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第四章秘书机构第一节秘书机构设置的原则一、秘书机构的含义秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。
二、秘书机构设置的原则（一)设置秘书工作机构有三个原则:1。
凡独立单位必须设置秘书机构2.精简、合理、高效的原则3. 纵向层次尽量少,横向幅度可适当加大4.秘书机关与所属机关在工作性质上必须相适应（二）秘书工作机构的名称与组织形式1.我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：广义：是指秘书长或办公厅(室）主任领导下的办公厅或办公室,其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义:是以“秘书"命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作.2。
秘书工作机构组织形式也有两种：分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜.综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理,下面不再分社部门.这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。
3.秘书机构的名称：中央的秘书级构称“办公厅”,这类“厅"是部级机构，采用分理制（即下面再设部门,以处理各种不同的秘书工作)。
省、部的秘书工作机构也称“办公厅”,这类“厅”是厅局级机构,也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。
省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。
除了乡镇办公室为股级，下不再分设.再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”.有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。
社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”,采用综理制,如“中国高教秘书学会秘书处”。
还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处"，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。
第二节各级各类秘书机构一、秘书机构的层次和类型（一）中央机关的秘书机构例:国务院办公厅设3个秘书机构，具体名称和职责如下：1。
《秘书实务》课件第三节秘书机构设置原则秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构。
它隶属于领导机关并在机关内为领导工作和单位日常事务提供公务服务。
秘书机构的设置是否妥当，它直接关系到秘书工作的效率，甚至是单位的工作效率。
秘书机构设置总的原则应是：精简、纵向层次尽量少，横向幅度适当加大。
具体来说必须遵循以下原则：一、精简、效能原则。
所谓精简就是要避免机构膨胀，分工合理，运作程序简洁，减少层次，压缩不必要的中间环节；所谓效能，就是秘书机构要充分发挥作用，具有很强的综合辅助能力，能高效地完成各项办公业务。
二、适应需要原则所谓适应需要，就是要适应领导和管理工作综合辅助及公务服务的需要，适应事业发展和时代发展的需要。
由于具有法人资格的独立单位需要经常对外行文，因此需设立秘书部门，一般单位的秘书机构只有两个层次，即办公厅（室）下分科，最多不超过三个层次。
秘书机构一般只对本机关直接领导负责并受其领导，不构建不同层次机关秘书机构之间的领导与被领导关系，上下级机关秘书机构之间只存在业务上的指导关系。
三、分级管理原则秘书工作要为领导服务，这个领导主要指秘书部门所在机关的领导，而不是指上一级机关的领导。
秘书机构的直接服务对象是本单位领导，任何一个秘书部门，都只对本单位、本部门领导负责，受本机关、本部门领导指挥，并主要为本机关、本部门领导服务。
因此，秘书部门的设置就要遵循分级管理的原则，由本单位的领导根据工作需要来设置，这样能够有效地保证秘书机构行使自己的职权，为领导工作提供高效率的服务。
四、相对稳定原则秘书机构一旦建立起来，就要在一段时间内保持相对稳定状态。
这就要求单位领导在设置秘书机构或者调整秘书机构之前，应加强调查研究，充分听取管理专家的意见，对机构的分合，编制的大小，职责的划分等进行充分的讨论，在此基础上设置的秘书机构才能做到相对稳定。
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。
二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。
三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。
秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。
（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。
在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。
所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。
广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。
一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。
主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。
狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。
（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。
1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。
第四章秘书机构
第一节秘书机构设置的原则
一、秘书机构的含义秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的
地方。
二、秘书机构设置的原则
（一）设置秘书工作机构有三个原则：
1. 凡独立单位必须设置秘书机构
2. 精简、合理、高效的原则
3. 纵向层次尽量少,横向幅度可适当加大
4. 秘书机关与所属机关在工作性质上必须相适应
（二）秘书工作机构的名称与组织形式
1. 我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
2. 秘书工作机构组织形式也有两种：
分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。
综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分社部门。
这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。
3. 秘书机构的名称：
中央的秘书级构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。
省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。
省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。
除了乡镇办公室为股级，下不再分设。
再大的企业的秘书机构只能称作
“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。
有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。
社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为秘书处”采用综理制，如中
国高教秘书学会秘书处”。
