某某实业有限公司档案管理规定实施细则

公司档案管理办法及实施细则第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，加强信息资源的保护和利用，提高公司内部管理效率，制定本办法。

第二条公司档案管理工作应遵循依法、规范、高效、安全的原则，确保公司档案的真实、完整、准确、可靠。

第三条本办法适用于公司内部所有的档案管理工作，涵盖电子档案和纸质档案。

第四条公司档案管理工作应遵循积极主动、全员参与、法规合规、持续改进的原则。

第二章档案管理的基本制度第五条公司应建立档案管理制度，明确档案管理的组织结构、管理职责和工作程序，规范档案管理行为。

第六条公司应配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作，确保档案的整理、检索和保存工作的有效实施。

第七条公司应制定档案管理工作计划，确保档案管理工作有序进行。

第八条公司应制定档案管理操作手册，明确各类档案的归档、借阅和销毁的具体操作指南。

第九条公司应建立档案室，确保档案的安全和防火措施。

第三章档案的归档和检索第十条公司应制定档案归档规范，明确不同类别档案的归档要求和流程。

第十一条公司应将纸质档案进行编号和分类，并建立档案目录和档案检索系统，方便日后的查阅和管理。

第十二条公司应制定档案检索规范，明确档案借阅的程序和要求。

第十三条档案借阅申请应由相关人员填写并经过档案管理员审核后方可借阅，借阅人员应按规定时间归还借阅档案。

第四章档案的保存和销毁第十四条公司应建立档案保存制度，明确档案保存的时间和条件。

第十五条档案保存期限届满后，公司应组织相关人员进行档案销毁工作，确保档案销毁的合规性和规范性。

第十六条档案销毁应经过严格审核和监督，销毁过程应有记录和证明，确保销毁后不再恢复。

第五章电子档案管理第十七条公司应建立电子档案管理系统，确保电子档案的安全、准确和可用性。

第十八条公司应制定电子档案归档和备份规范，明确电子档案的归档、备份和恢复的具体要求。

第六章违规处理第十九条对于档案管理中的违规行为，公司将根据档案管理制度进行处理，违规人员将被追究相应责任。

一、目的为了规范公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本实施细则。

二、适用范围本实施细则适用于公司内部所有档案资料的收集、整理、保管、借阅和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 人力资源部负责员工人事档案的管理工作；2. 行政部负责公司行政管理档案、合同档案、会议档案等的管理工作；3. 技术部负责技术档案、研发档案、项目档案等的管理工作；4. 财务部负责财务档案、审计档案、合同档案等的管理工作；5. 各部门负责人对本部门档案资料的管理工作负责。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理制度，及时收集本部门产生的各类档案资料，并按要求整理归档。

2. 档案整理：档案资料应按照档案类别、时间顺序进行整理，确保档案的完整性和连续性。

3. 档案编号：档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查阅和管理。

五、档案保管与安全1. 档案保管：档案资料应按照档案类别、保管期限进行分类存放，确保档案资料的安全。

2. 档案安全：档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案资料的安全。

3. 档案保密：涉及公司机密的档案资料，应严格按照国家保密规定进行管理。

六、档案借阅与利用1. 借阅手续：借阅档案资料需填写借阅单，经批准后方可借阅。

2. 借阅期限：借阅档案资料应在规定期限内归还，逾期需缴纳滞纳金。

3. 档案利用：档案资料仅限于公司内部查阅、复制和利用，不得外传。

七、档案销毁1. 档案销毁：档案资料达到保管期限或因其他原因需销毁时，需按照规定程序办理销毁手续。

2. 销毁手续：销毁档案资料需填写销毁单，经批准后方可销毁。

八、监督检查1. 公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查。

2. 各部门应定期对档案管理工作进行检查，确保档案资料的安全、完整和有效利用。

九、附则1. 本实施细则自发布之日起施行。

2. 本实施细则由公司档案管理部门负责解释。

通过本实施细则的实施，公司将进一步加强档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，为公司的发展提供有力保障。

