档案概论

档案一：档案的定义1.档案是由文件转化而来的各个机关，企业事业单位，社会组织和个人在工作活动和生活中，产生了大量的文件，为了日后工作活动和生活的查考，人们便把文件保存起来，转化为档案。

文件转化为档案需要具备三个条件：a)办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；而文件的归档要区分对待：①.文件中的内容短期内可以办理完毕的，可等办理完毕后归档；②.文件中的内容需要长期办理的，只需将文件经过签收，传阅，研究，讨论和贯彻执行后，就算办理完毕并归档保存；③.不需要具体承办的文件，只要经过收发，登记，传阅等文书处理程序就算办理完毕并归档保存。

b)对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；办理完毕的文件不需全部归档的原因：①.工作和生活中产生的文件是大量的，若全部作为档案保存起来，档案馆和档案室将无法承担如此庞大的工作；②.保存档案的目的是为了日后的参考利用，若将没有价值的文件归档保存，会造成档案资源管理的浪费。

c)按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。

文件是人们在工作和生活中逐渐逐份累积起来的，文件之间的排列没有规律性，彼此孤立，不能完整反映事情的来龙去脉，因此，文件在归档前必须按照一定的规律归类整理。

使其具有内在联系地排列起来，这是档案优于文件的特点之一。

2.档案是各种机构和个人在其特定的社会活动中形成的a)档案的形成者广泛：官方性质的有国家机关，国有企业事业单位等；半官方或非官方性质的有各种群众团体，私有企业等；个人。

b)档案内容广泛：由于档案形成者分布在不同领域，部门和地区，因此形成的档案涉及政治，经济，军事，文化，教育，卫生，司法，外交等，既有中央机关形成的又有地方机关形成的档案，既有国家机关，企事业单位形成的又有群众团体和个人形成的。

3.档案的类型是多种多样a)载体：骨甲，金石，竹木，缣帛，纸张，胶片，磁带，光盘等；b)记录方式：手写，雕刻，印刷，摄影，录制等；c)文种：古代有诏，诰，题本，摺片；近代有令，布告，咨，呈；现代有计划，报告，会议记录，通知，通报，批复，指示等；d)文件内容：文书档案，科技档案，专门档案。

档案学概论第一节档案的起源一、档案的起源诸说1.档案的定义：档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是人类社会实践活动的历史记录，它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始公社向奴隶制过渡的时期（文字是档案产生的前提）。

关于档案起源观点的归纳：{1.文字说：文字是档案的必要条件2.文字图像起源说：文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件3.结绳刻契说：以原始记事方法形成的记录就是档案。

2.中国档案：①.《尚书》——“上古之书”：迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集。

②.1899年，河南安阳小屯村殷墟发现的甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案3.外国档案：①.巴勒摩石碑：现存的埃及最古老的年代纪。

②.世界上最古老的文字有象形文字和楔形文字。

第二节档案形态的演变1.古代中古档案：{甲骨档案金石档案：书史性质简牍档案缣帛档案金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。

有铭文的青铜器始于商代。

彝铭的四个阶段：①.铸器之意本在使用②.文化递进，器铭加详③书史之性质变而文饰④.铭辞之书与文饰性质俱失，复返粗略之自名。

中国近代史五大发现：长沙吴简、殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书、清朝大内档案。

2.外国档案：汉谟拉比法典是第一部最完备的成文法典，亦称《石柱法》。

纸草是古代埃及人在公元前3000-前2000年发明的一种书写材料。

3.纤维纸出现在东汉时代。

自东晋安帝时起，太尉桓玄下令改用纸张撰写文书和保存档案，一直沿用至今。

4.音像档案也称声像档案或视听档案，包括照片、唱片、录像带、光盘等。

直观性是其突出特点。

5.档案的词源：档案在明末清初已被使用，在《清太宗皇帝实录》即顺治年间。

第三章档案定义及其剖析1.档案定义的剖析。

①.直观描述型：从档案的形成转化过程和档案的实存形态等较为直观的角度来描述，即认为档案是某种文书、文件或文书材料。

优势：直观、易于理解劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质属性②抽象揭示型：主要从档案对人类社会的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案，且试图揭示档案的本质特性（用信息、历史记录、原始记录等抽象度较高的概念，根本目的是揭示事物的本质特性）。

