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如何有效管理办公室文件存档办公室的文件存档管理是一个事关工作效率和组织力的重要方面。
良好的文件存档管理可以提高办公室工作的效率，提供方便快捷的查阅和归档方式。
本文将介绍如何有效管理办公室文件存档，从文件分类、归档流程、电子存储以及保密措施等方面给出具体建议。
一、文件分类办公室文件种类繁多，因此必须进行合理的分类。
根据文件的性质和用途，可以将文件分为行政类、财务类、人事类等不同类别。
在每个类别下，再进行细分，如行政类下可以有会议纪要、文件通知、报告表格等子分类。
将文件进行分类可以帮助员工快速找到需要的文件，也方便归档和检索。
二、归档流程为了保证文件存档的有效管理，需要建立明确的归档流程。
首先，制定文件命名规范，统一命名格式，包括文件名称、日期和版本号等信息。
其次，确定归档责任人，明确归档操作流程。
例如，完成文件编制后，归档责任人应及时将文件归档到相应的文件柜或电子存储系统中，并记录归档的位置和编号。
最后，建立归档清单，记录文件的归档情况，便于查询和跟踪。
归档流程的规范化能够提高工作效率，避免文件遗失或错放的情况。
三、电子存储随着科技的进步和网络的普及，电子存储已经成为一种流行的文件归档方式。
利用电子存储系统，可以将文件以数字形式保存在服务器上，方便快捷地进行检索。
在进行电子存储时，需要注意数据备份和安全性。
定期进行数据备份，避免因硬件故障或系统故障导致文件丢失。
同时，加强网络安全措施，确保文件的保密性和完整性。
四、保密措施办公室文件可能涉及到机密信息，因此在文件存档管理中需要加强保密措施。
首先，建立权限管理制度，明确不同人员对文件的访问权限。
只有经过授权的人员才能查阅和修改文件，确保机密信息不被泄露。
其次，加强设备和网络安全，保障系统和文件的安全性。
定期进行安全检查，发现问题及时解决。
同时，制定备份和恢复计划，防止数据丢失或被篡改。
五、定期清理随着时间的推移，办公室的文件数量会不断增加，为了保持文件存档管理的有效性，需要进行定期的清理工作。
外来文件记录表1. 背景在日常工作中经常会收到来自外部团队或者第三方机构的文件，这些文件往往需要经过统一的管理和分类。
对于保密性要求较高的文件，还需要做好相应的安全措施，以防止泄露。
本文档旨在介绍外来文件的分类管理以及相关的安全措施。
2. 文件分类外来文件一般可以分为以下几类：1.合同、协议等法律文件；2.报告、数据等信息类文件；3.纪要、会议记录等内部沟通文件；4.人事档案、经济合同等私人文件。
对于不同的文件类别，需要进行不同的分类和管理。
例如，法律文件需要专门的法务人员进行管理，而内部沟通文件则需要对应的管理人员进行归档。
为了更好地管理这些文件，可以设置专门的文件夹或者文档分类。
3. 文件管理对于外来文件，需要经过以下流程进行管理：1.接收：外来文件到达后需要第一时间进行接收并登记相关信息（例如：文件名称、来自哪个团队、保密级别等）。
2.分类：根据文件的性质和保密级别进行分类，将文件放入对应的文件夹或者文档中。
3.鉴别：对于安全级别较高的文件，需要进行鉴别和确认，以确保文件的真实性和合法性。
4.审批：对于一些重要的文件，需要经过管理人员的审批才能够进一步进行处理。
5.转交：如果文件需要转交给其他团队或者机构处理，需要经过相应的程序（例如：出具接收单、确定转交人员等）。
6.存档：对于已经处理完毕的文件，需要进行归档和存储，以备后续查阅和使用。
4. 安全措施对于保密性要求较高的文件，需要采取以下安全措施：1.密码保护：对于一些私密文件，需要设置密码进行保护，确保文件安全性。
2.权限管理：根据文件的保密级别，设置不同的权限，以确保只有相应权限的人员才能够查阅、修改和处理该文件。
3.纸质保管：对于重要的纸质文件，需要进行密封、标记和存储，以确保文件安全性。
4.网络隔离：对于涉及重要信息的电子文件，需要进行网络隔离，以防止网络攻击和文件泄露。
5. 总结外来文件的分类管理和安全保护是每个公司和组织必须关注的事项。
公司内部文件归档及存档规定通知尊敬的各位员工：为了规范公司内部文件管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本《公司内部文件归档及存档规定通知》。
一、文件归档范围公司内部文件包括但不限于各部门制定的工作计划、会议纪要、合同协议、报销单据、人事档案等。
所有文件均应按照规定进行归档管理。
二、文件归档责任各部门负责人应指定专人负责文件的归档工作，并确保文件的准确性和完整性。
归档人员需严格按照规定分类、编号、整理文件，并做好相应的记录。
