计算机网络技术在档案管理工作中的应用

浅谈计算机应用在档案管理工作中的作用　王文惠　（九江职业技术学院　蔡华春　江西九江３３２０００）　Ｉ摘　要】：计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工　作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动营造出可观的经济效益和　社会效益。　【关键词】：计算机应用档案工作现代化管理　档案工作是－ｆｌ系统的科学，它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统　计，编目、检索及提供利用和编研工作。随着科学技术的迅猛发展，也带动了　档案这门学科体系和知识结构的发展，因此，档案现代化管理是大势所趋，也　是社会发展的需要。档案现代化管理并不是狭义地利用计算机进行日常管理　工作，而是要利用和开发档案计算机管理系统以及探究和开发更深层次的符　合时代要求的现代化的网络数字化档案管理技术。我们可以利用计算机及网　络通讯技术集采集、处理、存储和传播于一体，将声音、图像、文字、数据等各　种信息，通过现代化技术快捷而便利地服务于社会，造福于人民。　计算机最大的特点就是极高的运行速度、较高的可靠性及较大的存储能　量，并可通过网络进行信息交流。计算机在档案管理工作中的作用主要表现在　以下几方面：　１．利用计算机进行档案管理信息存储量大，具有一般存储价值无法比拟　的优越性　由于人类工作、学习以及其它活动的日益增强，生成了大量的行政　文件、技术资料以及图纸、图片和影像资料，随之而来的是档案入库数量的剧　增，一张普通的光盘可存储几千万的文字信息，这将极大地减少档案占用的空　间及存储价值的投入　２．利用计算机进行档案管理，能使档案查询及检索高效、快捷、准确、方　法多样　由于档案利用率越来越高，各单位的管理层急需信息进行决策，各职　能部门也急需相关的档案进行借鉴，这就需要档案管理部门准确、快速提供　档案信息及资料，档案数量的急增以及频繁地提供利用，使得档案管理人员的　工作量大大增加，如果继续采用老的、原始的档案管理方法，那就会出现档案　查找费时、查全查准率不高的现象，势必造成档案利用率低下的后果，手工、　纸质等落后的管理手段已经严重地制约了档案效益的发挥，因此，档案的现代　化管理势在必行。　３．利用计算机进行档案管理，使档案的修改、补充、输出、复制工作更灵　活方便　今天，以计算机管理代表的现代化管理手段已非常广泛和深入地使　用到了办公自动化、辅助设计及信息管理等各行各业，而档案行业也不能还固　步自封地采用原始的管理办法，那样会与社会发展脱节的，因此，我们可以利　用计算机的汉字输入法以及其它输入法将文字资料和图纸资料转化为计算机　所识别的文本文件，输出到其它文本编辑软件，这种方法使纸质档案储藏变　得简单、快捷，直接输入到计算机内进行管理。　照片、底片则可利用扫描仪扫描存储到计算机，能立即看到并打印数字　图像，还可随意复制，这种数字化管理方法比传统的档案照片、底片管理模式　更方便快捷，保存的时间更长，清晰度也更高。音像档案的现代化管理则要用　到视频采集卡和相关软件来实现。　４．利用计算机进行档案编目、标引、借阅、文书立卷会使档案管理更规范　４．Ｉ档案管理的计算机网络化有利于提高档案用户和管理人员双管的工　作效率。　４．２档案的计算机网络化管理有利于提高档案信息的深层加工能力，变　馆藏为信息市场，实现了档案信息的深层次开发的快捷、高效传递。　４．３档案的计算机网络化管理简化了档案的归档过程。网上终端（即各　归档单位）将本单位形成的数字化文件、图纸等传输至数据库（档案管理中　心），档案中心在收件后经档案专业处理后放到档案存放区的专门区域内，这　就在很大程度上减轻了档案管理人员复杂繁琐的档案收集工作，同时也大大　简化了编目工作。　将传统的档寨收集，整理．保管、提供利用等工作均放在网络中进行　使　档案人员可以有更多的时间进行档案编研及数据采集、充实和完善等工作，并　且通过网络方便信息交流，使档案的利用价值最大化。　５．档案的保护、保管、统计、编纂等工作的计算机化降低了档案工作的劳　动强度　档案储藏主要由文字、图纸、图片、音像带等构成，传统的管理方法　会因为温度的高低温度的大小、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量，　而数字化管理则可解除这些隐患。　总之，计算机网络通讯技术在档案管理工作中的着广泛的用途和显著的　效果，有利于资源的开发，能实现信息共享，从而提高档案工作的服务效能。　要实现档案计算机现代化管理，我们必须馓到；　５．１技术现代化。技术现代化是指档案工作技术与装备的现代化，使档案　信息的存储、加工、检索、传递等更加迅速、准确、及时、高效，大大地提高了　档案工作的质量和效率，进而充分发挥档案的利用价值。　２、管理科学化。管理科学化是把档案工作的效率提高到现代先进水平，　又快又好地满足本单位的需要。管理科学化要摒弃传统的经验管理模式，使　管理思想、管理组织、管理方法、管理手段和管理人员步入现代化。　３、制度法制化。制度法制化是档案工作现代化的主要依据。为了加强对　档案的管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建　设服务，１９８７年，国家颁布了《档案法》，为我国档案事业的建设和发展提供了　法律保障。　计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保　管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价　值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动出可观的　经济效益和社会效益。▲　【参考文献】　［１］张霞电力企业物流管理研无中国电力．２００６．９　【２］李晓刚．中国电力企业管理现状．电力研究．２００７．８　７４　