===========================================================================================档案学概论重点知识梳理第一章：档案概念与档案现象一、对已有档案定义的剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。

这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。

其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、对档案定义的理解1.《档案工作基本术语》定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.一种确切揭示其内涵的定义“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息”。

①社会性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

②历史性：从时态上来讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和连续整体性。

③确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。

★④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。

这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，具有明显的相对性、动态性特点，只要对人们了解、考证以往的历史事实聚成程度最高、最可信赖的原始记录作用，就会将其视为档案，作为档案来保存、使用，这也是实存形态复杂、多种多样的根本原因。

档案学概论第一章档案学概论第一节档案的起源与历史沿革一、我国档案的起源1、1947年西柏坡首次提出2、曾三新中国的第一任档案局局长（曾庆红的父亲）3、档案是怎么产生的：社会生活起源论阶级社会产物论语言不能远传、不能持久4、结绳和刻契在一定程度上记录和反映了人们的社会实践程度，它已经具备了备忘、信守、和凭证的意义及作用，从这个意义上讲，我们可以把结绳和刻契看成是我国档案事业的起源，或者叫做档案事业前身。

二、我国档案的历史沿革1、甲骨档案：殷商2、金文档案：周代冶铸在青铜鼎器上的具有记事和书史的文字称为金文档案3、简牍档案：春秋——东晋4、缣帛档案：春秋（贵族）5、石刻档案：盛行于秦6、纸质档案：汉代7、音像档案（以胶片、磁带等磁性材料为载体）8、电子文件：P42三、我国不同历史时期对“档案”的称谓商代：典、册（策）周代：中（册的省形字）——先秦时期对文书和档案的概括性称谓典、册汉以后：文书、文案、薄书唐宋：文卷、案卷、文牍、案牍明末清初：“档案”一词已被使用。

大约成书于康熙四十六年的杨宾《柳边纪略》说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也。

然今文字之书于纸，亦呼为牌子、档子矣。

”这是迄今所见最早对“档案”这一名词的说明第二节档案的定义一、定义根据我国古今各种档案的情况，以现代档案为主要对象。

给档案下这样一个定义：是历代国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，并作为历史记录保存起来的、以备查考的文字、图像、声音及其他各种记录方式和各种载体的文件材料。

二、定义的基本含义1、档案是过去或现在的机关，以及一定的个人在自身活动中形成的，档案来源于一定的形成单位，产生于形成单位的自身活动之中。

【三种类型：官方半官方/非官方个人（家族家庭）】说明：①档案直接形成于社会的活动之中，是在社会活动中自然形成的，绝非、事后编写，是档案区别于其他资料的主要特点、本质区别，注重原稿、原件、原本。

②丰富的社会实践产生了丰富的档案，决定了档案来源的广泛性，丰富的社会实践产生了按照一定来源形成的档案，这种普遍性决定了来源的广泛性，一定来源的档案必然有一定的联系。

