高新区重大活动档案资料收集管理办法

大型活动资料留存及整理一、大型活动资料留存及整理的重要性大型活动无论是对企业、机构还是个人来说，都具有极高的价值。

这些活动不仅能够提升品牌形象、增加知名度，还能够促进内部团队协作和外部合作伙伴的关系。

然而，很多组织者在活动结束后，往往忽视了对活动资料的留存和整理。

这是非常可惜的，因为这些资料中蕴含着宝贵的经验和资源。

留存和整理大型活动资料，不仅有助于总结经验教训，为今后的活动提供参考，还可以为企业的可持续发展提供支持。

二、大型活动资料的分类与整理方法1.文件分类：在活动筹备和进行过程中，会产生大量的文件，如策划方案、合作协议、工作总结等。

对这些文件进行分类，可以按照文件类型、时间、重要性等进行归类。

对于相似类型的文件，可以采用统一的模板和格式，便于整理和管理。

2.图片分类：活动过程中拍摄的图片是记录活动精彩瞬间的重要载体。

对图片进行分类，可以根据图片内容、场景、时间等进行划分。

此外，为图片添加详细的描述和标签，有助于快速找到所需图片。

3.视频分类：活动现场拍摄的视频资料同样具有很高的价值。

对视频进行分类时，可以考虑按照活动环节、场景、时间等因素进行整理。

同时，为视频制作简洁明了的标题和简介，便于后期查找和使用。

4.音频分类：活动中的音频资料，如演讲、表演、互动环节等，也是值得保存的宝贵资源。

对这些音频进行分类时，可以依据音频内容、讲话人、时间等因素进行归类。

三、资料存储与管理的技巧1.数字存储设备的选择：在选择存储设备时，应充分考虑设备的稳定性、容量和传输速度。

常用的数字存储设备有U盘、移动硬盘、SD卡等。

为了确保数据安全，建议使用多个存储设备进行备份。

2.文件命名规范：统一采用简洁、明了的文件命名规范，有利于提高资料管理的效率。

可以采用“日期+事件+文件类型”的命名方式，如“20210901-企业年会-策划方案”。

3.归档系统建立：根据实际情况，建立适合自己需求的归档系统。

可以采用文件夹分类的方式，将不同类型的资料存储在相应的文件夹中，如“大型活动策划资料”、“活动现场照片”等。

第一章总则第一条为加强重大活动档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的重大活动档案管理工作，包括重大活动策划、组织、实施、总结等过程中的各类档案资料。

第三条重大活动档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保重大活动档案的全面、完整，不遗漏重要资料。

2. 准确性原则：档案资料应真实反映重大活动的实际情况，确保信息准确无误。

3. 系统性原则：档案资料应分类有序，便于查询和利用。

4. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄密。

第二章档案收集与整理第四条重大活动档案的收集范围：1. 重大活动策划阶段的相关文件，如活动方案、预算、审批文件等；2. 重大活动组织阶段的相关文件，如人员安排、物资调配、场地布置等；3. 重大活动实施阶段的相关文件，如活动通知、签到表、照片、视频等；4. 重大活动总结阶段的相关文件，如总结报告、评估报告、表彰文件等；5. 其他与重大活动相关的文件、资料。

第五条档案收集的要求：1. 档案收集应做到及时、全面、准确；2. 收集的档案资料应真实、合法、有效；3. 档案资料收集后应及时进行分类、整理。

第六条档案整理的要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的系统性；2. 对档案资料进行编号、登记，便于查询；3. 档案资料应按照时间顺序排列，保持档案的完整性；4. 对破损、褪色的档案资料进行修复、复制，确保档案的准确性。

第三章档案保管与利用第七条档案保管的要求：1. 档案资料应存放在安全、干燥、通风的库房内；2. 档案资料应按照分类、编号进行摆放，便于查找；3. 档案资料应定期进行检查、维护，防止虫蛀、霉变等；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、外传，确需借阅的，需经单位负责人批准。

第八条档案利用的要求：1. 档案资料查询应遵循真实性、准确性、完整性原则；2. 查询档案资料应填写查询登记表，记录查询人、查询内容、查询时间等信息；3. 查询档案资料不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 查询档案资料不得用于非法目的。

