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会计档案保管建议
以下是会计档案保管的一些建议：
1. 装订与保管：每月结账工作完成后，及时对会计凭证进行装订，以便查找与保存。
凭证装订时应配备装订用工具，如装订机、装订线、装订针等。
使用重型订书机可以简化操作，但要确保凭证整齐有序。
每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来，便于装订成册。
装订时，应将封面、记账凭证、封底、包角放好，反复检查是否整齐有序，然后用重型订书机将左上角订牢，包好包角，完成装订。
最后填写封面相关内容并加盖公章。
2. 基础设施建设：会计档案基础设施建设包括库房、档案柜、档案盒等硬件基础设计。
库房是保管档案的场所，应考虑防震、防火、防水、防地质灾害、防污染、防强光、防尘、防高温高湿等要求，充分考虑档案现有数量和未来增长量，留足库房空间。
存放档案的设施设备应补齐不全，根据需要完善相关基础设施，如购买多节柜、安装自动灭火系统等。
同时要做好库房温适度检测、登记和调控，保持库内干净，防止灰尘侵入。
投放防虫防鼠药物，并定期检查，使档案始终处于安全、可控、有利的环境中。
以上建议仅供参考，如有需要，建议咨询专业人士。
会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。
所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。
会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。
因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、整理、分门别类，按序存放，集中保管。
整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。
应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。
下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。
（一）、会计档案的整理、立卷的总体要求会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。
会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。
凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。
1、会计档案整理、立卷使用的物品（1）、凭证封面凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。
一、实训背景随着我国市场经济的发展和会计制度的不断完善，会计档案管理工作在企事业单位中扮演着越来越重要的角色。
会计档案资料装订作为会计档案管理的基础环节，对于确保会计档案的完整性和安全性具有重要意义。
为了提高学生的实际操作能力，我校会计专业组织了会计档案资料装订实训，现将实训过程及成果总结如下。
二、实训目的1. 掌握会计档案资料装订的基本流程和方法；2. 熟悉会计档案的保管要求和注意事项；3. 培养学生的团队协作精神和责任心。
三、实训内容1. 会计档案资料装订的基本流程（1）检查会计档案资料的完整性，确保无缺页、破损等现象；（2）将会计档案资料按照顺序排列，确保顺序正确；（3）对会计档案资料进行折叠，使其符合装订要求；（4）选择合适的装订材料，如线绳、装订夹等；（5）将会计档案资料装订在一起，确保装订牢固；（6）检查装订后的会计档案资料，确保无遗漏、装订不牢固等现象。
2. 会计档案的保管要求和注意事项（1）会计档案应存放在干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室；（2）会计档案的存放应按照类别、年份、档案编号等进行分类存放；（3）档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设备；（4）档案管理人员应定期对会计档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。
四、实训过程1. 实训准备：提前准备好实训所需的会计档案资料、装订材料、工具等。
2. 实训实施：按照会计档案资料装订的基本流程，分组进行装订实训。
3. 实训指导：由专业教师进行现场指导，解答学生在装订过程中遇到的问题。
4. 实训总结：实训结束后，各组进行交流，总结实训过程中的经验教训。
五、实训成果1. 学生掌握了会计档案资料装订的基本流程和方法；2. 学生熟悉了会计档案的保管要求和注意事项；3. 学生增强了团队协作精神和责任心；4. 实训成果得到学校领导和专业教师的认可。
六、实训体会1. 会计档案资料装订工作是一项细致、严谨的工作，需要耐心和责任心；2. 在装订过程中，要注意细节，确保装订质量；3. 团队协作对于提高装订效率至关重要；4. 实训使我对会计档案管理工作有了更深刻的认识，为今后从事相关工作打下了基础。
会计档案的整理与回档方法一、会计档案含义料回档范围会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济治理和会计核算一系列活动中产生、通过整理回档保持起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合治理等材料。
二、会计档案材料回档范围依据财政部、国家档案局制发的?会计档案治理方法?中的有关，会计档案回档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合治理等会计核算专业材料。
而关于上级有关财务的普发性〔非指本单位〕不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应回档。
