下载文档原格式
Access 2007 入门第一次使用 AccessOffice Access 2007 提供了很多的改进，这些改进使创建数据库的过程变得比过去更容易。
以前在Access 中创建过数据库的用户将会很欣喜地发现，这些新增功能和改进功能显著加快了数据库的创建过程。
启动Office Access 2007 时，出现的第一个屏幕是“开始使用Microsoft Office Access”页（除非通过双击具体的Access 数据库文件来启动Access，这种情况下将直接打开数据库）。
从“开始使用Microsoft Office Access”页开始，可以创建新的数据库、打开现有数据库或者查看来自Microsoft Office Online 的特色内容。
使用模板创建数据库从头开始创建数据库将数据从另一个源粘贴到Access 表中从其他源导入数据打开现有的Access 数据库使用模板创建数据库Access 提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。
模板是随即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、查询、窗体和报表。
例如，有的模板可以用来跟踪问题、管理联系人或记录费用；有的模板则包含一些可以帮助演示其用法的示例记录。
模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要。
1. 启动Access（如果未运行）。
如果已经打开数据库，请执行以下操作显示“开始使用Microsoft Office Access”页：▪单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“关闭数据库”。
2. “开始使用Microsoft Office Access”页中的“特色联机模板”下面将显示若干模板。
如果在Access 窗口左侧的“模板类别”下单击某一类别，会出现更多的可用模板。
还可以从Microsoft Office 网站下载更多模板（有关详细信息，请参阅下一节从Microsoft Office Online 下载模板）。
利用Access快速编制基于药物数据库的医院药物手册
李允武宋世珍陆玲玲（上海第二医科大学附属第九人民医院，上海，200011）
摘要目的：快速编制基于药物数据库的医院药物手册；方法：以医院药库管理系统中的药物数据库为数据源，采用Microsoft Access 97数据库系统，对医院药品进行分类、提取、排版并打印成册；结果和结论：实际应用表明，该方法具有操作简单、安全性好、实用性强等特点。
关键词Access 药品医院药物手册
编制并及时修订医院药物手册，是医院药事管理的一个重要内容。
利用医院现有的药物数据库快速编制医院药物手册，可以省去很多不必要的录入工作。
黄棣伟[1]等先将药物数据库加工处理后，转变成文本文件，再利用WPS进行编辑、排版并打印成册，操作较为繁索。
笔者采用中文Access 97，自动完成药品信息的提取、药理分类、排序并打印成册，方法简易实用。
现将药物手册的制作方法简介如下：
1. 软硬件环境
微机（PII 233MH、64M内存、6.4G硬盘、PWIN 9.X操作系统、中文Access 97数据库系统）、HP Deskjet 1120C (A3)彩色喷墨打印机。
2. 数据来源
我院药库管理目前是采用基于Foxpro的数据库系统，其中药物数据库（YPM.DBF）含有药品编码、药品名称、规格、生产厂、药理编码、单价等字段内容，是药物手册的主要数据源，此外药理分类库（YLFN.DBF）含有药理编码、药理类别等字段，用于规范药品的药理分类。
3. 建立医院药物手册数据库系统
启动Access，选择“建立空数据库”，取名“药物手册.mdb”。
3.1 链接数据库：在药物手册的数据库窗口中，选择“表”标签，用鼠标点击“新建”按钮，选择“链接表”，在随后弹出的对话框中，指定要链接的数据类型和数据源路径，选中“YPM.DBF”，再选择“链接”按钮即可。
同法再选择“导入表”，将“YLFN.DBF”导入数据库。
Access通过导入数据表，将源数据表复制到当前数据库中，此后对该表的修改不会影响原表的内容；而链接的数据表则只是建立了与源数据表的一个链接，此时对源数据表的更改将动态更新当前数据库中表的内容。
3.2 药物信息提取：可通过建立查询来提取所需的药物信息。
在数据库窗口中，选择“查询”标签，用鼠标点击“新建”按钮，选择“设计视图”，进入查询设计窗口，该窗口有两个主要部分，上半部分为数据表区，列出所有可供查询的字段，下半部分为输出设计区，每列代表一个所要提取的信息字段。
通过菜单“查询/显示表”打开“显示表”对话框，将YPM和YLFN表添加到设计窗口中，并以“药理编码”字段在两表间建立关联。
此后，只需用鼠标将所需的药物信息字段拖到下半部分的网格区中，即完成药物信息提取的设置。
执行该查询，查看查询结果是否满意。
将该查询以“药物信息查询”名存盘。
3.3 药物手册排版：Access通过建立报表来实现对数据信息的排版输出，并提供“报表向导”来帮助我们快速创建报表。
笔者将经查询获取的药物信息，按药理类别进行分组，各组内的药品再按拼音顺序进行排序。
方法是在数据库窗口中，选择“报表”标签，用鼠标点击“新建”按钮，选择“报表向导”，并选择在3.2项中设计的“药物信息查询”作为报表的数据源，然后按屏幕提示选择要打印的字段内容（如药品名称、规格、生产厂、药理类别、单价等）、分组字段（如药理类别）、排序方式、版面布局、字体格式、手册标题等，所有设置完成后，点击“完成”按钮，Access即可自动完成报表的制作。
点击工具栏上的“打印预览”按钮，可查看打印的实际效果。
进入“设计视图”可对该报表版面进行必要的修改和设置，例如可打开报表页眉的属性对话框，将“格式/强制分页”属性设置为“节后”，则报表页眉区中的内容将作为报表的封面页单独打印，此时可在此页眉区中进行封面设计和目录制作。
最后，将报表以“药物手册”名存盘。
3.4 打印药物手册：报表建立好以后，只需选择药物手册报表，用鼠标点击Access 工具栏上的打印机图标，即可随时打印最新的医院药物手册。
Access默认的纸张大小为A4，而笔者使用的HP Deskjet 1120C彩色喷墨打印机最大可打印A3大小纸张，并具有“小册打印”等特殊功能。
打印前先将打印机设置成“小册打印”（选择“打印机/属性/功能/小册打印”），打印手册时，电脑会自动将A4纸上打印的内容，按手册装订的页面顺序，在A3纸上打印成册，打印完成后，只需在A3纸的中封订上订书钉，即完成了手册制作。
4. 讨论
4.1 MS Access 97是美国微软公司开发的功能强大的数据库管理程序，它能使用各种来源的数据（如dBase、Foxpro、SQL数据库等）快速建立简单的应用程序。
目前国内各医院所用的药物数据库几乎均能用Access进行处理。
4.2 利用Access的数据库链接和查询，可直接从原药物数据库中动态提取和加工所需的药物信息，而不会破坏数据库原件，也不会影响原药库管理系统的正常运行。
实时性强，安全性好。
4.3 药物手册数据库（药物手册.mdb）建立好以后，从药物信息提取、药理分类、排序，到分页、排版和封面目录的制作等均自动完成，无需再进行复杂的文件转换和编辑排版操作。
省时省力，方便实用。
4.4如有必要，在将药物手册进行打印预览时，只需用鼠标点击工具栏上的“Office 链接”按钮，即可将药物手册的版面内容直接转变为Word文档，以便进行更为复杂的排版和打印。
参考文献
1．黄棣伟. 利用微机将药物数据库编制成药物手册的简易方法. 中国医院药学杂志, 1999,19(2):120~121。
