谈档案鉴定中的几个问题
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试析档案鉴定工作实践中的难点与对策摘要:在档案管理工作中档案鉴定是非常重要的内容,除了决定档案是否可以得到保存外,还会直接影响档案管理工作的效率与质量,所以提升档案鉴定工作效率具有非常重大的意义。
在进行档案鉴定时应遵守相应的鉴定标准以及原则,在鉴定过程中根据其标准、依据以及原则,开展实际的档案鉴定工作,以此提升档案质量。
本文将会对档案鉴定工作实践中的难点与对策进行分析。
关键词:档案鉴定;难点;对策前言:随着现代化科技的高速发展,实践活动的不断增加,文件的载体类型也变得越来越丰富,这无疑增加了档案管理的工作量,同时也对档案储存的质量、开发利用以及管理条件带来了较大的问题。
为了解决这一问题,可以在档案管理工作中开展档案鉴定,不过档案鉴定工作在实践中还存有一些难点需要进行改正。
1档案鉴定工作的内容以及优点1.1档案鉴定工作的内容档案鉴定工作的主要内容为鉴定档案自身的价值以及真实性,也就是判断并鉴定档案自身的价值,若档案具有一定的价值则进行妥善保管,而若是档案没有价值则需要及时销毁。
档案鉴定工作可有效解决档案数据的销毁以及存储问题,其会贯穿整个档案管理的整理、收集以及存储登记等,是档案管理工作中极为重要的内容。
档案鉴定工作可以影响档案的质量和数量,推动档案行业的发展,成为档案行业发展的关键环节。
档案鉴定工作的主要内容为确定档案价值鉴定的有关标准、根据既定标准明确档案的及价值,并设置其保存期限、对毫无价值的档案进行及时销毁。
1.2档案鉴定工作的优点若是不将档案进行鉴定,则会加大库存量。
另外,将保存价值极小甚至失去保存较之的档案与珍贵以及具有较大保存价值的档案进行无差别储存,这样不仅会影响档案的检索效果以及利用率,还会增加物力、人力的投资,若是遇到地震、洪水以及火灾等重大突发事件,则会迅速、及时地抢救重要档案。
但把档案进行价值鉴定,根据其自身存在的价值进行合理分级,并按照其级别开展区别维护,把重点保护对象当成价值较大的档案,给予其高度关注,使用优异的保障手段以及保管条件,在保证档案的完整以及安全时,最大化增加其寿命。
档案鉴定及应注意的几点问题归档鉴定是文件转为档案的鉴定。
归档鉴定工作主要解决以下问题:鉴别文件材料有无保存价值,从而确定文件材料的取舍,剔出无保存价值的文件材料;判定文件材料价值的大小,据以确定保管期限的长短,对每个归档的保管单位划出保管期限。
把归档鉴定工作作为档案鉴定工作的重要组成部分,已成为国际档案界共同关注的问题和面临的首要任务。
纵观世界,进入20世纪以来,世界各国的文件数量成几何级猛增,给档案管理机构带来了巨大的压力,于是,档案鉴定工作逐渐引起普遍关注并继而成为焦点。
美国档案学者莫斯曾指出:“鉴定是档案工作整个系列中第一个关键性决定,是随后所有决定得以产生的基础,因而是档案工作的首要职能。
鉴定的重要性居第一。
” 1992年在加拿大召开的第十二届国际档案大会上,“档案保管期限表”成了有关研讨会的中心议题,在香港召开的国际档案理事会东亚分会的第四次全体会员大会上,也将“档案鉴定”作为主要专题,进行研讨。
我国《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
”第十五条规定“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定。
禁止擅自销毁档案。
”《档案法实施办法》在第五章罚则部分规定:“违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的……,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。
”要对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法追究相应的法律责任。
如确需扩大或者缩小接收范围的,必须报经本级人民政府和上级档案行政管理部门批准。
实际工作中,确定好文件的归档范围,做好鉴定工作,不仅从源头上保证了档案的质量,把档案优化问题解决在萌芽状态,使档案资源得以优化,而且减轻了以后存毁鉴定的负担,有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力,提高工作效率,有利于档案科学规范化、现代化管理水平的提高,使档案工作更加健康地发展。
