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国企文书档案管理规定1 总则1.1 为贯彻《中华人民共和国档案法》，进一步加强公司文书档案工作，使之逐步规范化、标准化和现代化，更好地为公司两个文明建设服务，特制订本制度。
1.2 文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌，供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。
它包括党、政、工、团和各部门的档案，即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。
2 文书档案管理的工作职责2.1 对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
2.2 接收、保管公司全部文件档案，积极提供利用，为公司各项工作服务。
2.3 按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。
2.4 积极做好领导交办的其他业务工作。
3 文书处理3.1 文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令，传达上级指示，请示和答复问题报告，反映工作情况，交流工作经验，推动和指导工作的一项重要工具。
文书处理的具体要求是：准确、迅速、精简、保密。
各级领导要重视做好文书处理工作。
3.2 文件收发与阅办3.2.1 除公司领导亲启文件外，凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记，并按文件性质分办。
凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件，一律交文书登记，并组织阅办。
3.2.2 来文分办一般采取分层负责的原则，按照日常工作的程序办理，凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告)，均报请公司领导阅示，文书按领导指示组织传阅办理；紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函，按各职能部门的职责范围，可直接分交有关部门办理。
3.2.3 各级领导在阅示文件时，应示明办理要求和期限。
凡需两个以上部门协同办理的文件，应示明主办和协办。
3.2.4 文书应及时阅示传阅，不得积压。
各部门专兼职文书、档案员收到文件后，应立即登记，及时转交本部门领导阅办。
第一章总则第一条为加强本国企单位的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本国企单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本国企单位所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家档案法律法规，执行国家档案管理的各项标准。
2. 完整原则：确保档案的完整性和连续性。
3. 安全原则：采取有效措施，确保档案的安全。
4. 便捷原则：简化档案利用程序，提高档案利用效率。
第二章档案人员职责第四条本国企单位设立档案管理部门，负责档案的日常管理工作。
第五条档案管理人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德。
2. 掌握档案管理的基本理论和操作技能。
3. 熟悉本国企单位的业务工作。
第六条档案管理人员的主要职责包括：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
2. 制定档案管理制度，并监督执行。
3. 对档案工作进行监督检查，确保档案安全。
4. 参与档案的鉴定、销毁工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保收集的档案全面、完整。
2. 及时性原则：及时收集档案，防止档案散失。
3. 真实性原则：确保收集的档案真实可靠。
第八条档案整理应遵循以下原则：1. 分类原则：按照档案的性质、内容、时间等进行分类。
2. 系统性原则：确保档案的系统性，便于查找和利用。
3. 稳定性原则：确保档案的稳定性，防止档案的损坏。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：1. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全。
2. 完整性原则：确保档案的完整，防止档案的丢失或损坏。
