文件发放范围一览表
- 格式:xls
- 大小:18.00 KB
- 文档页数:42
文件发放/回收登记表Document Distribution and Retrieving Registration Form
《文件发放/回收登记表》使用说明
一、适用范围:本表格适用于公司内部文件的发放回收。
二、编号:各部门自行编号,建议采取以下格式:
2位,参见《体系文件编写导则》;
2位,如2019年缩写为19;
2位,如6月份缩写为06;
3位,从1开始,连续编号。
三、填写要求:
1.文件名称填写发放的文件名称。
2.编号:填写文件编号。
3.分发号:文件发放部门填写文件分发号。
4.部门:填写文件所发放的部门。
5.发放登记签收人、日期:文件发放时接收文件人员签字、日期。
6.回收登记送交人、日期:文件回收时,文件送交人员签字、日期。
7.备注:其他问题。
四、原件存档部门及保存期规定:
原件由申请部门填写,保存期为3年。
五、归口管理部门:品质部。
六、发放范围:体系内各部门。
七、生效日期:。
文件制修订记录1.0目的本程序规定了与质量体系有关的文件的控制流程,对各类文件的管理规定了相应的职责和权限,确保质量体系范围内所有场合使用有效版本的文件。
2.0适用范围适用于医疗器械质量体系范围内所有的文件,包括质量管理体系管理类文件、技术类文件以及和质量体系相关的外来文件的控制。
3.0职责3.1总经理负责质量手册的批准;3.2管理者代表负责质量手册的评审,程序文件的批准;总经理不在公司时代理质量手册的批准;3.3质量部负责人负责质量手册、程序文件的评审,第三层次管理类文件的批准;3.4各部门负责人负责质量手册、程序文件、第三层次管理类文件的评审;3.5技术性文件的批准由规定的相应文件批准部门负责人负责;3.6文件主管部门负责编制/组织编制文件;3.7质量部负责归口管理所有现行质量体系文件;4.0定义4.1文件主管部门:指负责保证文件内容有效性的部门,该部门负责组织文件的编写,适时对主管文件的有效性进行评审。
一个文件的主管部门一般只有一个。
4.2文件归口部门(质量部 QA):指负责文件编号的分配、文件的发放、文件原件和作废文件的保存、文件清单及时更新等操作和管理的部门,包括外来文件的收集和管理。
例:《人力资源管理程序》的文件主管部门是人事部,但文件归口部门是 QA。
4.3保密文件:本公司保密文件指的是涉及到公司的核心技术----溶液配方(稀释配液文件)、产品配方(如配料单)等等,保密文件设置专门的保密文件管理员进行管理。
5.0文件的分类、结构和归口管理部门的规定5.1 本公司质量体系文件分类如下:5.1.1 第一类:外来文件:指从公司外部机构获得的与质量体系有关的文件。
包括:法律法规、标准(如:ISO13485:2016),由客户提供并确认的技术资料,载体包括硬拷贝、传真件、U 盘等;这些文件是本公司质量体系的依据性文件。
5.1.2 第二类:质量体系管理性文件:包括质量手册、程序文件、第三层次管理性文件。
ISO9001质量管理体系表格有效文件清单编号:序号文件名称文件编号序号文件名称文件编号文件发放范围审批表编号:文件名称文件编号申请单位数量申请发放范围:负责人:年月日审批意见:审批人:年月日收/发文记录编号:序号:序号文件名称文件编号发放序号发文单位数量收文人签字日期备注文件更改记录编号:序号:文件名称文件编号申请部门文件颁发号申请更改原因及更改内容:更改前页码更改后页码编制人:审核:批准:年月日作废文件登记表编号:序号:序号文件名称编号数量作废文件部门备注文件销毁记录编号:序号:文件名称文件编号申请部门数量申请销毁原因:申请人:年月日审核部门意见:负责人:年月日审批:批准:记录清单编号:序号:序号质量记录名称记录编号使用部门保存期填表人:编号:评审日期评审时间地点管理评审内容:评审准备要求:参加评审人员:编制:审核:批准:日期:编号:S评审日期主管部门参评人员记录及纪要起草人会议日期纪要(可附加页)管理评审报告编号:管理评审报告评审时间主持人地点参加评审人员:评审目的:评审内容:评审情况综述:评审结论:措施要求:年度员工培训计划表编号:序号培训项目培训内容培训方式培训人数培训时间教育经费投入12345678910保障措施公司领导审批意见:签字:年月日编制部门负责人:(盖章)编制人:(盖章)编制日期:年月日培训人员名册编号:序号:序号姓名性别年龄文化程度工作部门岗位级别培训时间证书编号备注培训教育计划表编号:序号:时间地点主讲人培训对象人数内容培训部门审核培训教育申请表编号:培训班名称申请时间主讲人办学地点主办单位申请人特种工序人员培训记录表编号:序号:序号特殊工种姓名性别年龄证件号年审日期身份证号填表人:审核人:设备管理卡编号:设施名称本厂编号型号(规格)验收日期生产厂家使用部门主要技术参数:随机附件及资料:检修历史记录:备注:填写人:日期:设备日常保养记录编号:设施名称:设施编号:使用部门:保养人:月:保养项目123456789101112131415161718192212223242526272829331异常情况记录备注注:保养后,用“V”表示日保,“△”为周保,“○”为月保,“X”有异常情况,应用在“异常情况记录”栏予以记录。
文件管理控制程序 Document number:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
1.目的:
为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用,特制定本程序。
2.范围:
本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。
3.职责:
3.1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布,管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布,各职能
部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。
3.2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。
3.3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。
4.程序内容
5、相关文件:
《质量手册》
《记录控制程序》 SHY(Q+E)2-05
6、引用表格
《文件发放范围一览表》 SHY(Q+E)4-09-01 《文件发放登记表》 SHY(Q+E)4-09-02
《文件更改审批单》 SHY(Q+E)4-09-03
《体系文件更改状况清单》 SHY(Q+E)4-09-04 《外部标准目录》 SHY(Q+E)4-09-00 《文件评审记录表》 SHY(Q+E)4-09-16。