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《秘书实务》第十章-时间管理和差旅服务

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00510秘书实务笔记

00510秘书实务笔记

00510秘书实务笔记秘书实务是一门与办公室管理和行政工作相关的课程，涵盖了各种秘书职责和技能。

下面是关于秘书实务的一些笔记：1. 秘书的职责，秘书在办公室中扮演着重要的角色，负责组织和协调日常工作，安排会议和行程，处理文件和信函，以及提供一般的行政支持。

2. 会议管理，秘书需要具备良好的会议管理能力，包括预定会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料、记录会议纪要等。

同时，秘书还需要协调与会人员的行程安排，确保会议的顺利进行。

3. 文件处理，秘书负责处理和管理各种文件和信函。

这包括收发邮件、整理归档文件、起草和编辑文件、保管机密文件等。

秘书需要具备良好的组织和沟通能力，确保文件的及时处理和准确传达。

4. 行程安排，秘书需要协助上级安排行程，包括预订交通工具和酒店、安排会议和活动、处理行程变更等。

良好的时间管理和协调能力对于成功完成行程安排至关重要。

5. 电话和接待工作，秘书通常是公司或组织的前台接待人员，需要接听和转接电话，处理来访者的咨询和安排。

秘书需要友好、专业地与来访者和电话联系人沟通，给予他们正确的信息和帮助。

6. 人际关系管理，秘书在办公室中扮演着连接各个部门和人员的角色，需要与不同层级和背景的人员进行沟通和协调。

秘书需要具备良好的人际关系技巧，能够处理各种人际关系问题和冲突。

7. 保密和机密性，秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件，因此需要具备保密意识和保护机密的能力。

秘书应该严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密性。

8. 技术和软件应用，现代秘书需要熟练掌握办公软件和办公自动化工具，如Microsoft Office套件、电子邮件、日历管理工具等。

掌握这些技术和工具可以提高工作效率和准确性。

9. 专业素养和自我提升，作为一名秘书，不仅需要具备相关的职业技能，还需要不断学习和提升自己。

秘书应该关注行业动态，参加培训和进修课程，提高自己的专业素养和能力。

这些是关于秘书实务的一些笔记，涵盖了秘书的职责、技能和要求。

现代企业秘书实务教材(PPT 55张)

现代企业秘书实务教材(PPT 55张)

会议安排——会前筹备工作：
确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、 方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、 报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报 到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算：来源、计划、审批等。
目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的 问题，摘录会议发言 要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别-- 摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理， 让其他组了解。 概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组 情况，供与会者阅。 综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、 会中花絮等。
会议 简报写作
快---抢时间，不拖拉，边听、边记、 边分析、边整理，满足时限性。 新---提出新情况、新问题、新经验， 引人注目，满足交流性和指导性。 实---内容真实、准确、可靠，数字、 事实核对清楚，不夸大缩小。 短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华， 一语中的，不过千字。
七、信息管理
- 国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、 科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、 社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录
（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术 类、法律类、财会金融类、 基建设备类、人事类等）
信息管理
档案特点--1、社会实践中的原始记录； 2、是有条件转化来的文件 3、 来源广泛、内容丰富、形式多样 档案作用--1、凭证作用； 2、参考及情报作用
信息管理——档案业务6个环节
1、 收集工作---获取积累档案的手段，统

秘书实务基本学习资料

秘书实务基本学习资料

秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。

接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。

一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。

2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。

3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。

4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。

5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。

6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。

二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。

2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。

3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。

4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。

5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。

6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。

三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。

秘书实务(章节重点)

秘书实务(章节重点)

《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。

第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。

《秘书实务(第二版)》读书笔记模板

《秘书实务(第二版)》读书笔记模板

第十二章调查研究工 作
第十三章信息工作
第十四章参谋辅助 第十五章企业文化
第十六章督查 工作
第十七章危机 管理
第一节调查研究概述 第二节秘书调查的方法 第三节秘书研究的方法
第一节信息工作概述 第二节信息收集的方法 第三节信息处理的步骤 第四节站信息管理
第一节参谋辅助概述 第二节参谋辅助的特点和原则 第三节参谋辅助的方法和局限性
第一节接待工作的准备 第二节接待工作的基本程序 第三节接待规格与接待计划
第一节通话工作概述 第二节处理技巧 第三节办公室邮件处理
第一节时间管理概述 第二节秘书时间管理 第三节领导日程安排
第一节国内出差 第二节国外出差 第三节领导出差期间秘书的工作 第四节领导出差回来秘书的工作
第一节信息时代与办公自动化 第二节常用办公软件的应用 第三节办公设备的使用和管理
第一节文书档案工作概述 第二节公文处理 第三节档案管理 第四节电子文件处理
第一节会务工作概述 第二节会前策划与筹备 第三节会中服务与管理 第四节会后处理与服务
第一节沟通协调概述 第二节沟通的原则和方法 第三节协调的技巧
第一节信访工作概述 第二节信访工作程序 第三节企业客户服务
第一节商务谈判概述 第二节商务谈判的一般程序与技巧 第三节秘书在商务谈判各个阶段的工作
目录分析
1
第一章办公室 日常事务
2
第二章接待工 作
3
第三章通讯工 作
4
第四章时间管 理
5
第五章出差管 理
01
第六章办公 自动化
02
第七章文书 档案工作
03
第八章会议 组织与服务
04
第九章沟通 与协调工作
06
第十一章商 务谈判

