管理者代表为王增义。

2、北排公司质量、环境、职业健康安全管理手册于2014年7月15日发布，2014年7月18日起实施。

3、经识别本公司外包过程为劳务分包、专业分包、技术服务（试验、检测、勘测、勘探等）。

4、综合办公室为QES管理体系文件的归口管理部门，负责管理手册、管理规定、制度及外来行政性文件等的管理。

5、公司所有与QES管理体系有关的文件和资料原稿由综合办公室统一归档管理。

6、公司所有技术文件原稿由技术质量部统一归档管理。

7、文件持有者应妥善保管文件，保持文件清晰、标识明确、易于识别。

8、综合办公室为记录归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索和处置。

9、工程二部负责组织业务部门、单位识别、评价环境因素。

10、安全部负责组织业务部门/生产单位进行危险源辨识、风险评价及风险控制措施确定工作，监督检查业务部门/生产单位对危险源的控制情况。

11、总经理负责批准公司环境、职业健康安全管理方案。

12、工程二部负责获取环境法律法规和其他要求，传达到业务部门/生产单位。

13、安全部负责获取职业健康安全法律法规和其他要求，传达到业务部门/生产单位。

11、安全部负责监督、协调业务部门/生产单位对确定的重要危险源进行有效控制。

15、工程二部负责组织制订环境管理方案并检查监督实施情况。

16安全部负责组织制订职业健康安全管理方案并检查监督实施情况。

17、综合办公室负责员工沟通与协商及信访管理,利用各种方式开展相关的宣传活动，增强员工环境安全意识。

18、人力资源部负责制订公司人力资源发展规划。

19、工程二部负责劳务分包、专业分包方的评价、选择和控制；20、工程二部负责对施工过程的归口控制，协调施工计划，调度生产资源，组织项目部对施工过程进行有效控制。

21、工程二部负责公司环境应急准备和响应的归口管理；22、工程二部负责公司环境绩效的监视和测量；23、工程二部负责公司环境合规性评价的归口管理；24、市场部负责与顾客有关过程的归口管理，组织标书、合同评审及与顾客的沟通，依法投标和签约。

一、填空题（30分，每题3分）1. 公司文件系统根据功能分为四个层次：手册文件、技术标准和管理标准、工作标准、记录和报告。

2.手册文件包括：质量手册、环境手册、职业健康安全手册。

3.文件有效期规定：手册文件、管理标准、技术标准和工作标准类文件有效期统一定为3年。

4.文件借阅人负责借出文件的完整性和安全性，应在规定借阅期限内及时归还借出文件。

5.文件应当分类存放、条理分明、便于查阅。

6.文件就是质量保证系统的基本要素。

企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方与工艺规程、操作规程以及记录等文件。

7.企业应当建立文件管理的操作规程,系统地设计、制定、审核、批准与发放文件。

与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。

8.文件借阅期限一般为不超过一周。

9.文件是质量保证系统的基本要素。

所有与GMP法规相关的文件应当经质量管理部门的审核。

10.分发、使用的文件应当为批准的现行版本文件，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。

二、判断题（20分，每题2分）1.质量管理部门职责是参与所有与质量有关的活动，参与审核所有GMP文件。

（√）。

2.进行中间控制不需要记录。

（×）注：中间控制应有记录3.清场记录必须纳入批生产记录。

（√）4.GMP相关的培训方案或计划由行政管理负责人批准后，才能组织实施，记录要进行保存。

（×）注：GMP相关培训方案或计划应有质量管理负责人批准5.文件审核人：通常由文件起草部门负责人、生产管理负责人以及质量部代表（QA 主管或质量部经理）组成。

（√）6.按文件来源分为纸质文件、电子文件。

（×）注：按文件来源分为外部文件、内部文件。

7.各部门/车间对接收到的各类文件，一般应存放于工作现场（不宜贴在墙上），无需指定专人保管。

（×）注：各部门接收文件后应有专人保管8.文件使用部门/车间应使用现行版的文件，过期文件不得出现在工作现场。

（√）9.文件管理员负责文件受控清单的及时更新，生产部负责监督管理。

2016年电子文件管理考试答案第1题、电子文件的结构信息是（）：（分值：1.5）A．反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息B．表达作者意图的信息C．文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式D．文件保管系统的功能要求和系统环境信息第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。

