世通计量校准自动化信息管理系统
东莞市世通仪器检测服务有限公司专门从事仪器校准,仪器校正,仪器计量等服务,以及相关检测信息咨询培训的第三方公正实验室。
世通校准经过多年的不断探索和实践，目前已经拥有一套包括仪器收发管理、证书管理、业务管理、质量管理、网上(局域网)办公、信息发布等功能的自动化信息管理系统，本文将从系统开发目的、系统模型、系统功能等三个方面介绍该系统。
一、系统开发目的
1.尽可能利用各种自动化手段代替传统的纯人工操作，减少重复劳动，提高工作效率。
2.通过控制数据的合法性可以提高工作质量，减少失误，使日常工作规范化。
3.利用现代化的信息发布系统可以方便客户查询所需信息，提高服务水平。
4.系统中的多种统计报表可为领导决策提供准确的参考数据，从而提高管理水平。
5.采用数据库格式存储数据，可保证数据的有效性和提高数据的安全性。
二、系统模型
1.业务模型
世通居住证的基本业务模型如图1所示。
客户送检时填好委托单后,收发室录入委托单信息并打印工作单,然后把仪器和工作单送往实验室。
实验室根据工作单对仪器进行检定，打印证书和录入收费情况，然后把证书送往收发室。
收发室进行完检登记并通知客户前来领取仪器和证书。
整个过程中业务科和质量办公室起到提供资料和质量监控的作用。
2.系统结构
根据系统的功能划分，本系统可分仪器收发、证书管理、业务管理、质量管理、网上办公、信息发布、用户管理等子系统(如图2所示)。
三、系统功能
1.公共模块(用户登录模块和系统帮助模块)
用户登录模块用于验证用户身份的合法性，分配用户可用的系统菜单。
系统帮助模块可提供联机帮助电子文档。
这两个模块分布于各子系统中。
2.仪器收发子系统
本子系统包括委托单管理、打印、数据统计、基本信息维护、系统维护等功能模块。
(1)委托单管理模块
本模块是仪器收发子系统的核心，在这里可以实现以下功能:
送检登记:录入送检单位的信息和所送检仪器信息，打印工作单。
完检登记:核对检验费用(检验费用由检定员在证书管理系统中录入)，录入完检标志，并打印收费通知单。
收费登记:录入收费情况。
委托单查询:可按委托单号、单位名称、仪器信息多种手段等进行查询。
(2)打印模块
可集中打印标签、信封、工作单、收费通知单、催款通知单等；
(3)数据统计模块
提供多种数据统计功能，包括送检统计、完检统计、超期统计等。
(4)基本信息维护模块
用于维护本子系统所用的基本信息和辅助信息，如本单位信息、专业组信息、委托类型、检验类型、厂家信息、代送单位信息、仪器信息、检定员信息、特殊字符、科室信息等。
(5)系统维护模块
普通用户可进行密码修改，系统管理员可进行系统设置等。
3.证书管理子系统
本子系统包括证书数据管理、模板管理、辅助信息维护、系统维护、证书扫描等功能模块。
(1)证书数据管理模块
该功能模块是本系统的核心部分。
包括以下功能:
证书数据录入:可添加新证书、修改已录入证书、删除证书、复制并添加新证书、打印证书、修改出错证书等功能。
证书查询:可以根据证书号、委托单号、送检单位名称、仪器名称、型号规格、出厂编号等查询已经录入的证书信息。
批量打印证书:可以将已经录入的多份证书一次打印出来。
(2)模板管理
为了提高证书的输入速度，可以将证书中部分常用的内容制作成一个证书模板以备添加和编辑证书时使用。
模板内容包括模板代码、技术依据、标准设备号和结果页。
结果页可以采用纯文本、Word和Excel三种格式编辑。
(3)辅助信息维护模块
用于维护本子系统所用各种辅助信息，包括检定结论、检定地点、制造厂家、送检单位、单位地址、送检器具等。
(4)系统维护模块
系统管理员可在这里管理系统中所使用的公共信息，包括检定员信息、专业代码信息等。
(5)证书扫描模块
保存证书复本是实验室认可的要求，根据我院的实际情况，我院使用高速扫描仪将所有证书进行扫描后将扫描文件作为证书复本保存，与复印证书比较，证书扫描大大提高了工作效率，节约了大量的纸张，更主要的是各实验室和职能部门都能够很方便的查找该证书复本。