3. 便捷性原则：简化档案利用程序，提高档案利用效率。
第十条档案利用应遵循以下原则：1. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格执行保密制度。
2. 合法原则：确保档案利用的合法性。
3. 公平原则：为档案利用者提供公平、公正的服务。
一、总则第一条为加强国有企业档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本企业档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分门别类；（三）依法管理，确保安全；（四）科学利用，服务企业。
二、档案管理职责第四条企业档案管理工作由企业综合管理部门负责，具体职责如下：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作；（三）建立健全档案保管设施，确保档案安全；（四）指导、监督、检查各部门档案管理工作；（五）组织档案业务培训，提高档案管理水平。
第五条各部门应积极配合综合管理部门做好档案管理工作，具体职责如下：（一）按照档案管理要求，及时、准确地将本部门形成的档案材料报送综合管理部门；（二）协助综合管理部门做好档案的整理、鉴定、保管、统计等工作；（三）按照档案利用规定，做好档案的查阅、复制、提供等工作。
三、档案分类与归档第六条企业档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）会计档案；（四）人事档案；（五）声像档案；（六）实物档案。
第七条企业档案的归档范围：（一）企业各类文件、资料、图表、声像等；（二）企业内部各部门、下属单位形成的各类档案；（三）企业与其他单位、个人之间的来往文件、协议、合同等；（四）企业举办各类活动形成的档案；（五）企业其他具有保存价值的资料。
第八条企业档案的归档程序：（一）各部门按照档案管理要求，及时将形成的档案材料报送综合管理部门；（二）综合管理部门对归档的档案材料进行整理、鉴定、立卷；（三）对归档的档案材料进行编号、编目、归档；（四）对归档的档案材料进行保管、统计、提供利用。
四、档案保管与利用第九条企业档案保管应遵循以下要求：（一）按照档案保管要求，配备档案柜、档案架等设施；（二）保持档案库房干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；（三）定期检查档案保管状况，发现问题及时处理；（四）对重要档案实行专柜保管，确保档案安全。
国企档案管理规章制度内容第一章总则第一条为规范国企档案管理工作，提高档案管理水平，保障国企信息安全，加强档案资源的开发和利用，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于国有企业的档案管理工作，国有企业应当遵守本规章制度的要求，完善档案管理制度，加强档案管理工作。
第三条国有企业应当建立健全档案管理机构，配备专业的档案管理人员，保障档案管理工作的正常开展。
第四条国有企业应当建立完善的档案管理制度，规范档案管理工作的流程和程序，确保档案资源的有效管理和利用。
第五条国有企业应当依法保护档案资源的完整性和机密性，防止档案资源的丢失和泄露，提高档案管理工作的安全性和有效性。
第六条国有企业应当加强档案管理人员的培训和教育，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，确保档案管理工作的质量和效率。
第二章档案管理的基本要求第七条国有企业的档案管理工作应当依法依规进行，遵循档案管理的基本原则，确保档案管理工作的合法性和规范性。
第八条国有企业应当建立健全的档案管理制度，规范档案管理工作的流程和程序，明确档案管理工作的任务和职责。
第九条国有企业应当建立健全的档案管理机构，配备专业的档案管理人员，负责统一管理和协调档案管理工作。
第十条国有企业应当加强档案管理的监督和检查，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现和解决问题。
第十一条国有企业应当建立健全的档案管理制度，加强档案管理的安全保密工作，确保档案资源的完整性和机密性。
第十二条国有企业应当加强档案管理人员的培训和教育，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，确保档案管理工作的质量和效率。
第三章档案管理的组织和领导第十三条国有企业应当建立档案管理领导小组，并确定专门负责档案管理工作的领导机构和人员，明确各级档案管理人员的职责和权力。
第十四条国有企业应当配备专业的档案管理人员，建立健全的档案管理团队，负责档案资源的管理和利用。