（分值：1.5）A．在线归档B．离线归档C．物理归档D．实时归档第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。

（分值：1.5）A．二B．三C．四D．五第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。

（分值：1.5）A．只读光盘B．磁带C．一次写光盘D．软磁盘第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。

（分值：1.5）A． 1B． 2C． 4D． 6第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性C．电子文件的信息和载体可以分离D．电子文件的信息和载体不可以分离第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求；B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。

C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。

D．检测电子文件的内容是否正确第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。

文件管理培训试卷
部门姓名得分
一、填空（每空格3分计45分）
1、文件分为“受控文件”和“非受控文件”。

受控文件加盖“受
控文件”印章并注明控制号，“非受控文件”只进行编号。

2、本公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件，一
经发现立即由文件负责部门文件管理员收回处置。

3、文件修改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不
在职时可由接替其岗位的人员根据背景资料进行审批。

4、各部门应做好本部门收发文件保管及管理工作，确保各场
所使用有效文件。

5、直接引用的各类有关外部技术文件（包括顾客提供图样），
由技术科进行登记，填写《外来文件清单》。

6、质量记录若因书写错误需修改时，不能使用涂改液，而应
将错误部分划去，在其旁边加上正确内容并签名确认。

二、问答题
1。

请简述借阅文件的要求。

答：需临时借阅文件的部门/人，可借阅文件，办理借阅手续，填写《文件借阅记录》。

借阅文件应在指定日期归还，到期不还，由资料员收回。

原版文件一律不外借，防止文件遗失或损坏。

2．下列我公司文件的代号表示什么？
答：QM：表示质量手册；DFL：表示濮阳市东方龙机械制造有限公司
QP：表示程序文件代号；QG：表示质量管理体系第三级文件的管理性文件；
QJ：表示质量管理体系第三级文件的技术性文件
QR：表示质量记录代号。

3．我公司的质量记录保存期限是多少？
答：证实质量体系运行的质量记录保存期为5年，产品的质量记录保存期应符合API产品的规定，API5CT标准要求3年，我公司规定保存期5年。

编制人时间审核人时间批准人时间生效时间目录一、目的 (2)二、范围 (2)三、责权 (2)四、文件的纵向分类与定义 (3)五、文件的横向分类与定义 (4)六、文件的分层审核管理 (5)七、文件的编号管理 (6)八、文件的发放、保存、更改管理 (7)九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理 (7)十、机密文件管理 (8)十一、文档的起草、会签、归档管理 (9)十二、文件的作废、回收与销毁 (10)十三、公司文件管理制度违反考核规定 (10)十四、公司文件一般格式 (11)十五、文件的生效与执行 (12)一、目的为对公司各种文件的程序、格式、起草、收发、保存等实行统一管理，提高公司文件的可控性与标准化管理，特此制定本文件管理制度。

二、范围1、本制度所规定的各种资料管理流程，对公司内部广泛适用，任何文件资料的初定、审核、实施、发放、保存、借阅、销毁等都必须严格按照本制度执行。

2、若本制度出现规定不完全、规定程序无法实施等情况，发现部门有权利向公司总经理以书面的形式提出修改，获得总经理批准后按照最新修改程序执行。

三、责权1、行政人事部责权：起草、修改、报审、保存、监督与执行本制度，严格监督本制度的实施过程，保证本制度的顺利实施；对无法实施条款或新增条款进行审核。

2、其他部门责权：严格执行本制度流程；对不符合实施或无法实施的流程提出书面修改申请；提出新增内容；3、文控员：严格按照本制度对公司文件进行保管、保存、更新、收发等。

