8文件和资料管理制度

文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。

二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。

2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。

三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。

2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。

3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。

四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。

2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。

3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。

4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。

使用完毕后，须及时归还。

5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。

6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。

五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。

2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。

3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。

4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。

文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。

二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。

三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。

（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。

（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。

（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。

（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。

2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。

（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。

（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。

（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。

四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。

（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。

（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。

（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。

2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。

审核应包括内容、格式、语法等各方面。

文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。

它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。

本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。

1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。

文件资料管理制度一、引言在现代企业的日常运营中，文件资料的管理对于保障信息的安全性、提高工作效率以及保持良好的组织形象具有至关重要的作用。

因此，建立健全的文件资料管理制度是每个企业都必须重视和实施的一项基础性工作。

本文将针对文件资料管理制度的相关内容进行探讨和分析。

二、文件资料的定义和分类1. 文件资料的定义文件资料是指企业在日常运营过程中产生的各类文字、图像、声音和电子数据的载体，如报告、合同、备忘录、会议记录等。

2. 文件资料的分类根据文件资料的形态和内容特点，文件资料可以分为以下几类：（1）纸质文件：即以纸张或其他纸质材料作为载体的文件资料。

（2）电子文件：即以电子数据形式存在的文件资料，包括电子文档、电子邮件等。

（3）图像文件：即以图片、照片等形式存在的文件资料。

（4）声音文件：即以声音、录音等形式存在的文件资料。

三、文件资料管理的必要性1. 信息安全性保障良好的文件资料管理制度可以确保企业的信息安全性。

通过规范的权限管理、备份策略以及定期的安全检查等措施，可以有效预防信息外泄、丢失或损坏的风险。

2. 工作效率提升建立科学合理的文件资料管理制度，可以对文件资料进行便捷的存储、检索和共享，以提高工作效率。

员工可以更快地找到需要的文件，减少冗余工作，提高工作效率和准确性。

3. 组织形象维护规范的文件资料管理制度可以体现企业的专业性和组织能力，为客户和合作伙伴留下良好的印象。

同时，通过合理规划文档的分类、整理和归档，有利于形成良好的工作环境，提高工作效率，并提升企业形象。

四、文件资料管理制度的内容1. 资料收集与登记对于企业日常产生的各类文件资料，应建立统一的收集渠道和流程，并进行资料登记，确保所有文件资料都能被及时准确地记录和归档。

2. 文件分类与编号根据文件的属性和用途，建立合理的分类体系和编号规则，对文件进行分类和编号，以便于后续查找和管理。

例如，可以按照部门、项目、日期等进行分类和编号。

文件资料管理制度为了有效管理和保护组织的文件资料，提高工作效率和信息安全性，制定文件资料管理制度如下：一、目的和适用范围本文件资料管理制度的目的是规范组织内文件资料的创建、存储、传递、使用和销毁等环节，适用于全体员工和相关部门。

