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关于政府部门文件电子化的指引政府部门文件电子化的指引随着科技的飞速发展，电子化已经成为了现代社会的一种趋势，政府部门也逐渐重视起文件电子化的工作。
为了更好地引导政府部门实施文件电子化，提高工作效率和服务质量，特制定本指引，旨在为政府部门文件电子化提供指导和参考。
一、背景和意义政府部门文件电子化是指将传统的纸质文件转换成电子文档，并在管理、存储、传输和利用等方面实现电子化、数字化。
这种方式能够有效提升办公效率和服务质量，减少文件管理的成本和资源浪费，并有利于实现政府数字化转型和信息化建设。
二、基本原则1. 法律合规性：政府部门文件电子化应遵守国家相关法律法规，确保信息安全和合规性。
2. 统一标准化：政府部门在文件电子化过程中，应制定统一的数据格式和标准，以确保文件的一致性和可互操作性。
3. 数据安全性：政府部门应采取必要的技术手段，加强对电子文件的安全保护，防止数据泄露和篡改等风险。
4. 便捷易用性：政府部门应选择易于操作和管理的电子文件系统，减少工作人员的学习成本，提高使用效率。
三、具体措施1. 文件扫描与转换：政府部门应选用专业的扫描设备和软件，将纸质文件转换成电子图像，并进行清晰度和格式的调整。
2. 文档管理系统：政府部门应建立统一的电子文档管理系统，实现对电子文件的归档、检索、审批和共享等功能，提高工作效率。
3. 数字签名认证：政府部门应使用数字签名技术，增强电子文件的真实性和完整性，防止文件被篡改或伪造。
4. 云存储与备份：政府部门可以选择云存储技术，将电子文件存储在云端，并定期进行备份，以确保文件的安全性和可靠性。
5. 信息共享与传输：政府部门应建立信息共享机制，实现不同部门之间的电子文件共享和传输，提高工作协同性和工作效率。
四、技术支持与培训1. 技术支持：政府部门可以借助专业的信息技术公司或部门，提供文件电子化技术方案的咨询与支持。
2. 培训与培训材料：政府部门应为工作人员提供相关的电子化培训和培训材料，帮助他们熟悉和掌握文件电子化的基础知识和操作技能。
电子档案管理存在的问题及对策研究【摘要】本文围绕电子档案管理存在的问题展开讨论，主要包括安全性、可追溯性和完整性方面的挑战。
针对这些问题，提出了加强管理对策和提高管理效率的建议。
在强调了利用信息技术解决问题、加强安全管理意识和建立全员参与的档案管理体系的重要性。
通过这些对策和建议，可以有效提升电子档案管理的水平，确保信息安全性和完整性，提高管理效率，推动档案管理工作不断向前发展。
本文旨在引起对电子档案管理重要性的思考，并为解决相关问题提供参考和借鉴。
【关键词】电子档案管理、问题、安全性、可追溯性、完整性、对策、效率、信息技术、安全管理、全员参与、档案管理体系1. 引言1.1 电子档案管理的重要性电子档案管理在当前信息化社会中扮演着至关重要的角色。
随着科技的不断发展和信息化水平的提升，越来越多的机构和企业开始将传统的纸质档案转换为电子档案进行管理。
电子档案管理可以提高档案的存储效率和利用率。
传统的纸质档案管理方式存在着检索困难、空间占用大等问题，而电子档案可以通过数字化存储，实现档案的快速检索和共享，大大提高了档案管理的效率。
电子档案管理有利于信息的安全保障。
电子档案可以进行加密存储，设置访问权限，保护档案的安全性，防止数据被篡改、丢失或泄露，确保档案的完整性和可靠性。
电子档案管理还可以促进档案的可追溯性和审计性。
通过电子档案管理系统，可以追踪档案的使用记录，了解档案的查阅情况，便于监督和审计，确保档案管理的合规性和透明度。
电子档案管理对于企业和机构来说具有重要的意义。
它不仅提高了档案管理效率，保障了信息安全，还增强了档案的可追溯性和审计性，是现代化信息管理的必然选择。
加强电子档案管理具有重要的现实意义和发展价值。
1.2 电子档案管理存在的问题电子档案管理存在的问题主要包括安全性问题、可追溯性问题和完整性问题。
首先是安全性问题，由于电子档案易于被篡改、丢失或被恶意攻击，其安全性难以得到保障。
其次是可追溯性问题，电子档案的流转路径不清晰，难以准确追溯其修改、删除等操作，影响档案管理的透明度和诚信度。