四、文件的纵向分类与定义1、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件；2、办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件；3、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；4、通知：是批转下级、转发上级、传达事项，发布制度、任免人员时使用的文件；5、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文；6、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件；7、请示：是向上级领导请求指示，批准的文件;8、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文；9、函：是不相隶属的部门之间相互商洽工作，提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件；10、工作联系单：适用于不同部门之间的正是的书面联系，用于告知需要获得相关部门的帮助或者变更；11、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件；12、计划：是部门或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排；13、总结：部门或个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料;14、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书;15、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件16、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程17、人事档案资料：指由行政人事部为每个员工建立的工作履历、个人信息档案；18公司标识资料：公司营业许可证、经营许可证、组织机构代码证、营业执照、一般纳税人登记证明、法人身份证明、19、邮件、信函、杂志：指部门或者各人之间相互传递信息的书面表达形式；20、电子资料：指上述文件资料以电子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、电子邮件等）的形式保存传阅；五、文件的横向分类与定义1、客户文件：指传递一切与客户信息、客户要求相关的文档资料，如宗申产品要求等；2、公司内部文件：指在公司内部进行信息传递、沟通的文档资料；（1）行政体系文件：指与公司日常行政管理、行政沟通、行政审核相关方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、请示、工作计划、工作总结、人员招聘/考核方案、人员培训资料、营业执照、组织机构代码证、一般纳税人登记证等（2）技术质量控制体系文件：与技术要求，工艺控制相关的文件，如：技术通知、技术设计、工艺设计、技术模拟、试生产通知书、工艺要求、作业指导书、PPAP、PQAP、检验检测标准、质量报表等，一般一项产品单独成册，方便及时查阅与变更；（3）质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、体系更改申请单、内审/外审计划、审核结果、不符合项、纠正预防措施、合理化建议、质量体系运行指标等；（4）生产体系文件：生产报表、生产计划、产能分析、设备维修保养计划/记录、物资管理/计划、库房盘点、物资报废、废旧物资处理等；（5）设备资料：与公司设备状态、设备运行相关资料，如：设备图纸、设备点检/维修记录、设备自我更改设计方案、外协件制作加工方案等；（6）供应商资料：与公司供应各种生产原理、备品备件等商家的采购信息、资质评审等资料；（7）财务文件：如财务报表、资金计划、财务凭证、融资计划等，财务文件一般涉及公司内部机密因此要求保密程度较高；（8）其他文件：如：个人工作总结/计划等3、外来文件资料：指独立于公司内部资料从政府部门、客户等外部以任何形式传阅、下发的资料，如：政府部门的各种会议通知、政府部门的各种奖励、政府部门的各种政策补贴等文件。

1.单选题【本题型共40道题】1.中标人由（）决定。

A．评标委员会B．招标代理机构C．招标人D．评标专家2.较大事故应逐级上报至（）住房城乡建设主管部门。

A．县级B．市级C．省级D．国务院3.施工现场消防干管的管径不应小于（）。

A．75NDB．100NDC．150NDD．50ND4.正确处理劳务分包纠纷的措施之一（）。

A．材料费公示制度B．人工费公示制度C．管理费公示制度D．文明施工公示制度5.基坑降水一般使地下水位位于基坑底面（）m。

A．0.1～0.2B．0.2～0.3C．0.5～1.0D．0.8～1.06.在软土地层修建地铁车站，需要尽快恢复上部路面交通时，车站基坑施工方法宜选择（）。

A．明挖法B．盖挖法C．盾构法D．浅埋暗挖法7.根据《广西建设工程计价办法》规定，在编制工程控制价时，管理费和利润应按照费率区间的（）计算。

A．平均值B．上限值C．下限值D．任意值8.文明施工组织设计应由（）编制，经施工单位技术负责人审批、项目总监理工程师审查同意后，方可实施。

A．施工员B．专职安全管理人员C．施工单位项目技术负责人D．建设单位的技术负责人9.文明施工组织设计应由施工单位项目技术负责人编制，经（）审批、项目总监理工程师审查同意后，方可实施。

