计算机信息技术在档案管理中的应用

２０１１年第ｕ期　计算机光盘软件与应用　

Ｃｏｍｐｕｔｅｒ　ＣＤ　Ｓｏｆｔｗａｒｅ　ａｎｄ　Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎｓ　信息技术应用研究　

计算机技术在档案管理中的运用浅析　

沈爱民　

（上海莱必泰数控机床股份有限公司，上海　２０００４２）　

摘要：随着信息技术的快速发展，计算机技术在人们的日常生活与工作中发挥着越来越重要的作用，对于档案管理　

工作来言也是如此。本文首先分析了计算机技术在档案管理中运用的必要性，然后分析、总结了目前计算机技术在档案管　

理中的一些具体运用及其运用过程中存在的问题，并在文章最后提出了几点加强计算机技术在档案管理工作中运用的对策　

与建议。　

关犍词：计算机技术；档案管理；运用　

中图分类号：ＴＰ３１１．５２　文献标识码：Ａ　文章编号：１００７—９５９９（２０１１）１１—０００３—０２　

Ｃｏｍｐｕｔｅｒ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　Ａｎａｌｙｓｉｓ　ｉｎ　Ｆｉｌｅｓ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　

Ｓｈｅｎ　Ａｉｍｉｎ　

（Ｔｈｅ　Ｒａｂｂｉｔ　ＣＮＣ　Ｍａｃｈｉｎｅ　Ｔｏｏｌｓ　Ｃｏ．，Ｌｔｄ．，Ｓｈａｎｇｈａｉ　２０００４２，Ｃｈｉｎａ）　

Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｗｉｔｈ　ｔｈｅ　ｒａｐｉｄ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ｏｆ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ，ｃｏｍｐｕｔｅｒ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　ｉｎ　ｐｅｏｐｌｅ’Ｓ　ｄａｉｌｙ　ｌｉｆｅ　ａｎｄ　ｗｏｒｋ　ｉｓ　

ｐｌａｙｉｎｇ　ａｎ　ｉｎｃｒｅａｓｉｎｇｌｙ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｒｏｌｅ．ｆｏｒ　ｆｉｌｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｔｏ　ｗｏｒｄｓ　ａｓ　ｗｅｌ１．Ｔｈｉｓ　ｐａｐｅｒ　ｆｉｒｓｔ　ａｎａｌｙｚｅｓ　ｔｈｅ　ｃｏｍｐｕｔｅｒ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　ｕｓｅｄ　

ｉｎ　ｔｈｅ　ｎｅｅｄ　ｆｏｒ　ｆｉｌｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ。ａｎｄ　ａｎａｌｙｓｉｓ，ｓｕｍｍａｒｉｚｅｓ　ｔｈｅ　ｃｕｒｒｅｎｔ　ｓｔａｔｅ　ｏｆ　ｃｏｍｐｕｔｅｒ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　ｉｎ　ｒｅｃｏｒｄｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｉｔｓ　

