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编码档案管理简介编码档案管理是指按照一定的规范和标准，对各类文件、数据进行编码、存储、管理和检索的过程。
它在各种组织和机构中起着至关重要的作用，能够帮助机构高效地管理和利用信息资产，提高工作效率，并确保信息的安全性和可靠性。
编码档案管理的意义1.规范管理：通过制定合理的编码规则和标准，可以确保文件和数据得到规范化管理，便于日后的检索和利用。
2.提高工作效率：通过编码档案管理，可以快速、准确地找到需要的文件和数据，避免重复劳动，节省时间和人力成本。
3.信息安全：合理的编码系统可以加强信息安全，防止信息泄漏和篡改，确保机构信息的机密性和完整性。
4.历史回溯：编码档案管理可以记录文件和数据的变更历史，便于追溯数据的演变过程，为决策提供可靠依据。
编码档案管理的基本原则1.唯一性：每个文件或数据应该具有唯一的编码，避免重复或混淆。
2.易读性：编码应该具有一定的可读性，方便用户理解和记忆。
3.规范性：编码规则应该符合一定的标准和约定，便于管理和检索。
4.灵活性：编码系统应该具有一定的灵活性，能够适应不同类型和规模的数据管理需求。
5.安全性：编码系统应该具有一定的安全性，防止未授权的访问和篡改。
编码档案管理的实施步骤1.制定编码规则：根据组织或机构的需求和特点，制定合适的编码规则，包括编码长度、字符组成、编码算法等。
2.编码和录入：按照规定的编码规则，对文件和数据进行编码，并录入到系统中。
3.存储和管理：建立完善的档案管理系统，对编码文件和数据进行存储和管理，确保安全可靠。
4.检索和利用：根据需要，通过编码进行快速、准确的检索，为决策提供有力支持。
5.监控和更新：定期监控编码档案管理系统的运行情况，及时更新编码规则和系统设定，以确保管理效果。
编码档案管理的应用范围编码档案管理适用于各种组织和机构，包括但不限于： - 企业：可以对企业的各类文件、合同、客户信息等进行编码管理，提高工作效率和信息安全。
- 政府机构：可以对政府文件、人事档案、财务数据等进行编码管理，规范管理和提高效率。
精心整理档案实体分类编号方案一、编制目的为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档(一)(二)三、体系结构和档号的编制(一)体系结构1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。
JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SBCBWSCKSX反映学院SW具有保存一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。
2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。
二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。
3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。
4(二)123分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。
例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025（三）档案的实体排架原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。
档案管理编码规则
编码形式：
□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□
采用18编码：2
位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。
1、公司简称 BW ：江苏巴威 SF ：上海巴威 SW ：上海巴威管理 AT ：江苏爱伊替 ST ：上海爱伊替 ZQ ：镇江清源 2、部门及类目编号
3、档案级别
档案分以下3个级别：
A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。
B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。
C：一般级别：查本部门资料无需批示，查其他部门资料需要部门总监批示。
4、归档日期
各部门档案管理员收到需归档文件时的日期为归档日期，以日期后六位为编码。
5、归档编号
由001开始的3位数字依次排序，不得重复。
例：BWD01A111024888001此编码表示：
BW D01 A 111024 888 001：江苏巴威资料关于采购合同机密文件，归档日期为2011年10月24日第一个文件。
档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。
字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。
如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。
项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。
（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。
分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。
可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。
（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。
通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。
范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。
学生档案编号规则1. 规则目的学生档案编号的规则是为了确保学生档案管理的准确性和便捷性。
每个学生都会被分配一个独特的档案编号，用于识别和检索其相关档案信息。
2. 编号结构学生档案编号由以下几个部分组成：2.1 学校代码学校代码是一个唯一标识学校的数字或字母组合。
每个学校都有自己的特定代码。
例如，ABC学校的代码可以是ABC。
2.2 入学年份入学年份是一个四位数，表示学生的入学年份。
例如，2022年入学的学生的入学年份部分为2022。
2.3 班级代码班级代码是一个数字或字母组合，用于标识学生所在的班级。
例如，一年级一班的班级代码可以是1A。
2.4 流水号流水号是一个数字序列，从0001开始逐步递增，用于区分同一班级内的不同学生。
每个学生在班级内应有一个唯一的流水号。
例如，1A班的第一个学生的流水号可以是0001，第二个学生的流水号可以是0002，依此类推。
3. 示例以下是一个示例学生档案编号的结构：- 学校代码：ABC- 入学年份：2022- 班级代码：1A- 流水号：0001那么，该学生的学生档案编号为ABC-2022-1A-0001。
4. 使用和管理学生档案编号应在学生入学时进行分配，并在学生档案管理系统中进行记录。
每当有新的学生入学时，应根据规则生成新的学生档案编号，并将其与学生的个人信息关联起来。