该模块主要包括以下功能:
数据管理:按证书扫描的顺序批量输入证书号后，将扫描后的文件名修改为对应的证书号作为证书扫描件的唯一标志。
日志查询:可根据证书扫描日志准确地查找证书的扫描情况，包括所扫描的证书号、扫描时间和操作者等。
证书扫描件查询:各科室可以根据证书号查找证书的电子文档，如有需要可以直接打印该证书的扫描件。
数据备份:可将目前本地机的证书扫描件备份到服务器中的指定目录。
也可通过设置自动备份时间让系统对证书扫描件进行自动备份。
系统设置:设置证书扫描件存放文件夹的默认位置。
4.业务管理子系统
本子系统包括报价管理、客户信息维护、系统维护等功能模块。
(1)报价管理模块
根据本院的收费标准向客户提供仪器报价，也可修改、打印、查询报价单。
(2)客户信息维护模块
维护客户信息，准确的客户信息可提高报价时的数据录入速度，也可根据客户的基本情况分析本院的主要客户源。
(3)系统维护模块
系统管理员可在这里进行系统设置。
5.质量管理子系统
本子系统包括样机试验管理、设备管理、项目管理、技术资料管理、质量监控管理等功能模块。
(1)样机试验管理模块
样机试验的日常收发管理:包括样机的接收、与实验室的交接登记、收费登记、打印收费通知单等多种报表。
样机试验实施细则管理:细则的信息录入、查询、打印等功能。
统计功能:统计各科室样机试验完成情况，打印统计报表。
参数设置:设置样机试验管理中的一些参数，如超期提示天数、提成比例、报告模板位置、报告存放位置等。
(2)设备信息管理模块
录入、修改本院所有标准设备、环境设备信息，查询设备的周检情况，打印需要周检设备列表，控制在用设备的有效性(在证书管理中无法使用超过有效期的标准设备)。
(3)项目管理模块
管理本院的建标项目和所开展的检定、仪器校准项目，包括录入、修改、删除、查询等功能。
(4)技术资料信息管理模块
录入、修改各种技术资料信息，包括各种标准、检定规程和本院自行编写的检验方法文件等。
受控文件管理:录入受控信息，登记文件发放、借阅情况。
(5)质量监控模块
投诉管理:登记客户投诉问题和处理情况。
出错证书管理:登记全院的出错证书与处罚方式，统计各科室证书出错率。
6.网上办公子系统
本子系统主要包括工作安排、事务公告、文件下载、通讯录和数据管理等模块。
(1)工作安排
显示本院一周内的主要工作安排，也可以查询以前各周的工作安排。
(2)事务公告
显示本院的各种通知和事务完成情况。
(3)文件下载
可从内部服务器下载各种共享文件。
(4)通讯录
可快速查找本院所有员工的联系方式。
(5)数据管理
录入、修改、删除工作安排、事务公告、文件下载信息、通讯录等信息。
7.信息发布子系统
信息发布子系统主要是为了方便客户及时了解所送检仪器的检验进度，该子系统包括:语音自动查询、Internet信息查询和触摸屏信息查询。
(1)语音自动查询
客户可通过电话自动查询所送检仪器是否完检，传真已完检仪器的收费清单，也可转人工协助查询或进行投诉。
(2)Internet信息查询
用户可在本院网站上通过送检单号和密码，查询所送检仪器的完成情况，打印收费清单。
(3)触摸屏查询
用户可利用本院收发大厅的触摸屏查询仪器送检情况。
8.用户管理子系统
为了保证系统的安全性，使用本系统的所有用户都必须向系统管理员申请用户名，系统管理员根据实际需要将该用户加入到指定的用户组，并给各个用户组设置权限。
通过本子系统可以添加、修改、删除用户和用户组，给用户组指定权限。
四、总结
该系统中的最大特点就是大量的资源共享，如在证书管理子系统可以调用收发管理子系统的仪器信息、质量管理子系统中的技术依据和设备信息以提高证书录入速度，而所录入的收费信息又会自动传给收发管理子系统；另外，该系统还有严格的权限控制，如收发管理子系统
中确认仪器完检后，该仪器的校准证书将自动加锁，实验室检定员将无法修改或重新打印该证书。
目前，该系统主要功能已经投入使用并取得了预期的效果，不仅大大提高了工作效率，而且规范了各种工作流程，使本院的质量方针得以更好地实现。