“档案鉴定工作总结”——档案鉴定工作中存在的问题及解决方法。
随着时代的发展和各种档案的不断积累,档案鉴定工作也日益显得重要。
档案鉴定工作是指对档案材料的真实性、完整性、合法性等方面进行调查、评估和鉴别的工作,其目的是为确保档案材料的保全和利用具有可信性。
但是,在档案鉴定工作中存在着一些问题,本文将就这些问题及其解决方法进行探讨。
一、存在的问题1、鉴定人员缺乏专业知识和技能档案鉴定需要对档案材料的历史时代和背景、文化背景、制作工艺、文本内容、编排方式等方面的知识有一定的了解,但是目前鉴定人员的专业技能和知识水平存在不够的情况,导致鉴定工作的难度增加。
2、鉴定标准不统一档案鉴定标准不统一也是档案鉴定工作的一大问题,不同的鉴定机构、鉴定人员之间对同一档案材料的判断标准存在差异,导致鉴定结果不一致。
3、行业监管不到位目前,档案鉴定机构和鉴定人员的标准、管理规定和行业行为规范缺乏,导致一些机构、人员在鉴定过程中存在乱收费、乱称职、弄虚作假等问题。
4、技术手段不够先进在现实鉴定工作中,一些技术手段如数字化技术、虚拟化技术等还没有得到广泛的应用,与传统的鉴定方法相比有所欠缺,很难满足现代化的鉴定需求。
二、解决方法1、不断加强鉴定人员的专业知识和技能为了提高整个行业的鉴定水平,应该重视鉴定人员的专业知识和技能的培训和提高。
行业内部可以通过组织培训、考试、证书等方式来规范行业人员的素质,并明确制定人员的职业素养标准,防止“三长两短”情况的发生。
2、合理制定鉴定标准建立起统一的档案鉴定标准,规范鉴定工作流程和标准,为各地区、各行业鉴定工作提供统一的标准依据,使各方对档案的真实性和完整性达成共识,有效地防止出现鉴定结果不一致的情况。
3、完善行业规范和监管制度建议通过加强行业的自律和监管,加强对档案鉴定机构和鉴定人员的管理和监督。
行业内可以建立不同级别的鉴定机构,对机构进行审批、定级、评定或定期复核,及时发现和遏制不法分子的行为。
我国档案鉴定⼯作现状及其解决措施⼀、我国档案鉴定存在的问题1、档案鉴定⼯作长期后,给室藏带来难以摆脱的压⼒,改⾰开放⼆⼗年来,我国国民经济和治黄事业得到了快速发展,伴随产⽣的⽂件材料越来越多,必然导致档案的增长。
由于鉴定⼯作的长期滞后,室藏中需要鉴定的档案数量逐年增加,给室藏带来难以摆脱的压⼒。
2、80年代以前由于⼀味追求室藏数量,在接收档案时过于重数量轻质量,“垃圾”⽂件多,致使鉴定⼯作⼈员重复劳动,增加了⼯作量,降低了劳动效率。
3、档案管理⼈员任务重,只能应付⽇常⼯作,难以加⼤鉴定投⼊。
特别是部分领导怕担责任,不敢拍板,宁可多添些组合柜继续扩⼤库存,也不愿承担风险,对其进⾏鉴定和销毁。
4、上等级达标投⼊精⼒偏⼤使⽇常鉴定⼯作受到了影响。
有些单位档案室达标上等级⼯作,对档案数量有⼀定的要求,这些政策极⼤地刺激了档案室忽视档案的质量,盲⽬扩⼤接收范围,追求室藏数量,给档案鉴定和其他业务⼯作留下了隐患。
5、档案鉴定⼯作没有形成⼀种制度,纳⼊⼯作⽇程,列⼊年度计划和长远规划。
档案⼯作岗位⽬标责任和年度考核等,对鉴定⼯作均⽆明确⽬标要求,使鉴定⼯作处于次要位置,未能认真落实。
因此问题越积越多,积重难返,成为档案管理中的瓶颈制约。
6、鉴⽽不销。
《档案法》对鉴定⼯作的规定⽐较笼统,缺乏明确要求,对不开展鉴定⼯作和该销毁的档案不及时销毁应承担什么责任等⽆规定,导致当前档案部门普遍存在的“保存保险,鉴定不保险,销毁真危险”的思想。
因此,虽然也有部份档案室多次开展了档案鉴定⼯作,对到期并已失去保存价值的档案鉴定为应销毁档案,但仍然对其“暂缓执⾏”,鉴⽽不销,造成重复鉴定,增加了⼯作量。
7、不合理之⼀处:不少档案馆藏编⽬排列⽐较混乱,珍贵档案、重要档案和⼀般档案混杂在起,同对等对待,不便于珍贵档案和重要档案的保护。
这种保护包括两⽅⾯内容:载体上的保护和内容上的保护。
8、不合理之三处:数量浩⼈,其价值存在着定的层次落差。
档案鉴定基本问题思考一、引言档案鉴定是对档案资料进行评估、判定和鉴定的过程,从而确定档案是否具有真实性、完整性和可靠性。
档案鉴定在历史研究、法律案件和文物保护等领域起着重要的作用。
在进行档案鉴定时,需要考虑一系列基本问题,本文将就档案鉴定的基本问题进行思考。
二、档案鉴定的定义和重要性档案鉴定是指鉴定人根据相关规范和标准对档案内涵、形式和存放条件等进行评估判定的过程。
档案鉴定的重要性在于确保档案的真实性和可靠性,对于历史真相的查证和文物的保护都具有重要意义。
