电子发票防重复报销台账

发票管理制度企业为了更好地加强发票的管理和财务监督，保障税收收入，维护经济秩序，根据税务机关制定的发票管理规定，结合企业各自的实际情况，都会制定相应的发票管理制度：一、发票领购发票领购由专人负责，持"办税员证"；填制准确、完整并加盖公章的"购领发票申请单"及尚未缴销的旧发票，根据实际需要的种类、数量领购。

二、发票保管(一)必须选择有安全保障措施的发票存放场所，并按照档案管理有关规定进行存放。

(二)必须按照规定认真填制"购领发票申请单"、"发票使用明细表"、"发票领用存月报表"。

(三)不得丢失、损(撕)毁发票。

如果发生丢失，必须于丢失的当天书面税务局，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。

(四)发票的基本联次(存根联、发票联、抵扣联、记帐联)及相关资料(上述4表单)必须保存____年以上，保存期满经税务机关检查后方可销毁。

三、发票使用(一)发票领用时加盖"发票专用章"。

(二)开具的发票必须符合下列规定：1、字迹清楚。

2、不得涂改。

3、项目填写齐全，单位名称必须填写详细，不得简写。

如果单位名称较长，可在"名称栏"分上下两行填写，必要时可划出该栏的上下横线。

4、票、物相符,开广州发票，票面金额与实际收取的金额相符。

5、各项目内容正确无误,代理开发票。

如填写有误，应另行开具。

错票必须一式几联同时作废，注明"误填作废"字样，并将作废发票的所有联次全部保存在发票原有位置。

如发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也按填写有误处理。

6、小写合计数前用"￥"符封顶，大写合计数前用""符封顶。

7、全部联次一次填开，上下联的内容和金额一致。

8、在发票联左下方加盖"发票专用章"，印制清晰、完整。

9、购货单位与付款单位必须一致。

ACCOUNTING LEARNING55“大智移云”时代高校财务系统智能化转型探索陈敏璇 深圳大学摘要：随着国家对高等教育事业发展的逐步重视，高校办学规模不断扩大，教育、科研等各项经费总量不断增加且来源更加多元化，高校财务工作压力也逐渐增大。

高校现阶段的财务报销模式逐渐无法支撑其发展需求，工作困境逐渐显现，财务智能化转型势在必行。

“大智移云”等新技术的快速发展为高校财务摆脱困境、重塑高校财务工作往智能化方向转型提供了巨大的发展机遇。

本文以“大智移云”时代为背景，以高校目前财务工作面临的困境为出发点，分析智能财务系统的报销模式和实施优势，探索智能财务系统的构建路径和实施保障，希望为高校财务系统智能化转型提供有益参考。

关键词：大智移云；高校财务；智能财务；财务系统引言“大智移云”即大数据、人工智能、移动互联网和云计算。

2013年8月，中国工程院院士、未来移动通信论坛理事长邬贺铨在中国互联网大会上首次提出了“大智移云”概念，该概念提出至今刚好第十载，这十年来，几项技术之间相互交融渗透，给人们的工作生活都带来了巨大影响。

在高校财务领域，抓住“大智移云”时代带来的发展机遇进行财务智能化转型，成为各大高校关注的焦点。

而财务智能化转型中，构建智能财务系统是最直接、最基础、最重要的实践路径之一。

本文以“大智移云”时代为背景，以高校目前财务工作面临的困境为出发点，分析智能财务系统的报销模式和实施优势，探索智能财务系统的构建路径和实施保障，希望为高校财务系统智能化转型提供有益参考。

一、高校财务工作面临的困境早期，高校财务报销采用传统线下报账模式，即报销人填写手工报销单，现场排队提交单据，再由财务审核无误后安排制证、复核、付款，整个流程费时费力且效率过低。

近年来，随着“互联网+”的广泛应用，各大高校财务相继进行深化改革，致力打造现代信息财务，其中一项重大举措是推行网上预约无等候报账系统，具体流程为：报销人粘贴整齐原始凭证，从财务处网站进入系统，按要求线上填写报销单信息，保存提交并打印报销单，完成线下财务审批相关手续后，递交财务处收单窗口即可离开，再由财务人员办理后台审核、制证、复核、付款。

浅析中小企业电子发票报销风险防范作者：管中柱来源：《中国乡镇企业会计》2019年第01期摘要：电子商务的发展推动了电子发票的普及，电子发票给人们带来诸多好处的同时，可以重复打印的特性也使如何防范重复报销成为企业财务人员面临的难题。