浅谈计算机网络技术在学校人事档案管理中的应用

当今时代，计算机能够帮助人事档案管理人员在记录、调配、工资、更新等管理方面提高效率、提高数据的准确性，为领导科学决策提供依据。我院教师编制复杂，更应加强计算机在人事档案管理方面的应用，使计算机为人事档案管理工作发挥更大作用。

1.计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

1.1什么是计算机网络技术

计算机网络是指以能相互共享资源的方式互连起来的独立计算机的集合。计算机网络技术是通信技术与计算机技术相结合的产物。

计算机网络在网络操作系统和网络管理软件及通信协议的管理和协调下，实现资源共享和信息传递。资源共享指共享硬件、软件和数据资源，信息传递指对共享数据资源集中处理及管理和维护。

计算机网络技术的最大贡献是实现了资源共享，如此便极大地提高了工作效率，促进了办公自动化的发展，因此这个当前最活跃的高新技术，被广泛应用于政府、机关、学校等不同部门。

1.2什么是人事档案管理

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员

的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

1.3计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

1.3.1提高管理效率

单位人事档案储存着员工个人履历、德能勤绩、人事关系变动、工资、奖惩等重要信息，是日常工作中领导和相关部门需要经常查阅的材料。计算机网络技术使这些信息共享变得轻松容易，增强了实时性、准确性，节省了时间，提高了管理工作效率。

计算机技术在档案工作中的应用分析

摘要:近年来,信息技术的发展日新月异,对社会生活的方方面面都产生了巨大的冲击,并促进了社会的整体发展方面的转变。档案工作做为社会生活的一部分,也必然受到影响。电子计算机技术的发展为档案工作提供了良好的发展机遇,成为档案工作发展的方向与必然趋势。只有采取切实有效的措施,加强电子计算机在档案管理方面的应用,并不断加以完善,才能有效提高档案工作的效率与质量,促进档案信息资源更好的开发与利用。

