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文件管理1、术语和定义成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。
文件：信息及其载体；规范：阐明要求的文件；表格：用于记录数据的文件（改自ISO/RT10013）；记录：阐明所取得的结果或提供所完成的证据的文件；受控文件：是指文件管理部门能控制，并且想控制的文件,可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件;比如：经受权人批准，发放到企业外部的（如认证中心、供方、顾客、当地政府)的文件，本企业管理部门根本不可能再对其进行控制，就成为非受控文件。
或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等,公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控文件；对于一些重要文件，如管理文件或图纸、工艺文件等，必须是要受控的。
所谓受控是指可以受到控制,所谓控制，是指可以按管理者的想法执行，并及时接收到反馈信息，不断修正其方法、路线,使其按管理者的思路运行,是谓控制。
失效文件：文件版本更新后，不再使用的旧版文件；废止文件：由于产品、服务、工艺、技术、过程、法律法规、设备变更、组织机构变更、厂房变更、环境变更等等而废弃不用的文件；失效往往有新版文件代替了,编号不变，版本变更.废止就是不用了，也没有新的类似文件。
-—编号就空了;2、文件的特点：法规性、唯一性、适用性、见证性3、体系文件的分类：1）按类别：管理文件、技术文件；2)按来源:内部文件、外部文件;3）按储存介质分有：纸质的、电子的、光学的计算机盘片、实物的等等；4）习惯：按照用途分为记录和文件。
阐明结果或作为结果实现的证据的是记录，一般形成于事中、事后；沟通意图统一行动,起指导作用的称作文件，一般形成在事前；5）按层级分为：一阶文件(如：质量管理手册）、二阶文件(如：程序文件）、三阶文件（如、作业指导书、规范、方法等等）;6）按照密等分为:保密文件（绝密、秘密、一般）非保密文件;7）按类型可分为:阐明要求的文件（规范）、阐明推荐的方法或建议的文件（指南）、介绍类的文件（说明书)等等；4、文件的作用（文件制作的目的）?沟通意图、统一行动、保留证据、积累经验、持续改进。
