文控中心培训

4.0 职责
4.5 ISO二级文控文员职责： 4.5.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.5.2负责所管理部门三级文控提交的二阶、三阶文件（包 含外来文件）和表格、表单的初步审核、编号、登记， 并按照表单配布要求发布给三级文控，原件保存归档； 4.5.3 确保本部门人员了解文件内容，特别是出现文件变更 的情况时； 4.5.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
• 文件的保存
5.2.1文件使用部门应有专人（如文员）保管文件，文件要求用文件夹 保护，标示好后放置在固定的文件柜并妥善保存、防止遗失和损坏。 5.2.2文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归 档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。 5.2.3公司各部门应妥善保管受控文件，若受控文件遗失，需要责任人 在受控文件补发申请单中填写遗失原因和预防再发对策，经部门负责人审批 签名后，向文控中心报失并补发文件。若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文 件而造成质量事故，文控中心将直接追究部门主管对文件管理的责任。 5.2.4 文件必须保持清晰，不得用笔在文件上乱写乱画，切实保证文件 的权威性和严肃性。 5.2.6 需长期保存的文件：现行质量体系文件，包括质量手册、二级程 序文件 5.2.7 需保存三年的文件：质量体系所有质量记录、外来文件及过期、 作废的程序文件的原件；离职人员的人力资源管理档案等，质量记录由其原 部门保存。
4.0 职责
4.6 ISO三级文控文员职责： 4.6.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.6.2负责所管理部门做成的程序文件（包含外来文件）和 表格、表单的初步审核、向上级文控申请、编号、登 记，并按照表单 配布要求发布给需求部门； 4.6.3确保本部门使用人员了解文件内容，特别是出现文件 变更的情况时； 4.6.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
• 文件编写规定
5.3.6 编写注意事项 5.3.6.1 措词准确、清楚、简明，不可使用可能引起误解的语言，实现唯一 性理解。 5.3.6.2 编写时应做到目的明确，方法清楚且具有操作性。 5.3.6.3 文件中有引用其它的相关文件时，参考文件中必须写明引用文件名 和文件编号。 5.3.6.4文件版本：公司所有文件的版本都以A版开始，标识为“版本/次： A/0”。文控中心负责核查所有受控文件之版号变更，文件正常修改 时，版号不变，当修改到第五次时，即A/4时，文控中心即要求修 改申请人换版，即版式/次变更为B/0，且每次修改必须将修改内容 记录于文件中修改记录内。 注释：国际标准之版本变更由管理代表负责与认证机构联络，进行最新版本 之更换，直接引用的各类外部文件，由文件对口部门对其适用性进行审批后 方可使用。
• 工作流程图：
• 文控组织架构图：
文件控制程序流程图
谢 谢
• 文件的提交发行
5.5.3受控文件发放时文控文员填写《文件发放记录表》后，依据编制部门提 交的《文件制订/修订/废止申请单》中填写的发放部门进行发放，并将 发放部门登记于《文件一览表》中。 5.5.4各部门收到外来文件，交部门二级文控中心统一管理，以“外来文件” 印章发放，文控中心仅持受控文件正本原始资料，作为文件原始依据， 供查阅。 5.5.5若相关部门遗失或者需更多份之受控文件使用时，则该部门需填写《受 控文件补发申请表》经文控批准后由文控文员执行，如因为遗 失，必须由责任人填写遗失原因和预防对策，并将申请份数列入《文件 一览表》中
• 文件的提交发行
5.5.5受控印章的使用 1）体系文件正本应盖上蓝色“原本”印章； 2）一、二阶程序文件副本封页盖红色“受控文件”章； 3）三阶作业指导性文件副本每页盖红色“受控文件”章； 4）在用作参考的非受控副本面页上加盖蓝色“非受控文件”印章； 5）收到外来文件，交部门二级文控中心统一管理，盖红色“外来文件”印章； 6）在外发给供应商或者客户文件副本封页上盖红色“外发文件”印章； 7）文件有修订或者作废时，旧版文件副本上加盖“作废文件”印章；原件上 加盖“作废留存”印章。
3.3 三阶文件：作业指示类和技术资料 从QP程序文件中引申出来，详细叙述各作业部门之运作 过程及操作规范,实质是QP程序文件的补充内容，三阶文件具 体分类为： A.作业/操作指导书、检查指导书、作业指引等； B.设计开发计划书/规划书、设计开发图面、样品承认书、检 查规格书、BOM表； C.生产指令单、技术连络书、工程管理流程图（QC工程表) D.外来文件，例如：客户提供的与产品相关的技术资料、品质 要求，供应商样品承认书/规格书、各部门收集的行业法律法 规等均为外来文件。 3.4四阶文件：从三阶文件中引申出来的质量记录和表格表单 等。例如：供应商评估表、QC检查表，采购单、成品入库单。
管理方法变化：人治→法治 管理习惯变化：粗放→精细