第十五条国有企业应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，不断完善档案管理工作。
第一章总则第一条为规范企业文书档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有文书档案的管理工作，包括文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第三条企业文书档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。
2. 科学管理：运用现代档案管理技术，提高档案管理的效率和质量。
3. 规范管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、标准化。
4. 安全管理：加强档案安全保卫工作，确保档案安全。
第二章档案管理机构及职责第四条企业应设立档案管理机构，负责企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定企业档案管理制度，并组织实施。
2. 负责企业档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 组织开展档案宣传教育，提高员工档案意识。
4. 指导各部门档案管理工作。
第三章档案收集与整理第六条企业档案收集范围：1. 企业内部产生的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
2. 企业与其他单位、个人之间交换、接收的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
3. 企业外部的政策法规、行业标准、技术规范等。
第七条档案整理要求：1. 档案整理应按照档案分类、编号、编目等规范进行。
2. 档案整理应保持档案的原始性、完整性和连续性。
3. 档案整理应采用统一格式，确保档案的规范性和可读性。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗。
2. 档案装具应符合国家档案标准，保证档案的安全和便于查阅。
3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条档案利用要求：1. 档案利用应遵循“依法、公开、便民”的原则。
2. 档案利用应实行登记制度，登记内容包括利用人、利用目的、利用时间等。
文书档案管理规定本文档为XXX公司的文书档案管理规定，旨在规范公司文书档案的管理、使用、保管和销毁的各项事宜，以确保公司文件的安全、完整和有效使用。
一、文书档案的定义1. 文书档案是指公司接收、发出或产生的各类文件、合同、协议、报表、备忘录、函件等书面资料。
2. 文书档案包括电子文书档案和纸质文书档案两种形式，均视为公司的重要资产。
二、文书档案的分类1. 按文件的性质和用途，文书档案分为行政文书、财务文书、人事文书、营销文书等不同分类。
2. 每个部门负责相应类别的文书档案的管理和归档工作。
三、文书档案的管理责任1. 公司总经理负责全面领导、统筹、协调和监督公司文书档案管理工作。
2. 各部门主管负责本部门文书档案的管理和归档工作，并配备专门的文书档案管理员。
四、文书档案的流转和使用1. 所有文书档案的流转和使用必须经过相关人员的书面申请和审批。
2. 文书档案的使用必须符合相关法律法规和公司内部规定，严禁私自使用、泄露或传播。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊保护和控制，仅限有关人员可查阅或使用。
五、文书档案的保管和保存1. 文书档案必须按照一定的分类、编号和归档规则进行保管和保存，以确保文件的易查找和整理。
2. 纸质文书档案必须存放在专门的文件柜或档案柜中，密封、防潮、防火、防虫。
3. 电子文书档案必须定期进行备份和存储，同时备份资料必须存放在不同地点，以防止数据丢失。
4. 重要文件必须进行数字签名或加密，确保文件的真实性和安全性。
六、文书档案的销毁1. 文书档案的销毁必须按照公司的文件销毁程序进行，任何个人不得擅自销毁文件。
2. 已经过期或无效的文书档案必须及时销毁，销毁过程必须有相关人员进行监督和记录。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊处理和销毁，以防止泄密。
七、违规处理措施1. 对于违反文书档案管理规定的行为，公司将给予相应的处罚和纪律处分。
2. 对于造成严重后果或涉及违法犯罪的行为，公司将追究相应的法律责任。