档案学是一门应用学科;1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理“图书、情报、档案”一体化创成一级学科,档案管理学2、是档案管理学的基础课程是从事文员、秘书的技能课程,以下是8大技能技能：收集、整理、鉴定、保管档案保管期限登记、编目、检索、利用用于行政管理,经济建设、科技建设、文化教育、科学研究、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理档案学概论第一章、档案第一节、档案的起源与沿革一、中国档案的起源二、我国档案的形式和名称的演变与沿革第二节、档案的定义一、档案的定义定义：国家机构,社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不同形式的历史记录;档案产生的条件档案的产生是逐渐历年产生的;恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明;今天的文书,明天的档案; 条件如下：1、进入文明时代后,记录符号、文字记录2、随生产实践发展,语言文字完善,出现了有条理的信息记录3、商业的发展,促进了有条理信函及应用4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来,形成档案二、档案的基本含义一、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的;二、档案是保存备查的历史记录;注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件1办理完毕的文件才能归入档案;2对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存; 3按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案;三档案的形式是多种多样的;1、档案信息的载体载体形式：甲骨档案、简牍档案竹简+木椟,这在战国至两晋产生最多,尤其是秦汉、金石档案青铜+石刻、缣帛档案细绢档案、纸质档案2、档案信息的记录方式1从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等2从表达方式上文字、图像、声音等3从传达信息的文体上古代有：制、诏、奏折、题本近代有：令、布告、咨呈现代有指示、通知、报告、总结等;四档案是原是的历史记录档案管理办法：对有价值的文件进行有内在联系的归档不是历史遗物是特定的历史资料,档案是一种信息资源四档案的重要意义1、历史的真迹,必须保持它的特性,才能充分发挥它的效用;2、档案与图书资料、文物既有性质上的区别,也有某些联系图书是大众文化,档案是小众文化有保密性第三节、档案的属性档案既具备特有的基本属性——原始记录性,也具备许多文献资料共有的一般属性——信息性、文化知识性;五档案的知识属性和信息属性1、档案是贮存和传播知识的一种形式即,档案是人类认识和改造世界智慧的结晶;1、档案是贮存知识的重要手段,成为历史知识的宝库2、档案是有贮存知识的功能,当它被利用时就具备传播知识的能力3、档案是一种重要的信息资源,档案信息的原始性档案信息的原始性：可分为原始信息当时产生,可起证据作用和加工信息经过“编研”,有宣传、学习作用档案信息的回溯性：文件变成档案有过程和时间,当时的现行文件成为现今的历史档案第四节、档案的作用和价值一、档案价值的含义及其决定因素二、档案的作用一、行政管理作用：机关工作的查考凭证二、业务参考作用：信息的支持与保障,接收→保管→鉴定→利用→传播/作用三、文化传承作用：使得文化积累并传播、发展、进步四、法律书证作用：解决争端、处理案件→证据作用：具有真实性与可靠性的书面文件五、宣传教育作用：档案是生动的资料当时、当地、当时人三、档案的基本价值一、档案的凭证价值历史证据,历史标记二、档案的参考情报价值档案是难得的第一手资料,具有更大的真实性;第五节、档案的种类及国家档案全宗一、档案种类的划分一档案分类根据一定的标准,根据档案的来源、时间、内容和形成特征等,对档案进行有层次的分类,并组成一定的体系;注：“来源”指最初形成单位；“时间”指建国前成为历史档案、建国后现行档案;二、档案的种类划分1、按所有权分类：国家、集体、私人2、按行政管理角度：新中国建立以后的档案、革命历史档案、旧政权档案3、按行业类别：文书档案、科技档案、专业档案1文书档案：社会组织、国家机构、社会团体个人在行政管理活动中带有行政性的文件,在档案数量中最多的一种,如：请示、报告、决定批复法规函件2科技档案：人们在科技活动中产生的纯业务性的科技文件材料,如：施工图纸、设计任务书、科研项目的申请书、科研项目立项书;东方明珠塔选址前查了档案中有无雷击的记录3专业档案：在专门活动中产生的文件,如：人事档案、病历档案、会计档案账单、账目、教务档案、社区档案、家庭档案4、按载体分类：1甲骨档案：安阳成了文字博物馆2金文档案：青铜上的铭文、如：毛公鼎3石刻档案：刻石、碑碣石、墓志铭4泥版档案：楔形文字5简牍档案：珍贵的历史档案,居延汉简,汉代烽燧遗址,张家山汉墓什简西汉社会状况、科学技术方面;九章算术、算术书战国早期研究数学,脉书中医;6缣帛档案：桑麻帛地图→马王堆汉墓的帛地图、7贝叶档案：棕榈叶档案、西藏云南贝叶经大藏经8羊皮档案、9纸质档案：蔡伦、东汉人周之大政,使用植物纤维纸10音像档案：图书、音响、影视、照片、录音11电子档案：数字档案馆二、我国国家档案全宗第二章、档案工作概论第一节、档案工作一、档案工作的内容档案工作：档案室馆、文件中心用科学的原理和方法来管理档案,为党和国家各项事业服务的工作;档案工作内容：从狭义上说：是档案业务工作,接收和收集征集、价值鉴定、档案整理、档案保管档案管理期限表具体条例、档案检索、档案编研出版物、档案利用、档案统计; 