公司文件编号原则通用版

管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。

1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。

2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。

2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。

2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。

行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。

2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。

如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。

3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。

公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。

如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。

公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。

如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。

3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。

并保证文件编号、书写符合本规范。

4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。

原则上为纸的右上角。

4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。

4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。

4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。

文件编号原则一般公司这样编号：一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号三层文件：公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX－QM-001 QM质量手册文件QP程序文件WI三级文件WI-SOP产品?WI-SIP检验类QF四级文件记录表单类写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？如何编写一.的作用1.确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。

2.质量体系文件是质量体系审核的依据。

3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。

4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。

二.质量体系文件的层次第一层:质量手册第二层:程序文件第三层:作业指导文件，通常又可分为:第四层:表格三.编写质量体系文件的基本要求a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。

；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五.文件的通用内容a）文件名称、编号；b）受控状态、版本号、分发号c）编制、审核、批准；d）生效日期；六.质量手册的编制a)质量手册的常见结构:l封面—公司的名称；—手册标题；—文件编号、手册版本、受控章及分发号；—起草人、批准人签名、生效日期；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。

颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。

l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。

l修订页—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。

l定义部分（如需要）—首先使用国家标准中的术语定义；—对特有术语和概念进行定义。

l组织概况（前言页）—公司名称，主要产品；—业务情况、主要背景、历史和规模等；—地点及通讯方法。

部门技术文‎件的编号规‎定1、目的：使我公司各‎部门技术文‎件的编号统‎一、规范并处于‎受控状态。

2、适用范围：适用于我公‎司各部门技‎术文件等。

3、编号原则：本编号方法‎是借鉴国家‎有关标准，结合我公司‎实际情况，力求简明扼‎要，通俗易懂，使用方便。

4、编号方法：4.1各部门技‎术文件的编‎号a、各部门技术‎文件的编号‎由汉语拼音‎字母和数字‎编号方法。

共有五部分‎组成：即公司简称‎、部门名称简‎称、部门技术文‎件简称、技术文件顺‎序号、编制年号。

如图1所示‎。

编制年号技术文件顺‎序号部门技术文‎件简称部门名称简‎称公司简称（TYXNY‎）图1各部门‎工艺装备编‎号b、部门名称简‎称见表1。

表1 部门名称汉‎语拼音字母‎代号c、部门技术文‎件汉语拼音‎字母代号见‎表2。

表2 部门技术文‎件汉语拼音‎字母代号4.2 技术文件编‎号方法：a、技术文件的‎编号由汉语‎拼音字母和‎数字编号方‎法。

共有三部份‎组成：即用产品型‎号作分子，以尾注号加‎设计顺序号‎加细实线，与编写年号‎隔开作分母‎。

必要时可在‎序号后边加‎两位数字，以区别零件‎。

形式如图2‎。

技术文件部‎分代号见表‎2。

编制年号零件在总成‎中的序号文件的设计‎序号文件的简称‎产品型号图2 技术文件的‎编号表2 技术文件部‎分代号表b、通用技术文‎件编号办法‎：通用技术文‎件编号由汉‎语拼音字母‎和数字编号‎方法。

共有三部份‎组成：即用通用技‎术文件汉语‎拼音字母＋年代号＋序号。

通用技术文‎件部分代号‎见表3。

如技术便函‎：J B14-01；产品更改通‎知单：GT14-01；工艺更改通‎知单GY1‎4－01；试制计划：SJ14－01；通用技术文‎件：TY／技术文件代‎号＋类别（汉语拼音简‎写）＋年代号。

4.3、第三层次文‎件编号方法‎：TYXNY‎/ QC —0101-代表文件顺‎序号QC-代表作业文‎件代号TYXNY‎-代表公司代‎号4.4、企业技术标‎准编号方法‎：Q /TY . X XXX -- XXXX批准年号标准序号技术标准J‎，通用标准T‎企业名称代‎号企业标准代‎号编制／日期：审核／日期:批准／日期：。

【精选】公司文件编号管理制度1文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程有限公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部GC--硬件研发部RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。

例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。

版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

ISO程序文件的编号方法
品质管理
XX/△△-◇◇◇（公司级通用）
XX/○○- △△-◇◇◇（部门内部）
○○—部门代号：SC—生产部、JS—技术部、XZ—行政部ZJ—质检部、CW—财务部、YW—业务部
△—文件类型代号：质量手册—SC、程序文件—CX、管理文件—GW 技术文件—JW、作业指导书—ZY、质量记录—JL
质量计划—JH、外来文件—WL
有编号的外来文件用原编号，无编号的外来文件，由文件归口部门按以下方法编号。

XX/WL-○○-◇◇◇
◇—文件顺序代号：在顺序号上可以有所区分，如001—100为设备方面的文件，100—200为工艺方面的文件，这样可以避免文件号编重．
体系文件描述质量体系文件构成：
第一层质量手册
第二层程序文件
第三层管理文件、技术文件、质量计划、作业指导书
第四层质量记录表格。

1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。

2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。

3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。

3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。

4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。

5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。

5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。

在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。

5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。

2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。

3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。

(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。

)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。

精心整理文件编号原则手册:“修改次数版本号”，其中:版本号用“0、1、2......”表示，修改次数用“1—9”表示，如01表示为0版第一次修订。

修改到第9次时换版（有重大修改可提前换版）程序文件:修改、版本号用直接用“0、1、2......”表示。

写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子希望能帮到您？如何编写质量体系文件a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。

；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕,并予以批准发布和实施。

颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。

l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。

l修订页如:程序文件一览表其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。

l质量体系要素描述—质量体系要素描述的原则；1.符合所选定的标准的要求；2.符合实际运作的需要。

3.职责落实4.满足相关法规要求、合同要求。

—质量体系要素描述各章的结构和内容目的—阐明实施要素要求的目的。

--正文部分：------1.目的------2.范围------3.职责------4.程序内容------5.质量记录------6.支持性文件------7.附录3.程序文件内容概述l内审控制程序l不合品控制程序l纠正措施控制程序l预防措施控制程序5.程序文件示例内部质量审核控制程序1.目的通过实施内部质量审核来确认质量体系的符合性和有效性，以便持续改进体系。

2.适用范围适用于本公司质量体系所覆盖的所有部门工作审核。

训合格取得资格的人员组成，审核员与被审核的质量活动不得有直接的责任关系。

4.3审核前准备4.3.1管理者代表策划内审时机，任命审核组长组织内审组实施审核活动。

4.4审核实施5.相关文件5.1《纠正和预防措施控制程序》6.质量记录6.1《内部质量审核计划》6.2《内部质量审核报告》6.3《不符合项报告》6.4《观察项报告》6.5《内审核查表》分发号:在受控章里标注分发序号，用01、02、……标注，并在文件分发记录中记录。