公司档案管理办法及实施细则范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保公司档案的安全、完整和有效利用，制定本办法及实施细则。

第二条公司档案的管理工作包括档案的收集、整理、保存、利用、销毁、安全保管等方面。

第三条公司档案分为纸质档案和电子档案两类，纸质档案以文件形式保存、电子档案以电子文件形式保存。

第四条公司档案应遵循透明、公正、保密、合法的原则。

第五条公司档案管理委员会负责对公司档案管理工作进行监督和指导。

第六条公司档案管理员应具备相应的专业知识和技能，按照规定进行操作和管理。

第七条公司档案管理工作应与公司其他工作相结合，加强协作与沟通。

第八条公司档案部门应制订具体的档案管理工作计划，并及时上报公司领导。

第九条公司档案部门应定期进行档案清理和整理工作，确保档案的完整性和安全性。

第十条公司档案管理工作应进行定期的档案审核，及时发现问题并采取相应的整改措施。

第二章档案收集与整理第十一条公司各部门应按照规定，及时向档案部门提交相关的档案材料。

第十二条公司档案部门应及时对收集到的档案材料进行整理和归档。

第十三条公司档案部门应按照一定的分类标准对档案进行分类归档。

第十四条公司档案部门应制定具体的档案整理规范，保证整理工作的质量。

第三章档案保存与利用第十五条公司档案部门应建立合适的档案保存环境，保证档案的安全性和完整性。

第十六条公司档案部门应定期对档案进行备份，防止档案丢失。

第十七条公司档案部门应加强档案利用的网络平台建设，方便企业内部人员进行查阅。

第十八条公司档案部门应根据需要，定期向公司领导和相关部门提供档案利用情况报告。

第四章档案销毁与安全保管第十九条公司档案部门应按照一定的规定对档案进行定期的销毁和清理。

第二十条公司档案部门应建立完善的档案销毁程序和流程，确保档案销毁的合规性。

第二十一条公司档案部门应加强对档案的安全保管，防止档案被非法获取。

第五章档案管理的法律与责任第二十二条公司档案管理工作应符合国家相关法律法规的要求。

公司档案管理办法及实施细则最新版第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，促进档案资源的合理利用，保障公司各项业务活动的顺利开展，特制定本办法。