三、文件存档期限根据文件的重要性和保留价值，公司将文件存档期限分为永久存档和临时存档两类。
具体期限由各部门负责人根据实际情况确定，并在文件上做好标识。
四、文件存储方式公司内部文件应采用电子化管理为主，纸质文件作为辅助。
电子文件应保存在公司指定的网络硬盘或云端存储空间中，确保信息安全和便捷查阅。
五、文件检索权限不同级别员工在查阅公司内部文件时，需遵守权限管理规定，确保信息的安全性。
涉密文件仅限相关人员查阅，禁止外传或私自复制。
六、文件销毁程序根据存档期限和保密等级，公司将定期对文件进行清理和销毁。
销毁程序需经过相关部门审批，并由专人进行操作，确保信息不被泄露。
七、违规处理措施对于故意篡改、私自销毁或外传公司内部文件的行为，公司将视情节严重程度给予相应处罚，甚至追究法律责任。
希望各位员工能够严格遵守以上规定，共同维护公司内部信息安全和秩序。
如有任何疑问或建议，请及时向公司行政部门反馈。
特此通知。
公司管理办公室日期：XXXX年XX月XX日。
电子文件登记表及填写说明为保证成果地质资料电子文件的正常使用，在制作电子文件的过程中，需要编制电子文件登记表。
表的样式及编制要求见本要求的附录B(规范性附录)。
电子文件登记表的源电子文件采用XLS、HTML或XML格式，存档电子文件采用PDF格式。
电子文件登记表编制完成后，取名“电子文件登记表”，归于其它类中，其纸质和电子的一并汇交。
表B1 成果地质资料电子文件登记表（首页）制作人：验收人：共页第页附录B（规范性附录）表B2 成果地质资料电子文件登记表（续页）制作人：验收人：共页第页填写说明一、表B1（一）“电子文档说明”用于对该份电子文档进行必要的说明，说明的内容主要有：该电子文档制作、使用时的各种注意事项和必要的参数(如坐标系、比例尺、投影方式、投影参数、字段名与字段名含义等)、加密电子文件的密钥、数据库或软件的用户名与密码以及其它一些与电子文档有关的必要说明等。
（二）在“硬件环境”、“操作系统”和“开发工具及版本”栏目中，需要详细填写所用到的全部硬件系统、操作系统和字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件的名称和版本号。
如果“开发工具及版本”与“文件格式及版本”相同，则可任选一处填写其内容，并在备注中说明；若不相同，则两处均要填写。
二、表B2（一）对于附图类电子文件，要求同时填写源电子文件名和归档电子文件名，其它类别的电子文件名则只需填写源电子文件名。
（二）文件分册号用于标识电子文件所在的分册，从“1”起连续取值。
（三）每一个电子文件均要按照类别、册序及在该册中的顺序依次填写电子文件名和与其对应的文件题名以及字节数等内容。
文件题名即为该电子文件所载内容的题名，如正文就是报告题名，附图就是其图名，附表就是其表名，等等（示例见附录A）。
在编制文件题名时要遵循以下规则：1、应使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容，做到规范、完整、简洁、明了；2、审批类电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为文件题名；无审批文号的，以审批机构简称和审批形式作为文件题名；3、附图类存档电子文件以“图号-顺序号、图名（区调报告为图幅名和图幅号）、比例尺”作为文件题名，比例尺符号用半角字符“/”表示，小于或等于1比100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；附图类源电子文件的文件题名可以省略不填。
文件存档管理规定一、文件存档管理概述为了规范文件的存档管理工作，提高工作效率和信息管理的质量，特制定本文件存档管理规定。
二、文件存档的定义文件存档是指将完成后的文件按照一定的程序和标准进行分类、编号、整理，然后妥善保存的过程。
三、文件存档的分类根据文件的性质和用途，将文件分为重要文件、常规文件和临时文件三类。
1. 重要文件重要文件是指对组织机构运作具有重大意义或者拥有重要价值的文件，如决策文件、行政法规等。
重要文件的存档管理要求高度严谨，必须保持完整和可追溯性。
2. 常规文件常规文件是指组织机构日常工作中产生的一般性文件，如会议纪要、工作报告等。
常规文件的存档管理可以采取相对简化的方式，以提高工作效率。
3. 临时文件临时文件是指具有较短生命周期的文件，如通知、备忘录等。
临时文件的存档管理可以灵活处理，可以适当简化存档流程，但仍需保证存档的完整和可检索性。
四、文件存档的程序文件存档的程序是指文件从生成到归档的整个过程。
1. 分类和编号根据文件的性质和用途进行分类，为每个文件设置唯一的编号，以便于后续的查找和管理。