一、总则为加强国有企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理机构及职责1. 成立档案工作领导小组，负责本单位档案工作的全面领导。
2. 设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
3. 档案员负责档案日常管理工作，具体职责如下：（1）贯彻执行国家档案工作的法律法规，制定本单位的档案管理制度。
（2）负责档案的收集、整理、鉴定、统计和提供利用等工作。
（3）负责档案的保管，确保档案安全。
（4）定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整性。
（5）负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
三、档案收集与归档1. 档案收集范围：（1）反映本单位职能活动、业务工作的各类文件、资料、数据、图表等。
（2）本单位各类会议、培训、研讨等活动形成的文件、资料。
（3）本单位内部管理、生产经营、项目建设等活动中形成的各类文件、资料。
2. 档案归档要求：（1）归档文件必须完整、准确、真实，符合国家档案标准。
（2）归档文件应按照归档范围、类别、时间等顺序排列。
（3）归档文件应填写《档案归档登记表》，注明文件名称、文号、密级、页数等信息。
（4）归档文件应进行编号、装订，编制《档案目录》。
四、档案保管与利用1. 档案保管要求：（1）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防盗、防潮、防虫等设备。
（2）档案员应定期对档案进行整理、检查，确保档案的完整、准确、安全。
（3）档案员应严格按照档案保密规定，对涉密档案进行保密管理。
2. 档案利用要求：（1）档案利用者应按规定办理借阅手续，明确借阅目的、用途、期限等。
（2）档案员应提供便捷的档案查询服务，提高档案利用效率。
（3）档案员应定期对档案利用情况进行统计、分析，为领导决策提供依据。
五、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：（1）档案鉴定应遵循国家档案鉴定标准，确保档案的准确性和有效性。
企业文书档案管理制度第一章总则第一条为规范企业文书档案管理工作，提高信息资源的利用效率，保护信息资源安全，制订本制度。
第二条本制度旨在规范企业文书档案的管理，确保企业文书档案的合规、安全、完整，提高信息资源的利用效率和保护企业信息。
第三条本制度适用于企业内各单位及工作人员对企业文书档案管理活动的组织、实施、监督、评价和改进。
第四条企业文书档案管理工作应当遵循科学、规范、完整、安全的原则。
第五条企业文书档案管理应当做到严格依法管理，不得违法翻删、篡改或者销毁档案。
第二章企业文书档案管理的范围和内容第六条企业文书档案管理的范围包括：企业内的一切文书档案，无论是纸质或电子形式的。
第七条企业文书档案管理的内容包括：文书档案的创建、使用、归档、保存、借阅、销毁等环节。
第八条企业文书档案管理应当建立完整的管理体系，包括档案管理制度、档案管理规范、档案管理规定等文件。
第九条企业文书档案管理应当建立完善的档案档号、目录、检索系统，以方便对企业文书档案的管理和利用。
第十条企业文书档案管理应当建立健全的档案保管措施和档案安全应急预案，以确保档案的安全和完整。
第三章企业文书档案的创建与使用第十一条企业文书档案的创建应当按照国家和企业法律法规的要求，确保文书档案内容真实、准确、完整。
第十二条企业文书档案的使用应当遵循企业相关的规定，不得私自销毁、移动、更改档案内容。
第十三条企业文书档案的使用应当按照相关规定，如需提供外部单位或者个人使用，需提供书面申请，并经过相关审核程序。
第四章企业文书档案的归档与保存第十四条企业文书档案的归档应当按照文件的重要性和紧急程度进行分类归档。
第十五条企业文书档案的保存应当按照国家和企业相关规定进行，确保档案的完整性和安全性。
第十六条企业文书档案的保存应当设置专门的档案保存场所，保证档案的安全和整齐。
第十七条企业文书档案的保存期限应当根据档案的性质和重要性进行分类确定，并建立相关的存档时限和销毁标准。
一、总则第一条为了加强广西国有企业档案管理，保障国有企业档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》等法律法规，结合本自治区实际，制定本制度。
第二条本制度适用于广西国有企业及其分支机构、子公司等所属单位（以下简称“国有企业”）的档案管理工作。
第三条国有企业档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的完整、准确、系统和安全；（二）统一领导，分级负责，分工协作；（三）科学管理，提高档案管理效率；（四）服务大局，满足企业发展和人民群众需求。
