002 电话企业物料编码规则

电话物料编码和基础数据收集整理方案ERP实施过程中有一句经典名言“垃圾进，垃圾出”（Garbage in,Garbage out）。

也就是说尽管系统的其他方面都很完美，但是如果输入的数据不准确，那么，经过系统处理输出的数据也只能是不准确的数据。

所以大家经常说：“三分软件、七分管理、十二分数据”。

数据的问题是ERP成败的关键问题，数据的准确性是企业管理需要解决的问题。

在ERP实施的过程中，需要注意两个方面的工作：一个方面是各类编码的整理；另一个方面是各类基础数据的收集。

一、电话物料编码方案根据上海电话设备有限公司的实际情况和未来发展需求，由顾问导引，经过各职能部门积极讨论，最终形成如下的物料编码方案：（一）编码示意图成品：编码共9位（其中：类型1位，大分类2位，小分类2位，流水号4位）1 2 3 4 5 6 7 8 9半成品：编码共9位（其中：类型1位，大分类2位，小分类1位，流水号5位）1 2 3 4 5 6 7 8 9客供料：编码共9位（其中：类型1位，大分类2位，小分类1位，流水号5位）1 2 3 4 5 6 7 8 9原材料：编码共9位（其中：类型1位，大分类2位，小分类2位，流水号4位）1 2 3 4 5 6 7 8 9辅助材料：编码共9位（其中：类型1位，大分类2位，小分类2位，流水号4位）1 2 3 4 5 6 7 8 9（二）类型1：成品2：半成品3：客供料4：原材料5：辅助材料（三）大分类1、成品客户：01：西门子02：迪堡03：中达04：贝尔05：泰科06：上海电信07：罗科韦尔08：西门子信号09：大唐电信2、半成品客户：01：西门子02：迪堡03：中达04：贝尔05：泰科06：上海电信07：罗科韦尔08：西门子信号09：大唐电信3、客供料客户：01：西门子02：迪堡03：中达04：贝尔05：泰科06：上海电信07：罗科韦尔08：西门子信号09：大唐电信4、原材料材料大类：01：板材类02：管材类03：五金类04：电子类05：电缆类06：屏蔽防尘类07：加工类99：其它类5、辅助材料辅料大类：01：包装类02：化工类03：工具类04：清洁类05：维修类（四）小分类及流水号根据具体情况而编制（五）各物料的编码如下：1、物料编码方案（成品）例如：BS240-B型成品的编码为：101010001 2、物料编码方案（半成品）3、物料编码方案（客供料）4、物料编码方案（原材料）5、物料编码方案（辅助材料）二、电话BOM分阶原则（以西门子BS240II为例，其他产品也适用）针对电话产品加工装配的生产管理特性，结合管理实际和需求，在顾问以电话西门子BS240II机架为例讲解BOM分阶的原则和要注意事项下，经过各职能部门积极讨论，形成以下符合电话实际的BOM分阶原则：1、定义料品为自制还是委外供应型态是以该料品平常哪种业务较多，如是公司自己加工多则定义为自制件，反之定义为委外件；2、代西门子加工线缆出货而又作为客供料送回来的业务处理中，线缆的供应型态定义为自制，在物料编码中类型上归属为成品，这主要是为架BS240II机架BOM时，线缆可作为其子件，如在ERP系统中把线缆定义为成品的话，则没法作为子件架设到任何产品BOM中；3、电话所有需进出库管理的成品与半成品需架立在BOM中，对不需进行出入库管理的生产过程中的半成品即称为虚拟件，可出现在BOM中，也可不出现在BOM中，如出现在BOM中，则要对其进行编号，架设在BOM中作为一层，其子件是所需用到的材料，那出现在BOM中与不出现在BOM中在生产管理上有何区别呢？下面通过BS240II机架中前门组件实例来说明：（1）前门组件是装配车间在进行装配BS240II机架时需先领前门点焊接组件（钣金车间自制）、下铰链、固定钢片、档板、文件盒、螺母、铆钉、门锁组件等零部件进行装配好的，装配好前门组件后无需入库，是装配过程中的过程产品，所以可称为虚拟件，如生产管理有以下需要，一是编制生产计划时不要考虑它即不会出现在装配车间装配任务单上，二是要在BOM中体现虚拟件的构成关系，则需将虚拟件编号，并架在BOM中进行管理，而且装配车间在进行BS240II机架装配时去仓库领料时不会领到前门组件，只是前门组件需要的各零部件，可是虚拟件架在BOM中，会增加BOM的层数，使得BOM变得复杂，会增加系统运行的工作量，当然在整理料品编码资料时也会增加工作量；（2）前门组件不编号，不出现在BOM中，自然也不会出现在生产任务单上和反映不出虚拟件的构成关系，可是可通过技术科提供的装配图纸车间依BS240II机架所需前门组件的量限额领前门组件需的各种零部件装配，完后，再装配机架，这样装配过程中的无需入库半产品和进度由车间自行管理和控制，装配机架提前期应包含装配前门组件的时间。