本文拟就电子发票对中小企业的影响、所带来的风险进行分析，并寻求电子发票风险的防范措施。

关键词：中小企业;电子发票;风险;防范一、电子发票对中小企业会计的影响1.有效控制发票风险发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取用以记录经济业务活动的收付款凭证书面证明，是会计日常工作接触最多的凭证，电子发票的应用，使企业入账的发票直接来源于税务机关电子发票平台，企业随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。

电子发票方便快捷、采取了数字签名、加密防伪等安全技术手段，有效遏制了虚假发票，而且对于受票方来说，无需财务人员人工识别，通过互联网查询、验证发票信息，避免了发票审核出错;降低了收到虚假发票的风险。

2.促使财务人员转型管理会计电子发票的推行将对企业会计程序产生深远影响。

电子发票的使用使企业财务工作由纸质化向无纸化转变，发票实现无纸化，发票作废与红字发票开具更简便易行，既避免了消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷又提升了企业财务工作效率。

电子发票对接企业财务管理软件后，企业可直接从发票中提取信息自动生成记账凭证及各种总账、明细账及报表，传统会计核算中原始凭证的整理、粘贴及记账凭证的填制、记账等工作不需要再由财务人员人工操作，财务人员的工作量大大减轻，也减少了财务工作中人为失误，有利于提供企业的财务工作效率。

从而使会计工作的重心从强调会计核算向服务于企业管理决策转移，为管理会计的发展带来了新的机遇。

二、电子发票的风险1.重复报销财务部门对单位人员报销的发票必须进行审核，发票虽然小，稍不留意就会给企业带来损失，甚至给会计带来从业风险，电子发票开具后的电子信息保存在税务云端，受票人自行调取电子发票信息并下载PDF或图片格式进行打印，可以无限复制和重复打印，并且打印时不需要额外加盖专用章，虽然电子发票有相应的防伪措施，但是对于财务人员来说，电子发票的真伪难以识别，财务监管难度大，财务人员单靠肉眼无法辨别打印出来的纸质件真伪，难以判断打印出的电子发票的唯一性，这就给手工处理报销带来重复报销的风险，导致财务人员的责任以及压力大大增加。

个人差旅费报销台账模板全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：个人差旅费报销是公司为了鼓励员工外出工作或出差时提供的一项福利。

对于许多公司来说，员工的差旅费用是需要报销的，而个人差旅费报销台账就是记录员工出差期间的各项费用，以便后续公司可以统一核算报销款项。

下面是一份关于个人差旅费报销台账模板，供大家参考。

个人差旅费报销台账项目名称：_______________________费用明细：| 项目| 金额| 备注|| ------------ | -------- | --------------------- || 交通费用| | || - 飞机票| | || - 火车票| | || - 出租车费| | || 住宿费用| | || 餐饮费用| | || 其他费用| | |在填写个人差旅费报销台账时，需要及时记录员工在出差期间的各项费用情况，以便后续公司进行核算。

在填写时要注意以下几点：1. 详细记录费用明细：在填写差旅费报销台账时，应详细记录各项费用明细，包括交通费用、住宿费用、餐饮费用等，以便于后续核算和审核。

2. 准确填写金额：在填写金额时要准确无误，确保与实际费用一致。

如果有发票或收据，要将其附在报销单上以备查验。

3. 留意备注栏：在备注栏中可以填写一些额外的信息，比如费用的具体用途、出差的具体事由等，以便于审批人员审批时有更多的参考信息。

4. 报销人和审批人签字确认：报销人在填写完个人差旅费报销台账后，要在报销单上签字确认，审批人在审核完后也要签字确认，以便于后续财务统一核算。

个人差旅费报销台账是一份重要的文件，能够有效地记录员工的出差情况和费用支出情况。

遵守公司的相关规定，填写差旅费报销台账，有助于公司财务管理的规范和透明。

希望以上模板能够对大家有所帮助，方便员工和公司之间的交流和合作。

第二篇示例：个人差旅费报销台账是指个人因公出差或其他原因产生的费用报销记录，通常被用于记录和核算个人出差所产生的费用，方便个人及企业进行费用管理和报销。

发票管理制度第一条各部门对发票实行专人管理，领取发票由专人负责，责任到人。

财务部设发票管理台账，由领用人签字。

第二条不准转借、转让发票，发票只准本单位的开票人按规定用途使用。

第三条发票启用前，应先清点，如有缺联、少份、缺号、错号等问题，应整本退回。

第四条填开发票时，应按顺序号，全份复写，并盖单位发票印章。

各栏目内容应填写真实、完整，包括客户名称、项目、数量、单位、金额。

未填写的大写金额单位应划上“○”符号封项；作废的发票应整份保存，并注明“作废”字样。

第五条严禁超范围或携往外市使用发票；严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、拆本和单联填写。

