浅议网络技术在档案管理中的应用

浅谈电子文档对档案管理工作的影响

摘要：计算机技术和科学技术的发展带动了信息技术的发展与普及，促进了社会信息化的建设与发展。为了适应现代经济的发展、确保信息传递的及时性以及企业管理的便利性，各种电子文档和办公软件应运而生。由于电子文档传递信息快、复制效率高、修改容易，使得电子文档逐渐扩大其使用范围和市场规模，代替纸质文档成为现代社会工作日常生活所需的重要组成部分，同时也对现代企业档案管理工作产生了极大的影响和作用。文章从几个方面分别解析了电子文档对档案管理工作的影响与作用。

关键词：电子文档 档案管理 作用 影响

随着信息技术的提高和网络技术的普及，现代社会人们日常工作已经离不开各种相关的办公软件和设备，而作为现代化工作中重要的工作媒介—电子文件，在现代社会信息化建设和经济发展进程中发挥了巨大的作用。近些年来，尤其是进入21世纪以来，电子文档的使用范围逐渐从企业、政治领域扩大到教育及文化的领域。由于电子文档具备的优势和特点，它包含了大量的数据信息、图标以及文本，为人们信息的传递提供了不小的便利，同时它也对各事业单位的档案管理工作产生了深远的影响。档案管理的根本就是信息、内容的处理及保存，现在电子文档代替了纸质文档，大大简化了事业单位的档案管理工作，也提高了档案管理工作人员的工作效率，把人们从大量的编辑和抄写的工作中解放出来，大大加快了现代化社会的建设步伐和进程。下面文章就会简要介绍电子文件的特点和其对档案管理工作产生的影响及作用。

1 电子文件的概念和特点

电子文件，顾名思义就是以计算机为媒介，以计算机光盘、软盘等记录数据信息的工具为载体，人们日常社会生活中记录或收集的各种文件资料、图像等信息文件。电子文件依赖于计算机而生存，它与原始的纸质文件相比，在传递的快捷性、复制的可靠性以及修改的方便性上有着很强的优势，因而在快节奏的现代社会经营活动中逐渐取代了纸质文件的市场，并在人们的日常生活使用市场中占据了不可动摇的地位。

浅议网络环境下档案信息资源的开发和利用

摘 要：近年来随着网络技术的完善和普及，档案信息的利用与开发已经取得了长足的发展和进步，但随之而来也产生了一些问题，我们有必要对这些问题进行细致的分析，以此推进档案管理的信息化。我国档案信息资源在网络环境下开发利用存在一些问题，提出有针对性的对策建议如下：提高网络档案信息的开发能力，加强网络档案管理人员的培养，完善网络档案信息体系的建设，加强网络环境下档案信息资源的集约化。

关键词：信息资源；档案管理；网络技术

中图分类号：g27 文献标志码：a 文章编号：1002-2589（2013）08-0167-02

网络环境下的档案管理工作是一种交互式的服务，其服务理念是消除档案管理部门之间和档案使用者之间的区域性距离，使档案信息的交流更为快捷和频繁。在开展档案网络化信息建设过程中，可以改变档案原有的特征，通过对档案的收集、整理、加工，使纸制档案数字化，并借助网络进行数字信息和数字档案的传递，实现信息档案的跨区域服务。

对于档案信息网络化建设，欧美等发达国家是一种从实践到理论的发展模式。他们约从20世纪90年代中期开始大规模的档案信息发布，各级各类档案馆纷纷在因特网上建立网站，发布档案信息，开发档案信息资源。目前档案网站多数初具规模，广为利用。这些档案网站介绍档案管理机构和档案馆的职能、历史、职责，介绍馆

藏档案信息资源，提供档案信息和利用服务。一些档案馆的网上利用已成为档案利用的主要方式。

一、档案信息网络化的内容分析

随着市场经济的发展，我国档案信息网络化建设也在逐年发展，但与国外的档案信息网络化相比还较为落后。近年来，随着电子政务的发展，档案的网站数量逐年提升，这给档案信息的网络传递以及提高档案信息的利用率带来了新的发展契机。

