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物业服务有限公司档案资料的管理
（一）档案管理的概述
1.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、签订、保管、销毁、统计、检索、编号、利用等，是公司过去工作和历史情况的真实记录的凭证，是为工作提供备查的依据。
2.档案需设立专人管理，及时记录入档时间和类别。
（二）归档范围
1.公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像实物等，
2.办公文件包括请示批复文件、各种申请文件、公司的计划、方案、总结、汇报、简报、通知，注册年检资料、验资文件等；
3.证件性文书资料：企业营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码等；
4.法规性文件：政府部门下发的红头文件、公检法类文书、公司颁发的技术标准、规章制度等；
5.凭证性文件：合同、协议、会计凭证、会计账簿、会计报表等；
（三）档案的管理
物业公司所有的档案资料均由办公室指定专人管理，保证公司原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
（四）档案的借阅
1.各部门如需借阅档案，须经公司领导同意，并履行登记手续，注明查阅人、查阅时间、查阅资料名称、用途等。
2.档案查阅只限于公司员工或对工作有直接业务关系的人员经批准后方可查
阅。
3.查阅档案时不得私自摄影、复制、翻印、抽取或毁坏档案资料。
（五）档案的销毁
1.任何部门或个人未经许可不得销毁公司档案资料；
2.对超过保存期限的档案，由办公室登记造册，经档案形成部门和领导共同鉴定，却无保存意义的，按规定销毁。
3.销毁文件必须在指定地点、指定专人监督销毁。
档案管理制度第一条本办法所称“档案”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的合同、协议、资料等，包括但不限于以下文件：1、人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
2、经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。
3、购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。
4、工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。
5、商户信息资料。
第二条职责行政印章管理员兼任档案管理员，负责日常档案管理工作。
具体如下：1、负责档案归档手续办理、更新《档案目录》。
2、负责档案查阅手续办理、维护《档案借阅登记表》。
3、负责档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。
4、工作变动时，应办妥移交手续。
5、对各部门的档案管理工作进行指导、监督和抽查。
6、其他档案管理事宜。
第三条归档1、档案加盖印章后，档案管理员应跟踪档案去向，监督经办人员提交存档的档案。
2、经办人员提交存档档案，档案管理员于《档案目录》进行更新录入，经办人员于《档案目录》签字确认。
档案管理员应于接收前对档案进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
3、档案管理员将档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。
存放时，遵循档案的形成规律和特点，分门别类。
4、档案以原件或正本归档。
特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《档案目录》注明原件或正本所在。
第四条查阅5、需查阅档案的人员，应至档案管理员处领取《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签批后，方可进行查阅。
查阅地点限于公司办公场所内。
6、档案不予外借、扫描，且查阅过程需由档案管理员陪同监督。
如有复印必要，经借阅部门分管副总审批同意后（在《档案借阅登记表》备注栏内签字，并注明同意复印）方可复印，并在复印件加注再次复印无效。
7、查阅或复印档案时，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
本规定所称档案资料，是指公司各管理处，部门在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是公司各管理处、部门在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或者记要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录相带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
财务档案资料管理可参照本规定。
在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责公司档案资料的采集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或者相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的采集、整理和保管。
各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要催促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。
各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积累。
各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。
各单位档案资料管理人员因工作或者其他原因产生变动，应提前做档案资料的移交和保管工作，确保本单位档案资料的完整性。
原档案管理人员不得以任何借口删除计算机内的电子资料档案，否则将追究其法律责任。
档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。
㈠、职能部门1、各部门档案分类：单位档案归档范围使用年限党群工作部工会资料1.上级党委对公司党委工作的指示、决定、通知和重要电话记录；2.党员奖惩、处分、表彰，以及撤销决定和转移组织关系介绍信存根；3.公司领导深入基层调查研究形成的重要文件材料、简报、照片、录音、录相等；4.推荐入党团员的有关规定及推荐材料；5.其它有关重要的文件材料。
物业档案的管理制度物业档案的管理制度（精选3篇）物业档案的管理制度11、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
物业档案的管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
档案管理办法第一章总则第一条为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《陕西省物业管理条例》、《西安市物业管理条例》的规定特制定本办法。
第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料，按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。
第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二章项目档案的分类与归档第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。
第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。
第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：第三章项目档案的整理第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。
第八条基础管理类档案的组卷与编目基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。