第二条公司档案管理遵循的原则是科学性、规范性、实用性、保密性。

第三条公司档案管理的范围涵盖公司一切业务活动的有关档案。

第二章档案的定义与分类第四条公司档案是指公司在经营活动中形成的与公司业务活动相关的一切纸质和电子形式的文件、档案、记录等。

第五条公司档案分为机关档案、业务档案、人事档案、财务档案等不同分类。

第六条公司档案应按照文件的形式、内容的特点和保存期限的长短进行分类，确保档案的管理和使用方便。

第三章档案的管理第七条公司应建立健全档案管理机构，明确档案管理人员的职责和权限。

第八条公司档案的归档、借阅、销毁等操作应按照档案管理流程进行，确保操作规范、审批严格。

第九条公司应建立档案管理系统，实现对档案信息的集中管理、查询和利用。

第四章档案的保管第十条公司应提供安全、干燥、通风、无虫害等保管条件，确保档案的安全性和完整性。

第十一条公司应制定保密管理制度，对涉及商业机密、个人隐私等敏感信息进行保护。

第十二条档案的保管期限应按照规定进行，及时进行归档和转存，避免档案遗失和损坏。

第五章档案的利用第十三条公司应制定档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。

第十四条档案利用应符合法律法规的规定，不得违反国家利益和社会公共利益。

第十五条公司应建立档案借阅制度，确保档案利用的正当性和及时性。

第六章档案的销毁第十六条公司应严格按照规定的销毁程序和方法进行档案的销毁，确保档案的安全和完整。

第十七条档案销毁应有销毁记录，并应保存一定时间，以备查证。

第七章档案的转让与接收第十八条公司转让档案应按照规定的程序进行，确保档案转让的合法性和完整性。

第十九条公司接收档案应对档案进行核查和整理，确保档案的完整性和准确性。

第八章档案管理的监督与评估第二十条公司应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。

公司档案管理制度实施细则一、总则为了规范公司档案的管理和使用，确保档案的安全、完整和便于使用，特制定本细则。

二、档案责任人1.公司设立档案管理员，负责公司档案的管理和使用工作。

2.档案管理员应具备相关档案管理知识和技能，并定期接受相关培训和学习。

三、档案管理要求1.档案的收集和整理(1)公司各部门应及时将档案送交档案管理部门进行收集。

(2)档案管理部门负责对收集到的档案进行整理、归类和编号，并制作档案目录和档案索引。

(3)对于重要档案，应采取数字化管理方式进行备份和存储，确保其安全性和可访问性。

2.档案的保管和使用(1)档案管理部门应负责公司档案的保管和防火防盗工作。

(2)档案管理员应根据公司内部规定，制定档案使用申请和借阅制度。

(3)档案借阅需要填写相关申请表，并经过相关部门的审批。

(4)档案借阅期限一般不超过30天，若需要延长借阅期限，需提前申请并经过相关部门的批准。

(5)档案使用应遵守相关法律法规，不得泄露和篡改档案内容。

3.数字化管理(1)公司应建立统一的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。

(2)各部门应定期将需要归档的电子文档发送给档案管理部门，并保证文档的完整性和准确性。

(3)档案管理部门负责对接收到的电子文档进行整理、归类和存储，并制作档案目录和档案索引。

(4)档案管理部门应定期对电子档案进行备份和内容的安全检查。

四、档案管理的监督和评估1.公司内部设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。

2.档案管理监督小组应定期进行档案管理工作的抽查和核查，并提出改进建议和意见。

3.档案管理监督小组应定期向公司管理层汇报档案管理工作的情况和存在的问题，以及提出解决方案。

五、违规处理1.对于违反本细则的档案管理人员，依据公司内部相关规定进行相应的纪律处分。

2.对于故意篡改、删除或泄露档案内容的行为，将依法追究责任，并承担相应的法律后果。

六、附则本细则自颁布之日起生效，如有需要修订，由公司管理层决定，并向相关部门和人员进行通知和培训。

第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本实施细则。

第二条本实施细则适用于公司各部门、各子公司及分支机构形成的各类档案。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性、完整性、连续性原则；（三）科学性、规范性和便捷性原则；（四）保密性原则。

第二章档案管理组织与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司档案管理制度及实施细则；（二）组织实施公司档案的收集、整理、保管、鉴定和销毁工作；（三）指导、监督各部门、子公司及分支机构的档案管理工作；（四）开展档案业务培训和宣传教育；（五）负责档案信息化建设。

第六条各部门、子公司及分支机构应设立兼职档案员，负责本部门、本单位的档案管理工作。

第七条档案员的主要职责：（一）负责本部门、本单位的档案收集、整理、保管、利用和鉴定工作；（二）协助档案管理部门开展档案业务培训和宣传教育；（三）完成档案管理部门交办的其他工作。

第三章档案收集与整理第八条公司档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）基建工程档案；（三）仪器设备档案；（四）财务人事档案；（五）声像档案；（六）其他档案。

第九条档案收集应遵循以下要求：（一）全面收集，确保档案的完整性和连续性；（二）及时收集，确保档案的时效性；（三）准确收集，确保档案的真实性；（四）分类收集，便于档案的整理和利用。

第十条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理，按档案类别、时间顺序和编号进行整理；（二）编目整理，编制档案目录、索引等检索工具；（三）装订整理，对档案进行装订、塑封等保护措施；（四）数字化整理，将具有保存价值的档案进行数字化处理。

