浅议强化职业院校档案管理

２０１１年１１月　第２１卷第６期　榆林学院学报　ＪＯＵＲＮＡＬ　ＯＦ　ＹＵＵＮ　ＵＮＩＶＥＲＳＩＴＹ　ＮＯ　ｒ．２０１ｌ　Ｖ０１．２１　Ｎｏ．６　

浅议强化职业院校档案管理　

姚延宏　

（延安职业技术学院，陕西延安７１６０００）　

摘要：科学、规范、优质、高效的档案管理工作是职业院校做好各项工作的有力保障。只有强化职业院　校的档案管理，才能使档案工作在其教学过程中发挥应有的积极作用，推动职业教育更好更快地发展。　关键词：高职教育；档案工作；规范管理　中图分类号：Ｇ２７１文献标志码：Ａ文章编号：１００８—３８７１（２０１１）０６—００６６—０２　

随着职业教育的迅速崛起和职业教育在高等教　育中比重的增加，办好职业教育就显得尤其重要。　

近年来，我国高等职业教育体制改革的不断深入，合　

并、升格的高职院校在大量增加，可以说高等职业教　

育占据着高等教育的半壁江山，这就使得高等教育　

结构发生了很大变化。由于我国的高职教育起步较　

晚，档案管理工作作为职业教育的一个重要组成部　分，在职业院校档案管理工作还存在着诸多问题，特　

别是建立和完善职业院校档案管理工作的规范化管　

理还有待于进一步加强。所以在高等职业教育过程　

中，建立规范化的档案管理工作愈加显得举足轻重。　因为强化档案意识是实现高职院校档案规范化管理　

的思想基础。高职院校在其教学过程中，必然形成　

相应的档案材料，它是职业院校教育、教学、科研和　

管理等过程的全面、系统、真实的记录，只有对这些　

分散于各职能部门的档案材料进行规范化管理，才　

能使档案在职业院校的教学过程中真正发挥其应有　的作用。因此加强职业院校档案的规范化管理，对　于职业院校的建设和发展至关重要。　

１职业教育档案规范化管理的必要性　

职业教育进程的不断推进和深入，职业院校搞　

好档案规范化管理，使其适应高等职业教育的高速　

发展，这是档案工作者迫切需要解决的重要问题。　

因为职业学院的档案管理工作也是管理工作的一个　

重要组成部分。档案规范化管理的欠缺与不足，不　

收稿日期：２０１ｌ—Ｏ３—１６　作者简介：姚延宏（１９６ｌ～），男，陕西延安人，馆员ｅ　Ｅ—ｍａｉｌ：ｙａｎ６６＠ｓｏｈｕ・ｅＯｌｌｌ　但影响和制约着学校档案管理工作的顺利进行，也　在某种程度影响和阻碍着管理工作的顺利进行，对　