三、档案鉴定的基本问题1. 档案真实性问题档案真实性是指档案内容与其描述相符合的程度。
在进行档案鉴定时,需要考虑档案的编制机构、时间、地点等因素,以及档案内容的一致性和完整性。
2. 档案完整性问题档案完整性是指档案中的信息是否完整、全面和准确。
在鉴定档案时,需要考虑档案的组织结构、分类标准以及档案之间的关联性,以确保档案的完整性。
3. 档案可靠性问题档案的可靠性是指档案内容的可信度和可靠程度。
在进行档案鉴定时,需要考虑档案的来源、传递途径以及证据链条,以确保档案的可靠性。
4. 档案保管条件问题档案的保管条件是指档案的存放环境、温湿度、光照等因素。
在鉴定档案时,需要考虑档案的保管条件是否符合标准,以确保档案的保存质量。
四、档案鉴定的方法和技术1. 档案鉴定方法•文献分析法:通过对档案文件的文字内容进行分析,判断档案的真实性和可靠性。
•材料检验法:通过对档案的纸质材料、印章、水印等进行检验,判断档案的完整性和可信度。
•鉴定专家法:邀请相关领域的专家对档案进行鉴定,提高鉴定结果的准确性和可信度。
2. 档案鉴定技术•数字化技术:利用数字化技术对档案进行扫描、存储和检索,提高档案鉴定的效率和准确性。
•图像处理技术:利用图像处理技术对档案图像进行修复、增强和分析,提高档案鉴定的可靠性和精度。
五、结论档案鉴定是确保档案真实性和可靠性的重要环节,需要考虑档案的真实性、完整性、可靠性和保管条件等基本问题。
浅谈档案价值鉴定工作的几个问题摘要:随着我们国家公民档案数量的日益增加,关于档案价值鉴定工作显得更加重要。
我们不仅要对现有的档案进行价值鉴定,还要去粗取精,否则档案数量太大,就会不利于档案的保存。
本文阐释了现阶段我们国家要进行档案价值鉴定的必要性,还对档案价值鉴定的过程中出现的问题进行了论述并提出解决方法。
关键词:档案鉴定;问题;解决档案的收集工作是档案工作的起点,是第一个链接的文件管理,提高文件收集,提高领导和所有员工的档案意识,并注意收集文档,充分意识到,如果我让一些有价值的文件从手中白白失去了,就没有完整的档案,对后人无法交待,给工作造成损失。
一、档案价值鉴定工作的必要性档案价值认定是档案工作实践中的重要内容,也是档案理论研究的重要课题。
面对庞大的档案,识别理论滞后,导致文件进行识别不常见,很多没有价值的文件占用有限的仓库,占用很多配件,耗费大量人力来管理,造成人力资源的浪费。
文件应该被识别,数量太大,这会影响重要文件的保存。
近年来,随着我国档案数量的大量增加,“档案识别”和“馆藏结构优化”的需求越来越受到人们的重视。
尤其高度重视对于不需要长期和永久保存的档案必须进行价值评估,以解决这一问题。
不同文件名称,表示文件的不同种类,具有不同的作用,因而也能反映出不同的价值。
一般说来,普通档案中的决定、命令、指示、条例等的价值,往往大于通知、来往信函等的价值;教学档案中的教学计划、教学大纲等往往比课程表的价值大。
但也不是绝对的,还应结合文件的其他方面综合分析。
文件上的各种外形特征也影响到文件的价值。
有些文件在其他方面并不十分重要,但却在外形上有特殊之处,比如,某些文件在制作材料、方法和笔迹、图案等方面有研究价值或艺术价值;某些文件虽很平常,但经过著名人物的题词、批注、修改和签名等等,从外形上增加了文件本身并没有的特殊标记符号,因而有了新的意义,价值就比原来的价值增大了。
反之,某些文件虽然有一定的价值,但在外形上已破损得无法修补和利用,也就失去了它继续存在的价值。
JIDIANBINGCHUANDANGAN业务研究档案鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定。
企业档案鉴定工作就是依据一定的原则、标准、方法,科学地判定企业档案的现实价值与历史价值,根据价值大小确定保管期限,通过价值和质量的核查及严密的程序,对无保存价值的档案予以销毁的档案业务管理工作。
档案的鉴定工作是企业档案业务工作的一个重要环节,档案鉴定工作的成果直接影响到馆藏档案的数量和质量,档案鉴定工作涉及到档案的生死存亡,如果处置不当将会影响到企业的生存和发展。
一、档案鉴定工作的意义与作用(一)便于提高档案质量,优化馆藏,提高档案服务水平通过对档案的价值鉴定,合理确定档案保管期限,保持档案价值等级的合理比例,优化馆藏结构;通过对档案“去粗存精”“玉石分清”的甄别,以提高馆藏档案的含金量,创建精品档案,充分发挥档案在企业发展中的经济效益和社会效益;在档案鉴定过程中也可以反推档案管理工作收集、整理、归档等其他业务环节的不足,分析原因,总结经验,采取改进措施,从而提升档案管理工作的整体水平。