第四章档案保管与利用第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）安全保管，确保档案的完整、准确和安全；（二）科学保管，采用适宜的保管条件，延长档案寿命；（三）保密保管，严格保密制度，防止档案泄密；（四）定期检查，及时发现和处理档案保管中的问题。

企业档案管理办法及实施细则
1. 概述
公司的档案是重要的资产，对企业的发展和管理都起着关键作用。

为了更好地管理企业的档案，制定一套完整的档案管理办法及实施细则非常必要。

2. 档案管理办法
2.1 档案分类管理
将档案分为电子档案和纸质档案，同时按照档案的重要程度进行分类管理，采用密级制度进行保密。

2.2 档案收集、整理和保管
在档案收集、整理和保管上，应该注重规范性、严密性和保密性，确定档案保管责任人，并实行责任追究制度。

2.3 档案利用和归档
在档案利用和归档上，应该建立档案利用制度，保证档案资料被科学地运用，同时实行档案借阅制度，确保档案安全归档。

3. 实施细则
3.1 电子档案管理实施细则
为规范电子档案管理，明确电子数据的属性和形态，实现电子数据的安全、合法和有效使用、管理、流转。

3.2 纸质档案管理实施细则
为规范纸质档案管理，对档案馆的场地、环境、设施和人员等方面进行规定，并进行具体的操作流程规定，确保档案真实可信。

3.3 应急管理与灾备实施细则
为保障档案馆的安全稳定，制定了应急管理与灾备实施细则，明确应急措施和救援机制。

4. 结论
制定一个完整的档案管理办法及实施细则，对于企业档案管理至关重要。

只有严格执行这些规章制度，才能确保企业档案的科学和规范管理，为企业创造更大的价值和意义。

第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类档案的管理工作。

第三条公司档案管理遵循统一领导、分级管理、分类存放、方便利用的原则。

第二章档案分类及归档范围第四条公司档案分为以下类别：1. 文书档案：公司内部各类文件、通知、报告、请示、批复等。

2. 会计档案：财务报表、凭证、账簿、税务申报表等。

3. 科技档案：产品设计、研发、生产、销售等环节的技术文件、图纸、规范等。

4. 人力资源档案：员工档案、劳动合同、薪酬福利、培训等。

5. 设备档案：设备购置、安装、维修、报废等文件。

6. 产权档案：公司土地使用权、房产证、专利证书等。

7. 专项档案：招标、投标、合同、审计、审计报告等。

第五条公司档案归档范围：1. 公司内部形成的各类文件、资料、图纸、凭证等。

2. 公司与外部单位签订的合同、协议、协议书等。

3. 公司内部组织机构、人员变动、会议、活动等形成的文件。

4. 公司对外交流、接待、捐赠、捐赠证书等。

5. 公司其他需要归档的文件、资料。

第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 档案收集应遵循及时、完整、准确的原则。

2. 各部门应按照归档范围，将应归档的文件、资料及时报送档案管理部门。

3. 档案管理部门对收集的档案进行审查、整理、立卷。

第七条档案整理：1. 档案整理应遵循科学、规范、有序的原则。

2. 档案整理包括：分类、编目、装订、归档。

3. 档案管理部门负责对档案进行分类、编目、装订，并建立档案目录。

第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案安全。

2. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉等设施。

3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第九条档案利用：1. 档案利用应遵循合法、合规、高效的原则。

2. 档案利用需填写档案借阅申请，经批准后方可借阅。

第一章总则第一条为了加强单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

第二条本细则适用于本单位所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性、真实性、完整性和准确性；（二）统一领导，分级管理，责任到人；（三）安全保密，防止档案的丢失、损毁和泄密；（四）方便利用，提高档案的利用率。