在查询、存档或修改学生档案时，可以通过学生档案编号快速准确地定位到该学生的相关信息。
5. 结论学生档案编号规则的实施可以提高学生档案管理的准确性和便捷性，有助于学校更好地管理学生档案。
通过遵守规则并妥善管理学生档案编码系统，可以有效地维护学生档案的完整性和可追溯性。
附件3档案编码规则附件3一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。
字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。
如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT ”表示集团总部，“03”行政部）。
项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。
（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。
分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。
可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如： 的分类代码表示为：WD 〃01（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。
（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。
附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。
范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）附件3全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）。
档案的编码的方法
档案编码是一种将文件归类和管理的方法，以便于存储、检索和跟踪档案。
下面介绍一些常见的档案编码方法：
1. 数字编码法：这种最简单的方法是为每个档案分配一个唯一的数字编码。
这可以是顺序的数字，也可以是基于特定规则的数字编码。
例如，可以按照档案的创建时间顺序进行编码。
数字编码法适用于档案数量较少且不太频繁使用的情况。
2. 字母编码法：字母编码法使用字母组合作为编码，可以根据档案的主题、名称或关键词来构建编码。
这种方法通常用于组织较少的档案，例如个人或小型公司的档案。
3. 混合编码法：混合编码法结合了数字和字母编码的特点，可以更加灵活地组织档案。
一种常见的混合编码方法是将数字编码用于主要分类，然后使用字母或其他符号进行子分类。
例如，将档案按照年份进行数字编码，然后使用字母编码来表示档案的具体类别。
4. 主题编码法：主题编码法根据档案的主题或内容进行编码。
这种方法通常用于大型机构或政府组织，可以根据具体需求设计不同的编码系统。
主题编码法可以根据档案的内容进行分类，便于快速准确地检索档案。
5. 条形码和二维码：条形码和二维码是一种自动化管理档案的编码方法。
通过将档案的信息编码到条形码或二维码中，可以使用扫描设备快速识别和检索档案。
这种方法适用于大型机构或档案馆，能够高效处理大量档案。
选择合适的档案编码方法取决于档案的规模、数量和频繁程度，以及组织的具体需求。
无论使用哪种编码方法，重要的是保持一致性和规范性，以确保档案的有效管理和检索。
学员学生学号编制规则
为了规范学园规章制度，加强学园管理，现对金摇篮幼儿园小朋友的学号编制做如下规定：
一、学员学号采取7位数字来表示：XX +A＋Y+W＋ZZ，其中XX代表学员入
校年份；A代表学员所属学园；Y代表学员所属年级；W代表所属班级；ZZ代表学员在班级里的序号。
1、学员所属学园A如下：
学园编号
一园 1
二园 2
三园 3
四园 4
五园 5
六园 6
2、学员所属年级Y如下：
年级编号
小班 1
中班 2
大班 3
学前 4
3、学员所属年级Y如下：
班级编号
只有一个班0
一班 1
二班 2
…………
4、学员在班级所属序号ZZ如下：01、02、03…；此项不受限制，同一班级保证序号不重复。
5、学员入校就读年份XX：此项以学员正式入学学习年份为准。
6、对于半途插班进来的学员，为了方便档案管理，可以继续采用上述编码规则，但要在编码后加上识别码Z。
二、依据编号规则编制并在档案室张贴《金摇篮幼儿园学员档案编号一览表》列明先后建立的学员档案，并在档案柜上标注存放的档案的起止编号。
《金摇篮幼儿园学员档案编号一览表》和档案柜上标注的存放档案的起止编号根据保存档案的情况随时更新。
三、教职工个人人事档案盒中间横折面只表明档案编号和姓名。
本规程自2014年XX月XX日起实施。
学生档案管理系统使用说明及操作方法学生档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。
是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。
学生档案管理系统分单机版和网络版。
学生档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：2006SRO8527。
一、软件简介1、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。
2、功能：学生档案管理。
单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。
打印或随机打印诸多信息资料和报表。
用扫描仪、数码相机、摄像头将学生相片以JPG的格式存盘，可单人录入、还可按班级或年级批量导入相片。
记事栏目可录入约200个文字，专供在校期间的学业情况及奖惩登录。
清库功能。
保存数据功能。
恢复数据功能。
毕业升级功能。
压缩数据库功能。
统计功能。
Excel数据批量导入和导出功能。
学生档案管理系统、多功能自动分班系统、考试成绩分析评价系统、考场编排系统，数据共享。
可批量导入数据和照片。
二、操作方法1、基本设置菜单。
进入系统，点击“基本设置”菜单，进入“基本设置”对话框。
有“初始化设置、其它设置、打印选项”三个选项。
⑴初始化设置。
分三步进行：①设置学校类型：点击对应的单选按钮。
一个类型学校只设置1次。
②设置年部数目：学校有多少个年部，就选对应的数字数，单击“设置”钮。
③设置班级数目：每个年部有多少个班级，就选对应的数字数，单击“设置”钮。
一个年部设置1次，有多少个年部就设置多少次。
⑵其它设置。
有五项功能，供选择。
①清库功能：能清空库内的所有内容。
在使用本软件期间，此键不能乱用。
清库之前要先保存数据，不然会造成数据全部丢失的后果。
②保存数据功能。
即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。
点击“保存数据”键，选择盘区（C、D、E、……），起文件名，就把数据保存起来了。
③恢复数据功能。
就是将保存的数据调回来，在系统中重新运行。
④毕业升级功能。
“毕业升级功能”键一学年使用1次。
单击此键，进入“另存为”对话框，把库中所有的数据保存起来，供历史查询用。
档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
5.附件一附件二：档案分类编码表。