现代秘书实务


案例分析篇：通过具体的案例分析，使读者能够更加深入地理解秘书实务的具 体操作，增强实际操作能力。
发展趋势与前景展望：最后部分则是对秘书职业未来的发展趋势进行预测和展 望，帮助读者把握职业发展方向。
在内容安排上，《现代秘书实务》充分考虑到了秘书工作的实际需求和读者的 学习需求，做到了既全面又深入。具体表现为：
精彩摘录
《现代秘书实务》是一本专为现代秘书从业者或希望深入了解秘书工作的人士 而设计的实用指南。书中汇集了丰富的实践经验与理论知识，旨在帮助读者掌 握秘书工作的核心技能，提高工作效率，更好地服务于组织和个人。以下是从 书中摘录的一些精彩内容，它们不仅展示了秘书工作的魅力，也为我们提供了 宝贵的职业建议。
阅读感受
在我最近读的一本关于职场实务的书籍中，《现代秘书实务》以其精准的定位 和实用的内容，给我留下了深刻的印象。这本书不仅为秘书工作提供了全面的 指导，还从多个角度揭示了秘书在现代企业中的重要地位。
我被书中关于秘书角色的定位所吸引。书中明确指出，随着经济管理全球化、 信息化、专业化的发展，秘书的角色已经从简单的文书工作转变为企业领导者 的重要助手。这一点让我深感认同，因为在现实中，秘书往往需要具备多元化 的技能，如沟通、协调、组织、策划等，以便更好地支持企业领导者的决策和 执行。
在阅读《现代秘书实务》的过程中，我还体会到了作者对于秘书工作的深厚热 爱和责任感。书中的字里行间都透露着作者对秘书工作的深刻理解和独特见解， 这让我对秘书这个职业有了更加全面的认识和了解。
《现代秘书实务》是一本非常实用和有价值的书籍。它不仅为秘书人员提供了 全面的实务指导，还从多个角度揭示了秘书在现代企业中的重要地位。我相信， 这本书对于想要提升秘书工作水平的人来说，将会是一本不可多得的好书。我 也期待能够在未来的工作中，将这些知识和经验应用到实践中，为企业的发展 贡献自己的力量。

现代企业秘书实务(下)


目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的 问题，摘录会议发言
要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别-- 摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理，
让其他组了解。 概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组
情况，供与会者阅。 综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、
报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报
到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算：来源、计划、审批等。
商务礼仪与职业形象 16
提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标 签、存衣架等）
需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备 等出现意外）
做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办 理签到手续等）
商务礼仪与职业形象 22
格式---报头 XXX会议简报（第X期）
XXX会议秘书处编
XXXX年X月X日
正文
XXXXXX（标题）
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾 送：XXXXXXX（上级）
发：与会代表
决定，整理待做工作表等）
商务礼仪与职业形象 28
定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达 贯彻执行。
写作--1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。 2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次 言语精练。
3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时 加理论说明。
4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、 约束作用。
商务礼仪与职业形象 32
-国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、 科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、 社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录

