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秘书实务之信息与调研工作ppt课件
30
第三节 调查研究工作
信息与调研工作
（三）调查报告的写作环节 1、深入调查，掌握材料
“广泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客
观性”。正面与反面，历史与现实，具体的与概 括的，各方面材料完善，为得出正确结论提供可 靠的依据。 2、分析研究，把握本质
分析研究是保证调查报告正确反映客规律的关 键环节。 3、准确反映，合理表达
D、收集的信息便于定量处理和 分析
缺点；A、问卷的回收难以保证 B、问卷的质量难以保证 C、被调查者具有一定文化水平
（6）网络法 优点：A、信息时效性很强 B、最新信息补充及时 C、收集信息迅速、广泛 D、收集不受时间、地域的限制 E、能收集文字图表信息与声像 缺点：A、有大量未经核实的信息 B、需要计算机知识
18
第二节 基本要求和程序 信息与调研工作
二、秘书信息工作的程序--信息收集方式
（7）购置法 优点：A、信息比较集中 B、书店与出版社有订购业务 C、获得大量系统化、专业化知识 缺点：A、费用高，花费时间和人力 B、要从大量信息中筛选有价值信息 C、信息要经真实性鉴别后利用。
19
第二节 基本要求和程序
信息与调研工作
5
第一节 信息与信息工作 信息与调研工作
4、 按信息来源方向分 纵向信息、横向信息
5、 按信息稳定状态分 分静态信息，如资源、统计资料；动态信息， 如市场信息
6、 按信息在秘书工作中的作用分 预测信息、动态信息、反馈信息 秘书应获得多种形态的信息资料：文字、声 像、记忆。
6
第一节 信息与信息工作 信息与调研工作
缺点：A、报刊、杂志的信息来 源多、信息可能失真、有杂质
B、需要判断信息的真实性
16
第十二章 秘书调研与信息工作
第十二章
秘书调研与信息工作
第一节 秘书调研概述 第二节 秘书调研实施
第三节
信息工作概述
第一节 秘书调研概述
一、秘书调研的含义
秘书调研是指秘书人员根据领导指令和工作需要，运用各种方 法或技术手段，对某一客观事物或问题进行系统的考察和分析， 从而把握事物的本质特征及发展规律，寻求科学的解决方法的一 种社会实践活动。 秘书调研的过程，由调查和研究两个阶段构成
（一）宏观调查
二、调查方法和研究方法
（一）调查方法 1、会议调查法 2、个别访问法 3、专家调查法 4、文献调查法 5、实施考察法 （二）研究方法 1、矛盾分析法； 2、系统分析法； 3、比较分析法 4、因果分析法； 5、定性和定量分析法
（二）微观调查
（三）专题调查 （四）综合调查 （五）典型调查 （六）普遍调查
4、修正失误
（二）秘书调研的意义 1、秘书调研是为各级领导者制定方针、政策、法规提供依据的重 要环节，是秘书部门发挥辅助职能的根本途径
2、秘书调研是解决实际问题的重要方法。 3、秘书调研是防止和纠正主观主义、形而上学的有效方法
第二节
秘书调研的实施
一、秘书调研的类型
二、信息的特征
（一）信息的客观性从
（二）信息的有用性 （三）信息的时效性
（四）信息的共享性
（五）信息的可开发性
三、信息工作的功能
（一）信息工作是领导者科学决策的依据和基础 （二）信息工作是领导者实行科学管理的重要依据和
条件
（三）信息工作是现代企业与市场联系的纽带
秘书调研与信息工作
第一节 秘书调研概述 第二节 秘书调研实施
第三节
信息工作概述
第一节 秘书调研概述
一、秘书调研的含义
秘书调研是指秘书人员根据领导指令和工作需要，运用各种方 法或技术手段，对某一客观事物或问题进行系统的考察和分析， 从而把握事物的本质特征及发展规律，寻求科学的解决方法的一 种社会实践活动。 秘书调研的过程，由调查和研究两个阶段构成
（一）宏观调查
二、调查方法和研究方法
（一）调查方法 1、会议调查法 2、个别访问法 3、专家调查法 4、文献调查法 5、实施考察法 （二）研究方法 1、矛盾分析法； 2、系统分析法； 3、比较分析法 4、因果分析法； 5、定性和定量分析法
（二）微观调查
（三）专题调查 （四）综合调查 （五）典型调查 （六）普遍调查
4、修正失误
（二）秘书调研的意义 1、秘书调研是为各级领导者制定方针、政策、法规提供依据的重 要环节，是秘书部门发挥辅助职能的根本途径
2、秘书调研是解决实际问题的重要方法。 3、秘书调研是防止和纠正主观主义、形而上学的有效方法
第二节
秘书调研的实施
一、秘书调研的类型
二、信息的特征
（一）信息的客观性从
（二）信息的有用性 （三）信息的时效性
（四）信息的共享性
（五）信息的可开发性
三、信息工作的功能
（一）信息工作是领导者科学决策的依据和基础 （二）信息工作是领导者实行科学管理的重要依据和