文件及制度、职责目录一、文件管理制度 (2)1. 文件分类与归档 (3)1.1 各类文件概述 (4)1.2 文件归档标准与流程 (5)1.3 文件保存与备份规定 (6)2. 文件发放与回收 (7)2.1 文件发放范围及流程 (8)2.2 文件回收时机与方式 (9)2.3 文件传阅与签收要求 (11)3. 文件使用与保密规定 (12)3.1 文件使用权限划分 (12)3.2 保密文件标识及保护措施 (14)3.3 文件外借与销毁流程 (15)二、制度建设与完善 (16)1. 制度建设总体要求 (17)1.1 遵循法律法规原则 (19)1.2 结合实际情况进行制定 (19)1.3 定期评估与调整制度 (20)2. 制度建设流程与实施细则 (22)2.1 立项申请与审批流程 (23)2.2 制度起草与征求意见环节 (24)2.3 制度审核、批准及公布步骤 (26)三、部门职责划分 (26)1. 行政部门职责 (28)1.1 行政管理职责概述 (29)1.2 人力资源管理工作内容 (30)1.3 财务管理与物资采购任务 (32)2. 技术部门职责 (32)2.1 技术研发与创新工作方向 (33)2.2 技术支持与解决方案提供任务 (35)2.3 技术文档管理与知识产权保护内容 (36)一、文件管理制度为了规范公司文件的管理流程，确保文件的准确性、完整性和保密性，特制定本文件管理制度。
文件起草过程中，应充分征求相关部门意见，确保文件内容的合理性和可行性。
发放文件时，应建立《文件发放登记表》，记录文件名称、份数、领取人等信息。
文件回收时应检查文件完整性，对破损或遗失文件应及时向文件管理部门报告并作相应处理。
归档文件应填写《文件归档清单》，详细记录文件名称、日期、份数等信息。
文件保管期限应根据文件性质和公司规定进行确定，确保文件长期可用。
文件废止时应注明废止原因，并将废止文件妥善销毁，避免泄露公司机密。
各部门应指定专人负责本部门的文件管理工作，确保文件的有效传递和妥善保管。
文件记录管理制度引言概述:文件记录管理是组织和管理各种类型文件的过程，它对于企业或组织的正常运转和决策制定起着至关重要的作用。
建立一个有效的文件记录管理制度，可以提高文件的安全性和可访问性，降低信息丢失和泄露的风险，进一步提升组织的效率和竞争力。
本文将就文件记录管理制度的目的、范围、流程、责任和控制措施等方面进行详细阐述。
正文内容：1. 文件记录管理制度的目的1.1 提高信息共享和传递效率1.2 保证文件记录的完整性和准确性1.3 降低信息泄露和丢失的风险1.4 促进工作流程的协调和协作2. 文件记录管理制度的范围2.1 决策文件记录管理2.1.1 会议决议和决策备忘录2.1.2 决策依据和决策分析报告2.2 项目文件记录管理2.2.1 项目计划和项目评估报告2.2.2 项目进展和问题记录2.3 财务文件记录管理2.3.1 财务报表和会计凭证2.3.2 财务审计和报销记录2.4 合规文件记录管理2.4.1 合规政策和流程文件2.4.2 相关法规和合同文件3. 文件记录管理制度的流程3.1 文件记录的产生和收集3.1.1 根据不同类型文件的要求进行生成3.1.2 将新产生的文件记录收集整理3.2 文件记录的分类和归档3.2.1 根据文件的性质和用途进行分类3.2.2 为文件记录设定适当的保管期限3.3 文件记录的存储和检索3.3.1 选择合适的存储介质和设备3.3.2 建立可靠的文件索引和检索系统3.4 文件记录的更新和修改3.4.1 定期对文件记录进行审查和更新3.4.2 确保文件记录的准确和时效性3.5 文件记录的销毁和备份3.5.1 制定合理的文件销毁和备份策略3.5.2 结合法规要求和安全控制实施文件销毁和备份4. 文件记录管理制度的责任4.1 上级领导责任4.1.1 设定和推动文件记录管理制度4.1.2 审批和监督文件记录管理实施4.2 中层管理责任4.2.1 组织和指导文件记录管理工作4.2.2 监督和检查文件记录管理情况4.3 员工责任4.3.1 遵守文件记录管理制度和规范4.3.2 积极参与文件记录管理工作5. 文件记录管理制度的控制措施5.1 权限控制5.1.1 确定不同层级和角色的权限5.1.2 设立访问控制和审计机制5.2 审查控制5.2.1 建立定期的文件记录审查制度5.2.2 对文件记录进行品质检查和核实5.3 安全控制5.3.1 设立安全准入和传输控制策略5.3.2 加强电子文件记录的加密和备份5.4 变更控制5.4.1 追踪和记录文件记录的变更历史5.4.2 限制和管理文件记录的变更权限5.5 培训控制5.5.1 提供文件记录管理培训和指导5.5.2 定期评估员工的文件记录管理能力总结：文件记录管理制度的建立和实施对于组织的正常运转和决策制定至关重要。
