对高校办公自动化系统建设的思考
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科技信息 。高校讲坛ｏ ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹ ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ ２０１０年第９期
对高校办公自动化系统建设的思考 张炜炜’闫桥静 （１＿盐城工学院校长办公室 江苏盐城２２４０５１；２．盐城工学院国合处 江苏盐城２２４０５１） 【摘 要】办公自动化系统在高校的运用促进了高校管理的科学化、规范化。本文分析了当前高校办公自动化系统存在的问题，并就高校办 公自动化系统建设进行了初步探讨。 【关键词】高校；计算机网络；办公自动化系统 办公自动化系统即ＯＡ系统，是Ｏｆｆｉｃｅ—Ａｕｔｏｍｏｔｉｏｎ的简写，就高 校而言．办公自动化系统是将现代化办公和计算机网络结合起来的一 种新型办公方式，一般具有领导办公、公文处理、发文管理、会议管理、 提案、议案管理、档案管理、公共信息发布、公文检索等功能，它充分运 用了现代计算机互联网技术，达到无纸化、远程化、智能化，节约化的 办公目的。办公自动化已经成为当今信息社会的重要标志，高校作为 社会先进生产力和先进文化集中体现的重要阵地，有必要推行办公自 动化．以此提高管理的效益和水平。 １ 高校办公自动化系统建设的必要性 １．１ 高校管理上的复杂性需要有办公自动化系统作支持。高校管理 中涉及的信息量大而复杂。不仅涉及一般企事业单位管理所有的信息 （如档案、财务、人事和资产等信息）．而且还涉及教务、教学、科研等信 息。而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。在这种情况 下．有必要通过办公自动化来提高信息处理效率。同时．在高校管理 中，每项工作都有其相对规范的办理过程，有专门的工作流程支持机 制、部门和人员，但各项工作中又有一定的交叉性．而往往在交叉范围 内由于人为因素太多，缺乏全局观，难免造成工作的延误和错漏。在这 种情况下．更有必要通过办公自动化从整体上对各项工作流程进行规 范化的有机整合，从而使管理朝着高效高能的目标前进。 １．２高校办公自动化系统的建设是适应高校发展新形势的需要。近 年来随着高等教育事业的快速发展，各高校办学规模不断扩大，一校 多区、各教学行政单位分散办公等情况普遍存在，高校面临的办公任 务日益加重，新情况、新问题不断出现。如何保障管理信息的公开与畅 通，管理关系的协调与统一，已成为高校必须着手解决的问题。传统办 公模式下那种文件“传来传去”，工作人员“跑来跑去”的办公方式已明 显不适应要求，客观上要求有新型的、信息化的办公自动化系统解决 多校区远程协调办公的问题 １．３办公自动化系统是促进高校科学管理的有效手段。借助于计算 机网络平台，办公自动化系统突破了传统办公模式下对工作人员办公 地点的限制，实现了无纸化、自动化、远程化、智能化，节约化的办公目 标，节省了大量的人力物力成本，提高了办文、办事、办会的效率：同 时，依托办公自动化系统平台，采用统一的数据规范和标准，各教学院 部和行政部门之间实现了真正的数据共享和协同工作，实现信息的集 中管理、资源共享，提高了高校的管理水平和效益。 ２当前高校办公自动化系统建设中存在的问题 ２．１ 工作人员不能及时转变观念适应办公自动化系统的工作方式。 由于传统的手工文件处理方式已经运行了几十年．多数办公人员已习 惯于传统的办公方式。在办公自动化系统建设初期．工作人员往往对 办公自动化本质作用理解还不够深，对使用办公自动化系统的紧迫 性、必要性和便利性认识还不够，在实际使用操作中还存在畏难思想、 排斥情绪，使办公自动化系统形同虚设，造成了资源的闲置、浪费，阻 碍了办公自动化系统应用的深入 ２．２办公自动化系统与工作实际需求存在偏差。