重大活动档案登记制度
（一）重大活动登记范围：
1、各级领导同志视察、考察、调查研究和指导工作等活动。

2、兄弟省、市、县（区）领导同志来集团考察访问等活动。

3、集团领导同志参加有重要意义和较大影响的活动，赴外地研究、考察工作的活动。

4、举办重大政治、文化、经济等活动。

（二）凡参与重要活动的科室部门应及时通知档案科，并办理登记手续。

（三）集团领导同志参加的有重要意义和较大影响的活动所形成的文件材料、照片、录像等各种载体的材料，随行的人员负责收集。

（四）集团领导同志重要活动的文字材料、照片、录像等档案资料的整理、立卷工作，由活动相关科室负责。

（五）重大活动形成的文件材料、照片、录像等资料，在活动结束两个月内，送交档案科归档保存，任何科室和个人不得据为已有。

（六）档案科对集团的重大活动形成的档案材料实行集中统一管理，并进行业务监督和指导。

泰兴高新区文件材料归档整理规程档案整理的方法有五种即：一是按照归档文件整理规则，按件整理归档的方法，主要指文书档案；二是按照立卷的方法整理归档，包括财务物资中的报表；规划建设中的安全、环保；项目招商档案；经济发展档案；人才科技广场档案。

三是采用科技档案立卷的方法整理归档：包括基建工程类和仪器设备类。

四是按会计档案立卷的方法整理归档：通常包括会计账册、凭证和其它。

五是直接编号登记归档的方法：包括声像实物类。

一、文书档案按“件”整理归档（一）收集：按照本单位文件材料归档范围，按年度，对照收发文登记簿逐件收集，确保应归档的文件材料收集齐全完整。

（二）确定文件的“件”：即归档文件的整理单位。

归档文件按件整理“一般以每份文件为一件”，即单份文件为一件。

也有一些特殊情况，可以多份文件合在一起为一件：如正文与附件、转发文与被转发文、正文与处理单、内容相对完整的报表、名册、图册等、不便拆开的会议记录、未装订的式样同一表格等。

（三）划分保管期限：将收集齐全完整的文件材料按照确定的保管期限，区分为永久、30年、10年。

（四）文件装订：装订前要将文件材料进行排序和取齐处理。

件内文件排序：单份文件为一件时，按原来文件顺序即可；多份文件为一件时，顺序如下：正文在前、附件在后；转发文在前、被转发文在后；正文在前、处理单在后；左侧、下侧对齐，左边用不锈钢钉装订，件较厚、页数较多（一般超过15页）也可以用棉线、采用三孔一线的方法装订。

（五）编写页号：文件有页号的，直接引用，没有的则要重新编写页号，正面编在右下角，有内容的反面编在左下角（没有内容的不编），每一件归档文件的页号，必须从“1”流水编号，不得空号、漏号。

（六）加盖并填写归档章：归档章加盖在每一件归档文件的首页上方中央空白处。

归档章项目设置与格式见下图：归档章的填写：全宗号：泰兴高新区的全宗号是486。

WS+年代: WD表示文书档案，年代指实际归档文件所属年度,用四个阿拉伯数字表示，如2017。

第一章总则第一条为了规范大型活动档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在大型活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位举办或参与的大型活动档案管理工作。

第三条大型活动档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和可利用性原则。

第四条本单位应建立健全大型活动档案管理机构，明确档案管理人员职责，确保档案管理工作顺利开展。

第二章档案收集与整理第五条大型活动档案的收集范围包括：（一）活动策划文件：活动方案、活动预算、活动审批文件等。

（二）活动组织文件：活动通知、活动日程安排、活动流程图、活动场地布置图等。

（三）活动实施文件：活动报道、活动照片、活动视频、活动礼品、活动用品采购清单等。

（四）活动总结文件：活动总结报告、活动效果评估、活动反馈意见等。

第六条档案收集应做到以下几点：（一）及时性：活动结束后，应及时收集相关档案材料。

（二）全面性：收集的档案材料应涵盖活动的各个方面，确保档案的完整性。

（三）准确性：收集的档案材料应真实、准确，不得篡改、伪造。

第七条档案整理应遵循以下程序：（一）分类：根据档案材料的性质、内容进行分类。

（二）编目：对每份档案材料进行编号，建立档案目录。

（三）装订：将档案材料按照编号顺序装订成册。

（四）归档：将整理好的档案材料按照类别和顺序归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管应做到以下几点：（一）安全存放：档案材料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠的场所。

