档案目录表 格式

档案目录电子表格录入格式要求1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。

法规科联系电话：8783368。

2.录入格式要求2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。

如：日照市第九届人民代表大会第二次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。

如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203212.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：日档发（92）001号正确写法：日档发[1992]1号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

3. 案卷目录格式要求3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。

3.2 著录格式：3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。

档案归档文件目录表格模板归档文件目录件号责任者文件标题日期页数备注1 XXX 学校办学理念阐释学校章程学校素质教育实施方案学校实施幸福教育活动方案学校学困生辅导方案 2016.122 XXX 学校办学目标阐释学校中长期规划学校规章制度汇编 2016.123 XXX 学校机构设置，领导班子分工教代会资料三会一课档案 2016.124 XXX 家长委员会资料 2016.125 XXX 教职工考核 2016.126 XXX 各项规章制度学校校园文化建设学校网站建设2016.127 XXX 学校卫生工作制度、计划、总结、检查等过程性材料预防传染病、食物中毒的预案、制度、检查等过程性材料学校测试的体质检测表等过程性材料健康教育计划、总结、教案等过程性材料艾滋病防治的上级文件、通知、活动照片等过程性材料全面落实泰安市“十无”标准要求过程性材料2016.128 XXX 学校幸福教育工程实施方案幸福学生、幸福教师、幸福学校资料开全课程、开足课时各班张贴作息时间表每天体育活动一小时安排及资料学校节假日活动安排有关规定节假日具体安排活动资料 2016.129 XXX 考试规定学生素质教育评价方案严禁摊派和变相摊派辅导资料 2016.1210 XXX 教学改革方案教学改革过程资料教学改革成果展示资料 2016.12归档文件目录件号责任者文件标题日期页数备注1 XXX 学校办学理念、章程、素质教育、幸福教育、学困生辅导方案 2016.122 XXX 学校办学目标、规划、规章制度汇编 2016.123 XXX 学校机构设置、领导班子分工、教代会资料、三会一课档案 2016.124 XXX 家长委员会资料 2016.125 XXX 教职工考核 2016.126 XXX 各项规章制度、校园文化建设、网站建设 2016.127 XXX 学校卫生工作、预防传染病、体质检测、健康教育、艾滋病防治、全面落实泰安市“十无”标准要求过程性材料2016.128 XXX 学校幸福教育工程实施方案、幸福学生、幸福教师、幸福学校资料、开课程、安排体育活动及节假日活动资料2016.129 XXX 考试规定、素质教育评价方案、严禁摊派和变相摊派辅导资料 2016.1210 XXX 教学改革方案、过程资料、成果展示资料2016.12。

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。

（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

档案目录格式规范 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

档案目录(卷内文件目录)格
式表样
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
文书档案卷内目录年度单位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案
卷
标
题
顺
序号文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
文件卷内目录
序号文件日期
文件
原编号
文件名称页数备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
附件3-4
科技档案卷内目录
附件：3-5
照片档案卷内目录
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签。

档案盒目录资料档案盒目录资料是指用于记录和管理档案盒内文件的目录资料。

目录资料的编制和使用对于档案管理的规范化和高效性至关重要。

本文将详细介绍档案盒目录资料的标准格式，包括目录表格的内容和结构，并提供一个示例来说明如何编写和使用档案盒目录资料。

一、档案盒目录资料的标准格式档案盒目录资料的标准格式包括目录表格和附加信息。

下面分别介绍这两部分的内容和结构。

1. 目录表格目录表格是档案盒目录资料的核心部分，用于记录档案盒内文件的基本信息。

目录表格通常包括以下列：（1）文件编号：每个文件都应有一个唯一的编号，用于标识和检索。

（2）文件标题：简洁明了地描述文件的主题或内容。

（3）文件日期：记录文件的创建、修改或归档日期，以便于追溯和排序。

（4）文件类型：指明文件的种类或分类，如合同、报告、备忘录等。

（5）文件存放位置：记录文件在档案盒中的具体位置，如第几层、第几格等。

（6）文件备注：可选项，用于记录文件的其他相关信息，如文件的重要性、使用频率等。

2. 附加信息除了目录表格外，档案盒目录资料还可以包含一些附加信息，以提供更多的参考和辅助信息。

这些附加信息可以包括以下内容：（1）文件数量统计：统计档案盒内文件的总数量，以便于核对和管理。

（2）文件归档日期范围：记录档案盒内文件的归档日期的起止范围，方便查找和归档。

（3）文件制作人：记录文件的制作人或责任人，以便于追溯和联系。

（4）文件索引：可选项，用于进一步分类和索引档案盒内的文件，提高检索效率。

二、档案盒目录资料的编写和使用编写和使用档案盒目录资料需要遵循一定的规范和流程。

下面以一个示例来说明具体的步骤和方法。

假设我们有一个档案盒，内含10个文件，主要是公司的财务报表和合同文件。

我们将按照以下步骤来编写和使用档案盒目录资料：1. 准备目录表格首先，我们需要准备一个目录表格，包括文件编号、文件标题、文件日期、文件类型、文件存放位置和文件备注这几列。

可以使用电子表格软件（如Microsoft Excel）或文本编辑软件来创建目录表格。