(二)便于档案分级管理,节省人力物力,确保档案安全如果不鉴定,库存势必增加,大量失去保存价值或保存价值小的档案和有保存价值或珍贵档案进行无差别保管,不仅使档案利用和检索的效率受到影响,还会大大增加人力、物力;一旦遇到火灾、地震等“突发事件”,不能及时、迅速地优先抢救和转移重要档案。
通过鉴定,对档案价值进行分级,并依据档案价值级别实行区别维护,把保存价值大的重要档案作为保存的重点,给予更高的关注,提供更好的保管条件和保障手段,在保障档案安全完整的前提下,尽可能延长其寿命;对于失去保存价值的档案及时剔除销毁,减少库房、装具等物力消耗,降低人员劳动强度,从而节省管理成本;通过档案价值鉴定,区分主次,一旦遇到突发事件,可以最大限度地保护更有价值的档案。
(三)便于优化其他业务环节,为深层次开发档案信息提供基础档案鉴定工作涉及档案工作的方方面面,与收集、整理、检索、归档、数字化、编研等环节密切相关,档案鉴定工作贯穿档案工作的始终。
档案鉴定工作存在问题及对策建议思考随着时间的推移,档案的数量、质量、馆藏面积、档案载体等相互之间的矛盾逐渐凸显,为档案管理工作带来了新的挑战,需要进一步提升档案从业人员对档案鉴定工作的认知,更好地推进档案管理工作的开展。
一、档案鉴定工作的含义和意义(一)档案鉴定的含义。
档案的鉴定是指档案从业人员对档案的真伪进行鉴定,并对相关档案的价值进行科学评定,最终将具备存档价值的相关档案进行妥善保存,将不需要保存的档案进行科学销毁,其目的是更好地解决单位档案的存毁问题。
档案鉴定工作贯穿于整个档案管理的全过程,决定着档案管理工作的质量和数量,对档案事业的科学健康发展起着至关重要的作用。
总而言之,档案鉴定工作就是通过评判档案价值对档案的存毁进行科学认定的一种手段,其目的是更好地实现档案的科学合理保存。
(二)档案鉴定工作的意义。
随着时间的推移,各单位档案的存量与馆藏室有限面积的矛盾日益凸显,用于专门存储档案的空间变得越来越窄,档案鉴定工作的价值在此时开始彰显,从事档案管理的工作人员按照已经制订的相关标准对档案的价值进行科学鉴定,通过科学的管理,有价值的档案能够更好地被使用者查阅和利用,既能降低档案管理工作的错误发生率,也能有效提升档案的综合服务水平,即使在意外发生时,也能实现档案的迅速抢救和转移,降低重要档案的损坏风险。
二、档案鉴定工作需要把握的原则(一)全面原则。
开展档案价值鉴定,要做到单位需要与社会需要的有机结合,以便对档案价值进行全面的研究和判断。
要明确各档案之间的联系,将有价值的档案形成一个有机的整体,进行分门别类的鉴定,既要鉴定每一份档案的单独价值,也要研判一系列关联档案的整体价值,这样才能对相关档案进行更好地保存。
要多层次、多角度、多方面对保存档案的相关社会需求进行科学研判,做到本单位需求与社会发展需要相结合、眼前需求与长远需求相结合、工作需求与科研需求相结合、发展需求与编史修志相结合、历史环境与现实需求相结合。
浅谈档案价值鉴定工作的几个问题作者:侯殿波来源:《商业文化》2011年第04期摘要:随着档案数量的大幅度增长,档案价值鉴定工作显得尤为重要,档案要进行鉴定,去粗取精,否则数量太大,影响重要档案的保存,本文就档案价值鉴定工作进行了观点阐述和分析。
关键词:档案鉴定;问题;解决中图分类号:G271文献标识码:A 文章编号:1006-4117(2011)04-0347-01一、档案价值鉴定工作的必要性档案价值的鉴定是档案工作实践中的一项重要内容,也是档案学理论研究中的重要课题。
面对浩如烟海的档案,由于鉴定工作理论的滞后,导致档案鉴定工作没有得到普遍的开展,大量未经鉴定或鉴定后未销毁的档案占用了有限的库房,占用了许多装具,耗费了许多人力去管理,造成了人力的浪费。
档案要进行鉴定,去粗取精,否则数量太大,影响重要档案的保存。
近几年,随着我国各类档案馆馆藏数量的大幅度增长,要求重视“档案鉴定”和优化馆藏结构“的呼声愈来愈高。
特别是一些重复文件和不需要长期、永久保存的档案进馆的问题应当引起高度重视,要解决这一问题必须做好档案的价值鉴定工作。
确切的说,档案的价值鉴定工作产生并建立在两个客观基础上;第一,具体档案的文件价值千差万别,有些档案文件的价值很大,有些则很小或接近于零,因此没有必要将所有的处理完毕的文件均作为档案保存起来。
即使被作为档案保存起来的文件也应因其价值不同而采取不同的保存态度,确定不同的保管期限,根本无价值或价值已消失的档案文件则应予以销毁。
