采购部规章制度一、概述采购部在公司的统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理的采购各部门所需的物料。
确保公司经营正常运行及项目按时顺利完成。
二、组织结构三、采购部管理制度（一）总则为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）采购部职责及管理制度：一、采购部工作职能：二、采购部工作职责：四、采购工作制度及流程：需求申请——需求单审批——接收——询价比价议价——商务谈判——确定供应商——合同审批——合同签订——合同执行——物料接收——交验——入库(附：采购流程图改.docx)1、物料需求申请：（流程：申请人—需求部门审核—采购部）相关表格：《项目用需求单》《库存采购申请单》1.各部门所需物料请购均必须填写项目用需求单，并按流程完成审批，如只通过电话或纸条形式提出，采购部可拒绝采购。
2.需求单内容须填写完整，若信息不全无法采购的，采购部可拒收需求单。
（如：项目部提需求单，项目经理须对需求物料的品名、规格、品牌、单位、需求数量、要求到货时间进行详细填写；并对此项目的客户名称、施工地点、开工日期、竣工日期、项目方案简介（施工内容）、对物料的使用、质量、包装等要求、付款方式、与甲方账期等详细说明，以此作为采购与供应商谈判依据）。
3.所有需求单均应有需求部门审核和采购部审核后，采购人员方能接收。
如因特殊情况有紧急采购的，需求人不能按流程审批，可先发邮件给采购部。
先安排采购，后尽快补完手续。
（发起人在发送邮件时应同时抄送需求部门经理、采购主管、采购专员、库管4人）。
4.需求部门负责人要对需求单中物料内容和项目概述进行确认，并保证信息的完整性。
对所提需求物料的准确性、项目概述内容的真实性负责。
5.库管常用物料建立最低库存量。
低于库存量时产生需求，由库管按《库存采购申请单》格式填写，经采购主管审核后采购。
2、需求单接收、询价比价议价及商务谈判：(流程：需求单接收—库管确认数量—询比议价—主管审核—谈判—合同起草)相关表格：《询价单》《比价单》《预算报价单》1.采购部接到需求单后，应在第一时间与库管确认库存数量并给库管留存一份需求单，确定最终采购数量后在进行采购。
如不用采购，应由采购通知需求部门有库存，可以领用。
2.采购专员应充分了解所提物料的品名、规格、质量要求及其他特殊要求。
如不明处应与需求部门进行详细沟通，明确物料的要求。
保证一次采购合格率100%。
3.采购部应向供应商详细说明物料品名、规格、质量要求、数量、交货日期、交货地点、付款方式及质保条件等事宜。
若无法按需求日采购回公司须与需求部门沟通协商，避免耽误工期。
4.同种产品供应商至少对比三家，做三方比价单并需报价方盖章将询价比价结果作成产品价格对比表并汇报领导，并表明意见，请领导审批。
5.采购部就合同技术指标和技术条件、设备图纸、交货时间地点等与项目经理确认。
6.采购部负责就采购价格与供应商进行谈判并起草采购合同。
7.对于劳务施工项目，应由工程部进行主导，提供至少3家施工方信息和报价。
由工程部主导、采购部、预算员参与进行评审，确定施工方。
7.1市场部应与业主对项目施工内容进行确认，并与工程部交底，由工程部与施工方进行施工交底。
7.2工程部应对施工方案中的工程项及工程量进行审核并确认。
7.3预算部应对施工方提供的报价明细进行审核，并与项目经理进行沟通确认。
7.4采购部起草合同，与法务沟通，与施工方谈判，双方签订合同。
采购专员同时在T6系统中生成采购订单。