· 知名的ISO体系认证机构
·ISO9001：2008品质管理八大原则
以顾客为关注焦点 领导作用 全员参与 过程方法 系统管理 持续改进 依据事实决策 互利的供应商关系
·质量管理过程方法模式：四大过程
·PDCA循环（戴明环）
体系推进计划：
• 文件编写规定
• 文件的提交发行
5.5.1受控文件在提交发行前，必须符合本程序编制标准要求，经部门审核 批准后（文件涉及到跨部门责任的，编制部门要组织相关部门会签同意） 的有效文件，文控文员填写《文件发放记录表》，交予文控中心受控发行。 5.5.2二阶程序文件必须提交总部一级文控统一登记、管理、发放。 5.5.3三阶程序文件必须提交二级文控统一登记、管理、发放。 5.5.4四阶文件（表格、清单）必须先和二级文控中心确认是否本身已有， 如有必要再提交二级文控审核，统一登记管理发放，如各部门需要复印表 格，应向文控中心借用正本复印。
· 实施ISO9001品质体系的作用和意义
1、 强化品质管理，提升企业效益。 2、 实现规范化管理，保证运作畅顺、有序。 3、 明确各职位的具体职责、权限及相互关系。 4、 建立自我监督、评价和自我改善的管理机制。 5、 增强客户信心，扩大市场份额。 6、 强化管理，提升效益。
简单概括： 1.人人有职责 2.事事有程序 3.作业有标准 4.体系有监督 5.不良有纠正
• 受控文件修订/废止：
5.6.1文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出修订或作废，但文件的修 订和作废必须由原编制部门填写《文件制订/修订/废止申请单》，经申 请部门的审核人、批准人审批后交文控中心，才可对文件进行修订/废止； 5.6.2禁止临时使用铅笔和修正液修订文件，因生产检查或者其他紧急原因急 需，而不能及时按以上程序进行更改发行时，可直接在现场旧文件上用 “ =”双线划掉错误内容，在旁边写上正确的内容和修订日期，经担当人 员签名或盖印后则生效； 5.6.3变更后的有效文件，文控中心必须按文件发放范围发放变更件、回收作 废件并与文件版本的变更状况记录于《文件发放记录表》中,同时在旧版 文件或作废文件上加盖“作废文件”印章； 5.6.4 文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来 编号。 5.6.5 作废回收的副本受控文件由文控中心统一销毁（烧毁或者碎纸机销 毁）,文控中心存放的原件应盖上红色的“作废留存”,保存期限为三年。
· ISO 的由来
ISO9000族的结构 ISO9000 质量管理体系—基础和术语 ISO9001 质量管理体系—要求（取代ISO9000、ISO9002、ISO9003） ISO9004 质量管理体系—业绩改进指南 ISO19011 质量和环境审核指南
ISO9000族标准是国际标准化组织TC176技术委员会颁布的质量管理标准。 第一版在1987年3月15日颁布； 第二版在1994年7月1日颁布 第三版在2000年6月1日颁布——2010年11月15日之后失效 第四版在2008年11月15日颁布
体系推进计划：
1.0 控制目的： 确保规范公司文件之制订、批准、发放、归档、更改、回 收、作废处理及日常监督之方法,保持文件的适用性、有效性 和唯一性。 确保策划和运作质量管理体系所必須的外来文件得到识别， 并控制其分发。
2.0 适用范围： 本程序适用于支撑起整个质量管理体系的所有受控文件。
3.0 受控文件定义： 3.1一阶文件：质量手册 此为本公司质量体系文件系统之纲领性文件，它概述了本 公司之质量管理体系构成及要素，包括质量方针、目标。 3.2 二阶文件：公司运作程序 此为直接支撑质量手册的主要系统文件，它详细界定了公 司质量管理架构及整体运作。例如：订单（客户合约）评审程 序、文件控制程序、采购控制程序等
• 文件编写规定
5.3.5 文件编写一般要求 5.3.5.1 目的：叙述制定该文件的目的。 5.3.5.2 范围：说明该文件的适用范围。 5.3.5.3 定义：解释文件中涉及的专业名词述语、特殊事项或英文缩写； 若文件中无需定义，亦可不用此项。 5.3.5.4 权责：说明文件所涉及到的部门的职责和权限。 5.3.5.5 内容/程序：明确具体内容、方法或运作流程，文件要求有操作 性，文件涉及到其他职能部门配合的，要求先做成提案后和相关部门 会签后正式定稿决定，必要时以流程图加以说明和描述。 5.3.5.6 参考文件：涉及到流程接口的相关文件，以及引出与该文件有 关的支持性文件。 5.3.5.7 附件：引出与该文件相关的质量记录表单(包括编号)、流程图等。
4.0 职责 4.3 各部门负责人： 参与一阶和二阶程序文件的会审，三阶文件相关责任会审， 安排主管以上级干部负责本部门程序文件的作成、确认、审核； 4.4 ISO一级文控中心文员职责： 4.4.1 负责对公司品质体系一阶文件、二阶文件进行初步 确认、审核，并进行编号、登记，发放，存档管理； 4.4.2不定期的核查各部门ISO体系文件控制状态，监督下 级文控中心所提交的二阶文件是否按要求进行了审批，及 文件管控、用章是否正确； 4.4.3负责人力资源部所有体系文件的发行和管控； 4.4.4负责对公司人力资源部收集的法律、法规资料进行登 记保管管理；