关键词:计算机技术 档案 应用

1 档案工作采用计算机技术的必要性分析

作为上个世纪科学技术革命的产物,计算机技术和网络信息技术在全球范围内的快速扩张和普及,使现代信息技术对整个社会发展进步产生了巨大的冲击效应。同时,也为档案管理工作的信息化发展创造了条件和带来了契机。将现代计算机技术融入我们当前的档案管理工作中,既是计算机信息技术在文化公共管理领域中的一个具体表现,同时也是档案管理工作在新时期提升整体管理水平,实现自身发展的一个必要选择。

将档案管理和计算机技术结合起来,是信息时代的一大显著特征,在这个时代,不仅仅是档案工作要与计算机紧密的结合,我们日常生活和工作中越来越多的事物都会和计算机技术紧密的结合起来。将计算机技术应用于档案管理工作,能够使我们当前的档案管理工作在效率上有较大的提升。这种效率的提升主要表现在两个方面,一是减轻了人力操作的负担,在计算机技术参与到档案工作之前,所有的工作流程和具体的工作内容都需要人工操作来完成,不仅工作量大,而且工作还很繁杂。另一个方面就是传统方式进行下的档案工作,无论是整体的管理水平还是在使用时候的便捷程度等有着一定的缺陷。

2 计算机技术在档案工作中的优势分析

将计算机技术加入到档案管理的工作中,最重要的原因就是利用计算机技术的优势对现有的档案管理工作进行调整和改进,使档案工作的现代化水平更高,能够更加适应社会主义新时期的发展趋势和发展潮流。计算机技术是一个很广泛的概念,针对不同的对象,它的特点和优势体现的方式也就不同,针对档案管理工作,计算机技术的优势主要有以下几个方面。

图书档案资源管理计算机网络技术

在当今数字化时代，信息的快速增长和传播使得图书档案资源管理面临着前所未有的挑战和机遇。计算机网络技术的出现和不断发展，为图书档案资源管理带来了革命性的变化，极大地提高了管理效率和服务质量。

图书档案资源管理是对各类图书、档案等信息资源进行收集、整理、存储、检索和利用的过程。传统的管理方式主要依赖人工操作，不仅效率低下，而且容易出现错误和遗漏。随着计算机网络技术的广泛应用，图书档案资源管理逐渐实现了数字化、自动化和智能化。

数字化是图书档案资源管理的基础。通过扫描、录入等方式，将纸质图书档案转化为数字形式，便于存储和管理。利用计算机网络技术，可以建立庞大的数据库，将海量的图书档案资源集中存储，节省了物理空间，同时也降低了管理成本。而且，数字化的资源不易受到损坏和丢失，能够长期保存。

自动化在图书档案资源管理中发挥着重要作用。借助计算机网络技术，可以实现图书档案的自动分类、编目和索引。系统能够根据预设的规则和算法，对新入库的资源进行快速准确的分类和编目，大大减轻了人工的工作量。此外，自动化的借阅管理系统能够方便地记录图书的借阅和归还情况，提高了工作效率，减少了人为失误。 智能化是图书档案资源管理的发展趋势。利用人工智能技术，如机器学习、自然语言处理等，可以实现对图书档案资源的智能检索和推荐。用户只需输入关键词或描述，系统就能迅速从庞大的数据库中找到相关的资源，并根据用户的历史借阅和浏览记录，为其推荐可能感兴趣的内容。智能化的管理还能够对图书档案资源的利用情况进行分析和评估，为管理决策提供数据支持。

在计算机网络技术的支持下，图书档案资源的共享变得更加便捷。通过建立网络平台，不同地区、不同机构的用户可以访问和获取所需的资源，打破了时间和空间的限制。这不仅提高了资源的利用率，也促进了知识的传播和交流。

然而，计算机网络技术在图书档案资源管理中的应用也面临一些问题。首先是数据安全问题。数字化的图书档案资源包含大量的敏感信息，如个人隐私、商业机密等，如果网络安全措施不到位，容易遭受黑客攻击、数据泄露等风险。因此，必须加强网络安全防护，采取加密、备份、访问控制等措施，确保数据的安全。