3、合同评审、签署、归档（流程：合同起草—发起人意见—需求部门审核—采购部审核—法务审核—财务部审核—总经理审批—采购部—行政盖章）相关表格《采购合同模板》《采购订单》《合同审批单》《合同执行台账》《用章申请表》《权限审批单》1.采购部根据需求单内容起草合同，合同模板应严格按公司法务模板进行，由采购部进行合同审批流程。
同时在系统中录入采购订单。
合同编号应与系统中的采购订单号保持一致。
（年度合同除外）2.合同审批时应附带相对应的需求单，根据合同审批单各部门审批内容由相关人员对合同进行评审，并在合同审批表上进行签字确认并批复建议：2.1发起人应对此合同的签订原因、签订合同的重要性、物料的简要说明等进行描述。
2.2需求部门重点把握合同项目名称与内部立项表、图纸名称的准确性和一致性、是否与需求单内容一致、所订物料性能及质量是否能满足需求部门要求、付款条件是否与项目要求保持一致、到货日期是否能满足项目进度等，注明是否同意。
2.3采购部应对合同价格的合理性、签约方资质证明复印件加盖公章是否齐全真实、写明签署该合同的必要性，注明是否同意。
2.4法务人员应把控分析合同条款风险性及预防措施控制，注明是否同意。
2.5财务部应对合同付款金额、付款期限及付款方式是否合理，票据是否符合财务制度要求，注明是否同意。
2.6最终按权限审批由总经理或总经理助理进行审批。
3.每一笔需求单均应有采购合同及采购订单，经审批流程及审批权限批准后方可执行。
4.合同审批后，需向行政部提供合同审批单申请合同章，申请加盖合同章时需根据行政部单据填写齐全。
5.对于审批盖章后的合同，由采购部发与供应商进行盖章并寄回。
6.对于甲、乙双方签字盖章的合同，需提交公司档案室归档，提交时填好提交登记表，以便后续查阅相关信息。
4、物料及发票接收：（流程：备货—交货方式—确认是否合格—入库—接收发票—登记—财务交接、不合格—退换货—法务流程）相关表格《送货单》《到货单》《入库单》《发票交接单》《对账单》1.供应商按合同要求进行物料的备货，按收货地点进行发货。
2.物料由供应商直发工程现场时，应由需求单中的指定收货人进行物料的验收与确认工作，经确认无误后在送货单中签字确认，返回公司时交于采购专员，采购专员接到现场送货单后，在系统中录入采购到货单，通知库管录入检验单和入库单，库管同时办理出库手续。
3.物料由供应商发到公司时，采购专员在接到物料后，应第一时间通知需求人和库管进行物料的验收工作，确认是否与需求单内容相符。
确认无误后，采购专员在系统中录入采购到货单，库管录入检验单和入库单，需求部门办理出库。
4.采购人员应与需求部门、库管对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与需求单所列内容一致，供应商在送货时应附二联送货单。
采购部留一份，库管留一份。
5.供应商应提供必要的合格证、检测报告、使用说明等资料，提交采购部存档。
6.物料到货验收无误后由库管办理入库手续，其中入库单有1联给采购部留存，采购专员在办理发票交接时交予财务部。
7. 在验收和使用材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与需求部门进行协商处理，若不能使用应尽快与供应商协商确认退换货事宜。
如造成公司损失，应提交到法务流程进行处理。
8.已办理合格入库的物料，经双方核对无误后，由供应商开据相对应的发票并提交采购专员进行合同台账归档，采购专员应把相对应的需求单、送货单、入库单、发票同时交接给财务进行认证工作。
并同时通知需求部门进行登记。
9.需求部门在接到发票信息后，应对合同台账进行登记。
以便掌握合同执行情况。