第六条开具发票后，如发生销货退回情况需开红字发票的，必须收回原发票，并注明“作废”字样或取得对方有效证明。

第七条使用发票的部门和个人应妥善保管发票，如发票丢失，应于丢失当日用书面报告财务部，再由财务部上报处理。

第八条增值税发票的有特殊规定，按相应的规定执行。

第九条如因发票管理不善而发生税务部门罚款，公司将直接追究有关部门和人员的经济责任。

第十条公司内部使用的各种单据参照本制度管理。

发票管理制度（二）是组织内部建立的一套规范和管理程序，旨在确保发票的合法性、准确性和完整性。

以下是一个简单的发票管理制度的主要内容：1. 发票申请：员工在采购或费用报销前，需要提出发票申请，包括需要开具发票的金额、内容和相关信息。

2. 开票程序：财务部门根据发票申请，按照相关法律规定和纳税规定，进行发票开具工作。

开票人员需要核实申请信息，并确保发票内容准确无误。

3. 发票接收和验收：员工在收到发票后，需要仔细核对发票上的信息，包括发票号码、开票日期、金额等，并签字确认。

4. 发票存储：发票需要按照相关规定进行妥善存储和管理。

一般来说，应该将发票按照日期和类型进行分类，并保持完整、清晰。

5. 发票使用和归档：发票使用需要与相关凭证、单据进行对照，确保发票的真实性和有效性。

完成使用后，发票需要及时归档，并按照一定的保管期限保留。

ETC电子发票台账工具电子发票是信息时代的产物，同普通发票一样，采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家，在电子发票上附有电子税局的签名机制。

从2018年1月1日起，全国收费公路通行费增值税电子发票正式上线，以后使用ETC 卡或用户卡交纳的通行费，以及ETC卡充值费可以开具通行费电子发票，不再开具纸质票据。

客户登录发票服务平台网站或“票根”APP自行开具并下载PDF格式的电子发票，根据企业要求选择是否打印出来进行报销入账。

从发票开具流程上来看，对于报销人员的确方便多了；但对于企业的财务人员来说，却存在一定的麻烦，像物流公司，通行费ETC电子发票的管理面临：发票份数多（多至数千张）、重复报销、打印浪费纸张、人工建立台账易出错存在税务风险、建立台账系统开发维护成本高等一系列问题。

这类企业急需一种简便易行的工具解决这个问题。

《ETC电子发票台账》这个小工具完全可以解决上述困扰。

软件功能与特色：●软件自动从指定目录中读取所有PDF电子发票文件；●采用先进的技术从PDF文件智能中提取发票的票面信息；●用户可以自定义输出发票报表项目，灵活方便；●软件自动识别目录中已录入的发票文件，避免重复录入报表；●软件智能提醒失败或提取信息失败的发票文件，避免遗漏；●软件可设置单张单页或单张多页打印，节能环保；●用户无需逐一打开PDF文件进行打印，设置好打印参数和PDF发票路径，软件自动批量打印，并智能识别PDF发票路径中非发票文件，无人值守；软件操作方法：一、PDF发票信息快速生成Excel报表1、打开电子发票台账工具2、选择软件功能可以选择提取ETC发票信息生成Excel报表或自动批量打印ETC发票3、设定PDF电子发票文件所在路径4、设定Excel报表存放路径5、设置Excel报表选项（可以任意指定发票上的内容）6、开始提取发票信息并生成Excel报表7、转换完成8、查看Excel报表9、转换历史记录查询本工具每次提取完电子发票信息后，会自动记录电子发票的关键信息，避免重复录入，如果需要查询历史记录，通过以下界面进行查询.二、ETC电子发票批量打印功能1、软件功能选择“批量打印PDF发票”2、设置打印参数可以选择单张打印多页或单页，纸张大小设定和打印颜色3、选择打印机4、开始批量打印说明：1、这个小工具上还有其它很多功能，由于篇幅关系，这里就不一一介绍了，大家有兴趣自己尝试一下，肯定能解决大家这个棘手问题。

电子发票报销的六大痛点和管控指南现在很多电子商务公司如京东商城等，大型餐饮公司必胜客等，三大电信公司都推出了电子发票，而且国家税务局也在大力推广，这是大势，作为企业财务会计不能逆势而为，所以公司人员的电子发票还必须得给报销！痛点二、担心重复报销目前电子发票的报销确实存在监管上的漏洞，因为目前电子发票的打印次数不受限制，可以无限次的打印。