电子档案长期保存管理办法第一章总则第一条为实现电子档案的长期保存，使电子档案具有真实性、完整性、可用性和安全性，确保电子档案的可读取、可识别、可理解、可检索，按照国家有关法律规定，制定本办法。
第二条本办法内所称电子档案是指由机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
本办法所称长期保存是指采用可靠、合适的技术、方法或设施设备长期维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性的行为。
第三条接收进馆并用于长期保存的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用，电子档案的移交接收工作按照档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》执行；第四条涉密电子档案的保存必须符合国家有关保密安全的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保电子档案的信息安全。
第五条电子档案的长期保存应当遵循信息化条件下数字信息管理的规律，坚持下列基本原则：（一）价值性原则。
充分理解机构电子档案作为业务、证据及社会资源的价值，并对其实施相匹配的管理。
（二）统筹性原则。
电子档案的管理应充分融入个人机构管理，对其岗位和职责予以明确界定和设置。
（三）合规性原则。
电子档案应当真实、可靠。
（四）有效性原则。
电子档案可被发掘、检索和利用。
（五）本源性原则。
电子档案应在数字环境中管理。
（六）适当性原则。
电子档案应当按需要予以管理、防护、保存，然后按要求销毁。
第二章电子档案保存机构及职责第六条电子档案保存机构负责电子档案长期保存过程中的各项管理工作，包括电子档案的封装、存储、备份、恢复、组盘、检测、转换、迁移、提取等操作。
第七条电子档案保存机构应当制定适合于本馆电子档案长期保存的各项制度和策略，包括目标、管理、技术、安全等各个方面。
第八条电子档案保存机构应当配备必要的计算机专业技术人员，负责电子档案长期保存技术策略的贯彻，并针对具体的技术措施开展研究工作。
对于委托第三方机构对本馆电子档案进行管理的，应当对第三方机构的专业技术能力进行评估，并符合国家有关保密安全的要求。
我国电子文件管理的现状、问题与对策1. 本文概述随着信息技术的飞速发展，电子文件已成为我国政府机关、企事业单位及个人日常生活的重要组成部分。
电子文件管理作为信息资源管理的关键环节，对于提高政府治理能力、保障企业运营效率及促进个人信息管理具有重要意义。
当前我国电子文件管理在实践中仍面临诸多挑战，如管理不规范、安全性问题突出、法律法规不健全等。
本文旨在全面分析我国电子文件管理的现状，深入探讨存在的问题，并在此基础上提出相应的对策建议。
通过本文的研究，期望为我国电子文件管理的优化与发展提供理论指导和实践参考。
2. 电子文件管理的定义与发展历程电子文件管理是我国信息化进程中至关重要的一环，它主要涉及对以电子形式生成、流转和存储的各类文件进行全面、系统且科学的管理。
电子文件管理的定义可概括为：运用现代信息技术手段，对在社会活动过程中产生的各类电子文件进行全生命周期管理，包括文件的创建、收集、整理、保存、利用以及最终处置等环节，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，满足法律法规要求和社会利用需求。
我国电子文件管理的发展历程可追溯至20世纪80年代，随着计算机技术的广泛应用以及互联网的兴起，电子文件开始大量产生，并逐渐替代传统的纸质文件成为信息交流和记录的主要载体。
这一时期，办公自动化（OA）系统的推广使用标志着电子文件管理迈出了实质性步伐。
随后，管理信息系统（MIS）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）等技术的不断发展，推动了电子文件管理体系的构建和完善。
进入90年代，随着信息技术的进一步发展和企业、政府机构数字化进程的加快，电子文件的数量呈现爆发式增长，客观上催生了电子文件管理作为一门独立学科的形成与发展。