秘书实务文档

秘书实务一、引言秘书是组织之中的重要角色，负责协调和管理各种日常事务，为高效运作提供支持。

秘书实务是指秘书在工作中所需掌握的相关技能和知识。

本文将介绍秘书实务的基本要点，包括时间管理、文件管理、会议策划、行政协调等方面。

二、时间管理时间是秘书最宝贵的资源之一，在繁忙的工作中合理安排时间是提高工作效率的关键。

以下是一些时间管理的实践方法：1.制定优先级：根据工作的重要性和紧急程度，将任务分为优先级高、中和低，合理安排工作顺序。

2.制定计划：每天工作前制定一份详细的工作计划，列出当天要完成的任务，并根据实际情况进行调整。

3.集中处理类似任务：将相似性质的任务集中处理，可以提高工作效率。

4.避免拖延：尽量避免将任务拖延至最后期限，及时处理和完成任务。

5.学会委派：对于一些琐碎的任务，可以将其委托给合适的人员处理，解放自己的时间。

三、文件管理作为秘书，文件管理是不可避免的重要工作之一。

一个良好的文件管理系统可以提高工作效率，减少信息查找的时间。

以下是一些建议：1.分类归档：按照文件的性质、内容或者时间等因素，将文件进行分类归档，建立一个清晰的文件目录结构。

2.标注文件：在文件上标注清晰的名称、日期和相关说明，方便日后查找和使用。

3.数字化管理：利用电子文档管理系统，将文件进行数字化管理，方便快速检索和共享。

4.定期清理：定期对文件进行清理和整理，删除过期和无关文件，保持文件系统的整洁和高效。

四、会议策划秘书常常需要参与和策划会议，以下是一些会议策划的要点：1.明确会议目标：在策划会议之前，明确会议的目标和议程，确保会议的有效性和高效性。

2.确定会议时间和地点：根据与会人员的时间安排和地理位置，确定会议的时间和地点，并提前通知与会人员。

3.准备会议材料：根据会议目标和议程，准备与会人员需要的相关材料，并提前发送给与会人员，让他们有时间做准备。

4.安排会议设备：根据会议需求，提前预定和安排好会议所需的设备，例如投影仪、音响等。

《秘书实务》第10章 会前筹备


[本章综合实训 本章综合实训] 本章综合实训
◎实训 项目情景： 项目情景： 五四”青年节来临之际， 职业技术学院 “五四”青年节来临之际，XX职业技术学院 准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。 准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。 此活动由校团委组织，学生会承办。 此活动由校团委组织，学生会承办。 实训要求： 实训要求： 人小组， （1）将班级同学分为 ～7人小组，对筹备中的 ）将班级同学分为5～ 人小组 工作事项进行讨论，编写筹备方案。 工作事项进行讨论，编写筹备方案。 （2）每个小组提出经过讨论后的具体方案，以 ）每个小组提出经过讨论后的具体方案， 及需要避免的问题。 及需要避免的问题。 （3）每个小组的方案由教师进行点评。 ）每个小组的方案由教师进行点评。
第三节 布置会议场所
一、情景案例 二、基本知识
（一）会场的布局 1．相对式 ． 2．全围式 ． 3．半围式 ． 4．分散式 ．
（二）座次的排列1．主席台人员座次列 ． 2．其他人员座次排列 ．
（1）横排法 ） （2）竖排法 ） （3）左右排列法 ）
3．座次标识 ．
（三）会场的装饰
1．主席台的装饰 ． （1）会标 ） （2）会徽 ） 2．会场背景的装饰 ． 3．色调的选择 ．
（四）邀请会议嘉宾 （五）安排礼仪服务 1．选择礼仪服务人员 ． 2．分解工作程序 ． 3．培训礼仪服务人员 ． 4．准备服装用具 ．
（六）安排会议食宿 1．安排会议餐饮 ． 2．安排会议住宿 ． （七）做好会前检查
三、技能训练
■训练 请通过你的亲朋好友、同学老师等， 请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一 些会议的证件实物，增强对会议证件制作的 些会议的证件实物， 感性认识。 感性认识。 ■训练 请利用PPT做出某次会议的各种证件，如有 做出某次会议的各种证件， 请利用 做出某次会议的各种证件 条件再打印成书面形式 ■训练 请讨论分析常见的会议证件都有哪些？ 请讨论分析常见的会议证件都有哪些？
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思 考 题
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
1.办公室如何避免或消除拖延时间 的现象？ 2.简述上司日程安排的重要意义及 其注意事项。 3.简述秘书在上司出差途中和出差 返程后应做的工作。 4.假如你的上司即将出国旅行，请 列一份出国旅行事务办理清单。
案例分析
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
《秘书实务》
第十章 时间管理与差旅服务
第一节 时间管理概述
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
一、时间管理含义
时间管理就是运用现代科学技术及管理方 法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达 到合理支配时间，提高工作效率的目的。
第一节 时间管理概述
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、上司工作日程表的编制
(二)月工作日程表
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、上司工作日程表的编制
(三)周工作日程表
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、上司工作日程表的编制
(四)每天工作日程表
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
一、差旅服务概述
(一)差旅服务的概念
差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方 面服务。
公务旅行有两种类型： 下基层——到所领导的地区或下级单位调 查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。
出公差——到外地出席会议、商务谈判、 接洽业务、观摩考察等。
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、时间管理方法
(一)计划管理
为了提高工作效率，预先将一定时间周期 内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点
是日计划、周计划、月计划。
第一节 时间管理概述
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、时间管理方法
(二)“四象限”法 应有重点地把主要精力和时间用在处 理那些重要但不紧急的工作上，也就是 说更多把握第二象限的时间。 “四象限法”最大的功能在于让人们 把大部分时间花在最需要的地方。
1.单兵作战，素质要求高
2.时限性强，劳动强度大 3.环境陌生，未知因素多
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
一、差旅服务概述
(四)差旅服务工作的要求 1.考虑周到,反应灵活 2.服务主动,办事细心 3.说话谨慎,行为检点
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、上司工作日程表的编制
(五)多人日程表
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
三、安排上司日程应注意的事项
(一)注重实效,不搞形式主义 (二)注意张驰相间,劳逸结合 (三)要留有充分的机动时间 (四)要充分尊重上司本人的意见 (五)要注意保守机密
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
一、差旅服务概述
(二)差旅服务工作的意义
第一,良好周到的差旅服务可以提高上司公 务活动的效率。
第二,良好周到的差旅服务有利于树立单位 的公关形象。 第三,良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书 的才干。
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
一、差旅服务概述
(三)差旅服务工作的特点
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