〔一〕会计凭证：会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：〔企业会计中还有汇总凭证〕１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证实，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的〔如验收单、领料单、借款单〕，外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。
如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
２、记帐凭证是会计人员依据原始凭证加以回类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。
企业还有汇总凭证。
综上所述：会计凭证回档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
〔二〕会计帐簿：会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。
会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。
帐簿要紧有下面几种：１、序时帐簿〔又称日记帐〕、出纳帐、银行帐；２、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种〔１〕总帐〔总分类帐〕，即按总分类帐户分类登记的帐簿；〔２〕明细帐〔明细分类帐〕，即按明细帐户分类登记的帐簿；３、辅助帐〔备查帐簿〕，还有固定资产明细帐〔卡片〕各种登记簿等都要回档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。
〔三〕会计报表：会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支方案情况的报告文件。
会计档案的保管一、会计档案的归档1.根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2.当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。
期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。
3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
二、会计档案的保管期限会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1 原始凭证15年2 记帐凭证15年3 汇总凭证15年二会计帐簿类4 总账15年包括日记总账5 明细账15年6 日记账15年现金和银行日记账25年7 固定资产卡片固定资产报废清理后5年8 辅助帐簿三财务报告类包括各级主管部门9 月、季度财务报告3年包括文字分析10 年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11 会计移交清册15年12 会计档案保管清册永久13 会计档案销毁清册永久14 银行余额调节表5年15 银行对账单5年三、会计档案的查阅、复制和交接1、会计档案的查阅、复制各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
1、会计档案的交接—了解（1）单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的——应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
（2）单位分立①单位分立后原单位存续的——应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制；②单位分立后原单位解散的——协商后的其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
会计档案的装订一、会计凭证的装订要求（一）凭证按日装订。
1、一般情况下一个营业机构一天的凭证装订成一册传票；2、如果一天凭证过多的可分若干册装订，过少的可将同一月份若干日（一般不超过10个工作日）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日期序时排列。
用封面隔开时，每天的封面也应进行统计，最后再做一个汇总封面。
注意：不同月份的会计凭证不能装订在一册内（二）按柜员顺序排列一天的传票中，柜员按先库柜员后其他柜员排列，其他柜员按柜员号从小到大排列。
网点汇总记账凭证排列所有柜员传票的后面，按凭证号码从小到大顺序排列。
（三）同一柜员的会计凭证按流水号从小到大顺序排列。
(四)加编顺序号，也就是说的卡号卡号的作用在于，一是表明本册传票共多少张，二是可以和封面填写的凭证、原始凭证及附件张数进行核对。
（五）必须加装统一规格的传票封面，封皮和封底1、传票封面应规范填写。
凭证日期要填全，如从某日到某日，即使一册传票只装订了一天的凭证，也应填写为从某日到某日。
2、保管编号从年初开始到本册的编号，如果一天凭证装订两册以上，则该两册传票顺序编号，不能编成相同号或相同号“-1”“-2”区别。
3、分册装订的必须注明“第几册、共几册”要素。
4、共几册指的是本日传票共几册，第几册指的是本册传票在本日本次的排号。
5、如一天的凭证装订了三本传票，则第一本应填写为“第一册、共三册”，第二本应填写为“第二册、共三册”，第三本应填写为“第三册、共三册”。
二、账簿的装订要求（一）总账按月打印，按月装订。
（二）分户账按月打印，按月装订，账页过多的可分若干本装订，账页过少的营业机构可采用按季或按年的方法装订，排列顺序以账号从小到大排列。