2. 整理和归档按照一定的标准和要求，对文件进行整理，确保文件的安全性和可读性。
将整理后的文件按照分类和编号的方式进行归档，确保文件的有序存放和管理。
3. 存档管理建立完善的文件存档管理系统，包括存档目录、存档册等，以便于对文件进行跟踪、查询和检索。
五、文件存档的要求文件存档管理需要满足以下要求：1. 安全性文件存档要保证文件的安全性，避免遭到损坏、丢失或篡改。
存档管理系统要设立相应的安全措施，确保文件的保密性和完整性。
2. 可读性存档文件要保持清晰可读，使用合适的存储媒介和保存措施，如有必要，可以使用数字化存档来提高文件的可读性和检索性。
3. 可追溯性存档文件要保留相关的操作记录和归档信息，以便于追溯文件的流程和变更情况，保证文件的可追溯性和审核的有效性。
六、文件存档管理的责任文件存档管理责任应当划分清晰，并明确各级管理人员的职责和权限。
档案编目记录表编目编号：________日期：________**************************************一、基本信息************************************** 1.1 编目单位：________1.2 编目人员：________**************************************二、档案概述************************************** 2.1 档案名称：________2.2 档案编号：________2.3 档案所属类别：________2.4 档案形态：________2.5 档案保存位置：________**************************************三、编目详细信息************************************** 3.1 档案原始单位：________3.2 档案产生日期：________3.3 档案产生单位：________3.4 档案关键词：________3.5 档案主题词：________**************************************四、档案内容描述************************************** 4.1 档案文件数量：________4.2 档案题名：________4.3 档案日期范围：________4.4 档案作者：________4.5 档案所属文件夹：________4.6 档案备注：________**************************************五、编目人员信息**************************************5.1 编目人员姓名：________5.2 编目人员职务：________5.3 编目人员联系方式：________**************************************六、审核人员信息************************************** 6.1 审核人员姓名：________6.2 审核人员职务：________6.3 审核人员联系方式：________**************************************七、编目审核结果************************************** 7.1 编目审核结论：________7.2 编目审核备注：________**************************************八、编目完成情况************************************** 8.1 完成时间：________8.2 编目结果：________**************************************九、存档位置及索引**************************************9.1 存档位置：________9.2 索引号：________**************************************十、附注**************************************________（可以补充其他相关信息）以上所述为档案编目记录表，请按照要求进行内容填写，确保记录准确无误。
文件档案调阅审批表一、引言在企业和组织中，文件档案的调阅和审批是一项重要的管理活动。
为了确保文件档案的安全性和机密性，企业和组织需要制定一套完善的审批程序。
本文将介绍文件档案调阅审批表的基本要素和填写规范，以帮助企业和组织更好地管理文件档案的调阅和审批。