职业教育的顺利发展构成障碍。因此，对于职业院　

校的档案规范化管理应当引起各方面的高度重视，　

必须实现档案管理工作的科学化、规范化、现代化。　

学院的档案管理工作一定要适应学校的发展和改革　的需要，能够为教学工作提供高质量的优质服务。　

档案管理工作规范化的目的就在于搞好档案信息的　开发利用，实现档案的经济价值和社会价值，以促进　

社会各项事业的发展。职业教育档案规范化管理的　

必要性主要体现在以下几个方面：　

１．１实现档案规范化管理为争取领导对档案工作的　重视提供了契机高职院校是国家培养人才的摇　

篮，又是科学研究的重要基地。档案管理部门收集　

整理的档案材料，大多来源于广大教师和教学科研　的第一线，管理和开发这些信息资源对高校发展有　

着十分重要的意义。档案管理人员要从职业教育的　

实际出发，以职业教育的发展需为目的，规范管理和　

科学利用相结合，使档案利用率大幅提高。所以只　有实现了档案的规范化管理，就能最大限度地发挥　

档案为教学和科研服务的目的，也使档案的使用价　值真正得以充分体现，这样才能引起领导对档案工　

作的真正重视，并以此为契机将会极大地推动档案　

规范化管理事业的向前发展。实现档案规范化管理　

确保了档案的及时收集、安全保管和有效利用。高　姚延宏：浅议强化职业院校档案管理　・６７・　

职高专院校档案的收集工作就是把学校在教学、科　

研与管理等各项工作中形成的，对学校和社会有保　

存价值的文件材料收集起来，进行科学管理。因此　

档案的收集工作，是学校档案工作中的一个重要环　节。档案资料收集质量的好坏直接关系到档案管理　

业务的开展，也会影响档案信息的开发利用和实现　档案的规范管理。可以说，没有档案资料的收集工　

作就难以做好档案的规范管理，档案工作也就无从　

谈起。因此，必须重视和加强档案收集工作，确保档　案资料及时收集、安全保管和有效利用。　１．２实现档案规范化管理极大地提高了档案工作的　

科技含量，增强了档案部门的服务功能高职院校　作为一种高等教育机构，以直接为社会经济发展服　

务、为产业部门培养各类劳动力为办学宗旨，与普通　

教育相比，其服务社会的功能更为突出。高等职业　

院校的社会服务主要任务是向区域和行业提供技术　应用型和高技能型的人才培训与培养，提供技术创　新、推广和服务，实施先进文化的传播和辐射，使学　

校成为区域的技术技能培训中心、新技术的研发推　广中心、区域学习型社会中心，具有鲜明的区域性和　

行业性特征。我国高职教育的发展历史相对较短，　高职院校的师资基础、科研基础普遍薄弱。科学技　术的迅速发展、职业岗位的变动日益频繁以及教育　教学内容的不断更新，对高职教师的知识结构、技术　

应用能力、教学改革与创新能力都提出了更高的要　

求。搞好档案工作可以推动和加强职业院校的科研　工作，使其构建和行成良好的崇尚科学研究的学术　氛围。档案信息科技含量的高低乃是影响档案质量　的重要因素之一。因为科技进步是社会各项事业发　展的推动力。实现档案管理工作规范化就是要提高　

档案的科技含量。使档案在科研工作中真正发挥出　

积极的作用。　

２职业院校档案规范化管理中存在的问题　由于有些领导对于档案的规范化管理工作重视　

不够，没有将档案工作与学院的教育教学工作放在　

同等重要的位置去对待。职业院校常常把如何提升　学院办学规模、提高教育质量作为其工作的重心来　

抓，办学规模的扩大，教育质量的提高自然为其第一　要务，如何能够培养出满足社会需求的实用型人才，　

是摆在他们面前的当务之急，自然乐于为其投人大　

量精力、人力和财力。对于学院的档案管理工作，尤　其是职业院校档案的规范化管理工作，则常常被忽　略，以为它们可有可无，是无碍大局的小事。这种认　识上的不足是导致对档案管理工作、档案规范化管　

理不够重视的主要原因，致使档案管理工作不能走　向正轨，有些甚至处于瘫痪状态。　由于忽视档案管理工作、不重视档案规范化管　

理，因而在档案管理工作中投人的精力就会相对较　少，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有配　

备专职的档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼　职人员兼管这项工作，这样势必会影响档案管理工　作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员　

政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，这些　

将会成为制约高职院校档案规范化管理的瓶颈，使　高职院校档案管理工作的理论探讨与深化，自身改　

革与发展受到限制。　

档案管理专业人员缺乏。职业院校都将提高教　

育质量作为职业院校的立院之本，对于院校的教师　队伍建设方面不惜投入大量的物力、人力和财力，可　

以花巨资高薪聘请或者投入大量资金培养和培训教　

师，而对于同样作为职业院校建设不可或缺的档案　管理工作以及直接关系到这一工作健康发展的档案　

管理专业人员队伍建设方面往往被忽视，以致造成　档案管理专业人员匮乏的局面，档案管理方面人才　

的缺乏阻碍了档案工作的良性发展，不利于档案的　

规范化管理，有些院校的领导虽然意识到了搞好档　

案管理工作是事关院校未来建设与发展的一个重要　方面，并未真正地付诸于行动。档案管理人员业务　素质有待于进一步提高。同样因为档案工作缺乏领　

导的足够重视，导致档案管理人员的业务素质不高。　学院的档案管理人员多是从其他岗位转岗而来，其　档案管理的经验与专业知识相对匮乏，因而导致了　高校这一人才的集中地却缺乏高层次的专业档案工　