国家层面的重视和相关政策法规的出台，如《电子文件管理暂行办法》等，为电子文件管理提供了法律依据和规范指导。
同时，电子文件管理系统的设计与实施也从单纯的技术层面向涵盖策略规划、标准制定、安全管理、长期保存等多个维度拓展。
电子文件的分类和影响以及实施档案管理的思考电子文件在政府机关及各企事业单位中应用普遍,但由于电子文件自身和储存介质的特殊性,其管理方法目前尚未形成特定规范。
本文将分析电子文件形成、收集、管理的主要分类及其影响,浅述电子文件档案管理工作的设想,以供同行借鉴。
标签：电子文件分类影响管理0引言自九十年代末,计算机在政府机关及各企事业单位中不断得到普及应用,电子文件作为档案系统的一部分,其重要作用亦日益凸显。
电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机硬盘、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
1 常用电子文件的形成、收集、管理的主要分类从电子文件的形成和收集可主要分为三类:其一是运用电子计算机网络管理系统,通过网络传递的方式形成电子文件;其二是用存储介质保存电子文件;其三是通过扫描的方式形成电子文件。
第一种网络传递的电子文件,应通过过程控制进行管理,从电子文件的形成到各级传阅、审批、签署都应授权在网上受控进行,同时在签署完结后由档案部门录入档案计算机管理系统。
经过处理后,可实现计算机全文检索利用。
第二种以存储介质保存的电子文件,如用光盘、软盘、U盘等载体存储的电子文件,需要特定人员检查存储介质是否合格和损伤,电子文件与纸制文件是否一致,是否携带病毒等。
待检查合格后由档案部门人员接收归档。
这种方式归档的电子文件无签署痕迹,与相应纸制文件的一致性很难保证。
第三种是以扫描方式形成的电子文件,当遇到如计算机被病毒侵害,电子文件未能及时保存下来等情况,可通过扫描的方式形成电子文件并进行归档。
目前一部分政府机关及企事业单位采用了内部局域网管理系统(如OA办公系统)进行企业信息管理工作,各项文件工作流程都在管理系统上进行,运用网络技术进行文件管理和归档是档案现代化管理的趋势。
2 电子文件对档案管理工作的影响2.1 电子文件对计算机有很强的依赖性,它是由拟稿者直接录入存储介质,随时产生并可随时在存储介质上进行修改,一经形成后,通过技术处理和构建管理系统,实现档案人员、技术人员共享,这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
加强对档案电子文件“三性”的保护■丁建华／云南省烟草公司临沧市公司摘 要：档案电子文件“三性”主要是指电子文件的原始性、真实性和完整性。
目前来看，档案文件主要以纸质版和电子版的形式体现。
档案的电子文件主要以计算机、光盘、存储磁盘等载体进行文件储存。
档案电子文件又分为电子信函、电子报表及电子图纸等等。
电子文件是社会科学技术发展的产物，尤其是在互联网浪潮到来后，通过电子文件进行信息传输和保存的形式越来越被人们推崇，尤其在档案文件领域用途巨大。
但是电子文件自身也存在着安全性的问题，本文将对档案电子文件“三性”的保护进行阐述。
关键词：电子档案 三性 保护一、电子文件的特点及其存在的问题（一）档案电子文件的特点档案电子文件的特点主要体现在高效性、共享性、便捷性以及需要利用现在办公设备等四个方面。
第一，电子文件必须利用现代办公设备进行阅读和管理。
众所周知，电子文件的保存、阅读、处理和传递都需要利用计算机和手机等现代办公设备才能完成。
第二，电子文件具有高效率性，其可以直接借助现代办公设备进行快速传递和处理，在很大程度上节省了人们的办公时间，提高了工作效率。
第三，电子文件具有共享性，电子文件可以在同一时间供多人阅读和处理，并且不受地点和距离的影响。
第四，电子文件可以便捷保存，相较于纸质版文件，电子文件不会受到空气潮湿的影响，并且不会占用过多的面积，但是对环境的防磁性有较高的要求。
（二）电子文件存在的问题电子文件在带给人们工作便捷的同时也给人们带来了更多的挑战，其原始性、真实性和完整性也面临着诸多困难，这主要是由于以下几个原因。
第一，电子文件容易修改。
并且电子文件一经修改不会留下任何痕迹，难以保证文件信息的准确性。
第二，电子文件容易被盗。
电子文件在网络上很容易被他人非法获取，给人们的工作带来巨大损失，因此电子文件的安全性得不到保障。
第三，电子文件容易复制。