二、表格名称表格名称应简洁明了，能够准确反映表格的性质和目的。
例如，“文件档案调阅审批表”、“档案查阅申请表”等。
三、表格编号表格编号是表格管理的必要元素，有助于对表格进行统一管理和查找。
编号可以按照年度、部门、序号等规则进行编制，例如：“2023-部门代码-001”。
四、申请日期申请日期是指填写申请表格的日期，应清晰记录具体的年月日。
五、申请人信息申请人信息应包括姓名、部门、职务、方式等，以便审批人和相关人员申请人。
六、文件档案信息文件档案信息应包括文件档案的名称、编号、类型、保管期限等，以便审批人了解申请调阅的文件档案的基本情况。
七、调阅原因调阅原因是指申请人申请调阅文件档案的原因，应简洁明了地说明调阅的目的和必要性。
八、审批人信息审批人信息应包括审批人的姓名、部门、职务、方式等，以便申请人了解审批人的基本信息。
九、审批意见审批意见是审批人对申请的回复，应明确表达是否同意调阅，并注明同意或不同意的理由。
同时，审批人还应对申请人的申请提出建设性的意见或建议。
十、备注备注是用于补充说明的其他信息，例如：审批过程的补充说明、特殊情况的说明等。
备注的填写应根据具体情况而定，以确保表格信息的完整性和准确性。
十一、填写规范1、申请日期应使用日期格式填写，如：YYYY-MM-DD。
2、申请人信息和审批人信息应准确填写姓名、部门、职务和方式等基本信息。
3、文件档案信息应详细填写文件档案的名称、编号、类型和保管期限等。
4、调阅原因应简明扼要地说明调阅目的和必要性，避免使用模糊或含糊的语言。
5、审批意见应明确表达同意或不同意的意见，并提供理由。
同时，对于不同意的意见，应给出建设性的建议或解决方案。
临床试验文件归档与保存操作规程一、目的为规范临床试验文件的归档与保存工作，保证试验数据的完整性、可追溯性和安全性，制定本操作规程。
二、适用范围本操作规程适用于所有参与临床试验的人员。
三、文件归档要求1.试验文件包括但不限于试验计划、知情同意书、病例报告表、实验数据、质量控制记录等。
2.试验文件的归档应按照试验进度和试验阶段进行，确保文件的顺序和完整性。
3.对于重要的试验文件，应进行电子存档和纸质备份，确保数据的安全性和可追溯性。
四、文件保存时间1.临床试验结束后，试验文件应保存至少十年。
2.根据相关法规和机构要求，部分试验文件可能需要保存更长时间。
3.对于试验文件的注销与销毁，应按照相关法规和机构要求进行，确保数据的安全性和隐私保护。
五、文件归档和保存的责任1.试验执行者应负责组织、整理试验文件，并按照要求进行归档和存储。
2.质量保证部门应对试验文件的归档和保存进行监督和审核，确保文件的完整性和准确性。
3.文件管理部门应负责试验文件的存储和维护，并建立相应的存档系统。
六、文件归档和保存的流程1.归档前，试验执行者应根据试验阶段和试验文件类型进行分类整理，确保文件的顺序和完整性。
2.归档时，试验执行者应将试验文件按照试验进度和试验阶段进行归档，并填写相应的归档记录表。
3.归档记录表应包括文件名称、文件类型、归档时间、归档位置等信息。
4.归档后，试验执行者应将文件交予文件管理部门，进行存储和维护，并填写相应的交接记录表。
七、文件查阅和提取1.试验执行者和相关人员有权查阅和提取试验文件，但需经过审批和记录。
2.查阅和提取试验文件时，应填写相应的查阅和提取记录表，并保证文件的安全性和完整性。
八、文件注销和销毁1.对于不再需要保留的试验文件，应进行注销和销毁。
2.文件注销和销毁应按照相关法规和机构要求进行，并填写相应的注销和销毁记录表。
3.对于涉及隐私信息的试验文件，应采取相应的措施进行安全销毁，确保隐私保护。
办公室文件管理制度办公室文件管理制度是指为了规范办公室文件的管理流程、提高工作效率和保护文件安全而制定的一套规章制度。
本文将详细介绍办公室文件管理制度的内容和要求，包括文件的分类、编号、存储、借阅、销毁等方面。
一、文件分类1. 内部文件：指办公室内部使用的文件，包括会议纪要、工作报告、通知通告等。
2. 外部文件：指与外部单位或个人往来的文件，包括来函、发函、合同等。
3. 机密文件：指具有保密性质的文件，包括商业机密、个人隐私等。
二、文件编号1. 内部文件编号：按照文件的分类、年份和序号进行编号，例如OA-2021-001，OA为办公室的简称，2021为年份，001为序号。
2. 外部文件编号：按照来文或发文的单位名称、年份和序号进行编号，例如ABC-2021-001，ABC为单位名称，2021为年份，001为序号。
3. 机密文件编号：在文件编号后加上“密”，例如OA-2021-001密。