从广义上说：是指档案事业,档案馆、档案室、档案行政管理、档案教育、档案出版; 注：下面是从狭义讲档案工作的内容;档案工作的内容：一、档案的收集工作：档案的管理起点二、档案的整理工作：档案管理的核心,保证档案实体卷案有序化、条理化——严格有序的工作基理三、档案的鉴定工作：对档案的价值的判断四、档案的保管工作：对已经上架的档案进行维护管理注：保管的任务1维护档案管理的次序存放使用地方2使档案实体不受损害,延长档案的自然寿命五档案的检索工作检索：对已存放档案的查检与查找注：采用相应的方法对档案信息内容进行加工处理,编制各种检索工具记录、报道、查找档案的工具,为读者服务;检索工具最基本的形式：目录、索引、指南介绍馆藏档案的工具书六、档案的利用服务工作——最大限度满足公众对档案的需求1对行政档案的利用,直接实现档案的价值2沟通与社会方面的联系七、编研：对馆藏档案进行编辑、研究、出版,是对信息的主动开发、为社会提供服务;八、统计注：管理流程<是图表,见书面笔记>二、档案工作的性质一、档案工作的管理性具体表现为：1、从国家档案事业来看;宏观档案工作是一项专门负责管理档案及其工作的独立专业,属于国家科学文化事业的组成部分;2、从每个机关单位的档案工作来看;它是某种管理工作的组成部分;3、档案工作是一项科学的管理性的工作;档案工作是一项专门的档案事业,面对的是各种载体和各项内容的档案事物,而不是对现成的简单的物件保管和出纳;二、档案工作的服务性服务性：依靠档案资源三、档案工作的政治性1、档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业;2、档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现;3、档案工作的机要性是其政治性的表现之一;三、档案工作的意义1、历史见证：凭证作用2、历史记录：维护党和国家的真实面貌第二节、档案工作的基本原则一个决定：1956年国家国务院颁布关于加强档案工作决定一个通知：1959年中共中央关于统一管理党政档案工作的通知一部法律：1987年9月5日公布的中华人民共和国档案法用法律的形式明确规定了我国档案工作的基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用;”其基本内容由以下三个方面组成：一、档案工作实行统一领导,分级管理的原则一同一领导,统一管理二国家全部档案分别由各级档案保管机构集中管理三全国档案工作由各级档案事业管理机构统一、分级、分专业进行管理;四实行党政档案和党政档案工作的统一管理二、维护档案完整与安全一维护档案的完整1、从数量上,要保证有价值的档案齐全完整,保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少2、从质量上,即从系统性方面,要维护档案的有机联系和历史真迹,不能割裂分散,更不能篡改、剪裁使得档案失真;二维护档案的安全1、保证档案管理的物质安全,力求档案本身不受损坏,延长档案寿命;2、保证档案管理的政治安全,使档案机密不被盗窃、不失密;三、方便社会各方面的利用1、档案“受众”合法利益2、平等获取信息档案信息知情权、3、自由选择档案知识自由选择获取、档案信息知情权、档案信息服务保障权隐私权障碍：信息技术发展馆藏资源优化数量：提高工作人员素质能力：加强法制观念、保障利用心理：受众的第三节、档案机构一、档案室一、档案室：在档案工作体系中,最基层的档案业务机构1、在各级组织机关、团体、学校、企事业单位等中是保管本单位档案的业务机构2、是本单位的组成部分最普遍、数量最大、层次是基层3、向档案馆移交有保存价值的档案二、档案室的作用1、作为本单位最有参谋咨询的部分,也是机关工作组织的工作助手,为机关各项活动提供档案信息;2、是全国档案工作的基础三、档案室的类别1人事档案2企业管理档案四、档案室的主要职责和任务1、主要职责集中统一管理本机关各部门形成的全部档案和有关资料,为本机关各项工作服务,并为党和国家积累档案财富;2、任务1对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督;2管理本单位的全部档案,并积极开展利用工作；同时,管理有关的内部书刊等资料,配合档案提供利用;3定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交;五、档案室的类型1、普通档案室2、科技档案室：专门管理科学技术档案的档案室,如：矿山、设计院、技术研究所3、音像档案室：照片、影像资料室4、人事档案室：是