第二章档案分类与编号第四条档案分类应当遵循以下原则：（一）按照档案的性质、内容、来源、时间等进行分类；（二）分类应当便于查找、利用和保管；（三）分类标准应当统一。

第五条档案编号应当采用系统编号方法，编号应当清晰、规范。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应当遵循以下原则：（一）全面收集，确保档案的完整性；（二）及时收集，防止档案的遗漏；（三）依法收集，尊重档案的知识产权。

第七条档案整理应当遵循以下原则：（一）按照档案的分类和编号要求进行整理；（二）保持档案的原貌，不得随意修改、删减；（三）对破损、褪色的档案应当及时修复、复制。

第八条档案整理应当包括以下内容：（一）档案的来源、时间、地点、内容等基本信息；（二）档案的编号、分类、整理方法等；（三）档案的保管期限、密级等。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应当遵循以下原则：（一）按照档案的种类、密级、保管期限等进行分类存放；（二）定期检查档案的保管条件，确保档案的安全；（三）对重要档案应当采取特殊保管措施。

第十条档案利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，尊重档案的知识产权；（二）保障档案的完整性和安全性；（三）提高档案的利用率。

第十一条档案利用应当办理以下手续：（一）查阅档案应当填写《档案查阅申请表》；（二）查阅档案应当遵守档案查阅规定；（三）利用档案应当保证档案的保密性。

第五章档案信息化管理第十二条档案信息化管理应当遵循以下原则：（一）利用现代信息技术，提高档案管理的效率；（二）确保电子档案的完整性和安全性；（三）实现档案的资源共享。

公司档案管理制度实施细则一、引言公司档案是公司重要的资产和信息资源，对公司的日常经营和发展具有重要的作用。

为了保证公司档案管理工作的规范、高效和科学，制定本档案管理制度实施细则。

该细则旨在明确公司档案管理的基本要求、具体措施和管理责任，以确保公司档案的安全、完整和可靠。

二、档案管理组织机构公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档和利用工作。

档案管理部门由部门负责人、档案管理员和相关工作人员组成，其中档案管理员应具备相应的专业知识和技能。

三、档案管理的基本原则1.法律依据原则：公司档案管理应遵守国家相关法律法规和政策，确保档案管理的合法性和合规性。

2.非遗漏原则：公司档案管理应确保对所有重要信息进行记录和归档，避免遗漏和遗失档案。

3.完整性原则：公司档案应按照文件的完整性原则进行归档和保留，确保档案的真实和完整性。

4.保密原则：公司档案应符合保密要求，确保档案信息的安全性和保密性。

5.高效性原则：公司档案管理应采取科学、系统和高效的措施，提高档案管理的效率和质量。

6.利用性原则：公司档案应既可以满足公司业务需要，又可以为公司的决策提供可靠的依据。

四、档案管理流程1.档案收集：公司档案管理部门负责收集公司各部门的档案，确保档案的完整性和及时性。

2.档案整理：公司档案管理员负责对收集到的档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序性和易查性。

3.档案归档：公司档案管理员负责根据档案分类和重要性将档案进行归档，确保档案的安全和可靠性。

4.档案利用：公司档案管理员负责为公司各部门提供相关档案，以满足公司业务发展和决策所需。

5.档案保管：公司档案管理员负责对归档的档案进行定期检查和保管，确保档案的保存期限和安全性。

6.档案销毁：公司档案管理员负责对档案的销毁工作，确保档案的安全和合规性。

五、档案管理的安全保障措施1.档案保管：公司档案应存放在专门的档案库房，拥有安全的存储设施和设备，并实施防火、防水和防盗措施。

公司档案管理制度实施细则第一章总则第一条目的与依据第二条适用范围本制度适用于公司内的所有部门和人员，所有涉及公司档案的管理活动都应符合本制度的规定。

第三条档案管理的原则1.法定原则：符合国家法律法规和相关规范性文件的要求；2.统一原则：公司内部统一制定档案管理政策、规范和标准；3.全程原则：从档案的产生到销毁，全程跟踪和管理档案的存储和运用；4.安全原则：确保档案的完整性、可信性和机密性；5.档案经济原则：合理利用档案资源，提高档案资源的效益。