A．施工员B．专职安全管理人员C．施工单位技术负责人D．建设单位的技术负责人10.隧道施工时应进行机械通风，保证每人每分钟需供应新鲜空气（）。

A．1m3B．2m3C．3m3D．4m311.为了满足卫生要求，食堂与厕所之间的距离至少达到（）。

A．10mB．15mC．20mD．25m12.某房间层高3、6m吊顶高3m，楼板厚100mm其内墙抹灰高度按（）计算。

A．3mB．3.1mC．3.3mD．3.5m13.企业内部承包成功实施的必备条件（）。

A．实行“转包”B．完善内部承包协议C．以包代管D．资金到位14.住宅抗震构造，突出屋面的楼梯间、电梯间，构造柱应伸到顶部与顶圈梁连接，所有墙体沿墙高每（）mm应设通长水平拉结网片。

文件管理人员培训考核
一、填空题（每空4分，共80分）
1、公司的品质方针有4个方面：、、、。

2、公司的程序性文件分为：、、。

3、以SUNS/GP01为编号的文件名称是《》。

4、对文件的制订/修订/发放/回收/作废等进行管理，主要目的是：规范公司质量、环境体系文件与资料管理，避免。

5、按文件规定，程序书由批准，三阶文件由批准。

6、按文件最新规定：以SOP开头的文件编号，代表的文件是；以SIP开头的文件编号，代表的文件是；以SMP开头的文件编号，代表的文件
是。

7、三阶文件和作业指导性文件由负责收发控制。

8、《各部门月度工作计划/实绩》在发行前，应在文件上加盖“”章进行标识。

9、部以外的任何部门不得影印原版的一、二级文件。

10、三阶文件的编号由部统一管理。

11、ISO9001：2000规定：记录的、贮存、保护、、保存期限和处置所需的控制应编制形成文件的程序进行管理。

二、简答题（每题10分，共20分）
1、ISO要求质量管理体系文件应包括哪些类型的文件？
a.
b.
c.
d.
e.
2、请绘出“文件控制作业流程”。

NG。

2016年电子文件管理考试答案第1题、电子文件的结构信息是（）：（分值：1.5）A．反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息B．表达作者意图的信息C．文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式D．文件保管系统的功能要求和系统环境信息第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。

（分值：1.5）A．在线归档B．离线归档C．物理归档D．实时归档第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。

（分值：1.5）A．二B．三C．四D．五第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。

（分值：1.5）A．只读光盘B．磁带C．一次写光盘D．软磁盘第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。

（分值：1.5）A． 1B． 2C． 4D． 6第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性C．电子文件的信息和载体可以分离D．电子文件的信息和载体不可以分离第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求；B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。

C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。

D．检测电子文件的内容是否正确第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。

2016年计算机二级文管试题题库含答案计算机二级考试是全国计算机等级考试（简称NCRE）四个等级中的一个等级，由教育部考试中心主办，考核计算机基础知识和使用一种高级计算机语言编写程序以及上机调试的基本技能。

下面是店铺帮大家整理的2016年计算机二级文管试题题库含答案，仅供参考，大家一起来看看吧。

1、CPU指的是 ( C )。

A、运算器和CRTB、CRT和RAMC、ALU和控制器D、ALU和ROM2、在Windows中，能直接进行中文/英文转换的操作是 ( B ) 。

A、Shift + SpaceB、Ctrl + SpaceC、Ctrl + AltD、Ctrl + Shift3、在Word中，可以使用快捷键 ( D ) 弹出“定位”对话框。