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的5、综合档案室6、联合档案室二、档案馆一档案馆的性质档案馆：集中保管党和国家重要档案的基地,其工作是我国档案事业的主体档案馆居于科学文化事业机构的中心主要表现：1、档案馆管理的对象是人类社会活动的历史记录,是历史文化财富;尽管档案在某种程度上具有机密性,但终究是要成为历史文化史料的;2、档案馆的活动方式和工作成果具有研究性;它对浩繁的档案进行研究和一系列科学管理,并且要积极参与档案史料编纂、编史修志和历史研究;3、档案馆的社会职能是一种科学文化事业单位;它不同于党、行政管理机关,也不同于企业生产部门;它是为繁荣社会科学文化,为党和国家各项工作服务的一种事业单位;二、档案馆的基本职责和具体任务1、基本职责：集中统一保留党和国家需要长期保存的档案文化资料,维护历史的真实面貌,为现代化服务建设;2、具体任务：1接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的档案以及有关资料,科学地管理档案,不断提高管理水平;2通过各种方式,积极开展档案资料的利用工作;3参与编史修志的工作;三、档案馆的类型：1、综合档案馆：是国家档案馆的主体;注：国家档案馆分为综合档案馆和历史档案馆;2、专门或部门档案馆：国家专门管理某一方面的档案馆如：海洋、城建三、档案行政管理机构：国家档案局,省档案局厅、档案处、科、股定义：指导和管理档案的专业部门一、档案行政管理机构的基本职责：统一管理党政档案工作的原则下,分级管理全国的档案事务,对全国的档案工作进行监督、检查、指导;二、档案行政管理机构的具体任务：1、依据国家法律、法规、政策,拟定档案工作的规章,建立国家档案工作制度2、指导和监督各机关团体、企事业单位的档案工作,3、规划、筹建档案馆;在业务上指导档案馆的工作;4、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准,监督和审议档案的销毁问题;5、组织和指导档案业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学的研究等;第三章、档案收集第一节、档案收集工作概述档案收集工作的内容档案收集工作就是按照党和国家的有关规定,通过理性的接收制度和专门征集的办法,把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理;档案收集工作的方式通过相关的档案馆收集也包括档案室——接收被动档案接收：档案馆室收存档案的活动过程,是整个档案工作的中心内容,是档案部门取得和积累档案的主要渠道;征集分散在社会上的档案和文献资料——征集被动档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动,是档案馆取得和积累档案的必要补充渠道;注：接收和征集历史档案的对象、途径和方法、党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门;对象和途径：国家机关、社会组织、收藏于个人手中、少数民族地区、档案收集的部门文书处理部门、业务部门、档案室/档案馆档案收集工作的内容一、档案室对本机关单位需要归档的档案的接收注：本单位是指机关、团体、企事业单位所建的档案室；档案是办理完毕的文书在形成过程中不行；及时、定期办理完毕二档案馆对各现行机关和撤销机关的具有长久保存价值的档案集中和接收;注：现行机关：现在仍在形式职权、行政权的机关三档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收和征集;档案收集的要求一、高质量各机关将平时已归档立卷组卷的档案移交到档案馆二、标准化按照档案馆管理原则、馆藏技术、检索方法、归档编目三、完整性按归档范围及要求、及时系统地吸收,反对组织和个人分散保存;四、坚持优化原则有用且珍贵,大力丰富馆藏一、档案收集工作是档案工作的重要环节;二、档案收集工作是贯彻统一管理原则的一项重要内容和具体措施;可以做到收集及时,鉴选得当;这样档案才能完整得当;第二节、档案室与档案馆藏建设1、既有区别档案室：只针对本单位档案进行的收集档案馆：收集范围扩大到社会,数量也相应增加2、也有联系档案室是基础,做收集工作,要定期向档案馆移交档案档案馆建立在其基础上,做移交工作省级档案馆满20年向上级移交,县级则10年第三节、档案室的收集工作一、建立归档制度的必要性二、归档制度的内容一归档范围定义：指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档,哪些不应高归档;办理完毕的那些反映本机关工作、生产活动,具有查考利用价值的文件材料,均属于归档范围归档文件又分为：归档文件、不归档文件·归档文件：重要会议材料、上级下发文件材料、本单位对外的正式发文、本单位请示上级的报告及上级下发的批复、信访工作材料、反映本单位的报告总结,对本单位干部任免、处分有关的文件,在外事活动中形成的材料;·不归档文件：重份文件、无查考利用价值、内部互相抄送的文件、未经签发的文件稿、从各方面收集的以供参考的有关文件注：依据是机关文件材料归档和不归档的范围国家档案局 