２０１３年第２０期　计算机与信息化　浅谈信息技术在企业档案管理中的应用　■王　朋　当前经济快速发展，社会进步加快，企业间的竞争更加激烈。企业　竞争不仅表现在产品和服务方面的竞争，还表现在人才竞争和企业使用　信息技术的竞争。企业档案管理在企业的现代化发展和建设中至关重　要，做好档案管理是企业健康发展和良好管理体系运作的表现，能够提　高企业工作质量以及工作效率。当前，企业在档案管理中普遍采用信息　技术，勇于尝试和探索，使档案管理上了一个新的台阶，节省了大量人　力、物力和财力，为企业长期发展提供了强有力的支持。　近年来，科学技术不断进步和发展，计算机与网络技术在日常的管　理工作中逐渐得到应用和青睐。将计算机信息技术引入到档案管理中　来，用计算机来储存企业的人才档案、业务档案和行政档案，不仅方便　查找，而且快捷迅速，同时也提高了档案管理和相关工作的效率。针对　目前企业中的信息化档案管理工作，要不断更新技术手段和工作方式，　利用好信息技术在档案管理中的优势和作用，令企业档案管理信息化、　科学化和系统化，为企业健康发展注入活力。　１信息技术在企业档案管理中的优势和特点　１．１工作效率高，覆盖范围广　信息技术的应用使得企业所有数据和档案都可以进行高效率的储　存和管理，覆盖到所有管理范围，尤其是对企业中那些有保存和利用价　值的档案。但是，一旦企业档案信息系统失效也就意味着企业信息流的　中断、停止和缺失，必然会对企业效益造成损害。因为，即使是信息化　的档案管理，也还是具备档案特有的“孤本性”的特点。　１．２档案记录载体便携简单，易操作　目前企业中的信息载体比较多，除了一般的纸质档案载体，还有磁　带、照片、胶片、光盘、电脑的软硬磁盘、优盘等，这些也都可以作为　企业档案存储的载体…。每种载体的安全保存和使用都有特定的要求，　不能受到损毁。　１．３信息技术更加灵活、时间跨度更大　利用信息技术可以随时更新企业最新动态变化，对一些需要随时变　更的数据和图像等信息可以及时快速的更新。而且，可以保存的档案时　间跨度是非常大的，任何年代的档案都可以进行保存，它所能查找和提　供的信息是比较系统和完整的。　２信息技术在企业档案管理中的作用　２．１信息技术拓宽了企业档案资源的范围　在传统的档案资源管理中，受信息传送技术的限制，档案资源的开　发对象主要是企业已经具备的资源，能够拓展的空间非常有限。信息技　术后可以突破时间与空间限制，并且可以随时开展档案管理工作，不受　【作地点和时间的限制。　２．２使企业档案管理更加系统化　信息技术能够有效提高数据存储的容量与可靠性。信息技术能够涉　及到的所有档案资源的内容和信息，还可以与财务和生产等系统进行高　度的结合和集成，保证企业数据的统一和高效管理，对企业长久发展和　提高竞争力非常有益。　２　３企业档案管理更加精细　当前企业的发展和日常管理更加现代化和人性化，在工作的各个环　节都逐渐引入ｒ计算机信息技术。尤其是在档案管理中融人信息技术可　以满足企业对精细化管理的要求。信息技术帮助企业将档案信息以电子　数据的形式保存起来，可随时查阅。一改过去耗时长、环节繁琐、易犯　错误和档案易出现破损等的纸质化档案管理，档案管理更加快捷化、科　技化和精细化。只要一次投入就可以多次产出，摆脱信息管理受经费束　缚的局面。　３．信息技术在企业档案管理中的具体应用　３．１初步应用　信息技术在企业档案管理中的初步应用主要表现在对企业档案的　借阅、检索、统计以及整编等方面。首先是利用计算机技术对档案检索　工具的编制。用著录项目将机读档案目录编制成数据库，再根据要求对　数据进行自动编制，分为目录、专题目录及案卷目录等；其次是利用计　算机技术检索档案，根据检索者的要求，将符合档案原件或档案目录的　信息检索出来，可以用档案的形式特征或内容特征来检索　；再次是利　用计算机技术对已经生成的档案进行定期的管理和更新，主要内容包　括：库存空间占有率、出入库数量、档案借阅时间或归还时间、档案内　容更新或更改等，要及时进行登记和统计。　３．２综合应用　即使现在很多企业都普遍采用信息技术管理档案，但档案文件管理　的形式还是必不可少，而现阶段的信息技术应用必然会影响到文件阶段　的工作，为了使档案管理和文件管理实现文献信息资源的共享，从而减　少重复数据输入及规范系统的数据接Ｖｌ，综合利用信息技术就势在必　行。对档案管理和文件管理进行综合化的管理既能够提高手工管理的效　率又能将计算机技术充分发挥。　３．３信息技术对企业档案的周期性和数字性管理　信息技术使得企业对档案信息主动管理，使档案的整理和编辑周期　都极大的缩短，整理后的档案信息更加系统和优化，信息速度和传递速　度都极大提高了。利用计算机对档案进行整理和储存，减少了档案的占　用空问，增加了保密程度。目前企业通过对应用软件设计和网络化自动　办公，实现了档案的数字化和现代化管理。　３．４强化信息在档案管理中的应用力度，提高管理人员的素质　企业档案通常是企业在生产和经营过程中所形成的文件、录像、图　表、薄册、照片、录音等各种类型的记录。加强对这些档案信息的管理　就必须应用信息技术，对大量档案信息进行系统化和科学化的储存与编　制。强化计算机技术的应用力度，可以为企业快速搜索到要查找的信息，　为企业的正常运转提供保障　。　在现阶段的档案管理信息化Ｔ作中，档案管理人员的档案意识和信　息技术掌握非常重要。企业要充分认识到档案管理作为企业管理组成部　分的重要性，要努力提高档案管理人员的工作技能。　结语　企业档案管理在企业的发展过程中非常重要，提高企业档案管理的　水平和质量是企业日常管理工作中的一个重点。将信息技术引入到企业　档案管理中来，不仅提高了档案资源的覆盖范围，而且使工作方式更加　简便和快捷。在实际应用中，企业要善于引用先进的信息技术，对档案　管理员工的技能进行严格规范和培训，充分发挥信息技术在企业档案管　理中的系统化、精细化和科学化的作用。　参考文献　［１］杨建宁．浅谈信息技术在企业档案管理中的应用［Ｊ］．现代商业，　２０１２（１２）．　［２］张影，刘天龙．浅谈信息技术在企业档案管理中的应用［Ｊ］．管理　从横，２０１３，６．　［３］郑晶．浅谈信息技术在档案管理中的应用［Ｊ］．公司与产业，２０１０　（２０）．　（作者单位：临汾市烟草专卖局）　・　