条件
（三）信息工作是现代企业与市场联系的纽带
秘书实务第十章信息PPT.pptx
二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集；
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
秘书学之信息与调查研究(ppt30张)
（二）调查研究在秘书工作中的作用
１、调查研究是秘书人员的重要职责
２、调查研究是秘书人员做好各项工作的基础
３、调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节
二、秘书调研类型和特点
(一)调研的类型
(１)主动型调研，即秘书人员未受委托而自行从职能需
要出发，主动去获取、整理有效信息的调研活动。 (２)被动型调研，即秘书人员接受委托并受制于委托意 图，被动去获取、整理信息的调研活动。
３、善于取用信息，确保信息驾驭的高效性
（四）处理信息的主要环节
１、信息搜集
（1）增强信息搜集的目的性与主动性
（2）积极广泛地开辟信息源 （3）注意信息收集的广度 （4）拓宽信息搜集的多种渠道
２、信息加工
(１)信息筛选 信息筛选的步骤一般是： ①对信息进行鉴别和判断； ②选择有用的信息； ③修正和补充不完整的信息
信息、部门信息、群众信息；
④按运用范围分，信息可分为通用信息、专门信息； ⑤按价值分，信息可分为有效信息、无效信息、干扰
信息。
(二)秘书的信息观念
１、信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式
２、秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关
（三）驾驭信息的原则
１、敏于感受信息，强化信息处理的时效性 ２、精于鉴别信息，增强信息提供的针对性
（三）切题有效
秘书调研应正确理解和把握命题，并紧扣命题去 获取有效信息。如果对调查课题分析不够，调研中脱 离命题，就可能被各种信息所困惑萦绕，不知所向， 也就难以定向获取信息。
（四）追求效率
时效是信息活动的命脉。调研任务往往要在限定的
时间内完成，有时本来有价值的信息，由于错过了运用
时机，就毫无用处。
（二）秘书调研的特点
4秘书调研与信息工作139页PPT
研究是秘书对 已经掌握的信 息情况，运用 科学的理论、 知识和方法进 行综合分析和 推断，以探究 研究对象的本 质及事物发展 规律
图6-4 调查和研究的工作过程
二、 秘书做调查研究工作的意义
秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见图 6-5）。
为领导在某 方面决策和 管理工作提 供准确的信 息和第一手 材料，保证 领导正确地 决策和指导 工作
第一节 调查研究概述
本节要点 一、调查研究的含义 二、秘书调查研究的意义 三、调查研究在秘书工作
中的地位和作用
调查研究是人们了解情况、认识事物、掌 握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。 秘书要有效地辅助管理，就必须对不断变化的 实际情况进行全面、真实的了解和准确、透彻 的分析，这样，参谋才能有质量和成效，要达 此目的，就必须深入调查研究。
（三）调查研究是秘书和秘书部门辅助
领导科学决策的首要前提
任何决策都离不开调查研究，离不开在 调查研究的基础上的科学预测，通过调查研 究，掌握大量的第一手材料，对这些材料进 行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既 是科学决策的客观基础，也是科学决策的客 观依据和客观要求。“调查就像‘十月怀 胎’，解决问题就像‘一朝分娩’”决策后 其调查研究仍没结束，执行过程中还需要调 查研究。
（二）调查研究是秘书和秘书部门做好
各项工作的基础
调查研究贯穿于秘书工作的全过程和各 个环节。离开了调查研究，秘书工作将寸步 难行。秘书只有深入实际，到第一线去调查 研究，了解和掌握真实情况，并对情况进行 实事求是的分析和论证，采取相应的对策和 办法，才能避免走弯路和减少失误。提高工 作效率的质量，更好地为领导和领导工作服 务。因此，调查研究是秘书和秘书部门的一 项经常性工作，是秘书和秘书部门做好各项 工作的基础。
高教版秘书基础第三章---信息与秘书工作教学ppt课件
4、保管
27
三、信息的传递
1、基本要求 “多、快、好、省”
2、信息资料传递的基本方式 A、单向传递 B、相向传递 C、反馈传递
特点：所传递的信息内容具有较强的针对性，利用率高
3、我国具体的信息传递途经 A、邮路传递 B、电信传递
郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写， 总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点 水，思路也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长 呢？肯定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说： “ 汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀？ 我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！ ”汪秘书笑道： “你不是 秘书专业毕业的高材生么？怎么天下还有难倒我们郝大秘书的 事？ ”郝秘书说： “我都急死了，您还有心开玩笑。其实，总结
(1) 结合业务，即注意信息工作的专业性 (2) 围绕中心，即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行 (3) 针对问题，即按领导的指示、意图，进行专题调查， 这是秘书部门的一项经常性工作 2、综合性
领导决策，大都需要带有全局性或综合性的信息， 而且领导层次越高，对信息综合性的广度与深度的要求 也越高。 3、时效性 及时性：强调信息要保持新鲜度
2、信息传递迅速化 3、信息社会化、全球化
5
三、信息工作在秘书活动中的作用
1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据， 是决策的必要条件，没
有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策
方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观 依据都是信息。
2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务
在汪秘书的指点和帮助下，郝秘书又在其他同事朋友那里
收集了各个部门的年度工作情况，对总结所需要的数据信息作 了进一步的充实和完善，最终写出了一篇格式规范、内容充实、 条理清晰、思想深刻的总结，得到了处长的好评，并鼓励她继
第四章 秘书调研与信息工作
秘书理论与实务
6 分析研究法 分析研究法就是将复杂的事物进行分解，
联系其他有关因素，从而辨析、认识事物的本 质和规律。
7 演绎研究法 演绎研究法是逻辑推理的方法之一。它以
公理为大前提，以求证的事物为小前提，如果 小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论 必然符合大前提的后项。
秘书理论与实务
（三）调查研究的步骤和要求
封闭式问卷：其题型为选择题和是非题，被调查者只能 在有限的范围内选择答案，作肯定或否定的判断。其优点在 于用数字或符号表示答案，便于计算机统计；缺点是答案有 限定，无法调查特殊及深层的情况。
问卷法可以大规模进行，比较省时省力，其质量的关键 在于题目和答案的设计。因此，调查者决不能想当然地闭门 造车，最好事先作些典型调查。
撰写 包括：调查过程（事实、情 要求：主题突出、观点鲜 报告 况、资料或数据）调查结果 明；内容具体、材料实事 阶段 （含原因、因素、评价、问 求是；布局合理；格式规
题症结、解决办法、意见或 范；语言运用得当 建议等）和研究结果
秘书理论与实务
四、 调查研究报告的撰写
（一）调查报告基本格式
正标题
正标题是全文的主要内容 或中心观点的概括与说明。
阶段
具体步骤
要求
确定调查研究的课题
课题是必要的、可行的
准备 确立调查对象、类型和方式 根据课题性质和要求确定
阶段
设计调查问卷和表格
明朗简洁易答、逻辑性强，
便于统计分析
规定调查时间和地点 制订调查研究计划
确定起始及所需时间限度
调研的主题、目的、内容 和要求；调查的对象、范 围、方法；调查的步骤与 时间安排；调研人员和组 织安排、经费、物质等
本节要点 一、调查研究含义与作用 二、秘书调查研究的内容 三、秘书调查研究的方法 四、调查研究报告的撰写
6 分析研究法 分析研究法就是将复杂的事物进行分解，
联系其他有关因素，从而辨析、认识事物的本 质和规律。
7 演绎研究法 演绎研究法是逻辑推理的方法之一。它以
公理为大前提，以求证的事物为小前提，如果 小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论 必然符合大前提的后项。
秘书理论与实务
（三）调查研究的步骤和要求