1987年12月4日;归档文件必须要有保存价值,要符合机关实际状况二归档时间定义：指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间;注：按规定,处理完毕的文件,由文书或业务部门立好卷,一般应在第二年的上半年向档案室移交;大部分根据机关档案工作条例特殊教育机构第二年7月移交三归档质量定义：遵循档案的形成特性,根据价值四归档手续定义：双方清点签字第四节、档案馆的收集工作一、档案馆档案的来源和收集范围一现行机关的档案源注：接收要求：1、经过整理,保持全宗的完整性2、必须经过坚定,有保存价值的档案3、移交过程中,原档案的检索工具,与全宗有关材料一同移交4、必须依据移交目录,与档案原件一起清点;5、档案接收期限：省级20年、省级以下10年二撤销机关的档案源三由组织和个人保存的散有档案特别是在非常时期如：革命政权档案、民国档案、历代王朝四档案馆之间交接的档案第四章、档案整理第一节、档案整理的内容和原则一、档案整理的内容和意义一档案整理的内容对档案机构来说：1、系统排列和编制案卷目录编目2、对档案进行局部调整3、对档案进行过程整理由档案馆完成,从立卷到全宗的制定二档案整理的意义1、档案整理是发挥档案作用的重要条件2、档案整理是整个档案管理工作的重要基础二、档案整理的基本原则1、遵循文件的形成规律文件、电子文件、图表、照片2、保持文件之间的有机联系来源：一个单位的文件不可分割历史的联系一个单位或者部门或者工作人员文件材料具体活动的阶段,即：时间联系,时间：公元、年度、季度、月度、学年度、农业季度内容：文件材料在内容上的一定联系：一个问题,一项工作形式：文件材料的种类,名称、规格、制成材料、公文文种、报表3、区分不同的文件价值依据档案价值：文书档案：永久或者30年或者10年科技档案：永久或者长期或者短期会计档案：永久或者25年或者15年或者5年4、用于保管和利用文书档案的大小尽可能统一、厚度符合要求不同要分开保管：绝密或者保密档案装具制成材料要统一第二节、区分全宗二、全宗的划分和排列一、确认全宗：从组织或个人独立性来认定1、全宗：亦称立档单位,全宗构成者,是指一个具有独立性的组织和个人在社会实践中形成的档案的有机整体;组织全宗是构成全宗的主体部分；个人全宗是构成全宗的组成部分;2、构成全宗立档单位的条件：1组织全宗构成的条件·必须能独立行使职权,以自己的名义对外行文·设有会计单位和经济核算单位,自己编制预算或财务计划·具有专门管理人事的机构人员,有人事任免权2个人全宗构成条件个人全宗又称人物全宗,是某一着名人物或着名家族所形成的档案有机整体·对社会有突出贡献或重要影响的个人·该档案完整系统地保存下来国家、省、地市县全宗、设定省档案馆：中共省档案、省直属机关档案、省政协档案、工、青、妇、民主党派、省人大,省人民政府,省级各部委,省级厅,局所属院校二区分全宗政权更迭及跨政权的立档单位来区分：历史档案、新中国的档案、沿革立档单位的变化区分全宗原单位的档案要保持原有的全宗机构撤销合并内部机构独立合署办公,能分则分三组建健全全宗的补充办法三种补充办法1、联合全宗：指两个或两个以上的全宗联合体,这种联合不是人为的拼凑式联合,是一种客观的不得已的联合2、汇集全宗全宗汇集：即人为将若干全宗汇集在一起,成为全宗的补充形式3、档案汇集：由若干全宗所属不明或所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式;分为：历史真实性档案、逻辑问题性档案、人物性档案汇集三、全宗内档案分类一全宗内档案分类：是实行档案学科管理的重要方法之一,也是档案整理工作中的重要环节,并为一系列整理工作创造条件;如：来源、内容、时间等划分为若干类别二、分类的基本要求1、分类应从全宗内档案的实际情况方便管理的现实需要出发2、从分类方法及其分类结果应反映全宗内档案的客观状况,维护历史的本来面貌如：党群与行政放在一起3、分类方法及其分类结果要具有逻辑性,以便管理和实际操作4、分割出的类别要符合总和要分离完毕后,既不能未分完,也不能有多余5、分类的标准必须一致一次分类只能有一个标准6、分出档案的界限必须清楚,相互间不能交叉包括7、具体类别必须含义明确具体档案所指确定三、常用的档案分类法1、年度分类法：依据档案形成的时间年度,将全宗内的档案分成不同类别,一个年度档案自然形成一个类别专门年度：粮食收购、兵役年度3、组织机构分类法：依据立档单位内部组织机构,将全宗内的档案分成若干类别;如：科、处、局、司局、部、市4、问题分类法：依据立档单位全宗内的档案形成的问题进行分类如：基建建设档案、科学技术档案四、复式分类法的选择和分类方案的编制1年度——组织机构分类法2组织机构——年度分类法3年度——问题分类法4问题——年度分类法文书档案,按保管期限分为永久、长期30年、短期10年教学档案、按学年、按问题,教学管理、学籍管理科技档案：基建档案综合、建筑、食堂、设备档案办公设备、教学设备、生活设备第四节、案卷与案卷目录三整理中档号的“编制”档案号：档案实行管理编号的总称1、全宗号：由档案制定给组织或个人一个唯一的代码2、案卷目录号：每一本案卷目录代码3、卷卷号：档案馆排列的顺序号4、页件号：进馆档案顺序代码编制原则专指性原则合理性原则稳定性原则：不能随意改变发展性原则：编号要留有空间明确性原则：档案号简明、适当。