二、档案的收集与整理第四条国有企业应当建立健全档案收集制度，确保档案收集的全面性和及时性。
第五条国有企业档案收集范围包括：（一）企业设立、变更、终止、合并、分立等法律文件；（二）企业内部管理制度、规定、办法等；（三）企业生产经营、科技研发、财务管理、人力资源管理等方面的文件、资料；（四）企业与其他单位签订的合同、协议等；（五）企业生产、经营、管理等方面的照片、录音、录像等声像资料；（六）其他对企业有保存价值的文件、资料。
第六条国有企业档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照档案的性质、内容、形式和形成时间进行分类；（二）对档案进行编号、编目、登记；（三）编制档案目录、索引、摘要等检索工具；（四）对档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
三、档案的保管与利用第七条国有企业应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整和长期保存。
第八条国有企业档案的保管应当遵循以下要求：（一）按照档案的类别、重要性和保管期限进行分类存放；（二）实行档案的专库、专柜、专人管理；（三）对档案进行定期的检查、清点和维护；（四）对档案进行数字化备份，确保档案的备份安全。
第九条国有企业档案的利用应当遵循以下要求：（一）档案的利用应当符合国家法律法规和企业的规定；（二）档案的利用应当遵循公开、公正、公平的原则；（三）档案的利用应当保护档案的完整性和安全性；（四）档案的利用应当遵守保密规定，不得泄露国家秘密和企业秘密。
第一章总则第一条为加强国有企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。
第三条档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、系统性、安全性、可用性原则。
第四条本企业档案管理工作由档案管理部门负责，各部门应积极配合档案管理部门的工作。
第二章档案分类与编号第五条档案分类应遵循科学性、实用性、稳定性原则，根据企业实际业务和档案特点进行分类。
第六条档案编号应采用统一编号规则，编号应清晰、准确、易于识别。
第七条档案分类与编号的具体规定如下：（一）纸质档案分类：1. 行政类档案：包括企业章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。
2. 人力资源类档案：包括员工招聘、培训、考核、奖惩、离职等档案。
3. 财务类档案：包括财务报表、审计报告、税务申报等档案。
4. 生产经营类档案：包括合同、订单、生产记录、销售记录等档案。
5. 技术研发类档案：包括研发计划、技术文件、试验报告等档案。
6. 其他类档案：包括会议记录、文件收发、对外交流等档案。
（二）电子档案分类：1. 行政电子档案：包括电子版文件、电子邮件、电子报表等。
2. 人力资源电子档案：包括电子版员工信息、电子版合同等。
3. 财务电子档案：包括电子版财务报表、电子版审计报告等。
4. 生产经营电子档案：包括电子版合同、电子版订单等。
5. 技术研发电子档案：包括电子版技术文件、电子版试验报告等。
6. 其他电子档案：包括电子版会议记录、电子版文件收发等。
第三章档案收集与整理第八条档案收集应遵循及时性、完整性原则，确保档案的齐全。
第九条档案整理应遵循系统性、准确性原则，确保档案的有序。
第十条档案收集与整理的具体规定如下：（一）档案收集：1. 各部门应按档案分类要求，定期收集应归档的档案材料。
2. 档案收集应包括原件、复制件、电子版等。
国企文书档案管理规定1 总则1.1 为贯彻《中华人民共和国档案法》，进一步加强公司文书档案工作，使之逐步规范化、标准化和现代化，更好地为公司两个文明建设服务，特制订本制度。
1.2 文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌，供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。
它包括党、政、工、团和各部门的档案，即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。
2 文书档案管理的工作职责2.1 对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
2.2 接收、保管公司全部文件档案，积极提供利用，为公司各项工作服务。
2.3 按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。
2.4 积极做好领导交办的其他业务工作。