办公自动化系统的 开发或购买要充分考虑本单位的具体情况，及后期的软件的维护和升 级问题。除少数高校有过硬的技术研发队伍可以自行开发办公自动化 系统外，目前，绝大多数高校都是向软件开发商购买办公自动化系统 产品，由于不同高校在办公、发文审核等行政办公环节中存在的差异 性，随着高校事业的发展，对办公系统新的功能需求将不断增加，往往 办公自动化系统在实际操作过程中会出现与工作实际需求存在一定 偏差的情况，不能很好地和高校办公的实际相结合．影响了办公自动 化系统整体效能的发挥。 ２．３传统办公模式与办公自动化系统的衔接、过渡还存在一定问题。 目前自动化系统还没有国家统一的标准，尚未形成有效的规章制度， 文件的审核、签批等涉及到电子签名、电子印章等问题，其使用的有效 性受到质疑，目前文件签批仍以纸质为准，在推行办公自动化系统的 初期，甚至相当长一段时间内，仍需要保留办公自动化系统和传统办 公系统并行的方式．行政管理系统的工作量并未明显减少。 ２．４管理方式上不能适应办公自动化系统的实际需要。办公自动化 系统不仅是使用新技术、配备新设备和开发新软件，更为重要的是系 统管理的科学化与规范化。同样的办公自动化系统在某些学校运行良 好，而在某些学校却无法得到有效的应用，其根本原因就在于管理上 的缺失，制度上的不健全。没有规范的管理，办公自动化就会变成一纸 空谈，或者只能用来完成发通知、公告等低级应用，无法实现办公自动 化的建设目标。 ２．５网络安全仍存在不稳定因素。由于办公自动化系统与互联网互 联互通，使得办公自动化系统的信息安全问题日益突出。由于网络漏 洞的客观存在，办公自动化系统面临着各种木马病毒的感染和黑客攻 击的潜在威胁，即使是在学校内部也存在着涉密信息的安全传达、阅 批等问题，这些现实问题都给办公自动化系统推行带来了一定的潜在 风险 ３推进高校网络办公系统建设的对策 ３．１高度重视办公自动化建设，为推进办公自动化提供良好的外部 环境。 高校作为引领先进文化，传播先进思想的重要阵地，应以推动自 身管理的科学化、规范化为契机，大力弘扬先进的管理思想和方法，努 力推动办公自动系统在高校的应用。要努力提高办公人员的办公自动 化意识，尤其要强化各级领导推动办公自动化意识。客观上看，高校拥 有大量的计算机，网联网入率较高，人才密集，接受新知识、新事物快． 具备推进办公自动化系统建设的条件。 ３－２在办公自动化系统的设计中预留升级拓展空间。办公自动化系 统建设中，各部门的信息必须遵循统一的标准和框架，采用统一的数 据库平台，以实现应用系统之间的数据共享。为了使高校的信息化建 设跟上信息技术发展的步伐，需要对原有的信息系统进行完善与整 合，预留系统升级与拓展空间，使系统能不断更新与完善，适应发展需 要。 ３＿３加强对工作人员的业务培训。与传统的办公模式相比较，办公自 动化系统是一种人机结合的系统，由于使用了计算机，往往使人感觉 计算机才是办公系统的核心部分，而忽视了人在系统中的主导作用。 因此，在办公自动化系统建设中应清楚地看到：办公自动化系统的功 能发挥，不仅离不开人，而且必须在人的干预和控制下才能实现，必须 加强对工作人员的业务培训，提高办公人员素质，才能真正适应办公 自动化系统的要求，发挥其功能。 ３．４做好网络安全防范工作。信息安全是办公自动化系统建设的基 础，必须加强信息安全措施，保证办公自动化系统的安全运行。在办公 自动化系统建设中，应建立严格的信息发布、传输的审查、监控制度， 执行审批程序；完善信息保密机制，根据信息涉密等级设置访问权限， 保证信息传输的安全。同时，加强安全防范，避免网络受攻击和病毒感 染，增强网络运行的稳定性；加强网络监控，杜绝负面、不健康、影响学 校稳定的信息在系统上流传；及时对网上动态信息进行分析，为领导 管理决策提供科学依据。 高校办公自动化系统建设是反复实践的过程，不（下转第１２６页） １６１