（二）定期检查：定期对档案材料进行检查，确保档案的完好。

（三）保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应采取相应的保密措施。

第九条档案利用应遵循以下原则：（一）合法性：档案利用应符合国家法律法规和政策要求。

（二）真实性：提供档案材料时，应确保其真实、准确。

（三）及时性：及时提供档案材料，满足用户需求。

第十条档案查询与借阅：（一）查询：用户可通过电话、邮件、现场等方式查询档案信息。

大型活动资料留存及整理摘要：一、大型活动资料的重要性1.资料留存的意义2.资料整理的作用二、大型活动资料的分类1.前期筹备资料2.活动现场资料3.后期整理资料三、大型活动资料的整理方法1.资料的收集与整理2.资料的归档与存储3.资料的备份与更新四、大型活动资料的应用1.提高活动策划效率2.便于活动总结与反思3.为未来活动提供参考正文：随着社会的发展，各种大型活动层出不穷。

如何高效地留存和整理大型活动的资料，成为活动组织者面临的挑战之一。

本文将探讨大型活动资料的重要性、分类、整理方法及应用，以期为活动组织者提供参考。

一、大型活动资料的重要性大型活动资料是活动过程的见证，对于活动的成功具有重要意义。

首先，资料留存有助于总结活动的经验教训，为今后的活动提供借鉴。

其次，资料整理有助于发现活动的不足之处，从而为改进活动提供依据。

二、大型活动资料的分类大型活动资料繁多，可将其分为前期筹备资料、活动现场资料和后期整理资料。

前期筹备资料包括策划书、预算表等；活动现场资料包括照片、视频、新闻稿等；后期整理资料包括活动总结、评估报告等。

三、大型活动资料的整理方法大型活动资料的整理方法包括资料的收集与整理、归档与存储、备份与更新。

首先，在活动过程中，应及时收集各类资料，并对资料进行整理，以便后续使用。

其次，将整理好的资料归档并存储，以便随时查阅。

最后，定期对资料进行备份，以防止资料丢失。

四、大型活动资料的应用整理好的大型活动资料可以应用于提高活动策划效率、便于活动总结与反思以及为未来活动提供参考。

通过查阅往期的活动资料，活动组织者可以发现策划过程中的疏漏，从而提高策划效率。

同时，借助资料对活动进行总结和反思，有助于发现活动的不足，为改进活动提供依据。

此外，大型活动资料还可为未来活动提供有益的借鉴，帮助活动组织者少走弯路。

总之，大型活动资料的留存与整理对于活动的成功具有重要意义。

附件1重大活动和突发事件档案管理办法（征求意见稿）目录第一章总则第二章职责与分工第三章档案的管理第四章档案的利用、开发与监督第五章附则第一章总则第一条为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案齐全、完整、真实与安全，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化建设，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》等相关法律、法规，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、运动、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生的，造成或可能造成严重社会危害或大面积影响范围的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据、实物等不同形式的原始记录。

第四条重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为服务经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条各地区各部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导，建立健全工作制度，保证档案收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

第六条重大活动和突发事件档案工作的收集、整理和移交工作所需经费应当列入活动经费预算。

档案主管部门、国家综合档案馆开展重大活动和突发事件档案工作所需经费列入同级财政预算。

第七条重大活动和突发事件档案管理工作应当积极运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平。

涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理的相关规定。

第二章职责与分工第八条档案主管部门负责本行政区域内重大活动和突发事件档案工作统筹协调、制度建设，负责建立本行政区域内重大活动和突发事件档案工作清单，并对档案工作进行监督、指导和检查。

第一章总则第一条为了规范重大项目管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有重大项目的档案管理，包括项目立项、设计、施工、验收、运营等各个阶段。

第三条重大项目档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确，反映项目实际情况；（二）完整性原则：档案资料应齐全，确保项目全过程的记录；（三）准确性原则：档案资料应准确无误，便于查阅和使用；（四）安全性原则：确保档案资料安全，防止丢失、损坏和泄露；（五）规范性原则：档案管理应按照国家和行业相关规范执行。

第二章档案分类与归档第四条重大项目档案分为以下类别：（一）项目前期档案：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、社会稳定风险评估报告等；（二）项目设计档案：包括设计方案、施工图、设计变更等；（三）项目施工档案：包括施工组织设计、施工日志、质量检验报告、安全生产记录等；（四）项目验收档案：包括竣工验收报告、竣工图纸、工程质量检测报告等；（五）项目运营档案：包括运营管理文件、维护保养记录、维修记录等。