封闭式问卷：其题型为选择题和是非题，被调查者只能 在有限的范围内选择答案，作肯定或否定的判断。其优点在 于用数字或符号表示答案，便于计算机统计；缺点是答案有 限定，无法调查特殊及深层的情况。
问卷法可以大规模进行，比较省时省力，其质量的关键 在于题目和答案的设计。因此，调查者决不能想当然地闭门 造车，最好事先作些典型调查。
撰写 包括：调查过程（事实、情 要求：主题突出、观点鲜 报告 况、资料或数据）调查结果 明；内容具体、材料实事 阶段 （含原因、因素、评价、问 求是；布局合理；格式规
题症结、解决办法、意见或 范；语言运用得当 建议等）和研究结果
秘书理论与实务
四、 调查研究报告的撰写
（一）调查报告基本格式
正标题
正标题是全文的主要内容 或中心观点的概括与说明。
阶段
具体步骤
要求
确定调查研究的课题
课题是必要的、可行的
准备 确立调查对象、类型和方式 根据课题性质和要求确定
阶段
设计调查问卷和表格
明朗简洁易答、逻辑性强，
便于统计分析
规定调查时间和地点 制订调查研究计划
确定起始及所需时间限度
调研的主题、目的、内容 和要求；调查的对象、范 围、方法；调查的步骤与 时间安排；调研人员和组 织安排、经费、物质等
本节要点 一、调查研究含义与作用 二、秘书调查研究的内容 三、秘书调查研究的方法 四、调查研究报告的撰写
秘书调研与信息工作
而为信息工作的创新提供思路和方向。
信息工作对调研工作的支持作用
信息工作提供数据支持
信息工作促进调研创新
信息工作可以提供大量的数据和信息， 为调研工作提供基础数据和资料，帮 助调研更加准确和深入。
信息工作可以提供新的数据和信息， 为调研工作的创新提供思路和方向， 帮助调研更加深入和全面。
信息工作提高调研效率
04 秘书在调研与信息工作中 的职责与要求
04 秘书在调研与信息工作中 的职责与要求
秘书在调研工作中的职责与要求
01
02
03
04
调研计划的制定
秘书需要协助领导制定调研计 划，明确调研目的、对象、方
法和时间安排等。
调研活动的组织
秘书需要协调各方资源，组织 调研团队进行实地调查、访谈
、问卷调查等活动。
01 调研工作概述
01 调研工作概述
调研工作的定义与重要性
调研工作的定义
调研工作是指通过科学的方法和手段 ，系统地收集、整理和分析有关特定 主题或问题的信息，以帮助决策者制 定合理有效的策略和措施。
调研工作的重要性
调研工作是秘书工作中不可或缺的一 部分，它可以帮助秘书更好地了解情 况、把握信息，为领导决策提供有力 支持，提高工作效率和准确性。
政府政策信息收集与分析案例分析
调研方法
通过政府官方网站、新闻媒体、行业协会 等渠道收集政策信息，进行整理和分析。
A 调研目标
了解国家最新政策动态，为政府决 策提供支持。
B
C
D
改进措施
及时向领导汇报政策变化情况，提出应对 建议；加强与其他地区的沟通交流，学习 借鉴先进经验。
调研工作和信息工作是相互关联、相互促进的，一方面，调研工作可以为信息工作提供数据支持和思 路创新；另一方面，信息工作也可以为调研工作提供基础数据和资料，帮助调研更加准确和深入。
第五章 秘书的调研与信息工作
后来的事实证明， 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确 他的方案使企业获得了巨大的利润， 的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整 多赚了一个亿! 多赚了一个亿 小张敬佩地对卢主任说： 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金 钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的 钱的说法一点不假 您是怎样获得这些信息的 呢?” 卢主任说： 信息变化极快， 卢主任说：“信息变化极快，信息工作无 止境。 止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些 金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、 金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、 去淘洗、去利用。稍一马虎， 去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮 底下溜走。淘金， 底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的 深层思索 • 从这件事中，你对信息工作有哪些启发？ 从这件事中，你对信息工作有哪些启发？
第二节 秘书的信息处理工作