还有一种临时性的秘书工作机构，也叫秘书处”视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。
第二节各级各类秘书机构
一、秘书机构的层次和类型
（一）中央机关的秘书机构
例：国务院办公厅设3个秘书机构，具体名称和职责如下：
1. 秘书一局。
办理国务院全体会议、国务院常务会议等会务及国务院领导同志内事活动、政府信息公开、文电收发运转和国徽印鉴管理、信息、档案、公文核稿、文印、机要通信和机要文件交换、办公厅保密、《国务院公报》和《国务院大事记》编辑等方面的工作。
2. 秘书二局。
办理发展改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障、国土资源、环保、住房和城乡建设、交通运输、铁道、水利、农业、商务、银行、审计、国资监管、海关、税务、工商管理、质量监督、检验检疫、统计、林业、旅游、气象、证券、保险、电力监管、扶贫、供销、贸促及港澳经济等方面的文电、会务和督查调研工作。
3. 秘书三局。
办理教育、科技、国防、外事、政法、民族、监察、机构编制、民政、文化、卫生、人口计生、广电、新闻出版、体育、知识产权、宗教、参事、机关事务管理、港澳台侨、法制、地震、自然科学基金、妇女儿童、残疾人工作等方面的文电、会务和督查调研工作。
联系全国人大、全国政协、军队、宣传、统战等方面的工作。
承办国家科技教育领导小组的日常工作。
（二）省、市、县级的秘书机构
省（自治区、直辖市）一级：省委、省人民政府均设副秘书长和办公室，办
公厅设正副主任。
市一级，根据其管理规模的大小设置秘书机构。
县一级，县委、县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科或股、组。
（三）基层单位的秘书机构
基层单位通常只设办公室，不再下设其他秘书机构，由办公室工作人员按工作任务分工负责。
二、各类秘书机构的设置
（一）人民解放军秘书机构的设置
军队秘书机构是首长和机关各部门相互联结的中间环节，在机关管理中发挥着承上启下、沟通左右、联系内外、管理事物和综合协调机关建设的功能。
是首长指挥、协调整个机关的工具。
首长秘书机构
机关秘书机构
会议秘书机构
（二）企事业单位秘书机构的设置
企事业单位的秘书机构一般参照同等级党政机关的编制形式、结合本单位的
实际情况来设置。
（三）民主党派和人民团体秘书机构的设置
我国各民主党派的秘书机构设置
人民团体的秘书机构设置
学术团体的秘书机构设置
（四）临时秘书机构的设置
1. 为临时型领导机构服务的秘书机构
2•为各种重要会议服务的秘书机构
三、秘书机构设置的形式
四、秘书机构设置的结构
第三节秘书机构的地位和作用
一、秘书机构的地位
“秘书工作机关”：中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构。
秘书工作机构是一个特殊机构。
它主要是将领导部门与各业务部门、决策机构与执行机构上下沟通，使各业务部门之间平衡协调，使本单位于上级单位或下级单位沟通交流。
对秘书工作机构的地位和职能，我们可以从以下几个方面加以认识：
1 •秘书工作机构不是决策机构，而是辅助机构
2. 秘书工作机构不是职能部门，而是综合办事机构
3 •秘书工作机构不是统辖机构，而是协调机构
4. 秘书工作机构不是普通机构，而是要害机构
二、秘书机构的作用
（一）助手职能
这表现在帮助和代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，
节省领导的精力与时间；
帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；
承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；
经领导授权调查和处理突发事件或完成特殊使命；
还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
（二）参谋职能
这表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；
参与研究情况，提出分析或预测意见；
应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；
对下属组织和部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；
对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划和弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。
（三）枢纽职能
秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。
这主要表现在：向下级传达领
导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；
向领导部门呈报下级的书面请示和报告；
向领导部门和上级机关汇报下级的情况、要求、建议或批评意见；负责与有关地区（包括国外）、单位的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人员往来；
负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络；负责领导人与领导人之间、领导人与职能部门之间、领导人与员工之间的沟通联络。
（四）协调职能
秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。
这主要表现在：协调中央与地方之间、地方与地方之间、部门与部门之间、或时间前后之间的政策矛盾；
协调地区与地区之间、单位与单位之间的利害冲突；
协调本单位与政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突；
协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。
（五）保密职能
秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。
主要有：
妥善保管各种机密文件、资料，不得丢失、残缺、破损或被偷阅、翻拍、盗用；
保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密；
保守企业资金、经营、生产工艺、帐目、配方、专利、知识产权、客户渠道等商业机密；
保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私等秘密；
保守员工的档案、升迁、调动等的人事机密；
保守涉及组织利益的其他秘密；监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的机密。
（六）公关职能
在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。
秘书部门应本着的：广结良缘，内求团结，外求发展
的原则处理好各种公共关系。
主要有：
负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜；
负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理；
做好政府机关的人民群众的来信来访工作；
处理好组织与新闻媒介的关系；
处理好组织与社区公众的关系；
沟通、联络、协调企业与股东之间的关系；
主动收集、接受并处理内部员工对组织的反映、意见和建议等；
处理好顾客和客户对企业的投诉、批评等；
根据组织规定或主管授意，做好对员工的祝贺、探访、慰问等工作。
二、秘书机构的工作任务
广义的秘书工作主要有以下一些：
（一）文书管理
（二）文书拟写
（三）文书制作
（四）档案管理
（五）会务工作
（六）调查研究
（七）信息工作
（八）接待工作
（九）日程安排
（十）事务工作
（十一）印章管理
（十二）值班工作
第四节秘书机构的领导关系
一、秘书机构与所属领导机关
（一）各级秘书机构的设置
（二）秘书机构的领导关系
各级秘书机构之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在着相对的封闭性，它只直接对其所属机关负责。
二、秘书机构之间的纵向、横向联系
1•纵向联系，表现为上级秘书机构有义务对下级秘书机构进行业务上的指导。
2•横向联系，表现为秘书机构之间就一些共同性问题或业务问题，相互交流经验，展开讨论和研究。