易于复制就很难保证电子文件的唯一性和真实性。
第四，电子文件的格式容易改变。
ＳＨＡＮＤＯＮＧＤＡＮＧＡＮ
山东档案２００６／３
一、电子文件的真实性
真实性是以原始性为基础的。
分析电子文件的真实性，就要先认识一下电子文件的原始性。
由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体是不可分离，同生同灭的一体关系，文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中，这正是人们所熟知的“原件”的概念，“原件”的基本条件应包括特定的文字、图表、声像等信息内容；记载信息的载体，该载体必须是由特定的作者，在特定的时空条件
下制作完成的实体材料。
若上述中的任何一项发生了变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。
然而，对于电子文件而言，由于其信息与载体的相分离性，信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性，已决定了电子文件的信息都是以标准的数字编码方式存在，信息内容显示或打印输出的形式，包括排版格式、字体、字号、颜色等都将由操作者的需要和喜好所定，从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性。
也就是说，电子文件的原始性不再是内容信息与承载载体原始性的统一，而主要体现在其内容的原始性上。
这一点，在《电子签名法》第五条规定中得到了全面的体现：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。
但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。
”可见，只要其内容保持完整、未被更改，这份电子文件就具有了原始性，就可以被认定为原件。
具有了原始性，真实性就具有了基础。
《电子签名法》第八条规定：“审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素：（一）生成、储存或者传递数据电子文件方法的可靠性；（二）保持内容完整性，方法的可靠性；（三）用以鉴别发件人方法的可靠性；（四）其他相关因素。
”也就是说只要电子文件生成、储存或者传递方法是可靠的，采用了可靠的方法保持其内容完整性，能够准确地鉴别出发件人，那么它就具有真实性。
从中我们可以抽象出电子文件真实性的基本要素：一是生成、储存、传递的可靠性；二是内容的完整性；三是发件人的可鉴别性，等等。
其中，内容的完整性是电子文件真实性的内核，生成、储存、传递的可靠性，发件人的可鉴别性是真实性的保障。
内容的完整性决定着真实性，可靠性，可鉴别性印证着真实性，从中我们可以看出，解决了生成、储存、传递的可靠性和发件人的可鉴别性，就可以实现电子文件内容的完整性这个目标，决定电子文件的真实性。
二、责任到位是电子文件的真实性保障的前提
既然电子文件的真实性是靠生成、储存、传递的可靠性和发件人的鉴别性来保障的，那么，保障电子文件的真实性就应该从这几方面来考虑。
而且，进一步分析，我们发现，生成、储存、传递，构成了电子文件完整的生命周期。
对一份电子文件来讲，从流程上看，有生成、储存两个，同时，在这两个流程中会伴随一些传递活动，也就是说生成、储存和传递构成了电子文件生命运动。
电子文件的真实性保障伴随电子文件生命始终。
静态来看，生成、储存、传递，是电子文件生命中的三种主要形态。
我们要保证电子文件的真实性，就要提供这三种形态的可靠性。
这三种形态的可靠性保障，一靠管理，二靠技术，技术是手段，管理是措施，二者相互联系，共同构成了可靠性保障体系。
但无论技术，还是管理，都是靠人来操作，靠人来施行的。
我们知道，人都是社会人，也就是责任、权力、义务相统一的人。
在这个统一体中，责任居首要位置。
那么，建立完善的责任体系，保障电子文件生成、储存、传递三种形态或活动的可靠性，就显得至关重要了。
要建立责任体系，就要责任到人。
一份电子文件从生成、传递，到储存、保管，会有许多责任人，每个责任人都不可能贯穿其整个生命周期的全过程。
这就为建立完善的可靠性保障责任体系提供了必要和可能。
针对责任人的不定性，我们必须在宏观上规划建立完善的责任体系，把可靠性要求分
建立完善的责任体系确保电子文件的真实性
!
