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文控专员工作职责
文控专员工作职责是负责协助公司文件管理、制定文件管理规范、执行文件审批程序和确保文件安全保密的工作人员。
具体包括
以下职责：
1. 文件管理。
负责公司文件管理工作，建立文件档案，维护文
件的完整性、可查性和可用性，协调各部门之间的文件共享工作。
2. 文档制定。
根据公司需要，编制或修订各类文件、表格、报
告和协议等文档，确保文本格式规范、内容准确和符合要求。
3. 文件审核。
根据公司文件审批程序，对文件进行审核、审批、归档等处理，确保文件的审批程序符合公司规定，且文件合法有效。
4. 文件安全保密。
负责对公司的机密文件进行保密管理，确保
文件的安全性。
同时，对机密文件的保管、复制、传输等工作进行
满足安全管理的规定。
5. 文化建设。
加强公司文化建设，建立员工安全意识和文档管
理意识，提高员工的文件管理素质，促进公司文档管理规范化和制
度化。
6. 文件归档管理。
负责公司文件归档管理，建立、管理、规范
公司的文件档案，对文件进行分类、归档、保管和解读、外借管理，确保公司的重要信息可查询可使用。
7. 文库建设。
负责公司文库的建设和更新，收集管理公司各类
文档、数据和资料，为公司的业务决策提供有力的支持。
8. 其他。
完成上级领导交办的其他相关工作。
总的来说，文控专员的工作非常细致、繁琐，需认真完成每一
个任务，保证高质量、高效率的完成公司文控事务。
同时，文控专
员也需要注重信息安全，遵守公司保密规定，确保公司机密资料不被泄露。
文控中心管理规章制度《文控中心管理规章制度》一、文控中心的基本职责1. 统一管理和归档公司全部文档资料，确保文档的规范化管理。
2. 负责文档的收集、整理、编目、存档和检索工作，提高文档管理的效率和便捷性。
3. 负责提出文档管理的规范化、流程化的要求，制定文控管理规章制度，确保文档管理工作符合公司的相关规定和要求。
二、文控中心的管理原则1. 严格遵循文档管理的标准化、规范化原则，确保文档的准确性和真实性。
2. 所有文档资料都必须按照规定的程序进行归档和存档，不得私自篡改或泄露文档内容。
3. 文控中心必须加强文档管理的监督和检查，及时发现问题并及时处理。
三、文控中心的管理制度1. 文控中心必须制定文档管理的具体操作流程，以保证文档管理工作的规范。
2. 文控中心必须建立健全的文档档案系统和管理制度，规范文档管理的各个环节。
3. 文控中心必须对文档的管理进行监督和检查，确保文档管理工作的合规性和高效性。
四、文控中心的监督管理1. 文控中心必须定期对文档管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取有效措施加以解决。
2. 文控中心必须报告文档管理工作的进展情况，并接受公司领导的监督和指导。
3. 文控中心必须加强对文档资料的安全保密管理，确保文档资料不会被泄露。
五、文控中心的工作要求1. 文控中心必须建立健全的文档资料档案系统，划分管理范围和设置有关权限。
2. 文控中心必须规范文档管理的各个环节，细化操作流程和规范操作要求。
3. 文控中心必须建立文档管理的考核评价制度，及时纠正不足，提高文档管理的工作效率。
以上规章制度是文控中心的基本管理要求，所有的文控管理人员必须严格遵守，以确保公司文档管理工作的规范化、高效性和便捷性。
文控岗位职责范文1.文件整理：负责将来自各个部门的文件进行整理、分类和归档。
对于文件的分类可以按照文件的类型、文件的内容、文件的时效性等进行划分。
保证文件的整理和分类规范有序，便于查找和使用。
2.文件存档：负责将整理好的文件进行存档。
对于电子文件，可以使用电子文档管理系统进行存储和管理；对于纸质文件，则需要进行编号、封存、盖章等操作，并妥善保管，以保证文件的安全性和完整性。
3.文件归档：负责将不再使用或需要长期保存的文件进行归档。
归档的目的是为了节约存储空间，防止文件遗失或损坏。
归档的文件需要进行分类、整理和打包，然后送至指定的档案库进行妥善保管。
4.文件查询：负责根据内部员工或外部合作伙伴的需要，进行文件的查询和提供相关文件信息。
需要熟悉各个部门的工作内容和文件存储位置，能够快速准确地查找到所需文件，并及时提供给相关人员。
5.文件借阅：负责处理文件借阅的事务。
当有相关人员需要借阅文件时，需要判断借阅人员的权限和借阅文件的必要性，同时记录相关信息，包括借阅人、借阅日期、借阅文件等，以便于跟踪和管理。
6.文件传递：负责内部文件的传递和外部文件的接收。
需要保证文档的安全性和机密性，避免文件的遗失和泄露。
对于文件的传递，可以通过邮件、传真、专人送达等方式进行。
7.文件销毁：负责不再需要保存的文件的销毁工作。
需要注意销毁文件的合规性和安全性，遵守相关的法律法规和公司文件管理制度。
对于纸质文件，需要进行物理的销毁，对于电子文件，需要进行安全的删除和清除。
8.文件管理系统维护：负责维护和管理所使用的文件管理系统。
包括文件管理软件的安装、配置和更新，数据库的备份和恢复，系统的优化和维护等工作。
需要定期检查和维护文件管理系统，确保其稳定和高效运行。
9.绩效考核：负责对文控工作进行绩效考核和评估。