A、Ctrl+AB、Ctrl+FC、Ctrl+HD、Ctrl+G4、在Word中，当插入点在文档中时，按键将删去 ( D )。

A、插入点所在的行B、插入点所在的段落C、插入点左边的一个字符D、插入点右边的一个字符5、人们常说的笔记本电脑属于 ( D )。

A、台式计算机B、卧式计算机C、立式计算机D、便携式计算机6、以下类型的数据库系统中，应用最广泛是 ( A )。

A、关系型数据库系统B、逻辑型数据库系统C、层次型数据库系统D、分布型数据库系统7、Windows“任务栏”上存放的是 ( C )。

A、当前窗口的图标B、已启动并正执行的程序名C、所有已打开窗口的图标D、已经打开的文件名8、在Word中，“撤消键入”操作的快捷键是( C )。

A、Ctrl+AB、Ctrl+CC、Ctrl+ZD、Ctrl+Y9、在工作表中插入行时,Excel ( C )。

A、覆盖插入点处的行B、将插入点处上方的行上移C、将插入点处下方的行下移D、无法进行行的插入10、下列有关Windows操作的叙述中，( D ) 是不正确的。

A、完成软盘全盘拷贝的方法：右击“我的电脑”中的软盘，执行“软盘复制”B、查看硬盘或软盘容量的方法：右击“我的电脑”中的硬盘或软盘单击“属性”C、检查和修复磁盘的方法：依次单击“开始”、“程序”、“附件”、“系统工具”，再选择“磁盘扫描程序”D、改变系统默认值的操作(如添加输入法、设置鼠标、添加硬件等操作)大都通过系统提供的“我的文档”完成11、为了正常退出Windows,正确的操作是 (B)。

2016 年文件管理（岗位培训）考试答案一、单选题（共16题，共32分）第 1 题、《党政机关公文处理工作条例》是从什么时候开始施行的（）。

（分值： 2）A． 2012 年 4月 16 日B． 2012年 6月 1 日C． 2012年 7月 1 日D． 2012年 9月 1 日第 2 题、向国内外宣布重要事项或者法定事项的文种为（）。

（分值：2）A．公报B．公告C．通告D．通知第 3 题、从报告内容涉及的范围看，《政府工作报告》属于（）（分值：2）A．综合报告B．专题报告C．调研报告D．情况报告第 4 题、请示与批复在行文方式上都属于（）。

（分值：2）A．逐级行文B．上行文C．下行文D．平行文第5 题、根据《党政机关公文处理工作条例》规定，下列哪个不属于通用公文。

（）（分值： 2）A．纪要B．决定C．意见D．计划第 6 题、下列对行文规则的表述不正确的是（）。

（分值：2）A．答复上级领导人交办事项时，将复文直接报送上级领导人个人B． A 县政府与相邻 B 县政府就共同兴修水利问题联合发文C．省财政厅向某市政府主送一联系函D．省政府与省军区就征兵问题联合发文第 7 题、公文办理过程中，收文和发文都经过的程序是（）。

（分值：2）A．初审B．登记C．拟办D．分办第8 题、为加强公文的规范管理，设立党委的县级以上党政机关应当建立（）。

（分值： 2）A．档案室B．文秘室C．机要阅文室D．资料室）。

（分值： 2）第 9 题、经领导人审定签发的文件稿本称为（A．修正稿B．定稿C．正本D．存本第10 题、归档的稿本是（）。

（分值： 2）A．草稿和定稿B．正本和副本C．草稿和存本D．定稿和正本第 11 题、下列公文标题拟法有误的是（）（分值：2）A．中华人民共和国主席令（第十号）B．国务院对《科学技术档案工作条例》的批复C．中华人民共和国中央军事委员会军字第 3 号D．国家档案局关于收集整理提案档案的通知第12 题、发文单位只主送文件给直属的上级或直属的下级，这种行文方式是（）。

电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。

文件三要素：内容、背景、结构2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。

3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。

二、电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式分类：⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。

⑵数据文件：种类数据库文件⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。

图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。

⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。

⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

⑺命令文件：计算机程序。

2.按文件的功能分类：⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。

⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。

3.按文件的生成方式分类：⑴原始文件:计算机直接生成⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4.按文件的载体划分：⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件5.按电子文件的组成方式分类：⑴简单文件：仅一种格式所组成⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1.文件的运动形成了社会的信息流2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论⑴文件运动具有整体性和特点⑵文件运动具有阶段性的特点⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ICA电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二）四分法1.文件的孕育形成阶段⑴孕育期①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计⑵形成期2.文件的现实使用阶段（现行阶段）3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4.文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。

平南县兽药厂《文件管理》培训考试题（适用对象：全体人员）姓名：部门：职务/岗位：分数：一、填写题（每题4分，共40分）1.良好的系统是质量保证体系的重要组成部分，它能防止由口头交流可能引起的差错并使批的历史具有。