• 6. 将报道稿打印出来交总经理,约10分钟，但领导审核可 能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先 （在处理以上几件事情后）办理。 • 2. 谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小 时）,必须在上午处理完毕。 • 10. 既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经 理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。 • 7. 转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。 (下午) 此事 比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备。 • 3. 向人力资源部解释,为保商业机密,不宜接纳秘书实习生。 此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。 • 1. 这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成 （因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询 问专家等），当天无法完成。 • 排列顺序是9.4.5.8.6.2.10.7.3.1。
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
三、出差旅行办理
(三)注意事项 1.飞机行李托运 2.旅途中转
3.尊重习俗、掌握礼节 4.了解出访国使用的语言
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
四、公务旅行期间和返回后的服务
(一)时间管理和交通安排
(二)热情接待来访客人 (三)保持良好的通信联系 (四)注意上司的安全和健康 (五)处理外出公务活动的资料 (六)结算旅差费用
二、出差旅行前的准备
(一)出差旅行安排 接受出差旅行服务的任务后,秘书要 主动向上司详细了解以下内容： 1.出差旅行的目的和工作任务 2.出差旅行的时间和地点 3.随行人员安排 4.其他事项安排
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、出差旅行前的准备
(二)旅行日程表 日程表的内容包括：出差旅行目的地， 出差时间，出发、到达、返程日期及时间 (几日几时)，所选交通工具及路线，预订 的住宿地点，到达后的活动及事项日程安 排，需携带何物(资料、会议记录或其他 相关材料)。
第一节 时间管理概述
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
三、办公室时间管理
(三)拟订日程表
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
一、上司日程安排的概念及意义
指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行 的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系 列服务使计划得以顺利实施的工作。
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
• 9. 订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可 订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电 话即可）。 • 4. 只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同 差的准备。 • 5. 只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能 员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传 播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此 事实际上具有较强的时效性。 • 8. 问总经理是否派人参加(建议不派人参加,因为可以找到有 书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要 分钟。 • 某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的 事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做 于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要 而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属 于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响 以下某些重要且紧急的事情的办理。
有利于上司及组织管理层之间的工作协调。
有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工 作活动，避免出现时间冲突。
有利于组织内其他相关部门联系工作。
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅(一)年度工作计划表
第二节 上司日程安排
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
三、出差旅行办理
(一)国内出差旅行办理 1.落实交通和宾馆(预定机票、火车 与汽车票、宾馆) 2.旅费 3.公务活动的材料 4.旅行用品
第三节 差旅服务
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
三、出差旅行办理
(二)国外出差旅行办理 1.出国手续办理 2.随行物品准备 3.出入境手续
第一节 时间管理概述
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
二、时间管理方法
(三)ABC分类方法
根据事务的重要程度，将待办的事务划分 为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等 级依据完成任务的方法。
除综合运用上述方法外，往往还需考虑到 应付意外的突发事件及临时不确定性事件。
第一节 时间管理概述
• 下面是×公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事 务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后 顺序。 • 1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量 时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。 • 2.今天下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈 代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于5月 上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。 • 3.本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系, 将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地”,人力 资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长 期协作关系？ • 4.通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理) 后天陪同总经理去东北出差。 • 5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到 通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财 务部领取本公司颁发的奖学金3000元。
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三、办公室时间管理
(一)控制拖延
找到自己拖延时间的原因，采取切实行动 来改变拖延时间的习惯。
第一节 时间管理概述
第 十 章 时 间 管 理 与 差 旅 服 务
三、办公室时间管理
(二)制定行动计划
办公室的行动计划是一份具体的待办事项的 清单。
在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待 办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时 间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的 事务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于 集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时 较多的事项过程中受到各种干扰。