包括对文档整理、存档、归档、查询和借阅等工作的完成情况进行评价，及时发现问题并提出改进意见。
10. 相关报表的编制：负责编制文控工作相关的报表和统计数据。
文控室管理员工作职责
文控室管理员是负责组织、管理、归档和维护公司内部及外部
文件的专业人员，其职责大致可以分为以下几个方面：
1. 文件管理：负责对公司所有的纸质文件、电子文件进行分类、编号、归档、检索及销毁等操作，并确保文件及时、准确地归档，
能够方便地查找和检索。
此外，还需要定期检查已存档的文件、确
保文件完整性和安全性，以防意外破坏或遗失。
2. 信息共享：文控室管理员需要通过各种渠道获取公司内部和
外部的信息，并将这些信息及时地进行整理和编辑，整理成各种文
档和报告，为公司的高层管理者和各个业务部门提供必要的决策依
据和支持。
3. 文档审查：文控室管理员需要定期对公司内部和外部文件进
行审查，包括合同、协议、议定书、诉讼文件、公告等，在确认文
件内容的准确性、完整性、合规性等方面确保公司具备良好的知识
产权保护和法务合规风险管理。
4. 设备管理：文控室管理员需要负责管理和维护文控室内的各
种设备，如复印机、打印机、扫描仪、传真机等，确保这些设备能
够正常运转，并且保持在最佳的工作状态。
5. 培训与指导：需要为新员工提供适当的培训和指导，帮助他
们了解公司的文件管理和规范操作流程，确保他们可以高效地进行
工作。
6. 数字化转型：随着数字化时代的到来，文控室管理员也需要
积极推动公司的数字化转型，将所有纸质文件逐步数字化，并将数
字化文件存储到云端，并确保这些文件可以在安全的情况下随时访问。
文控室管理员是公司中非常重要的一份子，需要具备专业的知识和能力，适应多样化的任务，才能完成工作并保证公司运作的顺畅。
文控工作管理制度一、总则为规范和统一文控工作的管理，提高文档管理的效率和质量，制订本制度。
二、组织架构1. 文控中心：负责整个文控工作的统筹规划、协调和监督，负责文档的制定、审批、印制和发布等工作。
2. 文控组：各个部门设立文控组，负责本部门文档的整理、归档和管理等工作。
3. 文控管理员：由各部门任命一名文控管理员负责文档管理工作，包括文档的整理、传输、存档等。
三、工作职责1. 文控中心的职责：（1）制订文控工作规范，明确文档管理流程和标准。
（2）协调各部门文控工作，解决文档管理中的问题和矛盾。
（3）负责文档的制定、审批、印制和发布等工作。
（4）定期对文控工作进行检查和评估，提出改进建议。
2. 文控组的职责：（1）负责本部门文档的整理、分类、归档等工作。
（2）定期对本部门文档进行清查和整理，确保文档的及时更新和完整性。
（3）协助文控中心对文控工作进行监督和协调。
3. 文控管理员的职责：（1）负责本部门文档的管理和维护工作，确保文档的及时更新和准确性。
（2）接收、传输和存档相关文档，保证文档的完整性和保密性。
（3）协助文控中心对文控工作进行检查和评估。
四、文档管理流程1. 文档的制定：由相应的部门按照规定的格式和标准进行制定，经过审核和审批后由文控中心备案。
2. 文档的传输：由文控管理员按照规定的程序将文档传输到相关部门或人员，确保文档的及时传达。
3. 文档的存档：由文控管理员按照规定的要求将文档进行分类、整理和归档，确保文档的安全和完整性。
4. 文档的发布：由文控中心按照规定的程序将文档进行印制和发布，确保文档的有效传达和使用。
五、文档管理标准1. 文档的命名：文档应当按照规定的命名规范进行命名，清晰明了，便于查找和管理。
2. 文档的保存：文档应当按照规定的保管期限进行保存，过期的文档应当及时销毁，保证文档的及时更新和清晰度。
3. 文档的传输：文档传输时应当注明传输日期、传输人员和传输目的，确保文档的完整性和安全性。
文控室管理制度一、总则文控室是公司重要的信息管理中心，负责公司内外文件的管理、资料的汇总整理以及部门间的信息传递。
为了做好文控工作，保障公司信息的安全和便捷的使用，特制订本制度。
二、岗位职责1.负责文件的收发、登记、分发和归档工作；2.负责公司内外部资料的整理、归档和妥善存储；3.负责文件的编制和印刷工作；4.负责会议文件的准备、分发和整理；5.负责对来自外部的文件、资料及时整理并传达给相关部门；6.负责文控室日常的卫生、整理和环境管理；7.负责文控室的设备、设施的维护和管理。
三、工作流程1.文件收发流程（1）公司内部文件：由部门主管或经办人向文控室提交文件，文控室收到文件后进行登记，并按照文件的紧急程度和重要程度进行分发。
（2）公司外部文件：由文控室负责人接收邮递来的文件，按照相关部门进行分发，并及时通知相关部门领取文件。
2.文件整理流程文控室定期对公司资料进行整理，按照规定的分类进行归档和存储。
同时将最新的文件和资料整理在便于查阅的位置，方便相关部门的查询和使用。
3.会议文件流程（1）会议文件准备：部门主管提出开会请求后，文控室将会议文件准备好，并按照参会人员进行分发。
（2）会议文件整理：会议结束后，文控室负责将会议文件归档，并存储在专门的位置，方便日后查阅。
四、管理制度1.文件管理文控室将文件分为机密文件、重要文件和一般文件，分别进行分类存储，并设置相应的权限控制，确保重要文件的安全性和保密性。
2.设备管理文控室负责管理和维护相关设备和设施，定期进行设备检查和维修，确保设备的正常运转。
3.环境管理文控室负责管理文控室的环境卫生和整理，保持文控室的整洁和舒适。