一、秘书信息工作的含义和作用 （一）秘书信息工作的含义 信息的特征：客观性、时效性、 信息的特征：客观性、时效性、可传递性 秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、 秘书工作人员对信息的收集、整理、传递、利用和 存储等一系列工作就是秘书的信息工作。 存储等一系列工作就是秘书的信息工作。 二、秘书收集信息的内容和方法 （一）信息收集的内容 1、信息收集的范围：本组织的信息；国际市场信息； 、信息收集的范围：本组织的信息；国际市场信息； 客户信息；经济贸易信息；国际金融信息； 客户信息；经济贸易信息；国际金融信息；法律政策 信息 2、信息收集的渠道：媒体渠道；网络渠道；会议渠 、信息收集的渠道：媒体渠道；网络渠道； 文件渠道；业务渠道。 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领 导们有的拿出计算器仔细地算着； 导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢 在本子上写着；还有的托着腮在沉思…… 笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静： 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静： 卢主任提出了一个值得我们深思的问题。 “卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我 同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。 同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆 在我们面前的问题， 在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改 还是先购进即将涨价的原料， 造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效 益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。 益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。 请大家对这两个方案再议一议。 请大家对这两个方案再议一议。” 大家七嘴八舌讨论起来， 大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活 经过反复比较、分析、论证， 跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后 一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料， 一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料， 再进行技术改造。 再进行技术改造。
秘书实务第五章信息工作PPT课件
第五章 信息工作
2020/3/2
1
上次回顾
1、简述行文关系和行文制度 2、发文处理主要有哪些环节？ 3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传
递公文有哪些注意事项和要求？ 4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承
办和催办公文有哪些方法和要求？
2020/3/2
2
本章目标
1.了解信息与信息工作的含义 2.明确信息工作的意义、特点和要求 3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储
2020/3/2
40
2020/3/2
41
第五节 信息的存储
• 1、信息存储的意义
• ①信息存储，是指秘书机构和秘书人员 将有查考使用价值的信息资料经过整理 后，以一定的方式保存起来，便于以后 利用。
2020/3/2
42
• ②意义： • a有利于充分利用信息资源 • b有利于开发深层次的信息 • c有利于提高秘书工作效率
2020/3/2
23
2、信息获取的渠道
①信息网络渠道 ②文书渠道 ③书刊渠道 ④调查渠道 ⑤会议渠道 ⑥信访渠道 ⑦科研渠道 ⑧档案渠道
2020/3/2
24
3、信息获取的方法
①网络查询法 ②文字阅读法 ③收看收听法 ④会议记录法 ⑤相互交流法 ⑥专题调查法 ⑦随时观察法 ⑧索取求购法
2020/3/2
2020/3/2
43
2、信息存储的要求
