采购与付款循环的主要业务活动和相关控制
采购与付款循环的主要业务活动和相关控制
一、 简介
在现代企业管理中，采购与付款循环是一个非常重要的环节。它直接关系到企业的资金流动、供应链管理和财务风险控制。了解采购与付款循环的主要业务活动及相关控制是非常关键的。
二、 采购循环的主要业务活动
如何确保企业的采购活动能够顺畅进行，从而保证生产和运营的持续性呢？以下是采购循环的主要业务活动：
1. 识别需求：企业的采购活动始于对原材料、设备或劳务的需求识别。这需要与生产、运营和销售部门进行充分沟通，以确定具体的采购需求。
2. 供应商选择与评估：在确定采购需求后，企业需要选择合适的供应商，并进行供应商的信用评估和供应能力评估。
3. 采购订单的下达：一旦确定了供应商，企业就需要向供应商下达采购订单。这一步通常需要严格控制，以确保采购行为的合规性和合理性。
4. 收货与验收：当供应商提供货物或劳务时，企业需要进行货物或劳务的收货与验收。这一步是确保所购买物品的质量和数量与采购订单相符的重要环节。
5. 付款：最后一个环节即为付款。企业需要按照采购订单和验收情况进行付款，以完成整个采购循环。
三、 采购循环的相关控制
在采购循环中，为了确保采购活动的合规性和风险控制，企业需要实施相关的控制措施：
1. 采购计划和预算控制：企业需要建立严格的采购计划和预算控制机制，以控制采购活动的规模和成本。
2. 供应商管理控制：建立供应商评估和管理制度，定期对供应商的信用和供应能力进行评估，降低与供应商相关的风险。
3. 采购审批控制：采购订单的下达需要经过严格的审批程序，确保采购行为的合规性和合理性。
4. 收货与验收控制：建立严格的收货和验收程序，确保所购买物品的质量和数量与采购订单相符。
5. 付款控制：对付款行为进行严格的控制和监控，防止采购活动中出现的财务风险。
四、 付款循环的主要业务活动
除了采购循环，付款循环也是企业财务管理中的重要环节。其主要业务活动包括：
《内控制度》《采购及付款循环》
采购及付款循环（总说明） 编号
版本
日期 CP100
1.0
2002/01/01
内控制度 页次 1/1页
内部控制制度
《采购及付款循环》
《内控制度》《采购及付款循环》
采购及付款循环（总说明） 编号
版本
日期 CP100
1.0
2002/01/01
内控制度 页次 2/2页
文件履历纪要页
文 件 发 行 单 位 文 件 管 制 等 级
管理代表 □管制文件 □非管制文件
文 件 履 历 纪 录
版次 修 订 内 容 核准 权责 编撰 日期
0 第1版（新发行）
《内控制度》《采购及付款循环》
采购及付款循环（总说明） 编号
版本
日期 CP100
1.0
2002/01/01
内控制度 页次 3/3页
1. 总则
1.1. 制定目的
为促使本公司「内部控制」（Internal Control）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。
1.2. 适用范围
凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。
1.3. 权责单位
资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。
2. 采购及付款循环
2.1. 循环图
【见】（数据1）「采购及付款循环图」。
2.2. 循环作业
本循环之各项作业：
1) 请购作业（CP101），另订之。
2) 采购作业（CP102），另订之。
3) 进口作业（CP103），另订之。
4) 验收作业（CP104），另订之。
5) 与合约不符作业（CP105），另订之。
6) 付款作业（CP106），另订之。
7) 差异分析作业（CP107），另订之。
3. 附则
3.1. 制修废与颁布实施
本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。
一、采购是企业经营活动的起点，购进物品的数量、质量与价格对最终产品的成本及售价将产生重大影响，进而可能影响公司资金运行及整体经营效率和效益。通过规范采购与付款业务管理，使采购业务按规定程序和适当授权进行，以确保实现预期营销目标，防止差错和舞弊。
二、职责分工与流程管理
1 公司通过编制岗位现职,明确采购与付款相关业务部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：
1)请购与审批；
2)询价与确定供应商；
3) 采购合同的订立与审核；
4)采购、验收与相关会计记录；
5)付款的申请、审批与执行。
2公司业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。
3公司应当根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。
4公司应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。
1)采购业务的流程为：请购--审批--采购--验收--付款；
2)采购业务各环节应设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度；
3)做好请购手续、订单/合同、验收单、入库单、购货发票等凭证的相互核对工作。
三、请购与审批管理
1 公司建立采购申请制度
1)依据购置物品的类型，对需求部门授予相应的请购权，并由需求部门或人员填制采购申请单，提出采购申请；
2)采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。
3)请购部门提出的采购申请，应当明确采购品种、规格、数量、参考价格，包装、质量等级与标准、到货时间等要素。
4)加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，请购部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，请购部门应当对提出的申请说明原因。 2公司建立严格的请购审批制度。对于预算内采购项目，由采购部门上报主管生产副总和财务副总审批；对于超预算和预算外采购项目，应当主管生产副总和财务副总提出意见报总经理审批。
采购业务的内部控制
一、采购业务概述
采购，是指单位为了满足物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的内部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等，并规范执行，严格监督。
二、采购业务内部控制的目标
采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利 产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。
1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；
2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；
3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；
4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；
5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；
6、及时、准确提供存货采购的会计信息。
三、采购业务内部控制应遵循的原则