4.档案管理文控室将公司资料进行档案管理，建立归档清单和档案索引，方便日后的查阅和利用。
五、考核制度1.绩效考核文控室负责人对文控室工作进行定期考核，主要考核考核文控室的工作效率、文控质量和卫生环境等方面。
2.奖惩制度对文控室成员的工作表现进行奖惩，对于工作出色的成员进行奖励，对于工作不力的成员进行处罚。
文控中心管理制度一、前言为了规范文控中心的管理工作，提高文控中心的管理效率和服务水平，制定本管理制度。
二、文控中心管理范围文控中心是公司的重要管理部门，主要负责公司各类文件、资料的管理工作。
文控中心管理范围包括公司的各类文件、资料的收集、整理、存档、检索等工作。
三、文控中心的职责1. 协助各部门制定并完善文件管理制度，做好文件的存档、整理和分发工作；2. 制定公司文件存档规范，并对各类文件、资料进行分类、编号和整理；3. 建立文件检索系统，提高文件检索效率；4. 负责公司文件存档室的管理工作，保证文件资料的安全性和完整性；5. 对公文的审批流程进行监督和管理，确保公文的合法、规范性；6. 指导公司员工正确使用文档，遵循公司文件管理制度；7. 定期向公司领导汇报文档管理情况。
四、文控中心管理制度1. 文件存档规范1.1 根据文件的性质、用途和内容进行分类，建立文件目录；1.2 对公司的各类文件、资料进行编号、整理并按时存档；1.3 建立文件存档规范，对秘密、机密文件进行保密管理。
2. 文件检索系统2.1 建立完善的文件检索系统，便于快速查找文件；2.2 对文件的存档位置进行明确标注，以方便员工查找文件。
3. 文件存档室管理3.1 文件存档室要保持整洁、安全，防止文件被损坏或遗失；3.2 设置专门的人员对文件存档室进行管理，保证文档的安全；3.3 对文件存档室进行定期检查，发现问题及时进行处理。
4. 公文审批管理4.1 对公司员工提交的公文进行审核，保证公文的合法、规范；4.2 对公文的审批流程进行监督，确保公文的及时审批。
5. 培训5.1 定期为公司员工进行文件管理知识的培训，提高员工对文件管理制度的理解和遵守程度；5.2 对文控中心工作人员进行专业培训，提高其文件管理、保密能力。
五、文控中心管理流程1. 文件收集1.1 各部门按照文控中心管理规定，将公文、资料归档交予文控中心；1.2 文控中心进行初步查验后，对文件进行编号登记。
文控员的岗位职责
1、外来文件的分发、核查与管理；
2、外发文件的监控；
3、受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；
4、文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废；
5、文件的保存、整理、保存期限的监控；
6、定期对文件进行检查、评审；（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）；
7、协助完成内部审核工作；
8、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁；
9、协助完成内部体系审核工作；
10、相关的环境因素控制的遵守；
11、负责统计每天的半成品、成品品质检验日报表
12、办工用品的申请、领取，保管与发放；
13、负责品管部所有资料的管理，做好分类、建档、借阅管理工作；
14、负责内、外部联络单及资料的登记及时发放工作；
15、根据品管部工作需要在每天下班前作出员工加班申请，并做好考勤记录等工作；
16、负责本部门行政方面的各类事务，协助行政部门管理本部门的行政类事务
17、根据财务部门要求，每月10号前将固定资产维护好上交档案，
包括现有的、新购买的、申请报废等资料；
18、每月根据品管部数据及时准确的统计各类报表，并将报表上交主管审批跟进；。
文控岗位职责
文控岗位是企业中最重要的岗位之一，他们负责保证公司内部
文件和资料的秩序、有序化、整合和存档等相关工作。
下面是文控
岗位的职责：
一、统筹公司文书管理
文控岗位需要帮助制定文件管理制度、文控流程，根据公司的
规定，结合实际情况为公司各部门开展文书管理的工作提供技术支
撑和管理指导。
二、督促公司文件资料管理
文控岗位主要负责检索、整理、归档和存储公司的各种文件文
档资料，确保各类文件资料的准确性、全面性、及时性。
三、解决公司文书文件问题
文控岗位需要负责对文书文件资料的保密工作，防止泄漏信息，修订或修改文书的规范化或标准化问题等。
四、公司文化宣传
文控岗还需要利用公司各类宣传渠道发布公司的各种工作资讯
和活动方案，为公司建设和发展出谋划策和宣传推介。
五、协调沟通与合作
文控岗位还需要与各部门沟通，了解他们的文书管理需求，对
公司文书处理工作提出优化和改善的建议，以便公司内部文书管理
更顺畅。
六、培养文化环境
文控岗位需要帮助公司建立良好的文化氛围，促进公司员工之间的沟通协作，提升公司审美素养和文化内涵水平，使公司整个氛围走向健康、积极、向上。
七、负责相关管理制度的升级
文控岗位需要帮助负责制定、更新和完善企业文件管理制度、文件编写规范、文件存档标准等相关制度和规范，并且监督和推广文件管理制度的贯彻和执行。
总体来看，文控岗位的职责，即是让公司的各类文件资料管理工作更专业、更标准化、更合规化，从而让公司内部的各项工作流程更高效、更顺畅。