（三）装订成册的账页，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、年度及编号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。
（四）手工登记簿1、连续使用、永久保管的登记簿以一本使用完了为立卷装订时间，封面注明**年**月**日至**年**月**日。
会计档案的整理立卷及装订要求1.会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。
会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1）分类标准统一。
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
2）档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
3）管理要求统一。
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
2.会计档案的装订会计档案的装订主要包括:会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
（1）会计凭证的装订会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
1）会计凭证装订前的准备工作。
○1分类整理，按序列排列，检查日数、编号是否齐全；○2按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；○3摘除凭证内的金属物（如钉书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；○4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；○5记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
2）会计凭证装订时的要求。
○1用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；○2凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；○3装订凭证厚度一般为1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项：○1每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；○2在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
（⼀）会计档案的整理⽴卷 会计年度终了后，对会计资料进⾏整理⽴卷。
会计档案的整理⼀般采⽤“三统⼀”的办法，即：分类标准统⼀、档案形成统⼀、管理要求统⼀，并分门别类按各卷顺序编号。
1.分类标准统⼀。
⼀般将财务会计资料分成⼀类帐簿，⼆类凭证，三类报表，四类⽂字资料及其他。
2.档案形成统⼀。
案册封⾯、档案卡夹、存放柜和存放序列统⼀。
3.管理要求统⼀。
建⽴财务会计资料档案簿、会计资料档案⽬录；会计凭证装订成册，报表和⽂字资料分类⽴卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
（⼆）会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他⽂字资料的装订。
1.会计凭证的装订。
⼀般每⽉装订⼀次，装订好的凭证按年分⽉妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备⼯作： ①分类整理，按顺序排列，检查⽇数、编号是否齐全； ②按凭证汇总⽇期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； ③摘除凭证内的⾦属物（如订书钉、⼤头针、回形针），对⼤的张页或附件要折叠成同记帐凭证⼤⼩，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； ④整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、⼊库单、⼯资、奖⾦发放单是否随附齐全； ⑤记帐凭证上有关⼈员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求： ①⽤“三针引线法”装订，装订凭证应使⽤棉线，在左上⾓部位打上三个针眼，实⾏三眼⼀线打结，结扣应是活的，并放在凭证封⽪的⾥⾯，装订时尽可能缩⼩所占部位，使记帐凭证及其附件保持尽可能⼤的显露⾯，以便于事后查阅； ②凭证外⾯要加封⾯，封⾯纸⽤尚好的⽜⽪纸印制，封⾯规格略⼤于所附记帐凭证； ③装订凭证厚度⼀般1.5厘⽶，⽅可保证装订牢固，美观⼤⽅。
会计凭证装订后的注意事项： ①每本封⾯上填写好凭证种类、起⽌号码、凭证张数、会计主管⼈员和装订⼈员签章； ②在封⾯上编好卷号，按编号顺序⼊柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
会计凭证的装订与保管一、概念解释根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条的规定，记账凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序进行保管，不得散乱或丢失。
为此，必须对会计凭证进行装订，对于记账凭证，应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐；按期装订成册，加具封面，在封面上编好卷号，并在明显处标明凭证种类编号，由装订人在装订线封签处签名或者盖章；最后按编号顺序入柜，以便调阅。
二、业务要点1.装订前的准备工作会计凭证装订前，应做好相关的准备工作，即对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。