作人员的局面。在实际的档案管理工作中，许多档　案管理人员能力不足，专业知识欠缺、知识面窄，档　

案管理人员参加学习、培训以及相互业务交流的机　

会甚少，这在一定程度上限制了档案人员知识能力　的提高，其业务素质必然偏低。导致对于档案的规　

范化管理的有关规章制度不够全面，整理案卷不规　

范，对档案资料鉴定的能力较弱，管理工作质量不　高，给档案的科学化、规范化、标准化管理带来诸多　

的困难。而档案的规范化管理，就是对已经形成的　

各类档案资料进行全面的监控，保证资料的全面完　

整。档案的规范化管理，就是对收集到的资料的真　・６８・　榆林学院学报　２０１１年第６期（总第９８期）　

实性、可靠性进行分析，而不仅仅是简单的贮藏和保　

管，是档案管理工作规范化的目的就在于搞好档案　信息的开发利用，实现档案的经济价值和社会价值，　

以促进社会各项事业的发展。因为科技进步是社会　各项事业发展的推动力。为今后各类档案能准确及　时发挥功效做好准备，提高工作效率¨Ｊ。档案管理　

制度不规范，管理手段落后。由于对档案的规范化　管理的重要性认识不足，忽视了档案的规范化管理，　

因而不能制定出全面、详细、完整、规范，切实可行的　档案管理规章制度，使档案工作处在一种盲目和无　序的状态之中。高职院校的档案管理仍以封闭和保　

密的管理方式为主，存在多管理轻利用的情况，这为　档案的提供利用带来不便，传统的档案管理方式，大　

多以手工操作为主，工作效率低，准确性差　。对　于档案材料的收集、整理、归档、以及保管等缺乏明　

确的制度，现代化的管理技术和手段尚未得到有效　

的应用　。　３实现职业院校档案规范化管理的对策　

社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水　

平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的　

社会需求，二者是在从不适应到适应的不断矛盾过　程中，从而推动档案管理工作向前发展的。　

建立和配备高素质的、稳定的档案管理队伍。　

只有拥有高素质的档案管理队伍，才能把职业教育　的档案工作做好。档案人员不只需要有档案专业知　识，还需要适应时代的发展，对现代信息技术有较多　

的了解，以实现档案的信息化管理，最大限度地提高　

管理利用的效率。教育档案管理人员树立良好的职　

业道德；加强档案管理人员的专业学习，提高职业素　

养；加强业务技能培训，提高综合能力。档案从业人　员除了具备良好的职业素质外，还要有主人翁态度　

和服务意识。　

参考文献：　由于档案管理工作涉及到学校的各个方面、涉　及材料多、人员广，需要档案工作人员本着从学校利　

益出发的高度责任心和主人翁态度，主动服务上门、　

协助档案材料的整理、收集，保证档案收集的完整和　

高质量。　

要提高档案管理的水平，寻求和探索新的管理　

模式，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，　

使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。　科学技术的进步与快速发展，新的科学技术在档案　

管理工作中得到了广泛运用，这无疑为档案的规范　

化管理提供了有力的技术保证，使得档案的管理和　

提供利用将会更加简便、快捷。唯有如此才会最大　

限度地发挥档案服务于教育科研的作用。现代化的　

设备大大提高了管理效率，但先进的设备操控在不　

同水平层次的人员手中，发挥出的效果是绝然不同　

的。档案的规范化管理就是充从分利用现代科学技　

术管理档案，寻求档案管理的最佳途径，用新的科学　技术取代传统的、落后的管理模式。所以要加强对　

档案管理人员引进和培养，使他们的业务水平得到　

进一步提升，特别是使他们能做到自觉学习，不断学　习达到一个良性循环，这样通过全面知识的学习，使