文控工作职责说明表一、岗位概述。
文控工作是指对公司内部各类文件、资料进行管理和控制的工作。
文控工作人员需要负责文件的归档、存档、检索、传递等工作，以确保公司内部文件的安全和便捷管理。
二、岗位职责。
1. 负责公司内部文件的归档工作，包括将新产生的文件按照规定进行分类、编号、整理和存档。
2. 负责建立和维护公司内部文件档案管理系统，确保文件信息的准确性和完整性。
3. 负责文件的传递和交接工作，确保文件的及时传达和交接到指定人员手中。
4. 负责文件的检索和查询工作，协助各部门人员快速找到需要的文件信息。
5. 负责监督和检查各部门文件管理工作的执行情况，及时发现问题并提出整改建议。
6. 负责公司内部文件管理制度的制定和完善，确保文件管理工作的规范性和有效性。
7. 负责文件的销毁工作，包括对过期、无效文件的及时销毁和报废处理。
三、任职要求。
1. 具有较强的责任心和细致的工作态度，能够认真对待文件管理工作。
2. 具有良好的沟通能力和团队合作精神，能够与各部门人员进行有效的协调和沟通。
3. 具有较强的文字处理能力和电脑操作能力，熟练运用办公软件进行文件管理工作。
4. 具有相关的文件管理或档案管理经验者优先考虑。
5. 具有较强的学习能力和适应能力，能够快速掌握公司内部文件管理制度和流程。
四、工作环境。
文控工作通常在办公室内进行，工作环境较为安静和舒适。
工作时间一般为每周五天，每天工作8小时。
五、发展前景。
文控工作是公司内部重要的管理岗位，具有较大的发展空间。
在文控工作岗位上工作一段时间后，可以根据个人的兴趣和能力，转岗到档案管理、信息管理等相关岗位，或者晋升为文件管理主管、文控主管等管理岗位。
六、总结。
文控工作是公司内部重要的管理职能，需要文控工作人员具备较强的责任心、细致的工作态度和良好的沟通能力。
通过不断的学习和实践，文控工作人员可以在这一岗位上不断提升自己，为公司的文件管理工作做出更大的贡献。
*公司文控中心管理办法第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。
转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
三、公司内部各中心/ 部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。
由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。
文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控中心的主要职责：1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/ 部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
第三章文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10 年、3年、1年等）；注明文件的版本号。
2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗，确定立档单位。
2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
2. 1大类分为：制度/规定：S;文件：F;资料：D;档案：A;合同: B。
2. 2部门拼音缩写：物控：WK生管：SG仓储：CC品管：PG 研发：YF 技术：JS 客服：KF 采购：CG 生产：SH 市场：SC 销售：XS 设备：SB 财务：CW OEM：WB 后总：HZ 总经办：ZJ 人力资源：RL 制造中心：ZZ 营销中心：YX 研发技术中心：YJ 财务中心：CW 广州分公司：GZ 上海分1 公司：SH 北京分公司：BJ 香港分公司：XG 信念公司：XN。
2. 3保密用丫表示，非密级则用N表示。
2. 4密级：绝密：AS;机密：CS秘密：PS无：0P编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）口□（部门前两位拼音缩写）口（是否保密）□口（密级程度）□口（年份）□□口口（流水号）。
如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOPO4OO0I3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4. 案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
5. 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6. 对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。
7. 每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
8. 对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。