二、文件资料的分类和标识1.文件资料应按照内容、形式和密级进行分类，并采用标识符进行标记。

2.常用的分类方式包括：公文、会议纪要、报告、合同、人事档案等。

3.标识符应包括文件名称、编号、日期、版本等信息，以方便查找和辨识。

三、文件资料的创建与归档1.文件资料的创建应有明确的目的和必要性，须真实、准确地记录信息，并保持统一的格式。

2.创建文件时，应填写文件登记表，包括文件名称、创作者、日期、文件编号等信息，并进行归档。

3.归档文件应按照分类和标识进行整理和装订，确保易于查找和阅读。

四、文件资料的存储和保管1.文件资料存储应采用专用的文件柜或档案室，确保安全、整齐和防火。

2.不同密级的文件应分别存放，严格限制访问权限，并采取措施防止泄密和丢失。

3.文件保管责任人应定期检查存储条件，确保文件资料的完整性和可用性。

五、文件资料的传递和流转1.文件资料的传递应采用正式的渠道，如内部邮件、文件传真或专人传递等，避免信息泄露的风险。

2.传递文件时，要注明交接人员和交接时间，并保留相关记录以备查档。

六、文件资料的使用和查询1.文件资料的使用应严格按照工作需要和权限，禁止私自复制、篡改或传播文件资料。

2.查询文件时，应向文件保管责任人提出申请，并确保借阅期限和操作记录。

七、文件资料的更新和修订1.文件资料的修订应有合理的流程和权限限制，确保修订的准确性和可追溯性。

2.修订后的文件应重新分发并进行归档，同时将旧版文件进行销毁或更新标记。

八、文件资料的销毁和备份1.文件资料的销毁应按照规定的保管期限和程序进行，确保不再需要的文件被及时清理。

2.销毁的文件应严格执行销毁记录，并采取可靠的方式，如碎纸机或专业外包公司。

资料管理制度•相关推荐资料管理制度（精选25篇）在社会一步步向前发展的今天，很多地方都会使用到制度，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。

那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编为大家收集的资料管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

资料管理制度篇1一、使用和保管1、教室内的设施由各班主任负责保管，合理安排使用。

2、录音机由使用教师负责保管，协调其他教师教学使用。

3、使用器材的教师在器材保管人的协调下，正常使用各种设备，并及时归还给保管人。

二、发放办法和交接手续1、每学期开学时，各负责保管器材人员到学校保管处领取所需教学器材及其它器材。

2、每学期期末由使用各种器材的保管人将器材交回学校保管处或专用保管库由总务处组织进行清点，核实使用保管情况后，造册登记、入档。

三、责任追究1、各类器材必须专人保管，协调使用，不得随意外借他人使用。

2、用后及时处置，即上锁或入库或拿回办公室，不得随意将器材放在公共场所而失去看护，如果丢失，有使用人赔偿。

3、凡属正常使用损坏的，学校负责修理或更换;由于管理不善而人为损坏者，使用人员要负经济责任，由责任人负担修理的一切费用。

资料管理制度篇2文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。

资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

1、收发文件管理制度1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收人签字。

2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3)外发文件的具体要求公司外发文件在发放记录上注明原件存放处，办公司室统一标识发放文件编号。

4)公司内发或传阅文件的具体要求(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字，注明原件存放处。

(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室统一接收，并及时上报公司经理，由公司经理签署意见。

(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目部接收，由项目负责人签署意见，项目负责人根据具体情况上报公司。

文件与资料控制管理制度范本序为了更好地管理和控制企业、机构及组织的文件与资料，确保其安全、有序、高效地保存和利用，充分发挥其在工作和决策中的作用，制定本文件与资料控制管理制度。