第五条重大项目档案归档应按照以下程序进行：（一）项目立项阶段：项目立项审批文件、项目可行性研究报告、项目建议书等；（二）项目设计阶段：设计方案、施工图、设计变更等；（三）项目施工阶段：施工组织设计、施工日志、质量检验报告、安全生产记录等；（四）项目验收阶段：竣工验收报告、竣工图纸、工程质量检测报告等；（五）项目运营阶段：运营管理文件、维护保养记录、维修记录等。

第三章档案整理与保管第六条重大项目档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案类别进行分类整理，确保档案资料有序；（二）编目标识：对档案资料进行编目标识，便于查阅；（三）装订成册：将档案资料装订成册，确保档案资料完整；（四）数字化处理：对重要档案资料进行数字化处理，提高档案利用效率。

第一章总则第一条为加强重大活动档案的科学管理，确保档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我国实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我国境内各级机关、团体、企事业单位以及其他社会组织举办的具有重大意义或重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动以及应对突发事件过程中形成的各类档案。

第三条重大活动档案是反映国家和社会发展历程的重要历史记录，对于维护国家利益、促进社会进步、提高治理能力具有重要意义。

第二章档案分类与范围第四条重大活动档案分为以下几类：1. 文字档案：包括会议纪要、讲话稿、通知、请示、报告、总结等；2. 图表档案：包括活动海报、展板、流程图等；3. 声像档案：包括照片、录像、录音等；4. 实物档案：包括奖杯、证书、纪念品等。

第五条重大活动档案的范围包括：1. 重大活动筹备阶段形成的各类文件材料；2. 重大活动实施阶段形成的各类文件材料；3. 重大活动总结阶段形成的各类文件材料；4. 应对突发事件过程中形成的各类文件材料。

第三章档案管理职责第六条重大活动档案管理工作由活动主办单位负责，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，明确档案管理职责；2. 组织档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 建立档案检索系统，方便查阅；4. 定期对档案进行鉴定和销毁；5. 加强档案信息化建设，提高档案管理水平。

第四章档案收集与整理第七条重大活动档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的齐全，不得遗漏；2. 真实性原则：档案内容应真实反映活动情况；3. 及时性原则：档案收集工作应与活动同步进行。

第八条重大活动档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别进行分类整理；2. 规范命名：档案命名应规范、准确；3. 编制目录：编制档案目录，方便查阅。

第五章档案保管与利用第九条重大活动档案保管应遵循以下要求：1. 安全保管：确保档案安全，防止丢失、损毁；2. 环境适宜：保持档案库房温度、湿度适宜；3. 防虫、防霉：定期进行档案防虫、防霉处理。

企业会计类档案、音像类档案、实物类档案的归档范围某市企业会计类档案、音像类档案、实物类档案的归档范围，仅供参考学习，此文章非权威部门发布，为我站整理，请网友注意！会计类:(1)财务报告(表);(2)会计帐簿类;包括总帐,明细账,日记帐,辅助帐簿等(3)会计凭证类;(4)其它.主要包括工资表,清产核资,资产评估方面形成的材料,银行对帐单,银行余额调节表等音像类:(11项)(1)上级领导人,社会著名人物到本单位视察,指导检查工作或参与本单位重要活动音像的材料;(2)本单位重要外事活动的音像材料;(3)本单位组织或参加的重要会议和重要活动;(4)本单位发生的重大事件,重大事故的音像材料;(5)宣传介绍本单位的专题音像材料;(6)本单位主要产品的音像材料;(7)本单位不同时期厂区(或办公地址)建设及发展情况的音像材料;(8)有关本单位产品广告的音像材料;(9)新闻媒体有关本单位报道的音像材料;(10)获得的奖状,奖旗,奖杯,证书等荣誉的音像材料;(11)其它具有保存价值的音像材料.实物类:主要包括本单位获得的各种荣誉证书,奖状,锦旗,奖杯,奖牌以及废止的各种印章,获赠的纪念品,宣传品及反映企业不同发展阶段的产品样品,实体性科技成果,工装和设备等物品.来源：档案管理网武汉大学重大活动档案管理办法第一条为了加强和规范我校重大活动档案的管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》及有关法规规定，结合本校实际，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动档案，是指学校在重大活动过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。

主要包括：（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；（二）录音（带）光盘，录像（带）光盘；（三）照片及文字说明；（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；（五）其他具有保存价值的材料。