三、文件存储1. 内部文件存储：办公室应设置专门的文件柜或文件架，按照文件的分类和编号进行整理和存放，同时应制定文件存档表，记录文件的存放位置和归档时间。
2. 外部文件存储：外部文件应单独设置文件柜或文件夹，按照来文或发文的单位名称进行分类存放，并制定外部文件存档表，记录文件的存放位置和归档时间。
3. 机密文件存储：机密文件应单独设置保险柜或保险文件柜，只有经过授权的人员才能接触和处理机密文件，同时应制定机密文件存档表，记录文件的存放位置和归档时间。
四、文件借阅1. 内部文件借阅：办公室内部人员需要借阅文件时，应填写文件借阅申请表，包括借阅人姓名、借阅文件名称、借阅目的和借阅时间等信息，并经过主管领导批准后方可借阅。
2. 外部文件借阅：外部单位或个人需要借阅文件时，应填写外部文件借阅申请表，包括借阅单位或个人名称、借阅文件名称、借阅目的和借阅时间等信息，并经过办公室负责人批准后方可借阅。
3. 机密文件借阅：机密文件只有在必要情况下才能借阅，借阅人员需提供合法的借阅理由，并经过授权人员的批准后方可借阅，借阅期限一般不超过72小时。
办公室文件存档记录表1. 背景办公室的文件存档对于组织的顺利运转是至关重要的。
为了确保文件的安全和易于查阅，需要制定一个存档记录表来记录文件的存放位置、存档时间以及负责人等信息，以方便文件的管理和追踪。
2. 存档记录表的内容存档记录表应包含以下基本信息：- 文件名称：记录文件的名称或标识符，方便查找和辨识。
- 存档位置：记录文件存放的具体位置，例如某个文件柜、抽屉或某个文件夹。
- 存档时间：记录文件存档的时间，可以是具体的日期或区间。
- 负责人：记录对该文件进行存档的责任人或部门。
- 存档目的：记录文件存档的目的或原因，例如归档、备份或法律要求。
3. 使用方法使用存档记录表时，需要按照以下步骤进行操作：1. 输入文件名称：在相应的列中输入文件的名称或标识符。
2. 输入存档位置：在相应的列中输入文件存放的具体位置。
3. 输入存档时间：在相应的列中输入文件存档的时间。
4. 输入负责人：在相应的列中输入对该文件进行存档的责任人或部门。
5. 输入存档目的：在相应的列中输入文件存档的目的或原因。
6. 定期更新：定期检查存档记录表，确保信息的完整和准确性，根据实际情况进行修改。
4. 存档记录表的管理存档记录表的管理应注意以下事项：- 存档记录表的保密性：存档记录表中可能包含敏感信息，应妥善保管，仅限授权人员访问。
- 存档记录表的备份：存档记录表应定期进行备份，以防止数据丢失。
- 存档记录表的存放位置：存档记录表应存放在安全可靠的地方，方便查阅和更新。
5. 结论通过使用存档记录表，可以提高文件管理的效率和准确性，确保文件易于追踪和查阅。
以上所述为办公室文件存档记录表的简要说明，可根据具体需求进行补充和修改。
> 注意：以上内容均为参考建议，具体操作和管理应根据实际情况和组织需求进行调整和决策。
文件存档管理制度一、目的为了加强档案管理，规范档案的收集、归档程序和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性，以及为今后开展工作提供依据特制定本制度。
二、文件管理及其职责1、本部门负责人负责部门文件资料的收集、整理，归档。
其中电子资料存放于专用硬盘中，纸质文件资料存放于档案柜中。
2、文件负责人员要严格执行文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。
三、工作程序1、档案资料的归档范围及收集整理（1）公司组织的培训、会议等活动的重要资料，包括会议的通知、议程安排、决议、总结、会议简报、会议记录、培训讲义、会场照片，音像资料等，由指定收集人员在活动结束后的1-3个工作日内将资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（2）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料，包括议程安排、会议记录、培训讲义、会场照片，音像资料、调查报告等，由参加活动团队指定专人负责收集，并在活动结束后的1-3个工作日内将资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（3）申报奖项所提供的文件资料，在申报结束后的3-5个工作日内，由申报人将申报奖项所需资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（4）科技成果重要资料，包括科技论文、科技专著等文章资料，发明专利、实用新型专利、外观设计等专利资料，在论文发表或专利通过后3-5个工作日内，由获得成果人将成果资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档。