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赏”，对于医学院来讲，校园植物存在的价值不仅是绿化环境，装扮校 园，更重要的是为中医、药学等相关专业学生开设了校园内的第二课 堂。教材不是唯一的教学资源，如何利用好身边的教材一 校园植物， 开展教学活动，应该是每个相关专业的教师加以考虑的问题目。学院应 该多为其提供相关的教学资源，为教学和科研提供并创造最好的环 境。对于学生来讲，医学院是研究医术的圣洁地方，了解校园内现有的 植物物种应该是最基本的课程（自我意识），而并非把其当作舒适的娱 乐环境，当作美丽瞬间来享受．这就失去了校园植物尤其是药用植物 存在的本质价值。 ３．２对校园植物管理提出的建议对于植物的管理方面，学院似乎 仅对其中的几种做了介绍而且也不够详细，甚至在学院的个别地方有 标错名称的现象。例如，位于蘑菇亭周围大约有３０颗五角枫，对其用 途的介绍是“仅供观赏”。经过查阅相关书籍得出五角枫的叶子中含有 没食子酸，具有祛风除湿，舒筋活络的效果。再有位于雅园内有大片的 紫花地丁分布于其中，在春天的开花季节的确是一道不错的风景，而 且其药效也不错，具有抗菌的作用。故有 植物的用途不仅仅是供欣 赏，对于其药用价值的介绍方面相关人士一定要慎重，不可以掉以轻 心。再有位于体育馆的后侧分布有八颗樱桃树．而管理人员对其的介 绍是紫叶李，紫叶李与樱桃树的确有很多相似之处，但其最本质的就 是叶的颜色，而且樱桃树的叶子要比紫叶李的大一点，希望管理人员 能够重视此方面的问题，以严谨的态度来处理，免得引起不必要的笑 话。我觉得学院应该组织学生给校园内植物重新挂牌，标明它的科学 名称、原产地、经济价值 并简要地附上与之关联的人文知识点和药用 价值。这样做可开阔学生视野，培养学生的人文素养。非相关专业的学 生能从中了解植物的科学名称及人文知识，相关专业的学生则能从中 学到植物的药用价值，这不仅活跃了校园文化氛围，而且在一定程度上 提升了学校品位 。 校园植物物种的繁多．使得在管理存在一些不足。首先是在行道 上的树木搭配不够合理．物种比较单一。例如，位于基础医学部门前的 道旁两侧全部是白蜡树．而位于图书馆北侧的行道上全是杜仲多达 ４０多棵，给人的感觉很单调。校园中某些植物处于病态．没有健康的 生长，希望有关管理人士能够注意，如西校区的一棵树干已被虫掏空． 极易发生危险。再有位于西校区图书馆旁边的几棵樱桃树已经处于半 死状态，应当及时给予救助维护。再有一颗美人松位于食堂餐厅的门 口已被熏得面目全非。美人松本是供人欣赏。但因地理环境的不合适 而使其失去本应存在的价值。因此我们希望这些问题能够引起有关管 理人事的注意，给学院一个安全的美丽的舒适的校园环境。 对于引进树种方面，学院应该多引进一些具有特色的植物来丰富、 完善校园体系，以乡土树种来优化植物群落，特别是引入一些季相分明 的乔木植物相互搭配来营造不同的校园环境。而且校园应该收集、引种 本地珍惜、濒危的树种，这样不仅更加丰富植物的种类、保存物种资源， 同时还能为创建合格的综合性大学校园环境打下基础 。ｔ 【参考文献】 ［１］谷颐．长春大学本部下缘绿化树种的调查研究田．长春大学学报，２００５，（０２）． ［２］马艳芝，田立民．唐山师范学院校园植物调查『Ｊ］．唐山师范学院学报，２００６， （０５）． ［３］吉昌群，沈大刚，曹升金．安康学院校园园林树木调查研究『Ｊ］．现代农业科技， ２００７，（２０）． ［４］刘晓红．校园木本植物调查研究ｆ Ｊ１ｌ太原科技，２００８，（１１）． ［５］倪穗，周乐斌，黄左安，等．宁波市高校校园植物现状调查与评价［Ｊ］．宁波大学学 报：理工版，２００９。ｆ０１１． ［６］施利祥．校园植物教学资源的开发与利用叨．宁德师专学报：自然科学版， ２００７，（０２）． ［７］黄秋婵．南宁师专校园木本植物种类及其药用的初步调查硼．南宁师范高等 专科学校学报，２００６，（Ｏ１）． 作者简介：周程艳（１９７７一），女，河北唐山人，讲师，华北煤炭医学院教师 从事中药药效和有效成分筛选的研究。