5、付款计划及付款流程：（付款计划流程：项目经理作出付款计划—需求部门审核—采购部审核—财务部审核—总经理审批—申请人填写付款申请单—部门经理审核—会计审核—财务经理确认—总经理审批—出纳办理）相关表格《付款计划表》《付款申请单》《项目结算通知单》1.项目竣工后，项目经理应汇总和整理项目执行过程中的（工程项和量的确认单、初验、终验报告）、物料的使用（使用过程中是否有质量问题）、资料汇总（与施工方的相关确认单据、验收证明、竣工报告）等相关资料进行汇总，并提交采购部1份存档，并由项目经理发起项目结算通知单（由项目部提出），同时提交到市场部、财务部和采购部，市场部以此依据与业主进行结算；采购部以验收报告和项目结算通知单等资料作为给供应商进行付款依据。
财务部以此作为项目回款和付款依据。
采购部按照财务要求于每月20日前做出下月付款计划并进行审批通过后提交到财务部。
2.工程部门负责人对项目结算通知单中的项目执行资料、验收资料等内容进行审核确认，保证项目内容的真实性。
3.采购专员以项目结算通知单为依据作出付款计划并提交采购主管审核。
4.采购部负责人对付款计划的发票情况（未开票不付款）、付款单价、数量、付款情况进行审核，保证付款金额的准确性。
5.财务部负责人对付款计划的金额、项目内容、付款日期进行审核。
6.最终由总经理或总经理助理审批同意后到付款流程执行。
7.付款计划确定后由采购专员按财务要求的《付款申请单》格式填写相关内容，并提交部门负责人审核。
8.部门经理审核完后，提交到财务会计进行确认：核对付款申请单与付款计划中的付款内容、项目内容、付款金额、付款方式、付款信息等。
如果此合同是初次付款，采购专员在提交财务前应先由合同归档部门进行合同确认。
9.会计确认无误后交于财务经理审核、总经理或总经理助理审批，无误后交于财务出纳办理付款。
6、关于公司新开发项目询价流程：（流程：需求部门—工程部作方案—采购部、预算员—采购询价比价议价、预算员对工程量进行报价—交于预算员汇总—预算员编制报价单—总经理审批—预算员提交需求部门）相关表格：《新开发市场询价申请单》《询价议价单》《预算报价单》6.1公司有新开发的项目需要公司进行报价时，须由需求部门填写新开发市场询价申请单，发与工程部，由工程部先期作出方案并交于采购部和预算员。
6.2工程部在接到申请单后，应先明确需求询价工程的技术服务要求、施工要求、质量要求等，以便进行工程方案的拟定。
6.3采购部在接到申请单后，应先明确需求询价产品的相关信息，以便寻找合适供应商进行沟通，进行询价、比价、议价流程。
6.4预算员在接到申请单后，应先明确需求工程量及人工工时，以便进行价格核算。
6.5其它相关部门进行配合工作。
6.5采购部对于价格信息进行审核后提交于预算员，由预算员进行成本价格的汇总分析，按公司统一对业主报价单格式进行填写，并交于总经理审批。
6.6总经理批准后由预算员交于需求部门，需求部门接到报价单后与业主进行沟通确认工作。
6.7各部门在新项目询价过程中一定要注意业主信息的保密工作。
增加项目保护意识。
五、关于审批权限的确定：根据导出的年度采购数据分析了各阶段金额出现比例。
授权金额最高上限为20，000元人民币。
说明：为提高公司办公效率，特制定此采购作业签订权限审批表。
1、单笔采购作业及订单金额小于或等于20000元，最终于总经理助理审批后盖章可执行；2、单笔采购作业及订单大于20000元及年度合同，最终由总经理审批方可执行。
总经理助理：总经理：六、供应商管理规定1.新供应商开发需求1.1当出现下列情况时，供应商管理人员进行新供应商开发：1）新产品设计、产品更改需要增加新的供方时；2）量产产品由于成本压力、公司策略需要开发新的供方时；3）现有供方因出现以下情况，产品供应发生困难或存在潜在危机时:●发生产品质量事故●3次及以上不能及时交付产品●现有的工艺手段已不能满足公司技术文件所规定的规范●其供货价格已明显失去竞争优势●售后服务态度恶劣等4）因内部自制加工能力受限，需委外协作或采购时。