针对以上咨询顾问提供的两种管理模式，在咨询顾问建议下，电话公司决定采用第二种管理模式对生产过程中的半成品进行管理。

4、对委外厂商如目前是以后也是只提供加工工艺，不提供任何原材料的“半成品”供应型态定义为采购件，只有在提供原材料给委外厂商加工组装成的半成品其供应型态定义为委外件；如装配车间在进行西门子BS240II机架上的前门组件组合时需用到的铰链组合件型态定义：（1）如电话目前而且今后也不提供铰链组合件所需的材料螺柱嵌件和铰链，只提供加工工艺，材料由委外厂商按电话公司要求自行购买，则铰链组合件供应型态定义为采购件；（2）如电话公司目前是从委外厂商购买铰链组合件，而今后自己需要购买原材料螺柱嵌件和铰链由车间加工装配的话，则铰链组合件供应型态定义为自制件，在ERP系统中，供应型态为自制件的料品也可进行采购业务；（3）如电话公司目前是提供原材料螺柱嵌件和铰链给委外厂商加工装配铰链组合件，将来自己产能够了，自行加工的话，则铰链组合件供应型态定义为委外件，后续需自己加工装配了，再执行自制业务处理；对只需要一个委外厂商进行加工的产品如铰链组合件由车间自行加工，加工完后，再外发给委外厂商进行表面处理如喷涂等一OR多道工序，电话则应采用编一个表面处理后的铰链组合件料号来管理，在ERP系统中采用车间管理来管理表面处理委外工序；如是采购的原材料委外加工，则采用ERP系统的委外管理模块来管理铰链组合件表面处理委外业务如委外单下发、过程控制和委外费用等；如是采购的原材料需连续经多家委外商进行表面处理如喷涂、镀锌等工序加工才回来入库的毛坯件，各委外商进行的每道工序完成后不须专门建立料号，在BOM中可建立两层来管理委外前（原材料）和经多家委外商委外加工回来的物料（委外件），采用ERP系统中的委外管理和工序委外管理此种业务。

三、基础数据的收集（一）收集哪些数据？1、物料数据：包括BOM结构数据、工艺流程的数据；2、外部实体的数据：供应商（原料供应商和外协供应商）、客户数据3、内部机构和人员数据：部门、人员、仓库等4、财务数据：财务科目表、其中不仅需要一级科目，而且需要分类核算所需的二级、三级科目等（二）怎样收集数据？1、从库存开始收集物料，整理物料编码首先仓库的人员负责把经手的物料收集整理完成，同时根据编码规则确定物料编码。

具体见所提供的料品基本资料EXCEL表；2、将整理出来的物料编码交技术人员，按照格式整理BOM资料整理BOM数据的时候可以从几个经常生产的、批量比较大的产品开始整理。

整理完毕后，理顺和优化整理的工作次序，再整理其他产品。

BOM收集的格式见所提供的物料清单资料EXCEL 表。

注：在收集整理BOM的时候要注意以下几点：（1）为保证数据的一致性，在表中的“母件代号”和“母件名称”、“子件代号”和“子件名称”栏目的值必须由料品基本资料EXCEL表中复制而来。

不得自己填写；（2）在整理产品设计图纸时，注意在不同的产品的不同层次使用同一个物料时，要使用同一个编号，不能一物多号；（3）检查仓库部门完成的料品编号是否完整，如有缺漏，必须补全；（4）如遇到图纸上有编号，而没有物理状态存在，必须和仓库部门进行商讨，是否需要编号；（5）每个BOM的材料用量须设定标准用量，如有损耗，须制定损耗率，总经理审批后，建立在BOM中；3、分别填写不同的属性以料品基本资料表为纲，分采购、库存、销售等不同类别，分发到相关部门收集整理不同类别的具体属性。

把料品基本资料表前两列复制下来，再添上不同的属性，形成不同的收集表，具体见所提供的料品采购资料EXCEL和料品销售资料EXCEL；（三）如何核准数据，挤掉数据的水分？数据的收集是项耗时费力的工作，又是非常重要的工作。

有些时候收集整理者总算按要求格式将数据报上来，但错误很多，需要进行整理核对工作。

整理过程中需注意以下经常发生的问题：1、一物多号这种情况会经常发生，一是因为以前企业使用图号来标识物料，而不同的产品中可能把同一个部件号标上不同的图号。

从设计图整理料品编号就会有这种情况，解决这个问题的办法是定下编码规则后，从仓库开始整理料品编码，按照出入库发生的料品来编码，编码出来后再与技术部门和生产部门协调把平时对料品的不同称呼统一到料品编码上来。

这样就会尽可能减少一物多号的问题。

2、提前期和工时数据不准这是一个更头疼的问题。

料品编号多了OR少了，运行一段时间就可以发现更改还来得及，不会造成太大的混乱。

而提前期和工时数据的准确性会影响到整个计划系统包括MPS、MRP、生产计划到车间管理和采购计划。

在离散行业这个问题是致命的，如果这些数据不准，整个生产系统就无法运行，可能比手工状态下还要糟。

手工状态下人可以及时调整生产计划的各个环节，而在ERP系统下，特别是计划员对系统计划的各个参数没有完全吃透前（这往往需要花费很多时间和积累实际的系统运行的经验），生产系统肯定无法运行。

所以，企业在收集和整理数据时，要尽量校准这些数据。