3 文书处理3.1 文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令，传达上级指示，请示和答复问题报告，反映工作情况，交流工作经验，推动和指导工作的一项重要工具。
文书处理的具体要求是：准确、迅速、精简、保密。
各级领导要重视做好文书处理工作。
3.2 文件收发与阅办3.2.1 除公司领导亲启文件外，凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记，并按文件性质分办。
凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件，一律交文书登记，并组织阅办。
3.2.2 来文分办一般采取分层负责的原则，按照日常工作的程序办理，凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告)，均报请公司领导阅示，文书按领导指示组织传阅办理；紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函，按各职能部门的职责范围，可直接分交有关部门办理。
3.2.3 各级领导在阅示文件时，应示明办理要求和期限。
凡需两个以上部门协同办理的文件，应示明主办和协办。
3.2.4 文书应及时阅示传阅，不得积压。
各部门专兼职文书、档案员收到文件后，应立即登记，及时转交本部门领导阅办。
办文部门应按照公司领导批示或总经理办公室交办的期限，认真做好有关工作，并把文件及时退回文书。
在退回的文件上，办文部门领导必须签署工作完成结果和日期。
办文部门若发现文件不属本部门业务范围或其它疑难问题，应在接到文件的当天立即退回文件或反馈信息，并说明理由，以免积压造成误事、误时。
3.2.5 严格注意文件的完整。
文件和附件、报告和批复，均不得抽存和分开，文书若发现不符，要及时催收补全。
3.3 文件阅读与保管3.3.1 严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散。
因工作需要，经公司或部门领导批准，主办部门的有关人员也可阅读有关文件。
需要向干部、党员、群众传达的文件，按中央、国务院和省、市的规定执行。
3.3.2 应在阅览室、办公室阅读文件，密级文件应按公司保密制度规定阅读。
因工作需要必须带出时，需经公司领导或总经理办公室负责人批准，借阅按规定办理手续，用后及时归还。
3.3.3 各专、兼职文书档案员要妥善保管文件，做到自己取退、收发、登记，存放有专柜，借用办手续，丢失有追查。
3.3.4 绝密文件不准摘抄和翻印。
机密以下文件摘抄，必须抄在专用保密本上。
专用保密本用完之后，交档案室保管。
3.4 文件催办与清缴3.4.1 催办工作的内容包括：上级文件、指示需要报送结果和报告执行情况的；公司各部门的请示报告需要批复的；总经理办公会、月度司务会议布置的工作需要掌握进度与结果的；以及领导交办的事宜。
3.4.2 严格文件清退制度。
各部门专兼职文书档案员有责任对本部门公文进行催办，随清随退。
一般传阅性文件限在三天之内，承办文件不得超过一个月，每月五日前，将上月公文全部退交总经理办公室文书。
总经理办公室清理文件，一般实行每月一小清，季末一中清，年终和逢重要节假日(如国庆、春节等)进行一次总清；每半年向各领导、各部门进行一次文件清缴工作(包括上级来文与自行复印的来文、内部刊物和公司自己形成的重要公文)。
3.4.3 销毁不归档的文件材料，一般统一由总经理办公室负责鉴别后，派专人烧毁或送到指定的纸浆厂监销。
3.5 文稿起草与审核签发3.5.1 凡以公司(党委、行政)名义呈报、下发的各类文稿，包括决定、决议、布告、通报、请示、信函及有关交流材料和会议纪要等，除综合性的直接由总经理办公室、党委工作部拟稿以外，均由各职能部门负责起草、审核。
总经理办公室、党委工作部门分别从方针、政策和文字上核稿并会签，随后转呈有关领导签发。
以职能部门名义印发的文稿，由部门主管审核并签发。
部门在起草公文时，应按国家统一规定的格式。
3.5.2 文件起草、修改、审核、签发一律使用钢笔或毛笔，禁用圆珠笔、铅笔，并一律用方格纸誉写。
首页统一用公司标准发文稿纸，并注明标题、文号、日期、拟稿人和审核负责人、签发人、主送和抄送机关名称等。
如有附件还需注明附件名称。
3.5.3 要明确文件的行文关系，一般以不越级，不横传为原则。
以公司名义上呈请示、报告，不能同时送两个机关，要根据内容确定主送和抄送单位。
文件的主送单位，应写单位名称，不写个人名字。
3.6 文稿打字、校对与印发3.6.1 凡需打字的文件，必须执行文件起草有关规定，拟稿、审核、会签、签发手续齐全。
3.6.2 以公司名义印发的文件，由公司总经理办公室统一按内容分类编排文号。