2.一个运行良好的兽药生产企业不仅靠先进的厂房、设备等硬件的支撑，同时也要靠来运转。

3.文件管理是兽药生产企业质量保证体系的重要部分，是指包括文件的、、、、、、以及文件变更等一系列过程的管理活动。

4.任何行动均有可查，可以对不良行为进行调查和跟踪，为追究责任、改进工作提供依据。

5.一般将文件类型分为、和三大类。

6.是指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制订的规定、标准程序等书面要求，或以人或以人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求。

7.记录（凭证）是关于阐明结果或证据的文件，它反映实际生产活动中执行情况的实施结果，一般分为、和等。

8.文件的起草主要由文件使用部门负责，以保证文件的全面性和准确性，最后由定稿。

文本定稿后，签名并提请及签名。

9.为文件的题目不变，不论内容改变多少。

为文件的题目改变，内容不论变或不变。

10.各种生产记录应保存年或产品有效期（负责期）后年，不得提前销毁，以便查证。

二、选择题（每题4分，共40分）1.各类记录应有专人复核，对不符合填写规定或有错误的地方，应及时责令纠正，他人不得任意涂改或伪造。

A 、班组长B、填写人C、QA人员D、工艺员2.无效文件或过期文件应销毁，文件的销毁一般由文件管理部门负责。

所有作废文件均应交回文件管理部门，由文件管理员收集后统一销毁。

销毁时，应有负责监督。

A、行政办公室主任B、生产技术科长C、QA人员D、总工程师3.一般来说，兽药生产企业GMP文件的管理工作应由负责，以保证其管理的有效性。

A、行政办公室或质量管理科B、仓库或工程设备科C、财务科D、供销科4.在兽药生产中，为保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证为兽药GMP的遵循，需对有关行动制定工作标准，一个行动标准。

2016年电子文件管理考试答案第1题、电子文件的结构信息是（）：（分值：1.5）A．反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息B．表达作者意图的信息C．文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式D．文件保管系统的功能要求和系统环境信息第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。

（分值：1.5）A．在线归档B．离线归档C．物理归档D．实时归档第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。

（分值：1.5）A．二B．三C．四D．五第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。

（分值：1.5）A．只读光盘B．磁带C．一次写光盘D．软磁盘第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。

（分值：1.5）A． 1B． 2C． 4D． 6第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性C．电子文件的信息和载体可以分离D．电子文件的信息和载体不可以分离第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求；B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。