第二,人们对保存档案所要付出的人力、物力、财力是有限度的,不允许对无限增长趋势的文件材料都保存起来,不可能做到有文必档,因此,开展档案价值的鉴定工作是十分必要的。
二、档案价值鉴定工作存在的问题及解决办法档案价值鉴定工作一直以来没有受到应有的重视,对档案价值鉴定理论的研究还不够深入,存在很多问题;(一)在收藏与鉴定的关系上重收藏而轻鉴定,收藏是档案工作的基础,没有健全的收藏工作,就没有馆藏档案的管理、利用工作,但是收藏必须注重数量和质量的统一,即丰富馆藏同优化馆藏的统一,特别是馆藏档案不能只进不出。
大学档案的自我鉴定存在问题
《大学档案的自我鉴定存在问题》
作为一名大学生,我认识到大学档案对于我的未来至关重要。
它不仅记录着我的学习成绩和课外活动,还体现了我的个人品质和素养。
然而,我也发现大学档案的自我鉴定存在着一些问题。
首先,大学档案的自我鉴定往往存在夸大个人成就的倾向。
在填写自我鉴定时,许多学生会不自觉地夸大自己在学术、社会实践或领导能力方面的成就,以此来让自己看上去更加出色。
这种行为不仅会误导他人对我的真实情况的理解,也违背了求真务实的原则。
其次,大学档案的自我鉴定缺乏客观评价。
学生填写自我鉴定时,往往只看重自己的优点,而忽略了自身存在的不足。
这样一来,自我鉴定就成了一种单方面的自我宣扬,而缺乏了对自己的全面认识。
这种缺乏客观评价的自我鉴定,容易让他人产生误解,也影响了我的成长和发展。
最后,大学档案的自我鉴定缺乏指导和规范。
在填写自我鉴定时,学生缺乏统一的标准和规范,容易导致填写内容的简单随意和缺乏深度。
同时,由于缺乏指导,学生也很难在填写自我鉴定时进行合理的展现和归纳,导致了自我鉴定的质量参差不齐。
综上所述,大学档案的自我鉴定存在着不少问题,需要引起我
们的重视和认真思考。
作为大学生,我们应该采取合适的态度和行为,严格把关自我鉴定的内容和质量,做到求实务实,客观公正。
这不仅有利于他人对我们的了解和评价,也有利于我们自身的成长和发展。
档案中存在的问题和不足之处随着社会的不断发展和进步,档案管理在现代化建设中越来越重要。
它伴随着各个方面的发展而日渐成熟,但是在实际运用中,仍然存在一些问题和不足之处。
本文将从几个方面谈论。
一、档案的完整性问题档案的完整性是指档案资料的内容应该充分、完整、真实、准确、可信和文件完整。
但是在一些特殊情况下,档案缺页、缺图、涉密内容过多等问题屡屡出现,这就导致了档案的完整性难以达到标准。
应当建立健全的档案保管制度,规范档案的编制、整理和保管,把档案的完整性放在首位。
二、档案的密度问题档案的密度是指卷内文件或档案的数量,过小的数字会严重影响档案的使用和管理。
而过于稠密的档案卷则使档案保管人员难以找到特定的文件资料,严重依赖图书馆的物理存储设备,而不是通过数字化的方式检索。
因此,加强档案选题的分配和整理是必须的,避免档案过于拥挤。
三、档案的资料内容浅显问题档案的资料浅显问题是指,很多档案的内容虽然完整,但是难以认识和理解。
这主要是由于档案材料的撰写对象大多为律师和专业人员,在普通大众之间流传的档案内容难以阅读和理解。
因此,积极地利用标准化、实用性强的语言标准,进行文件资料的修整和简化,意在让更多群众明白档案的内容。
四、档案区域空间不足问题随着档案内容不断增加,档案保管室的空间问题日渐尖锐。
在这种情况下,档案保管单位应当扩建空间,或者采用大量存储档案的方式,让档案在数据库中保存下来。
数据化管理、电子数据档案也是一种取代实体档案的一种选择,电子数据档案既能保证数据的完整性,也能有效的缓解实体档案所带来的占用空间和储存成本等问题。
综上所述,档案管理中存在的问题和不足之处需要及时加以改进,建立健全的制度和保管机制,提高档案保管的标准化和规范化,实现档案的全面性和一体化,让档案管理能够更好的为社会发展服务。
同时,我们也要不断地强化档案知识和档案管理意识,加强档案管理电子化的创新,推进档案工作的全面改革。
谈企业档案鉴定工作存在的问题及对策作者:李春燕来源:《北京档案》2011年第03期摘要:本文结合作者的实际工作经验,阐述了企业档案鉴定工作中存在的主要问题,介绍了北京建工集团档案鉴定工作的具体做法,提出了进一步加强企业档案鉴定工作的对策与建议。
关键词:档案鉴定问题对策建议一、企业档案鉴定工作存在的主要问题1.档案数量急剧增长,给档案鉴定工作带来压力。
以北京建工集团为例,从1953年北京市建工局成立(北京建工集团前身)到1968年,档案室保存的文书档案为1945卷。