1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。
区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。
2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。
即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。
（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。
（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。
第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料齐全、完整，真实反映公司业务活动和历史发展。
2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案资料安全，防止丢失、损坏和泄密。
3. 利用性原则：提高档案资料的利用率，为公司决策、管理和研究提供依据。
4. 规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规和公司内部规章制度执行。
第二章档案管理机构和职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定和实施公司档案管理制度，并对执行情况进行监督检查。
2. 负责公司档案资料的收集、整理、立卷、归档和保管工作。
3. 负责档案资料的查阅、复制、利用和销毁工作。
4. 负责档案信息化建设，实现档案管理的电子化、网络化。
5. 定期对公司档案管理工作进行检查和总结，不断提高档案管理水平。
第三章档案资料的收集与整理第六条公司档案资料的收集范围包括：1. 公司内部文件、会议记录、规章制度、合同、协议等。
2. 项目资料、验收报告、设计图纸、施工记录等。
3. 业主资料、住户资料、物业维修记录等。
4. 财务报表、审计报告、统计报表等。
5. 员工人事档案、培训记录等。
第七条档案资料的整理要求：1. 按照档案资料的类别、时间、内容等进行分类整理。
2. 建立档案目录，方便查阅和利用。
3. 对重要档案资料进行备份，确保安全。
第四章档案的保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案室应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗。
2. 档案资料应按照规定进行存放，保持整齐有序。
3. 定期对档案资料进行检查和维护，确保档案资料的安全。
第九条档案的利用要求：1. 查阅档案资料需经相关部门或领导批准。
第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有档案资料的管理。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案资料齐全，不得遗失、损毁；2. 准确性：档案资料内容真实、准确；3. 安全性：确保档案资料安全，防止泄露、丢失；4. 便捷性：方便档案资料的查阅和利用。
第二章档案分类与归档第四条档案分类：1. 综合档案：包括公司组织机构、制度文件、会议记录、工作总结等；2. 业主档案：包括业主基本信息、合同、投诉、维修记录等；3. 物业档案：包括物业设施设备资料、维修保养记录、绿化养护记录等；4. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等。
第五条归档范围：1. 公司内部形成的各类文件、资料；2. 业主提交的各类文件、资料；3. 物业管理活动产生的各类文件、资料；4. 财务活动产生的各类文件、资料。
第六条归档时间：1. 综合档案：每月归档一次；2. 业主档案：每季度归档一次；3. 物业档案：每半年归档一次；4. 财务档案：每年归档一次。
第三章档案整理与保管第七条档案整理：1. 按照档案分类、归档范围、归档时间进行整理；2. 对档案资料进行编号、编目、编制索引；3. 对重要档案资料进行备份。
第八条档案保管：1. 档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防盗的档案柜（室）内；2. 定期检查档案保管条件，确保档案资料安全；3. 档案资料不得擅自借阅、复制、泄露。
第四章档案利用第九条档案利用：1. 档案资料查阅：需填写查阅申请，经批准后方可查阅；2. 档案资料复制：需填写复制申请，经批准后方可复制；3. 档案资料借阅：需填写借阅申请，经批准后方可借阅。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
第十一条对违反档案管理制度，造成档案资料遗失、损毁、泄露等行为的，予以通报批评，并追究相关责任。
档案资料管理规定(修订稿)第一章总则第一条为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定所称档案资料，是指公司各管理处，部门在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是公司各管理处、部门在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
财务档案资料管理可参照本规定。
第三条在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责公司档案资料的收集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的收集、整理和保管。
第四条各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。
各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。
各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。
第五条各单位档案资料管理人员因工作或其他原因产生变动，应提前做好档案资料的移交和保管工作，确保本单位档案资料的完整性。
原档案管理人员不得以任何借口删除计算机内的电子资料档案，否则将追究其法律责任。
第二章档案分类和编号规则第六条档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。
㈠、职能部门1、各部门档案分类：㈡、下属单位㈢、专业公司（供水、供电、电梯）第七条不必立卷归档的文件（1）已归档的重复文件；（2）无查考利用价值的临时事务性文件；（3）上级普发的不涉及单位业务的文件材料；（4）平行单位来文中不需要办理答复的文件材料；（5）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件；（6）参考性的资料；（7）下级单位送来的不必备案的文件材料。
第八条档案编号规则档案编号依据档案各级分类办法，以简洁易懂的字母和数字作为代码，使每份立卷档案都有一个专属代码。
一级类目是公司档案分类的最高层位。
其标识方法采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母（如：“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称）。
二级类目是一级类目的细分，其标识采用“双位制”。
各大类的综合类为“11”，其余的二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。
三级类目的设置原则、标识方法与符号和二级类目相同。
各单位可根据情况自行决定，但所列类目必须事先设置并列表入档。
主分类表只设置到二级类目：㈠、类目1、机关职能部门2、管理处。
除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：3、专业公司。
除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：第九条编号格式：档号=年度号+分类号+卷（件）号/总卷（件）数XXXX——XZ00·00－1…n/ n卷（件）号/总卷（件）数第三章 档案立卷方法和要求第十条 文件立卷应按照工作活动规律，保持文件之间的历史联系，并且便于保管和检索利用。