①认真筛选 ②科学分类 ③系统完整 ④坚持不懈 ⑤便于检索
2020/3/2
44
3、信息存储的方式
①计算机存储 ②信息简报存储 ③多媒体存储 ④信息资料存储
2020/3/2
45
第六节 高层次信息的开发
• 1、高层次信息的特点和作用
2020/3/2
1
上次回顾
1、简述行文关系和行文制度 2、发文处理主要有哪些环节？ 3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传
递公文有哪些注意事项和要求？ 4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承
办和催办公文有哪些方法和要求？
2020/3/2
2
本章目标
1.了解信息与信息工作的含义 2.明确信息工作的意义、特点和要求 3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储
2020/3/2
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第五节 信息的存储
• 1、信息存储的意义
• ①信息存储，是指秘书机构和秘书人员 将有查考使用价值的信息资料经过整理 后，以一定的方式保存起来，便于以后 利用。
2020/3/2
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• ②意义： • a有利于充分利用信息资源 • b有利于开发深层次的信息 • c有利于提高秘书工作效率
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2、信息获取的渠道
①信息网络渠道 ②文书渠道 ③书刊渠道 ④调查渠道 ⑤会议渠道 ⑥信访渠道 ⑦科研渠道 ⑧档案渠道
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3、信息获取的方法
①网络查询法 ②文字阅读法 ③收看收听法 ④会议记录法 ⑤相互交流法 ⑥专题调查法 ⑦随时观察法 ⑧索取求购法
2020/3/2
2020/3/2
43
2、信息存储的要求
①认真筛选 ②科学分类 ③系统完整 ④坚持不懈 ⑤便于检索
2020/3/2
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3、信息存储的方式
①计算机存储 ②信息简报存储 ③多媒体存储 ④信息资料存储
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第六节 高层次信息的开发
• 1、高层次信息的特点和作用
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好
▪
各项工作的基础
▪
调查研究贯穿于秘书工作的全过程和
各个环节。离开了调查研究，秘书工作将寸
步难行。秘书只有深入实际，到第一线去调 查研究，了解和掌握真实情况，并对情况进
行实事求是的分析和论证，采取相应的对策
和办法，才能避免走弯路和减少失误。提高 工作效率的质量，更好地为领导和领导工作
服务。因此，调查研究是秘书和秘书部门的
▪
调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为
▪ 领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。
▪ 调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区
▪ 别的工作环节（见图6-4）。
调查是秘书运 用各种方法、 手段对调查对 象进行了解核 查，掌握确凿 的实际情况的 过程
调查是研究的基础和前提 研究是调查的深化和发展
的行动。
（二）调查与研究的关系
▪
调查：是指运用各种科学的方法和手
段，对客观世界进行了解、考查、查核、统
计来获取并掌握确凿的材料和情况的一种感 性认识活动。
▪
研究：是指对已了解的情况和已掌握
的材料运用辩证唯物主义和历史唯物主义的
立场、观点和方法进行科学的比较、分析、
综合和概括，以求得认识客观事物的本质及 其发展规律的一种理性认识活动。
胎’，解决问题就像‘一朝分娩’”决策后 其调查研究仍没结束，执行过程中还需要调
▪
（四）调查研究是秘书获得信息
的
▪
重要途径
▪
为领导宏观决策提供的内部性很
强、参考色彩很浓的信息，有情况、有
分析、有建议、能开拓思路，启迪思维。
因而也最有价值，对领导科学决策最有
用处。秘书和秘书部门要获得真实、可
靠、有价值的信息，都离不开调查研究。
▪ 第一节
▪
述 第二节
容
▪ 第三节
法
▪ 第四节