C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。

D．检测电子文件的内容是否正确第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。

文件管理参考答案文件管理参考答案文件管理是在日常生活和工作中非常重要的一个环节。

无论是在个人生活中还是在工作中，我们都需要处理大量的文件和文档。

良好的文件管理可以帮助我们更高效地组织和查找文件，提高工作效率。

在这篇文章中，我们将探讨一些文件管理的基本原则和实用技巧。

一、建立清晰的文件分类系统首先，建立一个清晰的文件分类系统非常重要。

我们可以根据文件的性质、用途或者主题来进行分类。

例如，可以将工作文件分为项目文件、客户文件、报告文件等。

对于个人文件，可以按照家庭、教育、健康等方面进行分类。

建立一个逻辑清晰的分类系统可以帮助我们快速找到需要的文件，避免浪费时间在翻找文件上。

二、统一命名规范在文件管理中，统一的命名规范也非常重要。

我们可以根据文件的内容和用途来命名文件。

例如，对于工作文件，可以使用项目名称、日期和文件类型来命名；对于个人文件，可以使用主题、日期和文件类型来命名。

统一的命名规范可以帮助我们更容易地辨识文件，避免混淆和错误。

三、使用文件夹和子文件夹文件夹和子文件夹是文件管理中的重要工具。

我们可以利用文件夹和子文件夹来组织和归类文件。

例如，可以在工作文件夹下创建不同的子文件夹，分别存放项目文件、客户文件和报告文件。

在个人文件夹中，可以创建家庭文件夹、教育文件夹和健康文件夹，并在每个文件夹下创建相应的子文件夹。

使用文件夹和子文件夹可以帮助我们更好地管理和查找文件，保持文件的整洁和有序。

四、定期清理和整理文件文件管理不仅仅是建立一个系统，还需要定期进行清理和整理。

我们可以定期检查文件夹和子文件夹，删除不再需要的文件或者进行归档。

同时，可以对文件进行整理，将散乱的文件整理到正确的位置。

定期清理和整理文件可以帮助我们保持文件的整洁和有序，避免文件堆积和混乱。

五、备份重要文件在文件管理中，备份重要文件是非常重要的。

我们可以使用云存储或者外部硬盘等方式进行文件备份。

备份文件可以帮助我们在文件丢失或者损坏时进行恢复，保护重要的数据和信息。

2016年电子文件管理考试答案第1题、电子文件的结构信息是（）：（分值：1.5）A．反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息B．表达作者意图的信息C．文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式D．文件保管系统的功能要求和系统环境信息第2题、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和（）。

（分值：1.5）A．在线归档B．离线归档C．物理归档D．实时归档第3题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式（）套保存。

（分值：1.5）A．二B．三C．四D．五第4题、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许（）作为归档电子文件长期保存的载体。

（分值：1.5）A．只读光盘B．磁带C．一次写光盘D．软磁盘第5题、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满（）年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。

（分值：1.5）A． 1B． 2C． 4D． 6第6题、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．电子文件对计算机软硬件具有依赖性B．相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性C．电子文件的信息和载体可以分离D．电子文件的信息和载体不可以分离第7题、关于电子文件可读性鉴定的要求，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求；B．检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。

C．检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。

D．检测电子文件的内容是否正确第8题、以下关于电子文件的收集要求描述，哪个是不正确的？（）（分值：1.5）A．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

B．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

C．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

D．收集的电子文件时，不需要收集反映电子文件主要修改过程和办理情况的内容。

第5章文件管理1.1 选择题1、位示图方法可用于（ A ）。

A. 外存空间的管理B. 硬盘的驱动调度C. 文件目录的查找D. 虚拟存储页面置换2、为了保证存取文件的可靠性，用户要求读一个文件前应首先请求系统执行（ A ）文件操作。

A．打开B．建立C．关闭D．删除3、文件控制块中不包括（ D ）信息。

A．文件名B．文件访问权限说明C．文件物理位置信息D．磁盘坏扇区4、磁带机具有存储容量大、稳定可靠、卷可装卸、便于保存等优点，是常用的（ C ）。

A．直接存储设备B．随机存储设备C．顺序存储设备D．磁盘存储设备5、文件系统中用（ D ）来统一管理文件。

A．堆栈结构B．指针C．页表D．目录6、下列有关文件管理的叙述中，（ C ）是正确的。

A．在二级目录结构中，不同用户不能用相同的文件名。

B．逻辑记录的大小与存储介质分块的大小必须一致。

C．文件系统主要功能之一是实现按名存取。

D．在一级目录结构中，不同用户的文件可以用相同的文件名。

7、文件系统采用树形多级目录结构后，对于不同用户的文件，其文件名（ C ）。

A. 应该相同B. 应该不同C. 可以相同，也可以不同D. 受系统约束8、在Linux中，文件系统的目录结构采用的是（ C ）。

A．线性结构B．二维结构C．树形结构D．网状结构9、所谓文件系统的绝对路径是指从（ B ）开始、逐步沿着每一级子目录向下、最后到达指定子目录或文件的整个通路上所有目录名及文件名组成的一个字符串。

A．当前目录B．根目录C．多级目录D．二级目录10、文件物理结构是文件（ A ）的文件组织形式。

A．在外部设备上B．从用户观点看C．虚拟存储D．目录11、（ A ）适合存放在磁带上。

A．顺序文件B．Hash文件C．索引文件D．串联文件12、下列文件物理结构中，适合随机访问且易于文件扩展的是（ B ）。

A．顺序结构B．索引结构C．链接结构D．串联结构13、文件的链式结构的缺点是（ C ）。

A．不便于动态增、删B．必须连续分配物理块C．不便于直接存取D．必须事先提出文件的最大长度1.2 填空题1、UNIX系统将文件分为三类：普通文件、（目录文件）和特殊文件。