1.我国网络档案信息的缺陷

Ｊ　育广角　—～一　．　塑竺　塑鲨　随　薹　快国家信息化步伐和发展档案事业的需　要。数字化档案管理不仅是档案部门在　工作方式上的创新，更是参与国家信息　高速公路的具体体现。数字化档案管理　的落实将促使与之相关的计算机技术、　通讯技术、网络技术和多媒体技术等高　新技术在档案领域中得到广泛应用，从　而促进档案管理理论、档案管理技术和　方法的变革，最大程度地实现档案信息　资源的有效利用和共享，进一步发挥和　ｒ＿］　提升档案工作在信息化社会中的地位和　１＝Ｌ　作用。实现档案管理现代化可进一步改　玉　善储藏结构，节约空间，增加信息存储　浑　量；可减轻从业人员工作量，提高档案管　理效率；可实现实时档案信息的传输、交　换和共享。数字化档案管理为利用者提　供了及时、准确、系统且具有较高权威性　和参考价值的档案信息，它不仅能够满　足科学研究的需要，还可以满足家庭教　育等的需求。　那如何做好电子档案的管理工作　呢？　一、树立档案工作的新观念　与档案信息化建设关系最为密切　的，首先是档案信息资源观。过去我们普　遍将档案信息作为一种文化资源，主要　发挥了档案信息的凭证价值，而今后也要将档案信息作为经济　资源对待，并发挥其独特的情报价值。其次，是文件与档案的公　开和开放观念。我们在过去的工作中比较重视档案的开放和开　发利用，而对于现行和半现行阶段的文件则一般不予公开和开　放。今后则应在档案信息化建设中重点研究如何加强现行与半　现行文件的公开与开放，制定有关现行文件开放的政策与法规。　最后是终身学习观念。随着新技术和新知识不断应用到档案管　理中，给档案人员带来许多未曾遇到的问题。因此，树立终身学　习观念就成为档案信息化建设成功的基本保证。　增强档案管理现代化意识。管理理念现代化是档案管理现　代化的灵魂。档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的　科技手段、前沿的管理方法切实改变轻利用、等客上门、封闭保　作的有效实现。档案主管部门应加大基础设施的投入力度，给各单　位配备统一、专、【『，的软硬件没备及相应管理系统，并实现网络互　通，实现信息的实时传递、交流和共享。通过配发使用没备，实现所　管辖单位档案部门内的统—标准，为档案信息化管理提供有利保　障。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格　式，还将涉及运行坏境等诸多冈素，其本身就包含小止一项的复杂　课题，所以更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。　三、开展深层次档案信息服务合作　档案部门应改变以往“单干”的做法，利辟ｊ自身优势，积极参　与网络信息资源的建设、开发和利用，及时抓住网络化的有利时　机，与图书部门、情报部门、博物馆及其他部门其同开发利用档　案信息资源，以提高档案信息编研和深层开发的质量。　档案主管部门要加强专项教育，避免出现过分强调本单位　的特殊　，对标准化管理不能予以充分重视的情况。要通过精细　筛选案卷去除糟粕、分类重组案卷、规范著录，以及规范提名保　障榆索查准率等［作，建　健全和完善档案管理业务流程及技　术规范。　四、促进档案管理者思想和管理方法与时俱进　要实现档案管理的现代化，档案管理者思想观念的转变是　关键。档案管理者要摒弃落后的思想观念，打破传统的、旧的』＝　作格局，要充分认识到档案工作在社会主义市场经济建设巾的　重要作用。档案管理者需要以灵活多样的形式，有针对性地向社　会各界开展多种形式的服务，要在工作的广度和深　上不断　拓，提高档案部１＇１］的整体素质，增强应变能力，提高档蘖：工＝作的　社会地位。由于管理设备的现代化、档案种类及载体的多样化，　管理水平的不断革新，对档案管理人员在业务知识、科学技术知　和管理水平、能力等多方面都提出了新的更高的要求。档案管　理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才　群体和合理的人才比例，有较好的知　结构、年龄结构、素顷结　构等，将不同类型的人才按照优化原则结合住…起，扬长避短，　各显其能，发挥“交叉”优势，使管理工作达到最佳状况。　利用新技术和新手段管理档案是档案事业发展的必然趋　向，也是提高档案管理水平和档案工作效率的…项重大措施．．档　案信息化建设是把分散于不同载体、不唰地理位置的信息资　以数字化的形式存贮、以网络化的方式互相连接，从而提供及时　利用，实现资源　享。具体到每～　个档案馆，就是将馆藏档案进　行数字化处理，逐步建立一套完善的数字化档案工作体系。因　此，作为档案人员必须积极开发信息，充分利用计算机、光盘等　先进技术与手段，探索信息时代档案管理的新途径与新方法。　档案管理：［作现代化是火势所趋．势　必行。健全档案管理　守等观念，实现主动式服务、开放式服务，使档案管理从经验管　行政体制，建直档案管理完整制度，强化档案管理　亭，审慎选　十目　１　ｌ　目　。　伴、】西　还用耕　升玟　品，是　代档案酋　与档案管理现代化　二、加大投入并配备专业的软硬件设备　的根本。所以要求备级档案部门…方丽要积极推行，另一方面要　信息化时代下档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统…　从实际出发，在充分研究的基础上制定出切实可行的措施，有力　的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、　推进档案信息化建设进程。　档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标　（作者单位：海东人口计生委）　准，形成档案管理标准体系，才能够确保档案管理现代化各项工　（责任编辑　陈景东）　９４　ｌｒ青海教百　。’。年第　一。期　时代下的档案管理工作

浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性

档案信息电子化问题之我见

我国档案数字化建设中存在的问题与对策

档案信息网络化及安全策略

如何实现档案信息化

数字化档案是档案事业发展的方向

开发档案信息资源刍议

Excel在档案管理工作中的应用

档案信息计算机管理过程的思考

对档案信息产业化的战略思考

浅析OCR技术在银行凭证档案中的应用

中外文件档案一体化思想比较

档案文化建设中的若干理论问题

发挥档案信息资源作用的思考

论档案馆信息化建设应注意的几个问题

浅议档案信息电子化存在的问题与对策

非线性编辑系统在档案管理中的应用

数字档案馆用户研究

关于数字化档案馆几个问题的思考

对电子档案纸质档案长期并存的思考 档案信息化建设的发展趋势

论档案馆的未来发展

浅谈科技文件形成主体及运动状态的变化趋势

信息化在档案资源整合中的作用

源于两种不同认识基础的理论——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之一

论档案网页设计的原则

浅谈电子政务建设与发展对档案工作的影响

试论档案电子化管理系统

数字档案馆与传统档案馆之比较

数字档案馆的建设与发展

档案资源平台及区域网络服务系统的建设

基于互联网的信用档案管理初探

论档案编研网络化生存

档案信息化建设评估体系构想

浅谈档案信息化建设的思路

浅议档案馆计算机管理系统建设

试述档案管理软件功能的共性要求

中美档案专业教育比较研究

档案的社会功能简论

档案在信息社会中的合理配置

论21世纪城建档案馆的社会功能 基于WEB的多媒体档案管理系统的研发实践与思考

构建网络化的现行文件公开体系

网络环境下档案馆功能的变革研究

我国档案网站建设存在的问题及其对策

档案数字化的策略分析及系统构建

网络时代的信息资源建设

海量存储系统在数字档案馆中的应用

浅谈实现档案价值的规律性

浅谈档案办公自动化管理