一、总则1.1 本制度是根据相关法律、法规及文件管理的要求制定的，适用于企业、机构及组织的所有文件和资料的管理与控制。

1.2 文件与资料包括纸质文件、电子文件、图像资料、录音录像资料以及其他形式的信息载体。

1.3 文件与资料的管理与控制是指对文件和资料的创建、收集、整理、传递、使用、保存、销毁等环节进行科学、规范和有效的管理过程。

1.4 文件与资料的管理与控制应坚持公平、公正、公开原则，保护机密、涉密、商业秘密及个人隐私。

1.5 文件与资料的管理与控制应遵守法律法规、规章制度和内部管理制度，保证信息的真实、准确、完整和及时性。

二、文件与资料的创建和管理2.1 文件和资料的创建应符合规定格式，确保表达准确、简明、具体和清晰。

2.2 文件和资料的标识、编号和命名应按照规定的标准和程序进行，以便于查找和识别。

2.3 文件和资料的内容应真实、客观、全面，不得有虚假、夸大、歧义和误导性的陈述。

2.4 文件和资料的分类和归档应按照统一的分类体系和程序进行，确保信息的整洁、有序和易于查找。

2.5 文件和资料的传递和流转应按照规定的手续和权限进行，遵守保密和信息安全的要求。

三、文件与资料的使用和共享3.1 文件和资料的使用应遵循工作需要和授权权限，不得超出职责和权限范围进行使用。

3.2 文件和资料的共享应遵守规定的共享渠道和授权程序，确保信息的安全和合规性。

3.3 文件和资料的查询和复制应通过正规的程序和渠道进行，不得任意篡改和删除信息。

3.4 文件和资料的披露和公开应根据相关规定和程序进行，不得泄露机密和涉密信息。

四、文件与资料的保存和销毁4.1 文件和资料的保存应按照规定的期限和方式进行，保证信息的完整性和安全性。

4.2 文件和资料的备份和恢复应定期进行，确保信息的可靠性和持久性。

文件和档案资料管理制度制定部门：某某单位制定时间：202X年X月X日1文件和档案资料管理制度为规范本单位生产生活及工作次序，确保本单位相关工作有序正常运转，根据单位发展需要，结合单位工作实际情况，特制定《文件和档案资料管理制度》，望本单位职工严格执行!一、文件管理1、有关文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发相关的记录；若是一些如需回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

2、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

3、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指按期限内准时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要按期清查，借出的档案资料要在指按期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监管与督查下进行核对，务必做到物单相符。

4、借阅的文档资料不经过领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，务必经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取2必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监管与督查下，按期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，保证现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，务必在文档目录中及时添加。

资料、档案管理制度一、为加强本公司资料、档案工作，特制定本制度。

二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。

三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理，收集本部门的文件、资料，并保持相对稳定，专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、资料归档范围1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。

3、本公司的请示与上级部门的批复。

4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。

5、本公司与外单位签订的各种合同，协议等文件资料。

6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等，以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。

7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。

8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。

9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。

10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。

五、各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批复的文件材料，统一交由专(兼)职经办人员集中保管。

六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外，最迟于每年____月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。

七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续，明确责任。

八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求，按年、部门、内容分类进行整理归档，保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。

九、公司档案室的文件、材料要注意安全和保密，未经公司董事长领导批准，不准翻看、抄录、复印、带走，确因工作需要，经过批准的要有详细登记，并办理有关手续。

十、多余重复过时和无保存价值的文件、材料，档案室要定期(按年)清理造册，并经总经理审核批准后，在公司经营部最少二人的监督下进行销毁。

文件管理制度（精选8篇）文件管理制度篇1电子技术文件管理制度一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。

每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

文件、记录和档案管理制度一、目的：公司的文件档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的管理手段，为了规范公司的文件档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制定本制度。

适用范围二、适用范围：本制度适用于企业文件档案管理的全过程。

三、管理职责：3.1 行政管理部是公司文件档案（会计档案除外）的归口管理部门，负责文件档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文件档案的业务领导和工作实务指导。

3.2 企业各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。

同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

3.3 文件档案室是公司对文件档案的专管机构，在行政管理部的领导下，行使文件档案的管理职责。

3.4 档案管理人员必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

四、文件档案归档资料的范围和形式：4.1 归档范围：法规性文件、计划性文件资料、批示性文件材料、公司的重大会议决议、企业级总结性文件、凭证性材料、重要汇报性材料、劳资人事档案资料、调研性资料、产品技术资料档案、产品设计开发资料、市场信息、产品质量档案、用户档案、各种指标类定额类文件、证件性文书资料、馈赠性资料、企业会计档案（会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。

4.2 归档资料形式：纸质文档、光盘、U盘、声像制品资料、图片、匾牌、奖章、证照及实物等。

五、文件资料的立卷归档5.1 档案的收集5.1.1凡属本制度第四条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由行政管理部门编造清册，每两年归档一次。

5.1.2银行票据由行政管理部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只行政管理部立卷留存。

5.1.3业务计划、往来函等业务传真、资料由行政管理部立卷留存。

5.1.4各类外来文件、资料由行政管理部负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由行政管理部回收立卷留存。