会展工作进度排期表

1Biblioteka Baidu
准备物品运输
搭建当天
2
现场协调
b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题） c 负责内部沟通、协调（抽调人员支持）
设计部 组委会
3
物品管理
a 物品保管：负责展会产品与其它公司物品保管 b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放 a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场 b 主办方协调：负责与主办方各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算 参展人流量、订单量、成交比等 a 负责指引参展客户互换名片，行李储放灯 b 资料发放：宣传单及相关资料装入拎袋统一发放 礼仪管理：负责礼仪的安排和费用结算 翻译使用：负责翻译分工和展员合作搭配 a 人流计数：工作人员入口处计数 b 场外引导：展馆过滤如展人员，把控展馆内人流量 设置布板整理和其他信息咨询 会场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序 负责拍摄产品和现场氛围 负责安排工作人员午餐、饮水 a 媒体对接：负责引导媒体人士，协助采访 b 业内对接：负责合理引导业内人士与领导沟通 a 紧盯采购单，防止飞单产生，及时与采购商沟通。做好每晚订单汇报小结。
展会工作进度表
时期 序号
1
工作内容
a 展会创意、卖点、形式 策划 b 展会流程制定
工作细节
时间结点
协助部门
组委会 组委会 组委会 组委会 组委会 组委会 组委会 设计部、国际部
2
场地
c 展会时间、地点核准 a 实际了解展馆条件（交通、面积、硬件、车辆接送等问题） b 展馆场地费用预算 （场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费 c 展馆场地合同（ 与主办方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合 同，并签约支付场地租借费用） d 备案：消防备案材料填写等 a 确定展馆搭建内容（展馆布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）
展前1周 展前1周 展前1周 展前1周 展前1-2天 搭建当天
组委会 组委会 组委会 组委会 组委会 物流部 国际部
9
准备环节
b 人员准备：自愿报名人员统计、制作《人员工作安排表》 c 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部 申请加班，填写正式的加班申请 整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单） a 负责与主办方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保硬件设施 正常使用、建立友好合作关系）
专职工作人员 设计部、国内部 组委会 张珍 展会工作人员 展会工作人员 组委会 组委会 引导人员 引导人员 支援展员
1
现场协调
2 3 4 5 展会期间 6 7 8 9
前台服务 礼仪和翻译 展会引导 布板和其他资料 展馆秩序控制 现场信息采集 后勤保障 媒体和行业对接
10
*订单和客户跟踪
国际部
10
*订单和客户跟踪
国际部、国内部 国际部、国内部 企划部 组委会 组委会 行政部 企划部
展会结束行程安排 参展人员留守安排、车票/机票更换 后期宣传
b 做好空白区域城市经销商沟通
国内部各区经理
1 2 展会后期 3 4 5
订单和经销商统计 资料收集 活动结束清场
整理统计所有定单 整理所有意愿合作经销商 展会照片、视频收集，意见汇总 a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单） b 负责监督展馆拆卸，并对有用物料进行回收整理 将活动资料、照片整理进行活动贴后期宣传与讨论
3
搭建
b 确定展馆搭建费用预算 c 确定展馆搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品） d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿） a 预估参展客户/采购商
展前1个周
设计部、财务部 国际部 国际部 组委会
展前1个月 4 招商 b 招商函期宣传单页印制，提供给采购 c 采购招商（跟进招商进度，适时调整方案） d 经销商客户预约 展会前期 a 预算统计，预算中还应包括媒体推广费用、小礼品、宣传物料费用、礼仪、道具费 用等。 b 合同上报审批 （将“活动预算”、“展馆使用搭建合同”送财务部、行政部等相 关部门审批） c 经费申请（填写付款申请，展会前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现 场特殊状况的支出） a 宣传页面设计、展会信息 6 信息发布 b 平台发布（展会详细信息、流程、人员安排分工） a 展会推广计划表 b 邀请函设计（设计制作邀请函） c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品） a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排） 8 传达信息 企划部 国际部、国内部 国内部 财务部 展前2个周 行政部、财务部
5
审批报备
展前2周 展前1个周 展前1个周 已经完成 1.30前 1.30前 展前1周
财务部 企划部 企划部 企划部 企划部 企划部 组委会
7
设计宣传
8
传达信息
b 经销商信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议） c 媒体及国内外优质客户（邀请函、短信息通知） a 物品准备：展会办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、物品清单 、通讯录等等）