第二章档案管理的基本流程第四条档案的分级管理公司档案按照密级分为绝密、机密、秘密和普通级别，分别采取相应的保密措施。

根据档案的形式、内容、用途和保存期限等因素，公司还可以对档案进行分类管理。

第五条档案的整理和归档公司应设立专门的档案管理部门负责档案的整理和归档工作。

在整理过程中，要对档案进行分类整理，编制档案目录，并制定编号规则。

归档时，应按照规定的文件分类和编号进行存放，并做好相应的档案标识。

第六条档案的检索和借阅第七条档案的保存和销毁第三章档案管理的职责和权利第八条档案管理员的职责第九条档案使用的权限和限制第十条档案管理的监督公司档案的管理工作应定期进行内部和外部的监督检查，确保档案管理制度的有效执行。

监督检查的结果应及时反馈给相关责任人，对存在的问题要进行整改和处理。

第四章附则第十一条本制度的解释权归公司档案管理部门所有。

第十二条本制度自颁布日起生效，并由公司档案管理部门负责解释和修订。

以上为公司档案管理制度的实施细则，旨在确保档案管理工作的规范、有效进行，提高档案管理水平，保障公司档案的安全和可靠性。

公司档案管理办法及实施细则范本第一章总则第一条为加强公司档案的管理，规范档案工作流程，保证档案的安全、有序和高效运行，特制定本办法。

第二条公司档案是指公司组织活动中产生的一切公文、资料、文件和其他记录材料以及电子档案的总和。

第三条公司档案管理的基本原则是：规范、全面、高效、便捷。

第四条公司档案管理的目标是：确保公司档案的完整性、可靠性、以及档案信息的安全性和保密性。

第二章档案管理程序第五条公司档案管理应与公司工作流程相结合，确保档案管理的全过程合理、高效。

第六条公司档案管理程序包括：文件收集、整理、编排、保管、检索、利用和销毁。

第七条文件收集应定期进行，包括纸质文件和电子文件的汇总，将其按照文件类型和文件编号进行分类。

第八条文件整理应按照公司内部规定的文件编制标准，将文件归档，确保文件的结构和层次清晰，提供方便的检索途径。

第九条文件编排应按照档案管理规定制定文件编号，为文件的检索提供便利。

第十条文件保管应做好防火、防水、防盗等措施，对文件进行分类存储，确保档案的安全。

第十一条文件检索应通过系统化的检索工作，提供及时、准确的档案查询服务。

第十二条文件利用应根据公司需要，提供档案信息和统计报表等，并保证档案的完整性和安全性。

第十三条文件销毁应按照公司规定的程序进行，确保档案信息的安全销毁，防止信息外泄。

第三章档案管理责任第十四条公司领导应对公司档案管理工作负总责，确保档案管理工作的顺利进行。

第十五条公司档案管理员应专门负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第十六条每个部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和管理工作，并配合公司档案管理员完成档案的交接。