正因为可以自行打印，又不需要额外再加盖专用章，这就给手工报销带来重复报销的风险。

痛点三、修改发票基本信息报销现在国人造假技能可谓人人皆会，在企业做会计防不胜防！现在PS功能很强大，任何只要稍微有些想法人，都可通过修改电子发票金额或者抬头，这种方法其实很聪明，有点让人始料未及的感觉，因为此时它的发票编码没有动，如果你去校验发票的话，是不会出现问题的。

如果会计不仔细检查，是很难发票问题的！如果你可能反驳说了，那我仔细检查不就好了吗？一张发票你能查询10分钟，1000张发票你查询多久，你还干其他工作吗？支招一、电子发票如何报销？第一种办法。

接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件，用传统办法黏贴报销。

第二种办法。

接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，将电子发票信息保存在适当的媒介中，报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。

这是最新的一个规定，所以需要你们好好斟酌一下是否采用这一种方法！2016年财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。

开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

支招二、怎么保证不出现重复报销呢？1、财务部可以对电子发票进行统计，以发票号码作为标识，这样就能避免重复报销，还有个简易方法，在我们报销系统增加电子发票号码字段。

实行电子发票后，企业在日常运营中对于鉴别发票的重复增加了不少难度。

企业中最常见的发票重复的问题大概有两种，一种是同一个员工重复下载了电子发票进行报销，另一种是两个员工要报销的发票重复了。

那么有没有什么简单的方法可以帮助财务人员来识别发票是否重复报销过了呢？下面给大家介绍一个小工具，我们只要在这个小程序上开通一个企业账号，把企业员工添加上去，大家把电子发票都发送进来，如果有重复的情况就会有提醒。

而且这个小工具还可以批量合并打印电子发票，导出电子台账，真的很实用呢！
1、支付宝搜理票侠，进入小程序
2、进入“我的”页面，点击上方“1.99开通企业会员”开通成功后对企业成员进行绑定
3、企业成员绑定成功后，员工就可以使用理票侠来获取电子发票了。

获取到的电子发票都会在发票列表里保存
4、如果你不小心重复导入了之前导入过的发票，在邮箱收取里，系统会提示你重复
5、如果有员工A导入了一张员工B导入过的发票，在员工A发票的右下角会有重复提醒，点击即可查看重复详情
6、同时员工B也会受到提醒，点击“重复发票”一样可以查看详情。

财务核票、鉴伪、查重复报销系统操作手册（v1.0）广州湛蓝数据科技有限公司2019-03目录1说明 (3)2公司切换 (3)3邀请员工 (3)4财务核票 (4)4.1使用微信扫码核票 (4)4.1.1 步骤一、在界面上选择“微信扫码”功能 (4)4.1.2 步骤二、打开个人微信扫一扫功能 (5)4.1.3 步骤三、系统连接成功状态显示 (6)4.1.4 步骤四、在手机界面上点击“开始体验”，使用微信扫一扫功能扫码发票二维码进行核票 (7)4.1.5 步骤五、扫描发票上的二维码 (8)4.1.6 步骤六、查验结果显示 (9)4.1.7 步骤七、核票结果处理 (11)4.1.8 步骤八、核票结束 (12)4.2使用票税宝APP扫一扫功能扫码核票 (12)4.2.1 步骤一、下载安装票税宝APP (12)4.2.2 步骤二、在界面上选择“票税宝扫码”的功能 (13)4.2.3 步骤三、打开票税宝APP“扫一扫”功能 (13)4.2.4 步骤四、系统连接状态显示 (15)4.2.5 步骤五、在手机端票税宝APP上点击“开始体验”，使用票税宝app扫一扫功能扫码发票二维码功能进行核票 (16)4.2.6 步骤六、扫描发票上的二维码 (17)4.2.7 步骤七、查验结果显示 (18)4.2.8 步骤八、核票结果处理 (21)4.2.9 步骤九、核票结束 (21)4.3使用扫码枪扫码核票 (22)4.3.1 步骤一、扫描枪准备 (22)4.3.2 步骤二、在系统界面上选择“扫描枪扫码” (22)4.3.3 步骤三、扫码枪扫发票二维码 (22)4.3.4 步骤四、发票结果显示 (23)4.3.5 步骤五、核票结果处理 (24)4.3.6 步骤六、核票结束 (25)4.4手动输入发票四项属性验票 (25)4.4.1 步骤一、在系统界面上选择“手动输入发票信息” (25)4.4.2 步骤二、在界面上录入发票信息 (26)4.4.3 步骤三、发票结果显示 (27)4.4.4 步骤四、核票结果处理 (29)4.4.5 步骤五、核票结束 (30)1说明本系统提供给财务人员使用，帮助财务人员快速鉴别电子发票的真伪，快速定位电子发票重复使用的问题，帮助财务人员解决电子发票作假、重发报销等问题，降低财务人员记账风险。