具体如图3-3所示。
2．会计凭证的保管会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个企业都要建立保管制度，对其进行妥善保管。
对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序进行整理并装订成册。
封面上须有会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。
对于会计凭证，应妥善保管，存保管期间，会计凭证不得外借; 对于超过规定期限（一般是15年）的会计凭证，要严格依照有关程序进行销毁；对于需永久保留的有关会计凭证，不得销毁。
(1)传递会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在企业内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。
为了使会计凭证能够及时地反映各项经济业务、提供会计信息、发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。
《会计基础工作规范》第五十四条规定：各企业会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各企业根据会汁业务需要自行规定。
正确组织会计凭证的传递，对及时处理和登记经济业务、明确经济责任以及实行会计监督具有重要的作用。
从某种意义上说，会计凭证的传递在企业内部经营管理的各环节中起着协调和组织的作用。
会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分，其主要作用有以下两点。
①有利于完善经济责任制度。
经济业务的发生、完成及记录是由若干责任人共同负责、分工完成的。
会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书而证明，体现了经济责任制度的执行情况。
会计档案管理的装订归档与交接1. 引言随着信息技术的快速发展，电子化会计系统已经成为众多企业的首选。
然而，对于会计部门来说，传统的纸质档案仍然非常重要。
因此，会计档案管理的装订归档与交接是一个关键的环节，它确保了企业能够有效地进行会计记录的保存、归档和交接。
本文将介绍会计档案管理的装订归档与交接的重要性，提供一些实施策略和注意事项。
2. 会计档案的装订归档2.1 档案装订的目的会计档案的装订是指将会计凭证、报表以及其他重要文件按照一定的顺序、方式进行整理和归档的过程。
其目的主要包括：•确保会计档案的完整性和准确性；•方便后续查询和检索；•减少会计档案的丢失和损坏。
2.2 档案装订的步骤2.2.1 分类与整理首先，根据会计科目和时间等因素对会计档案进行分类。
然后，根据分类的结果对各类档案进行整理并确保每个档案都配有正确的标签。
2.2.2 装订与编号接下来，将整理好的会计档案装订在文件夹或册子中，并为每个装订好的档案编号。
编号可以按照时间或者其他自定义的顺序进行。
2.2.3 标注与记录在装订好的会计档案上进行标注，包括记录该档案的内容、日期以及档案归属部门或人员等信息。
这些信息可以帮助后续的查询和检索。
2.3 档案归档的管理2.3.1 存储环境会计档案应该存放在一个干燥、通风且安全的环境中，以防止受潮、受热、受阳光直射等因素对档案的损坏。
2.3.2 存储位置会计档案的存储位置应该有明确的划分，可以使用文件柜、书架等物品进行存储，并使用标签对存储位置进行标注，以便于日后的查找。
2.3.3 存档流程建立清晰的存档流程，包括借阅、归还和销毁等环节。
确保档案的借阅归还流程合规，并对已经过期或无用的档案进行及时销毁。
3. 会计档案交接3.1 交接的重要性会计档案交接是会计人员离职或者岗位变动时必须进行的工作。
它的重要性体现在以下几个方面：•确保会计档案的连续性和完整性；•保护企业的合法权益；•促进新任会计人员的快速上手。
会计档案的整理保管财务部负责档案管理的人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部临时保管两年，再移交档案管理部保管。
因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部同意。
财务部临时保管会计档案最长不超过三年。
临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。
1.会计核算电子账套应设置自动备份功能，每天在服务器上进行自动备份，并且一周最少一次将备份帐套拷贝至移动硬盘。
年度账套应刻制成光盘，以利于长期保存；2.会计凭证需在次月20日前完善附件，整理装订完毕；会计账簿需在会计年度结束1个月内打印完毕，装订成册，整理归档；单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
3.财务报告、管理性报表等会计核算资料的保管分纸质和电子文档两种，纸质部分需在次月20日前整理归档，电子文档需妥善备份，避免丢失；4.纳税申报资料（包括纸质申报表、纳税辅助说明资料及其他税务局要求报送资料、统计局报送资料等）需在次月20日前整理归档，并于年度结束3个月内整理装订成册，以便于长期保存；5.发票应将未开具发票及作废发票全联分别保管，作废发票必须各联齐全；发票的存放和保管严格按照税务机关的规定办理，不得丢失和擅自损毁，如有丢失当日书面报告主管税务机关；需建立发票领用制度，设“发票领用登记本”，领取时要记载领用日期、发票号码、开具项目、金额，并由领取人签字。
收据保管参照发票保管的办法执行。
6.审计报告、税审报告、评估报告、内审报告等外部鉴证、咨询资料，应将纸质部分按类别、年限归档，妥善保管；各类鉴证、咨询资料应取得电子版本，妥善存储；7.会计人员工作交接需编制会计移交清单，会计移交清单应作为会计档案的一部分，存档保管；8.各类档案的保管需建立子档案目录清单，并且打印一份粘贴在档案盒上，以方便查找。
