第二节建设工程监理文件资料管理职责和要求一、管理职责建设工程监理文件资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。
表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一归类，按要求归档。
根据《建设工程监理规范》，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：⑴应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。
⑵应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。
⑶应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。
⑷应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
【例】根据《建设工程监理规范》，关于项目监理机构文件资料监理职责的说法，错误的是()。
A.应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料B.应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按分项工程组卷存放C.应及时收集、整理、编制、传递监理文件资料D.应根据工程特点和有关规定保存监理档案，并向有关单位、部门移交【答案】B二、管理要求建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。
【例】下列工作内容中，属于建设工程监理文件资料管理的有()。
A.收发文与登记B.文件起草与修改C.文件传阅D.文件分类存放E.文件组卷归档【答案】ACDE㈠建设工程监理文件资料收文与登记项目监理机构所有收文应在收文登记表上按监理信息分类分别进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理机构负责收文人员签字。
在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意核查所填内容是否可追溯。
项目监理机构文件资料管理人员应检查监理文件资料的各项内容填写和记录是否真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。
对于工程照片及声像资料等，应注明拍摄日期及所反映的工程部位等摘要信息。
收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应记录在监理日志中。
【例】下列关于监理文件和档案收文与登记管理的表述中，正确的是()。
A.所有收文最后都应由项目总监理工程师签字B.经检查，文件档案资料各项内容填写和记录真实完整，由符合相关规定的责任人员签字认可C.符合相关规定责任人员的签字可以盖章代替D.有关工程建设照片注明拍摄日期后，交资料员处理【答案】B㈡建设工程监理文件资料传阅与登记建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。
每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。
传阅完毕后，文件资料原件应交还信息管理人员存档。
㈢建设工程监理文件资料发文与登记建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。
若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。
所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。
㈣建设工程监理文件资料分类存放建设工程监理文件资料经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。
建设工程监理文件资料的分类原则应根据工程特点及监理与相关服务内容确定，工程监理单位的技术管理部门应明确本单位文件档案资料管理的基本原则，以便统一管理并体现建设工程监理企业的特色。
建设工程监理文件资料的分类原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。
【例】关于建设工程监理文件资料管理的说法，正确的是()。
A.监理文件资料有追溯性要求时，收文登记应注意核查所填内容是否可追溯B.监理文件资料的收文登记人员应确定该文件资料是否需传阅及传阅范围C.监理文件资料完成传阅程序后应按监理单位对项目检查的需要进行分类存放D.监理文件资料应按施工总承包单位，分包单位和材料供应单位进行分类【答案】A㈤建设工程监理文件资料组卷归档⒈建设工程监理文件资料编制要求⑴归档的文件资料一般应为原件。
⑵文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。
⑶文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
⑷文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
⑸文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
⑹文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面(297mmX210mm)。
纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。
⑺文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
⑻文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。
⑼文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。
在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。
【例】下列对建设工程归档文件的要求中，属于编制要求的有()。
A.符合国家有关的技术规范、标准B.案卷不宜过厚，一般不超过40mm C.不同载体的文件一般应分别组卷D.内容真实、准确，与工程实际相符E.应采用耐久性强的书写材料【答案】ADE⒉建设工程监理文件资料组卷方法及要求⑴组卷原则及方法1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；3 )监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
1)案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过 20mm，图纸卷厚度不宜超过 50mm；电子文件立卷时，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系；2)案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件应保持原状。
⑶卷内文件排列卷内文件按表的类别和顺序排列。
电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。
1)文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
【例】建设工程监理文件资料的组卷顺序是()。
A.分项工程、分部工程、单位工程B.单位工程、分部工程、专业、阶段C.单位工程、分部工程、检验批D.检验批、分部工程、单位工程【答案】B【例】关于建设工程监理文件资料组卷要求的说法，正确的有()。
A.案卷厚度应一致，每卷厚度为 40mmB.案卷内应有重份文件作为备份C.不同载体文件应按形成时间统一组卷D.文字材料按事项、专业顺序排列E.相同专业图纸按图号顺序排列【答案】DE⒊建设工程监理文件资料归档范围和保管期限⑴归档范围。
《建设工程文件归档规范》规定的监理文件资料归档范围，分为必须归档保存和选择性归档保存两类。
建设单位选择性保管：监理月报；旁站监理记录；外加剂实验报告。
不保管：监理工作日志；监理工作总结。
监理单位全部必须保管。
城建档案馆选择性保管：工程概况表；砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件；涉及消防、安全、卫生、环保、节能的材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效证明文件；监理决算文件。
不保管：工程监理招标文件；监理月报；监理会议纪要；监理工作日志；旁站监理记录；见证取样和送检人员报备表；见证记录；监理资料移交书；分包单位资质报审表；分项工程质量验收记录。
永久保管是指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去；长期保管是指工程档案保存到该工程被彻底拆除；短期保管是指工程档案保存 10 年以下。
保管期限的长短应根据卷内文件的保存价值确定。
当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
㈥建设工程监理文件资料验收与移交⒈验收城建档案管理部门对需要归档的建设工程监理文件资料验收要求包括：(略)。
对国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。
为确保监理文件资料的质量，编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对归档的监理文件资料进行严格检查、验收。
对不符合要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐。
⒉移交⑴列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3 个月内必须向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案(监理文件资料)。
⑵停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。
⑶对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后 3 个月内向城建档案管理部门移交。
⑷工程监理单位应根据城建档案管理机构要求，对归档文件完整、准确、移交情况和案卷质量进行审査，审查合格后方可向建设单位移交。
⑸工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。
⑹工程监理单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接。
⑺建设单位向城建档案管理部门移交工程档案(监理文件资料)，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后方可交接。
⑻项目监理机构需向本单位归档的文件，应按国家有关规定和《建设工程文件归档规范》要求立卷归档。
【例】对于列入城建档案管理部门接收档案的工程，负责移交工程档案资料的责任单位是()。
A.施工单位B.监理单位C.建设单位D.城建档案管理部门【答案】C【例】根据有关建设工程档案管理的规定，暂由建设单位保管监理文件资料的工程有()。
A.维修工程B.缓建工程C.改建工程D.扩建工程E.停建工程【答案】BE。