概论第一章档案与档案工作第一节档案一、档案的起源与发展（一）档案的起源1. 档案起源学说主要有原始社会产物论、阶级社会产物论2. 档案的产生是以处理复杂事务为目的，以一定的物质基础为载体条件的3. 远古时期采用标记、符号、结绳、刻契、图画等记事方式，称为“助记忆时代”，可以看作档案的萌芽，档案起源的初始形态（二）档案的产生与发展1. 文字的产生和载体材料的使用是档案产生的客观条件（文字）2. 人类交流和社会管理的需要是档案产生的社会条件（社会）3. 国家的产生使得档案的产生与发展有了充分保证（国家）（三）我国档案形态的演变1. 甲骨档案：又称“卜辞”，殷商时期，我国最早的文字记录，河南安阳小屯村2. 金石档案：铭文+石刻档案，殷商、周、春秋时期，西周金文档案鼎盛，东周石鼓文最早石刻3. 简牍档案：周、春秋时期，“册”“典”是我国最早对文件和档案的称呼4. 缣帛档案：春秋战国，又称“帛书”“卷”“卷轴”5. 纸质档案：最早的纸质档案—西汉初期甘肃“放马滩纸”6. 电子档案：电子档案就是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（四）档案的词源档案作为一个词语，始见于清朝二、档案的内涵（一）档案的定义档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息（二）档案的内涵1. 档案的形成主体具有多元性2. 档案是有保存价值的文件3. 档案的实存形式是多种多样的4. 档案本质属性是原始记录性，档案的原始记录性是档案的根本价值所在（三）档案的属性1. 档案的本质属性：原始记录性2. 档案的一般属性：信息性（主要表现为原始性、回溯性）、知识性、文化性、社会性知信文社（四）档案与相关事务的联系与区别1. 档案与文件a. 文件是档案的主要来源，档案是查考价值文件的归宿，二者都来源于原始记录b. 文件不是档案的唯一来源c. 阶段不同。

文件是现行使用阶段，档案室使用完毕或告一段落的文件d. 价值不同。

档案学概论第一章档案概念与档案现象第一节档案的定义及分析一、对已有档案定义的剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。

这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。

其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、档案的本质特征及其定义表述档案时社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。

三、对档案概念（定义）的理解（一）社会性也称社会实践性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。

（二）历史性也称后时性，即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

（四）原始记录型—档案的本质特性档案是人们在社会实践活动直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。

四、档案的实存形态及其形成过程（一）档案的实存形态档案的实存形态是指档案在现实中的具体存在形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西具有档案的属性，是档案，什么东西不具备档案的属性，不是档案。

档案的实存形式是多种多样的，凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西均是档案的实存形态，均可成为档案。

（二）档案的形成过程档案的形成过程是指各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。

五、对档案真是可靠性的准确理解档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的重要原因。