第十七条任何员工在涉及档案管理的工作中，应严格遵守本办法和公司档案管理制度，保证档案的安全和保密。

第四章档案安全保密第十八条公司档案应按照档案密级和保密期限进行分类管理，确保档案信息的安全和保密。

第十九条公司档案管理员和相关人员应签署保密协议，严守档案的保密义务。

公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则;一、总则一公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据;二档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作;公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理;三公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存;二、档案部门设置及其职责一公司设立档案部并配备专职档案人员,公司档案部的基本职责为：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则;2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等;3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导;4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用;5、办理领导交办的其他有关档案业务工作;二各部门设立兼职档案员,其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查;2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全;三、档案接收与整理一公司编制文件材料的归档范围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个方面：1、行政人事部：1公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；2与总部及其他单位往来发文；3行政管理方面,包括：1办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2日常管理方面的员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单,公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复,员工民主生活会方面的记录等；3人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等;2、铁塔安装部：主要为施工管理手册所包含的内容3、机柜部4、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面的固定资产核算、费用申请等以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门,以便档案管理及时作出调整;各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件;二归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及业务划分,结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法,便于科学管理和开发利用;2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为：行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC财务部：CW 法务与档案部：FD 企划部：QH仓管部：CG3、工程项目命名;以上七部门主要是设计部、工程部、客服部三部门凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别,以南华康城小区3号楼1单元2号为例,其项目大类编号为：NHKC-3-1-2;各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下：日期客户地址详细信息4、非工程项目档案命名;由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一,对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形,靠右为公务编码,一般制度/规范性文件均需要编号;无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线;以财务部为例：编制方法：2014年6月份财务报表其中201406为日期,CW为财务部编号,01为财务部制定的代表财务报表的内容02为财务凭证等等类推,XXX为其他编号;（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整,层次分明,符合其形成规律,能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程;2、涉及项目工程的,应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的,先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成的年度跨年度的规划计划,可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度;3、按要求填写卷内目录、备考表等表格,拟写案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称;案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写;4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊,对较大的纸张应折叠,并拆除文件材料上的金属物;案卷装订要整齐;四、归档流程一归档时间;各部门不涉及工程项目的材料,应根据材料性质不同进行整理;凡材料每月整理的一般为行政部、人资部、企划部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理的材料,应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的,应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档;归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件;各部门涉及项目工程的材料,应在工程全部竣工后一周内进行首先归档,各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部,归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件;（二）档案移交;各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及项目工程的,各部门首先归档后,由部门主管签字并统一交客服部整理,客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部;档案经档案部主管人员验收合格后,填写档案移交清单,双方履行签字手续,办理移交;根据公司目前的经营状况及要求,财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管,暂时不移交档案室;五、档案保管与统计一公司设置专用档案库房,库房应坚固,具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施;定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理;二档案库房温度应保持在14℃-24℃,相对湿度应保持在45%-60%;档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质,库房管理人员调动工作时,对保存的档案资料要详细清点,履行交接手续;三建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计;及时、准确填写各种档案工作情况统计年报;六、档案借阅利用一档案部根据工作需要,编制必要的档案目录、索引等检索工具,编辑档案文件汇编各种参考资料,积极主动开展档案利用工作;二建立档案借阅及保密制度,根据档案的重要程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续;1、借阅资料为普通文件的,借阅时间不超过一周,如遇节假日,须在节假日前归还;借阅普通文件的,需填写调档单,经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅;2、借阅资料为重要文件的,借阅时间不超过三个工作日,如遇节假日,须在节假日前归还;借阅重要文件的,需填写调档单,经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅;3、借阅资料为秘密文件的,借阅时间不得超过一个工作日,原则上不得带出档案室;借阅秘密文件的,需填写调档单,经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅;三借阅档案人员必须爱护档案,保持整洁,要保护档案的安全;不得转借、拆卸、调换、污损所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改,未经批准不得复印档案;四调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件;借阅人员必须严格保密,不得泄漏资料内容,不得遗失;借阅后需按时归还,如需延长借阅的,必须通知档案管理人员,并另行办理借阅手续;七、档案鉴定、移交、销毁一根据不同档案材料的分级及保管期限,结合实际情况,档案部统计档案库内各档案的情况表;二定期对于已到期的档案进行鉴定,鉴定工作在行政与人力总监的统一领导和主持下,由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组,具体负责档案的鉴定工作;三凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案,应登记造册,经公司主管领导批准后销毁;档案销毁时,必须有两人在场负责销毁,并在销毁清单上签字;销毁清册由公司档案室永久保存;八、档案保密一档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案,妥善保管尚未整理的档案材料,不准随意堆放,以免造成丢失、损坏和泄密;二不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容;三档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案,不准擅自带人进入档案库房;四集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案,不得做他用;五发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导,当事者要及时出具书面报告;对违反保密规定、造成泄密和被盗密者,应按其性质及情节给予严肃处理;九、公司员工奖惩及法律责任有下列行为之一的,根据情节轻重,公司将给予处分或50-1000元不等的处罚,严重者将追究法律责任：（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；（二）未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；（四）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；（六）对档案进行涂改、伪造的；（七）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料,造成工作延误或经济损失的；（八）擅自出卖、倒卖档案,给公司造成损失的；（九）对各部门档案工作监督指导不到位,严重影响工作秩序的；（十）对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理,严重影响工作秩序的;对于各部门积极配合档案部工作的,由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员,经层报执行总经理给予物质奖励,具体奖励办法参考公司相关管理规定;十、附则（一）本实施细则经征求各部门意见,由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行;（二）本实施细则解释权归公司董事会所有;卷内目录业之峰档案封面卷内备考表档案调阅单日期：档案调阅登记。

