采购与付款内部控制制度

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生效日期 2010-06-01 版次 A/0

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一、目的：

为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，提高采购成效，根据相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

二、范围：

本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为

三、职责及权限：

采购部门负责采购的实施与执行，包括询价、议价、签订合同和订购，以及供应商管理；仓储部负责物资的验收；财务部负责往来核对、发票验收和货款支付。

四、 内容：

1、分工与授权

（1）职责分离：对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

A 付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

B 采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

C 货物的采购人员不能同时担任货物的验收、保管和记账工作。

（2）对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品，公司总部、子公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则，子公司根据实际情况，参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施，同时报公司总部备案，坚决杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。

（3）子公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内，除由总部需集中采购的生产消耗性物资外，可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购，批准权限由子公司自行制定并报公司总部备案；

（4）固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，子公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。

（5）公司总部、子公司应设置专门的物资管理部门。

2、实施与执行

（1）采购

公司总部、子公司的物资采购权由各供应链管理部门集中行使，未经各本单位负责人批准和供应链管理部门授权，其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。

采购部门应根据生产订单及原辅材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

A 采购数量的确定

供应链管理部根据销售计划和材料库存情况、在外采购情况，以及人资部行用品《请购单》、固定资产《请购单》制定采购计划，采购后库存不得超过最大安全库存量（战略储备采购除外）。 编

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B 采购供应商的确定

采购人员依据被批准后的采购计划，在公司认定的合格供应商中进行比较采购，合格供应商的认定按QP-011《供应商管理程序》执行。

C 采购期限的确定

采购部门应召集有关部门按照材料特性、采购地区及市场供需状况拟订各项材料采购作业处理期限，呈公司主管领导核准，以保证各项材料的及时供应。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。

原订采购作业处理期限变更时，采购部门应书面通告具体原因，呈公司主管领导核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。

D 采购价格的确定

a.询价：

（A）采购部门依据审批后的采购计划或《请购单》，及时向合格供应商进行询价，供应在规定的期限内传真回邮件予以回复。

（B）询价完成后，采购经办人根据全部报价资料进行议价后，报请主管部门审批。

b.议价或招标

（A）议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期保证，质量保证或服务保证，并尽可能向厂商争取分期或6个月银行承兑付款。须通过招标方式采购的物资或固定资产按招标采购方式处理。

（B）议价完成后，由经办人员拟订合作对象，呈请公司主管领导核批。

E 采购合同的确定

由采购经办人员根据与意向供应商约定的交易条件，缮制订购合同，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，呈交财务部及主管总经理审批后（每批次的采购订单由供应链管理部经理审批），寄送或传真供应商。同时向请购部门通告约定到货时间。

预付定金或采购金额较大，或附有条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商签定供销合同书。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商，如有需要，可将副本送交各相关部门。

F 采购作业要求：

a.公司必须指定专人或机构负责采购，对采购商品的质量和价格负责。

b.大额（超过10万元，芯片和支架供应商除外）的采购应通过招标方式选择供应商。

c.所有采购要经采购发起部门负责人签批后，报公司主管领导审批，固定资产类需单独填写审批表。

d.主要供应商（年采购量超100万元）必须订立采购合同，其他供应商可采用采购订单形式。

e.采购订单应有编号。

f.所有采购应取得合法发票，如无发票则采购发起单位和采购执行人应进行书面说明，并经财务及主管领导批复后才能付款。 编

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g.公司应指定专人对所购商品进行验货和入库

G 供应厂商管理

a.各项材料的供应厂商应有2－3 家（独家供应和总代理等特殊情况除外），各家背景及经营资质应记载于供应厂商评估表存档备用。

b.对于供应商的调查、评估、认定以及后续管理按QP-011《供应商管理程序》执行。

（A）验收

（a）验收部门收到货品后，应对供应商发运的货品进行验收。验收部门需比较所收商品与送货单据明细是否相符，包括：商品的名称、说明、数量、到货时间等。然后再盘点商品，检查商品有无损坏；精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收。

（b）验收合格物资送交仓库或其请购部门，验收不合格物资按QP-012《采购管理程序》“来料异常”规定执行。

（c）物资验收入库后，才能与供货方根据合同相关条款结清货款，财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。

（B）付款

（a）按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交公司财务部门办理预付货款业务。

（b）货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，由采购员填写付款通知书，采购部主管审核、财务应付会计审核、财务总监或授权人审核、总经理审批后连同《发票》、《送货单》、《入库单》和《对账单》一起交由财务部门办理付款业务；

（c）货物已到发票未到，或发票已到货物未到，不准支付购货款。

（C）物资采购除向农民收购的产品不能够取得增值税发票外，其他管理或办公过程中使用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购原则上必须取得增值税发票时报销。

（D）物资采购完毕并取得增值税发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况按以下规定办理：

（a）采购后在未付款的并且未做帐务处理的情况下，须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作，属于销售折让的，采购员应从销售方重新取得折让后的增值税发票。

（b）采购后已付货款或者货款未付但已做帐务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，由公司财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联系开具进货退出证明单或索取折让证明单，由采购员送交销售方，并取得销售方开具的红字发票，再转交财务部门进行帐务处理，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作。 编

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3、 检查与监督

（1）本公司由审计部、财务部会同其他相关部门对采购与付款业务行使检查监督权。

（2）对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：

A 采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。

B 申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。

C 物资采购合同的订立情况，合同要约是否完整、规范、合法有效。

D 物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权。

E 付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书支付购货款。

（3）对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。

（4）本制度由采购部和财务部负责解释，自2010年6月1日起实行。

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