人工智能 在档案上的应用

人工智能在档案上的应用

随着信息技术的不断发展，人工智能（Artificial Intelligence，AI）已经成为当前最热门的技术领域之一。人工智能不仅可以应用于日常生活、工业生产等众多领域，还在档案领域发挥了重要作用。本文将介绍人工智能在档案上的应用，包括档案数字化、文本识别与自动分类、知识图谱构建等方面。

人工智能在档案数字化方面发挥了重要作用。传统的档案大多以纸质形式存在，随着时间的推移，纸质档案容易受到自然因素和人为因素的影响而损坏。而人工智能技术可以利用图像识别、文本识别等技术将纸质档案数字化，使其可以在电子设备上进行存储和管理。通过人工智能的支持，档案数字化的速度和准确性得到了大幅提升，大大方便了档案的存储、检索和共享。

人工智能在文本识别与自动分类方面也发挥了重要作用。传统的档案管理往往需要人工对文档进行分类和整理，耗费大量时间和人力。而人工智能技术可以通过自然语言处理和机器学习等技术自动识别文档的内容，并将其进行分类和整理。借助人工智能的技术，档案管理人员可以更加高效地进行文档管理，快速找到所需信息，提高工作效率。

人工智能在知识图谱构建方面也发挥了重要作用。知识图谱是一种将知识以图的形式进行表示和组织的技术，可以帮助人们更好地理解和利用知识。人工智能技术可以通过自然语言处理、语义分析等技术从大量的档案文本中提取并构建知识图谱。通过知识图谱的构建，人们可以更加直观地了解档案中的知识结构和关联关系，为档案的利用和研究提供了有力支持。

人工智能在档案上的应用为档案数字化、文本识别与自动分类、知识图谱构建等方面，大大提高了档案管理的效率和准确性。人工智能技术的发展和应用为档案工作带来了新的机遇和挑战，也为档案管理人员提供了更加便捷和高效的工具。未来，随着人工智能技术的不断发展，相信人工智能在档案领域的应用将会越来越广泛，为档案事业的发展带来更大的推动力。

廷熊；堡凰

浅谈计算机多媒体技术在档案管理中的应用

唐丽芸

(常州刘国钧高等职业技术学校，江苏常州213004)

瞒要】随着信息技术的发屁计算机多媒体教术改善了人类信息的交流，应用多媒体技术是20世纪90年代计算机应用的时代特征，档案

信息栽体的多媒体化是挡案信息栽体发畏进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用敢档案信息存储向大容量、

高密度、电子化方向发展。鹾键词]多媒体技术；档案管理；应用

计算机管理档案已具有一定的历史，人们利用计算机技术在档案

管理中进行档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。但是信息时代的

档案管理，理想境界是实现资源共享，就是通过计算机技术、多媒体技

术、网络技术等{般实现跨区城利用，用整体的、系统的、网绍化的观

点来指导档案资源的收集、利用工作，最终建立起合理、有序、科学、

经济的电子档案管理体系。计算机多媒体技术就是实现这—体系的良好

平台，它把文本、图形、视频、图像、动画和声音等运载信息的媒体集

中在一起，并通过计算}九综合处理和控制，充分地调动视觉、听觉和贮

存处理功能，从而使现代档案管理再上一层新的台阶。

一、计算机多媒体技术的概念及应用现状

多媒体计算机技术(MultimediaComputerTechnology)的定义

是：计算机综合处理多种媒体信息，文本、图形、图像、音频和视频，

使多种信息建立逻辑连接，集成为一个系统并具有交互性。人们普遍认

为，“多媒体”是指能够同时获取、处理、编辑、存储和展示两个以上

不同类型信息媒体的技术，这些信息媒体包括：文字、声音、图形、图

像、动画、视频等。从这个意义中可以看到，我们常说的“多媒体”最终被归结为是一种“技术”。由于计算机的数字化及交互式处理能力，

极大地推动了多媒体技术的发展。计算机多媒体技术是现代信息技术领

域发展最快、应用最多的技术。它融智能、声音、数据、图像、视频和

通信等多种功能于—体，借助高速信息网实现计算机的全球联网和信息