其他具有利用和保存价值的文件资料，由资料保管员收集整理归档。
2、档案保管档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（1）电子资料应当及时存放于专用电脑硬盘进行编号保存；（2）纸质文件资料要登记详细信息，科学排列，按顺序存放于案卷盒内，按类别整齐排放在文件／档案柜中。
3、档案资料的归档要求（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，齐全。
文件制修订记录
一、目的：
为了统一文件存档的操作，使文件条理分明，便于查阅。
二、范围：
适用于药物警戒文件存档操作规程的确认。
三、责任：
药物警戒负责人。
四、内容
1、文件存档的基本要求
1.1文件应当按照分类存放、条理分明，便于查阅。
各种归档文件应建立台帐登记。
1.2文件归档包括现行文件归档和各种原始记录文件归档。
1.3文件管理部门保留一份现行文件或样本，并记录在案。
1.4公司颁发的药物警戒体系文件由质量保证部归档保存；
1.5用电子方法保存的药物警戒体系文件，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。
1.6一个年度需要整理归档的文件必须收集齐全、完整。
1.7收集重点：本部门自己制定的文件材料；有关部门的文件；收集的药品不良反应记录等。
1.8归档的文件材料应准确，有关签署手续完备。
已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
1.9整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。
9、文件归档后记录《药物警戒文件归档登记表》。
HIV实验室数据文件记录与保存
1.目的
做好本实验室数据，相关文件记录与保存
2.适用范围
适用于HIV实验室
3.职责
HIV实验室工作人员
4.操作要求
4.1实验原始记录表
应按实验要求，设计试验操作原始记录表，标明空白对照、阳性对照、阴性对照、外部对照以及待检样品的位置，便于指导实验人员加样。
要注明试剂盒厂家、测定方法、批号、效期、操作人员和复核人员姓名及检测日期。
4.2 结果报告
分析结果及发出检测报告前，应注意须在试剂盒及外部质控品结果满足要求的前提下，对样品进行分析。
试剂盒及外部质控品不合格，样品需要重新检测；复核人对检测结果进行仔细复核并对结果提出结论、签发人对试验结论进行审核、分析、总结、签字。
4.3 样品登记和保存
收到样品后，建立唯一编码，及时登记有关信息，包括受检者姓名或代号、试管编号、性别、年龄、职业、送检单位、人群类别、检验结果、送检日期、报告日期、备注（必要时记录通信地址）等。
HIV阳性样品的保存记录应包括HIV阳性样品的类型、贮存量、贮存温度、贮存起始时间以及样品保管人姓名。
4.4 文件存档
实验原始记录表、打印数据、免疫印迹试验的膜反应条带或其照片、检测记录表、样品登记、样品保存记录以及仪器设备维修和校准记录、人员培训记录等都应该妥善存档保存10年以上。
最好同时使用计算机保存各种文件和记录。
本实验室相关文件资料保存在仓库文件夹内。
归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。
填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。
为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。
施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。
二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。
分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。
保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。
2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。
3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。
4、装修工程为2年。
5、仪表控制系统1年。
三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。