进入八十年代,各类档案逐渐完善,截止到1988年,档案室保存档案为12942卷,20年里增加了5倍多。
到2010年,集团保存档案达34508卷、10206件。
在此期间,已将1988年以前室存永久、长期的5269卷文书档案移交北京市档案馆。
如此庞大的档案数量,加之企业档案人员身兼数职,难以投入很大精力开展档案的鉴定工作。
2.档案鉴定工作风险大,责任重。
档案具有不可再生性,一旦销毁,无法挽回。
现实中,企业面临的档案库存矛盾再大,困难再多,与鉴定失误相比,责任还是要小得多;只要档案保存在库房中,档案人员就踏实。
这不仅代表了一部分档案人员的心态,也代表了一部分领导的心态。
正是这种求稳保守的思想,直接影响着档案鉴定工作的开展。
3.档案鉴定标准缺乏可操作性。
在工作实践中,往往感到现行标准缺乏可操作性。
一是基建档案,保管期限分为永久、长期、短期三个档次,一般以单项工程为一套,一套基建档案少则几十卷,多则上千卷。
档案人员很难在成百上千卷的档案中,挑选到期的档案进行鉴定,造成基建档案的鉴定成为一纸空文。
二是档案保管限期表条款概括性很强,使档案人员理解的随意性加大,可操作性减少。
例如《会计档案管理办法》中明确规定了会计档案的保管期限,但是在执行中,如果只按照保管期限进行档案的鉴定与销毁,而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题,势必造成误鉴。
4.档案鉴定工作缺乏监管,无制度约束。
话说档案那些事(六):看不明白的档案鉴定档案鉴定是档案工作中一个重要的环节,它涉及到档案的真实性、完整性和可信度,对于保护档案安全和有效利用具有重要的作用。
档案鉴定中常常会遇到一些看不明白的问题,让人感到困惑和无奈。
本文将就档案鉴定中的一些疑难问题进行探讨,希望能给大家一些启发和帮助。
一、档案鉴定的基本原则在进行档案鉴定时,需要遵循一些基本原则,以确保鉴定过程的公正和准确性。
要遵循档案鉴定的客观性原则,即鉴定员应当客观、公正地进行鉴定工作,不偏袒任何一方。
要遵循档案鉴定的权威性原则,即鉴定员应当具有相关的专业知识和经验,对被鉴定的档案具有权威性和可信度。
还要遵循档案鉴定的科学性原则,即鉴定过程应当基于科学的方法和标准,确保鉴定结果的科学性和可靠性。
还要遵循档案鉴定的保密性原则,即鉴定员应当严格保守被鉴定档案的机密信息,确保档案的安全和保密。
二、档案鉴定中的疑难问题及解决方法1.档案真伪鉴定在档案鉴定中,最基本的问题就是档案的真伪问题。
有些档案可能经过篡改或伪造,这就需要鉴定员进行真伪鉴定。
有些档案的真伪鉴定并不容易,因为伪造者可能会采取一些高超的技术手段,使得普通的鉴定方法无法辨别。
在这种情况下,鉴定员需要依靠一些先进的科学技术手段,例如文书鉴定技术、声纹鉴定技术、指纹鉴定技术等,来进行鉴定工作。
2.档案完整性鉴定除了真伪鉴定之外,档案的完整性鉴定也是一个重要的问题。
有些档案可能遭到了部分删除或篡改,使得其完整性受到了威胁。
在进行完整性鉴定时,鉴定员需要详细查阅档案的原始材料,对比档案的各个版本和复印件,以确定其是否完整和原始。
还可以借助数字化技术和计算机鉴定技术,对档案的完整性进行鉴定。
3.档案可信度鉴定档案的可信度鉴定也是一个非常重要的问题。
有些档案可能存在不确定性和矛盾性,使得其可信度受到了质疑。
在进行可信度鉴定时,鉴定员需要仔细分析档案的内容和来源,查找相关的证据和资料,以确定档案的可信度。
试论企业档案鉴定工作存在的问题及计谋摘要:本文结合作者的实际工作体会,论述了企业档案鉴定工作中存在的要紧问题,介绍了北京建工集团档案鉴定工作的具体做法,提出了进一步增强企业档案鉴定工作的计谋与建议。
关键词:档案鉴定问题计谋建议一、企业档案鉴定工作存在的要紧问题1.档案数量急剧增加,给档案鉴定工作带来压力。
以北京建工集团为例,从1953年北京市建工局成立(北京建工集团前身)到1968年,档案室保留的文书档案为1945卷。
进入八十年代,各类档案慢慢完善,截止到1988年,档案室保留档案为12942卷,20年里增加了5倍多。
到2020年,集团保留档案达34508卷、10206件。
在此期间,已将1988年以前室存永久、长期的5269卷文书档案移交北京市档案馆。
如此庞大的档案数量,加上企业档案人员身兼数职,难以投入专门大精力开展档案的鉴定工作。
2.档案鉴定工作风险大,责任重。
档案具有不可再生性,一旦销毁,无法挽回。
