劳动合同档案管理制度

合同档案管理制度

合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。

一、合同档案管理原则 二、合同文档管理办法

简介

一、合同档案管理原则

其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。

二、合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

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合同存档管理

合同档案管理办法【一】

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

二、 合同档案管理原则

1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、

财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

三、 合同文档的管理办法 1、

合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、 合同编号规则：承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例：TGB-20__02-001(推广部20__年2月份第1号合同)

3、

合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门

对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

5、

公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。

一、目的

为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理职责

1. 人事部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 部门负责人：对本部门员工档案的完整性、准确性、安全性负责。

3. 员工本人：配合人事部完成档案的收集、整理和更新工作。

四、档案收集与整理

1. 新员工入职时，由人事部负责收集以下档案资料：

（1）身份证复印件；

（2）学历证书复印件；

（3）专业技术资格证书复印件；

（4）劳动合同；

（5）入职登记表；

（6）其他相关证明材料。

2. 员工档案整理应按照以下要求进行：

（1）按照员工入职时间顺序排列；

（2）档案材料应分类存放，便于查阅；

（3）档案材料应装订整齐，标签清晰；

（4）档案材料应使用A4纸打印或复印。

五、档案归档与保管

1. 归档：员工档案收集整理完毕后，由人事部进行归档。 2. 保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防火、防盗的档案室，由专人负责保管。

3. 利用：员工档案仅限于公司内部查阅，查阅时需填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准。

六、档案销毁

1. 档案销毁前，由人事部进行审核，确认档案已无利用价值。

2. 档案销毁时，应严格按照国家有关法律法规和公司内部规定执行。

3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

七、监督检查

1. 公司领导应定期对员工档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。

2. 人事部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

八、附则

1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

九、注意事项

1. 员工档案是公司的重要资料，各部门应高度重视，加强档案管理。

2. 员工档案管理人员应具备一定的专业知识，确保档案管理的质量。

公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度

一、概述

公司人事档案管理制度是为规范公司人事档案的建立、整理、保管和使用等过程，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，维护员工和公司的合法权益，提高人力资源管理的科学性和高效性而制定的。

二、档案建立

1. 人事档案的范围和内容

人事档案的范围包括招聘、录用、绩效考核、培训等所有与员工相关的资料。人事档案的内容应包括员工的个人基本信息、学历、工作经历、合同协议、绩效考核记录、晋升、奖惩等有关信息。

2. 档案管理责任及流程

人事部门负责公司全体员工的档案管理工作，其中包括员工档案的建立、整理、保管和使用等环节。人事部门应建立严格的流程，确保档案的准确性和时效性。

3. 档案建立的流程和要求

员工入职后，人事部门应在规定时间内收集并建立员工档案。员工个人应提供真实、完整和准确的个人资料，包括身份证、毕业证、工作经历等证明文件。人事部门应按照流程对这些材料进行核实，并将其归档。

三、档案整理

1. 档案整理的原则和方法

档案整理的原则是按照时间顺序和相关性对档案进行分类和整理。人事部门应制定档案整理的具体方法和步骤，并保持档案的完整性和准确性。

2. 档案整理的任务分工和流程

人事部门应根据公司规模和人数确定档案整理的任务分工和流程。可以将档案分为不同的类别，由不同的人员负责整理和归档。

四、档案保管

1. 档案保管的目的和要求

档案保管的目的是确保档案的安全和有效使用。档案应妥善保管，防止遗失、损坏或泄露，并按照规定的时间保留期限进行保存。人事部门应制定档案保管的要求和措施，确保档案的安全性。

2. 档案保管的责任和措施

人事部门及相关人员对档案的保管负有责任。保管人员应按照规定的要求和措施进行档案的保管，包括使用锁柜、防潮、防火等措施，并定期检查档案的完整性和安全性。

五、档案使用

1. 档案使用的范围和条件

档案的使用范围限定于有关人事、劳动合同、绩效等与员工和公司产生直接关系的工作。其他部门和人员需提出申请，并经过相关部门的批准后方可使用档案。