调查研究概 秘书调查研究的特点和内 调查研究准备工作和方 秘书调查研究报告与实务
▪ 第五节 秘书信息处理工作
第一节 调查研究概述
▪ 本节要
点
▪ 一、调查研究的含义
▪ 二、秘书调查研究的意
义
▪ 三、调查研究在秘书工
作
▪
中的地位和作用
▪
调查研究是人们了解情况、认识事物、
一项经常性工作，是秘书和秘书部门做好各 项工作的基础。
▪
（三）调查研究是秘书和秘书部门
辅助
▪
领导科学决策的首要前提
▪
任何决策都离不开调查研究，离不开
在调查研究的基础上的科学预测，通过调查
研究，掌握大量的第一手材料，对这些材料
进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这 既是科学决策的客观基础，也是科学决策的 客观依据和客观要求。“调查就像‘十月怀
表达能力和自我完善的能力等。
第二节 秘书调查研究的特点和内容
▪ 本节要点 ▪ 一、调查研究的特点 ▪ 二、秘书调查研究的内容 ▪ 三、秘书调查研究的形式 ▪
▪
秘书的调查研究具有针对性、
多样性、突击性和科学性等特点；
秘书调查研究的内容有政治性、政
策性、专业性及热点问题等；秘书
调查研究的形式丰富多样，因此，
三、调查研究在秘书工作中的地 位和作用
▪
（一）调查研究是秘书和秘书部
门的重要职责
▪
领导工作繁忙，不可能事事躬亲，
因此秘书和职能部门须代劳。领导调研
受干扰多，秘书及秘书部门则不受此干
扰；职能部门的调研往往会带有倾向性，
秘书和秘书部门可以比较全面地反映情
况，因此，这样的调研对领导的帮助最
大。
▪
（二）调查研究是秘书和秘书部门做
特定时期倾向性课题、或热点问题的课题，都带有很
强的针对性。
▪
（二）内容和方法的多样性
▪
内容——有政治、经济、科技、
文化、群众生活等，不同的内容，其调
查的方法要不同；
▪
方法——有跟工人、农民、知识
分子、干部、私营企业家、以及国外有
关人士等各色人等调查，不同的对象， 其调查方式方法也各不相同。
▪
（三）一定的突击性
听取收集 并综合处 理基层各 方面的意 见，为领 导“拾遗 补阙”
秘书做 调查研 究，可 以全面 了解和 掌握基 层情况
为领导和上 级机关所贯 秘书做调 彻的各项政 查研究可 策方针提供 以及时了 反馈信息， 解和掌握 保证下一步 市场动向， 工作的开展 为领导提 供市场信
息
图6-5 秘书做调查研究工作的意义
离开了调查研究，信息就失去了来源，
数量和质量都难以得到保证。
▪
（五） 调查研究是锻炼、提高秘书工作
能
▪
力的必由之路
▪
通过调查研究，向社会学习、向领导
学习，提高思想政策水平，改进工作作风，
工作能力就可得到不断的提高。通过调查研
究，还可提高秘书的观察能力、思维能力、
交际能力、分辨能力、分析能力、概括能力、
掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。
秘书要有效地辅助管理，就必须对不断变化的
实际情况进行全面、真实的了解和准确、透彻
的分析，这样，参谋才能有质量和成效，要达
此目的，就必须深入调查研究。
一、调查研究的含义
▪
（一）调查研究：
▪
是指人们在社会实践中，对
客观的实际情况进行了解和分析研究，
以认识其本质和发展规律的一种自觉
▪
秘书工作往往会碰到在计划之外
的事情，这些工作带有突发性、临时性
的性质，需要在短时间内拿出解决问题
的方案，因此，需要快速组织人员深入
实地调查研究，了解情况并提出解决问
秘书可灵活运用。
一、秘书调查研究的特点
▪
（一）很强的针对性
▪
秘书工作服从领导、围绕中心、把握全局、服
务决策。任何工作都有其特殊性，所以调查研究也有
其特殊性，针对不同性质的问题进行内容、方法上有
所区别的调查研究，才能达到调查研究的目的，如有
长远的政策性能课题、或当前急需解决的课题、或有
关全局的战略性课题、或有关局部的战术性课题、或
研究是秘书对 已经掌握的信 息情况，运用 科学的理论、 知识和方法进 行综合分析和 推断，以探究 研究对象的本 质及事物发展 规律
图6-4 调查和研究的工作过程
二、 秘书做调查研究工作的意义
▪
秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见
图
▪ 6-5）。
为领导在某 方面决策和 管理工作提 供准确的信 息和第一手 材料，保证 领导正确地 决策和指导 工作
第四章 秘书调研与信息工作
学习目标 主要内容 思考练习 本章小结
▪
通过阐述调查研究在管理工作中的重要作用，
理解秘书搞好调查研究工作的重要性并了解调查研究
的特点和内容，掌握调查研究的基本方法及统计分析
的基本能力；了解信息在管理工作中的重要作用，理
解秘书提供信息的特点，掌握秘书收集信息和加工处
理信息的程序和步骤。