现实中,企业面临的档案库存矛盾再大,困难再多,与鉴定失误相较,责任仍是要小得多;只要档案保留在库房中,档案人员就踏实。
这不仅代表了一部份档案人员的心态,也代表了一部份领导的心态。
正是这种求稳保守的思想,直接阻碍着档案鉴定工作的开展。
3.档案鉴定标准缺乏可操作性。
在工作实践中,往往感到现行标准缺乏可操作性。
一是基建档案,保管期限分为永久、长期、短时间三个档次,一样以单项工程为一套,一套基建档案少那么几十卷,多那么上千卷。
档案人员很难在成百上千卷的档案中,挑选到期的档案进行鉴定,造成基建档案的鉴定成为一纸空文。
二是档案保管限期表条款归纳性很强,使档案人员明白得的随意性加大,可操作性减少。
例如《会计档案治理方法》中明确规定了会计档案的保管期限,可是在执行中,若是只依照保管期限进行档案的鉴定与销毁,而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题,必将造成误鉴。
4.档案鉴定工作缺乏监管,无制度约束。
在我国现行档案治理法律规章中,没有关于过时档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文,致使档案鉴定工作一直无法纳入到档案治理的打算当中。
谈档案鉴定中的几个问题
宫露雯宫岩
档案的鉴定是决定档案存毁命运的关键,历来引起档案部门的重视,随着形势和科学技术发展,对鉴定中出现的一些问题有必要作进一步的探讨。
一、档案数量的与日俱增,要求对档案的鉴定工作有一个新的认识
随着形势的发展和对档案工作的重视程度,人们越来越感到,无论办什么事情,都需要有所认定和凭证,由此对档案文件的依赖性增强,使得机关档案部门拿出许多的精力保存这些档案。
加之过去在鉴定标准中大多针对早期历史形成的档案,由于其珍贵、数量少,在执行中鉴定不是很严格,一般要求越全越好,宁多勿少。
另外,一些档案人员的素质有一定的局限,在有的单位存在着有文必档,有文必存的现象,甚至是不管什么文件都按文件号流水排文,并列为永久保存。
这就使档案数量激增,使档案工作偏重档案的数量。
在对档案数量的认识上,一些档案教科书中,也有一种倾向认为档案存得越多越好。
如有的教科书中写道“我国具有五千年左右文字可考的历史,有十亿多人口,在人口和面积上属于世界大国之列。
但是我国所收藏的档案的数量,与此是不相适应的,无论中央一级的档案馆还是地方档案馆,馆藏档案远比许多国家同类档案馆的档案数量少。
”笔者认为,这种以档案的数量与人口的数量来比较是十分不恰当的,这种多多益善的提
法,容易形成一种误导,直接影响了档案的鉴定质量。
如果这个问题现在不引起重视,将来势必会由于过多的数量而背上过重的包袱,而这个包袱也会随着逐年递增越来越重,以至积重难返,对档案工作产生负效应。
这不但从人力、物力、财力上造成极大浪费,而且一旦发生紧急情况很难处置。
笔者曾对永久保管期限163卷5965份档案逐份进行再鉴定,发现其中20%的文件不需做永久保存,有50%的文件30多年来没有提供利用过。
同时也注意到有的干部档案室对保存的超过保管期限的下级上报的干部统计表一直不愿做出鉴定,几十年来由于逐年增加,存量过多,已经占了档案室的38%的装具,大家都知道没有什么保存价值,但一提到销毁,谁也不愿意承担责任。
最近军队系统派人去国外考察,对国外在档案鉴定工作方面的一些做法作了了解。
从美国国家档案馆保存的永久档案看,仅占全部文件的3%,他们对档案的保管期限掌握的十分严格,到了保管期限,必须提出处理意见。
凡没有意见的则自行解密,予以公布,较好地解决了这问题。
对现阶段机关档案鉴定工作除了要坚持全面、历史和发展的观点外,还应提倡档案数量、质量的优化,必须掌握好以下几个原则:
1.档案的鉴定工作要以档案自身的价值为原则
档案的自身价值即档案的价值,是由档案本身的各种因素和社会利用需求二者的结合所决定的。
档案的鉴定工作是以档案的价值为依据,全面考察档案对本单位和社会的现实作用与历史作用,从而确定档案的保管期限。
这是鉴定文件价值的基本要素,是鉴定工作首先需
要考虑的方面。
2.档案鉴定工作要以立档单位本身利用价值为主要原则
档案能否发挥效益,除了对档案本身作用的估价外,主要是看档案在利用过程中发挥的效益,档案对档案形成者具有首要的利用价值,积累和保存档案的档案形成者是主要受益者,这是鉴定工作需要把握的重要尺度,因此在档案的鉴定中必须坚持以立档单位本身利用价值来考虑,如果不坚持这一点,一些相关单位或辅助部门的档案就会越存越多,可存可不存的存了,可短期保存的定为长期,长期保存的归入永久,使档案的数量增多,玉石不分,为以后工作带来许多弊病。