集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。
9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。
介于两种保管期限的，保管期限从长。
对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管：1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
九、文件资料借阅、利用工作：1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。
因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。
2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4 小时。
秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。
外借的须办理登记手续。
4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。
其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2) 提供文件资料复印件；3) 提供文献索引资料。
8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第四章文件资料的鉴定和销毁1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。
当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。
凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。
2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。
3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
第五章附则1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
2．本办法由总经办解释、补充。
自颁布之日起生效。
备注资料:1、对于文件更改频繁的，应当统计分析改进更改的原因，提高文件质量。
以及文件发放需要量的控制等。
这是结合利用文件发放渠道来控制文件质量的措施，同时也是减少文件发放工作量的根本措施。
譬如，设计部门，在试制阶段，更改频繁。
开始规定必须接到文件才能正式更改。
正式文件发放过程很长，影响生产。
后来，发现，大量的更改内容没有必要通过原来设计批准者的批准，于是，规定一种临时更改的文件，由设计人员通过组长批准，可以直接发到有关部门。
让工艺、生产部门开始工作，等到正式文件批准后再按照文件验收。
这样就大大方便了采购、工艺、检验等部门的同步平行工作。
到一定时候，合并这些临时文件，这样从文件更改次数上大大减少了。
也节约了文件的纸张和人工费用。
实际上记录有两种型式,一种是记录表格，在记录表格中规定了格式和要求，是工作指导文件；另一种型式是使用记l 录表格，在记录表格中录入了数据，形成证据的文件。
ISO9001 4.2.3 记“录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制”。
但4.2.4 明确了记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制，也就是对录入数据形成证据的记录的控制要求，通常不需要控制记录的版本；4.2.3 和4.2.4 都没有明确对记录表格的控制要求，所以依据ISO9001 标准记录表格的版本不需要控制。
实际工作和质量管理都会认为记录表格作为文件应该按4.2.3 的要求进行控制。
结论IS09001对记录表格的控制没有明确，我的建议是修改标准：423第一段…记录是一种特殊的文件，其记录表格应按本条款要求控制，录入数据的记录应依据424的要求进行控制。
记录的定义也应修改。
文件控制程序1. 目的：对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。
2. 范围：本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料（包括外来文件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。
3. 职责：3.1总裁负责管理文件的批准。
3.2管理者代表负责管理文件的审核。
3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。
3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。
4. 程序：4.1文件的编写、审批。
4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。
a）管理体系文件由总裁批准。