第一章总则第一条为加强我公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有纸质、电子、声像等形式的档案。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）维护档案完整，确保档案安全；（四）提高档案利用率，服务公司发展。

第二章档案分类与编号第四条公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）生产经营档案；（三）技术档案；（四）人力资源档案；（五）其他档案。

第五条档案编号采用分类编号法，具体格式如下：1. 管理部门代码 + 类别代码 + 序号 + 年份2. 例如：办公室档案类别代码为“01”，2019年第五号档案编号为“010519”。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：（一）档案收集范围包括公司各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（二）档案收集应真实、准确、完整，确保档案质量；（三）档案收集工作由档案管理部门负责。

第七条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行整理；（二）整理过程中应保持档案原貌，不得随意修改、删除档案内容；（三）整理后的档案应便于查阅、利用。

第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案保管工作由档案管理部门负责；（二）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、清理，确保档案安全。

第九条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用应按照档案保密规定执行；（二）档案利用者应遵守档案查阅、复制、借阅等规定；（三）档案管理部门应提供档案查阅、复制、借阅等服务。

第五章档案鉴定与销毁第十条档案鉴定应遵循以下要求：（一）档案鉴定工作由档案管理部门负责；（二）档案鉴定应依据档案价值、保管期限等标准进行；（三）档案鉴定结果应报公司领导审批。

第十一条档案销毁应遵循以下要求：（一）档案销毁前应进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案销毁应由档案管理部门负责，并做好销毁记录；（三）档案销毁应采用安全、环保的方式进行。

XX有限公司档案管理实施细则
一、总则
1.目的
本实施细则旨在保护XX公司的有关档案，保证它们的有效管理和使用，以实现本公司的各项经营成果的有效追溯，有效促进公司运营管理的有序进行。

2.适用范围
本实施细则适用于XX有限公司（以下简称本公司）下属所有分支机构和部门的文件归档管理。

二、文件归档管理原则
1.归档起点
本公司规定文件归档起点为本公司公文登记出厂。

2.档案存放地点
本公司文件归档存放地点均规定为本公司文件归档室，每个部门应当向文件归档室登记该部文件和文件的存放位置。

3.文件归档系统
本公司采用先进的文件归档系统、软件，建立完善的文件归档管理系统和程序，对文件归档进行完善的管理，提高文件归档效率，减少重复劳动。

4.文件归档的完整性
本公司所有文件归档必须完整无缺，以确保文件存档的真实有效。

5.档案及资料的禁止复制
本公司所有文件及资料禁止复制，任何未经授权的人员不得复制、公开、披露本公司的档案及资料，以保护档案的安全和有效使用。

三、文件归档管理责任
1.档案管理部门
本公司设立档案管理部门。