3档案鉴定工作要以立档单位主要职能为原则
每个单位都有自己的职能特点,如果使机关各部门保存的档案都能够较全面、较系统的反映出本身的职能特点,有自己的强项,这样利用者就可以有所依寻,根据其需要到相关部门去查询有关档案资料。
反之,如果每个部门都追求小而全,面面俱到,互相有重复、有交叉,有用没用掺在一起,看上去文件数量不少,但没有多少“精品”,对利用者也不会有多大帮助,反而造成查找中的困难。
4.要按照档案的保管期限决定档案的销毁原则
对超过保管期限的档案,要提出处理意见,对确定销毁的档案,在销毁之前必须再检查一遍,除了要填写销毁登记清册外,还必须坚持审查、签批制度,在确定万无一失后,再行销毁。
要注意防止工作人员认识上的偏差和业务素质不高,对档案的销毁工作不重视,对确定销毁的文件不作复查,销毁了不该销毁的档案,使档案工作遭到不
应有的损失。
最近报刊上发表了“陈景润同志手稿发现记”,从中也暴露了档案部门在鉴定问题上的过失,这应该引起我们的警觉和反思。
二、档案类型日益繁多,要求对不同形式的载体档案有不同的鉴定标准
随着社会的发展,档案的类型日益增多,各种载体形式也不断涌现,如磁带、磁盘、光盘等等,给机关档案鉴定工作带来了新的课题,对这些形式的档案如何鉴定,鉴定的标准和依据是什么,保管期限如何划分等等,都需要进一步的研究。
笔者认为,对不同类型文件的鉴定应采取不同的措施。
1.对录音、录相带的鉴定
对录音、录相带的鉴定,可参照文书鉴定的原则从历史唯物主义的角度出发,全面地、历史地、发展地看待录音带、录相带所保存档案信息的真实性、可靠性,对有档案价值的、能够反映出立档单位工作情况的录音、录相带分门别类地进行核实、鉴定,按照定期、永久确定其保管期限。
对没有档案价值的,可剔出销毁或作为资料保存。
在录音、录相带的鉴定中,一方面要注意作者、时间、人物、地点、问题等各个要素是否齐全,内容是否完整,对于不齐全、不完整的,一般不能作为永久保存。
对特别重要的,要进行补充,必要时作出说明。
另一方面,要注意质量因素鉴定,如声音是否清晰,影像是否清楚,有无失声、磁化、影像不清等质量问题,对出现的问题,应设法解决,必要时要进行复制、修复。
2.对软盘、光盘的鉴定
电子文件的出现,为档案研究工作带来了新的研究课题,对软盘、光盘等新的载体形式的鉴定,笔者认为,还不能够把它们笼统地按文书档案进行鉴定,也就是说软盘、光盘在目前还不能作为永久性具有凭证价值作用的档案进行保存。
由于软盘、光盘本身具有可复制性,软盘、光盘所保存的信息不易控制,所具有的真实性程度还不能完全令人置信,操作者可以任意添、删、改、复制,所以不能起到凭证作用。
据国外资料表明,目前在一些发达国家软盘、光盘等电子文件也还没有作为档案进行永久保存。
所以电子文件的鉴定工作还需要根据形势的发展,制定出与之相应的有关标准和依据。
但从目前情况看,应先将软盘、光盘信息输出打印到纸上,按纸质档案处理。
对于电子文件本身的鉴定工作还需密切关注、借鉴别国的先进经验,随形势的发展视情而定。
三、档案凭证作用日益重要,要求对档案文件的真伪做出鉴定
随着形势的发展,档案的价值和作用越来越明显,人们利用档案作为凭证解决了许多疑难问题。
但是在个别地区,出现了一些造假的现象。
某些人为了种种别有用心的目的,伪造档案,尤其是在干部档案、契约和首长签批的文件中,有被篡改或伪造等现象,这不能不引起我们的警惕。
从一定意义上说,档案的鉴定工作也是鉴别和存真弃伪的过程,必须引起我们每个档案工作者的高度重视。
在鉴定中可以从以下几个方面入手。
1.通过纸张鉴定文件的真伪
不同年代的生产的纸张其纤维素的含量有所不同,纸张的耐折度、
韧性和白度也不一样,要与相同年代文件的纸张进行对比,鉴别真伪。
如60年代生产的纸张,由于残留在纸张中的氯化物含量较高,含酸量较高,其纸张容易变质,因此需要认真进行对比。
2.通过墨迹鉴定文件的真伪
可通过化学的方法,对墨迹所含染料、颜料的成分进行分析对比鉴别真伪,对印章处要查看有无暗记,色彩褪变程度等。
3.通过字迹鉴定文件的真伪
可以通过字迹的对比鉴别真伪。
尤其对有首长签署的文件,一定要进行字体的核对,将署名与其它文件上的签名进行比较,从书写习惯、字体等方面进行核对,也可采取其它一些技术方法鉴定文件的真伪。
总之,随着新形势的发展,新问题的出现,我们对档案鉴定工作要有新的认识,新的思想和新的处置方法,这样工作起来才会更加积极主动。
原载《文献工作研究》1998年第5期。