需保密印发的文件，必须注上“保密”字样。
3.6.3 文件打字后，由文件起草部门拟稿者负责校对，随后交付油印(或复印)。
3.6.4 凡以公司名义上报的材料，一律由文件起草部门承办开信封，交总经理办公室统一函寄；下发各部门、分厂(分公司)的材料，由总经理办公室负责送发。
3.7 平时收集与分类立卷3.7.1 平时收集与分类立卷是文书处理的一项重要工作．文书应负责做好对处理完毕或示存的文件材料和公司自已形成的重要文稿的收集与保管。
3.7.2 建立健全平时归卷制度，随办随归。
各部门文书档案人员要及时催收本部门承办公文并交总经理办公室，不得积压或延缓。
3.7.3 临时突击性地收集档案，是平时收集工作的一种补充，主要是结合保密检查、节假日清理文件、调整机构或人事变动来进行。
3.7.4 立卷时要保持文件材料的完整性，坚持“三不收”，即正文与附件、请示与批复不放在—起、文件不完整的不收；用园珠笔拟稿的不收；拟办部门文件看不清楚的不收。
同时，也要防止“玉石不分”的现象，讲求准确性。
4 移交归档4.1 各部门应根据《文件材料归档及保管期限的规定》，及时向公司档案室上交归档范围内的文件材料。
4.2 总经理办公室负责每年4月底以前将上一年形成的文件材料进行整理、预立卷，并一式二份填妥移交清单后向档案室移交。
档案员清点无误后方可予以接收，并在移交清单上签字，双方各执一份供备查。
4.3 文件材料立卷归档的具体要求4.3.1 文书档案按年度以“问题法”分类立卷。
4.3.2 要简明确切地拟制案卷标题，一般包括作者、问题、文件名称三部分。
4.3.3 卷内文件的排列要有条理，保持文件的自然形成规律，反映文件之间的历史联系。
卷内目录填写要清楚，主要包括文件顺序号、文件处理号(类别号)、文件标题、收发文号、日期、份数、起页张数等部分。
4.3.4 案卷装订要整齐、美观、结实，五年以下暂存文件可不装订。
4.3.5 案卷封面书写要工整大方，正确填写案卷标题，并在卷首处填写案卷号、年份和保管期限。
4.3.6 所有归档的案卷，应按分类方案顺序排列，并编制案卷目录，填明案卷号、案卷标题、案卷起止日期、卷内文件份数、页数及保管期限等。
5 保管鉴定5.1 鉴定标准，根据《文件材料归档及保管期限的规定》执行。
5.2 鉴定工作的组织领导，在档案管理部门主持下，由公司分管领导、总经理办公室和有关业务部门负责人、专业人员和档案员组成鉴定小组，每隔3—5年左右，对各种保管期限的档案，进行一次鉴定．并写出鉴定报告(注明鉴定意见、鉴定日期及鉴定负责人签名)，对已失去保管价值(保管期限)的档案，按规定加以销毁。
5.3 档案的销毁，经过鉴定，需要销毁的档案应编制销毁清册，征求有关部门意见，报请公司分管领导(有的需报请上级主管部门)批准后方能销毁。
销毁档案注意安全保密，文书材料档案由档案管理部门和主管部门共同派员销毁。
销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或送纸浆厂)和日期。
5.4 文书档案的保管期限，按国家规定一般分永久、长期、短期三种，具体见《文件材料归档和保管期限的规定》。
5.5 严格按“七防”要求做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止失密。
6 借阅利用6.1 凡公司员工因工作需要查阅与本业务工作有关文书档案，需持有本部门主管领导签证档案室方予借阅；若调阅“绝密类”案卷须经党委工作部门或总经理办公室领导批准。
6.2 查阅档案原则上仅限在阅览室进行，未经档案管理部门同意不得抄录复制，因特殊情况需借出案卷，须经档案管理部门主管部长批准，一般时限为一周，不得转借或遗失；绝密案卷一律不借出。
6.3 凡外单位借阅、利用公司文书档案资料，须持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的。
经总经理办公室领导批准后档案室方能提供借用。
6.4 借阅人员应严格遵守保密制度，切实负责所借案卷的安全，不得损坏、涂改、圈划、拆卸档案材料，不得翻阅案内的无关文件，做到不该看的不看，不该说的不说。
6.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。
归还时应检查案卷有否损坏或遗缺情况，并在登记簿上签收注销。
7 统计检索7.1 文书档案的统计工作主要形式是：a卷内目录，用来登记和统计单份文件的数量；b案卷目录，用来登记和统计案卷的数量；c总登记簿，用来登记档案室收进、移出变化情况的实存数量；d文书档案工作基本情况统计表，主要填明文档室建立情况、保存数量、库存面积、档案借阅与编研情况等。
7.2 文书档案的检索，要逐步应用计算机辅助管理手段，建立和形成文书档案的高速检索系统。