第十一条 根据文件所具的特征，分析文件之间的主要联系，组合立卷，从文件基本结构分析，可概括出六个特征：1、文件的作者——印发单位；2、问题特征——文件内容所反映的主题；3、名称特征——文种；4、时间特征——文件的形成时间或内容针对的时间；5、通讯者特征——往来文件的双方单位；6、地区特征——文件作者所在地区或文件内容针对的地区。
具有共同特征的文件，可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷，每份文件都会有几个特征，选取什么特征组卷，应具体分析对比，找出最密切的联系，选择最佳方案。
第十二条 组卷的具体要求：1、把密切联系的文件，根据其历史联系和不同保管价值，合理组卷，正本与底稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件，应放在一起组卷；2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷；年度号一级类目 三级类目二级类目分类号3、与文件内容相关的声像材料（影片、照片、录音带、录像带、光盘等）单独整理编号，划为声像档案，在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系，便于查找利用；4、外单位来文与本单位文件有密切联系，合并立卷。
5、归档组卷的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明。
6、项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。
第十三条分类科学，标准一致单位内部组织机构比较稳定，职权分工比较清楚的，宜采用保存价值——年代——组织机构分类立卷方法，否则，就要采用其他切合实际的方法。
下列文件应准确划定归档时间：1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表，归入内容针对年度；2、多年规划、计划、预算、归入开始年度；3、多年总结、决算、归入最后年度；4、总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度（如总结部分内容偏重，应归入总结的年度）；5、难于分清主次的总结、计划，每年度各一份；6、会议文件有针对性年度的，归入针对年度；没有针对年度的，归入举行会议年度；7、专案文件，归入结案年度；8、请示、批复的文件，归入批复年度；9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度；10、法规性文件，归入批准和公布年度。
第十四条党工团、行政文件分别整理立卷，如文件张数较少，可合并立卷。
第十五条卷内文件排列要有条理，有系统，保持文件之间联系。
一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。
1、对作者、问题单一的案卷，按文件日期先后顺序排列；2、会议文件，按重要程度结合形成顺序排列；3、专案文件，按批复、结论、综合材料，证明材料和个人写的材料顺序排列；4、一份文件，正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原件在后；重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它稿依次排列。
第十六条保管期限要划分准确，不同保管期限要分别立卷。
第十七条案卷标题应全面、简明、确切，揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。
第十八条卷内编目和填写卷内备考表1、填写卷内目录，应用黑色笔填写。
卷内目录的项目要填写齐全，字迹要工整、清晰；2、编写页码，卷内文件排列后，需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写页码。
编写页码以案卷为单位，一个案卷内，页码不得重复；3、填写卷内备考表，卷内需要说明的问题，以及其他要备考的问题，填写清楚，附于卷首。
第十九条案卷装订1、案卷装订前，要去掉文件上的金属物。
装订线外边有字迹的要加边托裱，破损文件要修补好；2、案卷要用线绳在左侧装订，右侧和下边要取齐，结头在背面，装订要牢靠、整齐、美观，不掉页、不倒页、不压文件字迹，不损坏文件。
对案卷文件的装订也可采用散装的办法，即对单份文件进行装订。
散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。
第二十条封面撰写案卷封面要用黑色笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。
也可采取打印方式。
第二十一条案卷排列一个年度案卷的排列，要保持案卷之间的有机联系，排列有序。
第二十二条案卷目录案卷目录的项目要用黑色笔书写齐全，字迹工整，案卷标题与案卷封面标题一致。
第二十三条归档时间1、凡是在当年内办理完的文件，各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员；档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕，完成归档工作。
2、凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目，在最后结案一年成套移交归档。
第四章附则第二十四条档案保密、查阅和销毁管理1、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守相关规定，严守档案秘密。
2、本公司的档案保密工作由公司分管领导、办公室具体负责，保密的文件要在其左上角加盖密级章。
3、严格控制档案的利用范围和查阅手续，有密级的档案无论以何种方式利用，均需公司分管领导批准，并只能在档案室内查阅，不得外借使用，未经许可不得擅自复印。
4、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时，必须经公司分管领导批准，摘录或复印的材料必须签注“与原件核对无误”的字样，并加盖公章。
由档案管理人员进行使用登记，严加管理，限期使用，及时收回销毁。
5、使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。
6、经鉴定确认已无保存价值的档案，必须限期销毁。
鉴定工作由各单位负责人、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。
7、各部门要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。
8、各部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，同时使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。
9、各部门因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司本部移交。
第二十五条档案管理用表格1、案卷封面2、案卷目录3、卷内目录4、备考表5、档案借（查）阅登记表6、档案销毁申请表第二十六条本规定由本部办公室负责解释、修订。
第二十七条本规定自颁布之日起执行。
案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。
※范本如下：卷内目录备考表备注：一、备考表置于盒内案卷（文件）之后，项目包括盒内案卷（件）情况说明、整理人、检查人和日期。
二、盒内案卷（件）情况说明：填写盒内案卷（件）起止档号、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
1、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
2、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
3、日期：归档文件整理完毕的日期。
档案借（查）阅登记表1、档案名称可填写简要内容或案卷号；2、借（查）阅情况填写借出件数、复印张数等详细情况；3、备注栏填写归还或其他情况。
档案销毁申请单年月日。