高
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爽
丛
春
兰
现代化管理
人需要有一颗牺牲自己私欲的心。
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ＳＨＡＮＤＯＮＧＤＡＮＧＡＮ
山东档案
２００６／３
别落实到每一个相关责任人的肩上，保证电子文件的真实性；同时，针对责任人在每个时点上的特定性，明确规定其真实性保障责任，不至于责任落空。
既然维护电子文件的真实性，并不是一个人的责任，也非一个人之力所能及，那么，在宏观上科学地进行责任配置，构建完善的责任体系。
三、建立环环相扣的真实性保障责任体系
电子文件生存期间每时每刻都有失真的危险，电子文件的真实性保障也应伴随其整个生命周期。
由此，我们提出了电子文件全程管理原则，对电子文件从生成到销毁全过程进行管理，保证其真实性不受任何侵害。
但至于由谁来进行全程管理问题，中外学者有不同的认识，不同的设计。
西方学者，以文件生命周期理论为依据，提出了真实性保障分别负责、层层传递的模式（详见Ｉｎｔｅｒｐａｒｅｓ相关研究成果）。
中国学者和档案工作者们则倾向于扩大档案员的职责，档案人员对电子文件实施全程管理。
这种倾向似乎很有道理，但有一点，那就是不太可行。
如果一个单位一年只形成几份文件，档案人员对它们实施全程跟踪管理还较为可行。
但事实上，一个单位每年形成成百上千份文件是相当正常的，对每一份文件都进行全程管理显然是无法忍受的，也是不可能实现的。
从实际可能性出发，笔者认为要保障电子文件的真实性，应在信任的基础上分工协作，建立各自负责、交接审核、档案督导环环相扣的责任体系。
（一）各自负责
分析电子文件生命周期，有三项活动充斥其中，那就是生成、储存、传递。
每项活动都在维护电子文件的真实性，同时也会侵害电子文件的真实性。
因此，我们必须对每项活动的责任人提出真实性保障责任要求，形成各自负责、环环相扣的责任体系。
生成责任：即文件生成阶段的责任分配问题。
生成责任是电子文件真实性保障责任的起点，如果此时的责任没有分清和理顺，会给电子文件的真实性带来先天性的缺陷。
在这一阶段，根据我国现行的公文处理办法，参与电子文件形成的不仅仅是文件的起草者，文件核稿者、签发人、缮印人也都参与了文件的形成与制作。
所以，电子文件生成质量就应该由他们共同负责，文件的真实性由他们共同维护。
说是共同负责，其实也是各有分工的。
文件的起草者负责保证起草过程文件的真实性，向文件的核稿者提供真实的电子文件草稿；核稿者应保证核稿过程文件的真实性，负责向签发人发送真实的电子文件；送签稿人应保证签发过程文件的真实
性，负责向缮印人提供真实的电子文件；缮印人应保证缮印过程文件的真实性，负责向外提供和发送真实的电子文件。
按照文件形成的流程，各责任人各司其职，各负其责，共同保证生成真实的电子文件。
储存责任：即文件储存阶段的责任分配问题。
电子文件生成后，其真实性保障问题就主要集中到保管、利用上了。
在这一阶段，接触电子文件主要是保管者和利用者。
如果保管者责任不到位，很有可能造成真实性的损害；同样，如果不明确利用者的责任，电子文件的真实性也会受到侵害。
因此，必须针对保管者、利用者这两个不同的角色，对其维护电子文件真实性责任提出相应的要求。
传递责任：即文件传递过程的责任分配问题。
如果没有责任要求，文件传递过程也会对电子文件的真实性产生危害。
参与这一过程的有发件人、收件人，还有传递服务商即网络服务商，他们都应对电子文件的真实性负有责任。
发件人应负责发出真实的电子文件，网络服务商负责文件传送过程中电子文件的真实性，收件人负责接收过程的真实性。
（二）交接审核
从文件的形成规律看，一份文件不会永远存留在一个人手里，会不断地从这个人转到另一个人那里。
所以，要保证电子文件的真实性，还要在各自负责的基础上设置把关审核机制———那就是结合文件占有使用权的转移而设置的交接审核制度。
在交接的过程中，双方根据规定对交接物的真实性进行审核，既便于分清责任，依法交接，又是对上一层次电子文件真实性保障责任落实情况的监督。
这样交接审核、层层把关，互相监督，互相制约，用外力杜绝了真实性侵害事故的发生。
不管电子文件流转到哪里，哪个层次，都能保证它是真实的。
可见，交接审核，是落实真实性保障责任的一条管理措施。
（三）档案督导
除了当事人之间的相互制约把关之外，还应有第三方参与管理。
这个第三方，档案人员最适合。
档案人员以历史维护者的身份，对电子文件生成、收集、整理、归档、保管、利用工作进行指导；以档案行政管理权代行者的身份，对电子文件的生成、存储、传递过程进行监督，督促责任人认真履行职责，完善相应管理措施与管理技术，确保电子文件的真实性。
这是借助于外力实行的另一条落实真实性保障责任的管理措施与手段。
（作者单位：山东中医药大学、山东省农科院）
现代化管理
完美的行为产生于完全的无功利心。
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