项目档案管理制度(管理、借阅、保密、档案员、组织机构)
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一、目的
为规范工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
工程项目档案是指工程项目的投标、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。
其主要包括：工程招投标文件，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工评定资料，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、档案机构及其职责
项目部组建档案管理组织机构，指定资料员负责档案管理工作。
资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。
其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的保管和销毁；
3、档案材料的查借阅、催还。
4、档案管理组织架构图附后。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
3、电子文件应拷贝一份异地存放。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀和丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
八、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
一、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅。
二、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。
三、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记，监理文件（借）阅台账。
四、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
五、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理。
六、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可借阅，且不得带离档案室。
其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能带出。
七、对调阅制度实行分级制度，可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。
现场档案室管理制度
一、档案室内设置空调，温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%，档案室内温度应定时测记，及时调节。
二、档案柜架应与墙壁保持一定的距离，一般柜背与墙不小于10厘米,成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降温。
三、新接收进库的档案，应认真检查有无虫霉现象，并对库存档案进行虫霉检查，发现虫霉及时处理，并定期放置鼠药和虫药。
四、档案室门窗应采取密封措施，并配备吸尘器，防尘和除尘结合，定期清扫，保持库房卫生整洁。
五、档案室内必须配置消防器材并按要求定期检查、更换。
六、档案室内必须有切实可靠的防盗措施。
七、档案室内必须安全使用电器设备，定期检查电器线路，不准乱接电源，不准使用电炉和明火作业，不准存放易燃、易爆物品。
八、档案室有迎光面时，必须挂遮阳窗帘。
九、对档案室档案应定期检查，发现问题及时报告，并采取措施给予处理。
下班时应对各房间的照明、门窗进行检查。
十、档案必须放置在专用铁柜、铁架中，库存档案必须按规定摆放整齐，便于查找。
十一、声像档案必须保存在胶片柜和防火柜内。
十二、档案室必须采取防盗、防鼠、防虫、防潮、防光和防污染等安全措施，延长档案寿命。
十三、档案室存档案要定期或不定期进行检查，发现问题要及时采取措施，并向领导报告。
十四、档案室应急防火制度
1、档案室内档案员为兼职安全防火负责人，做到认真贯彻“以防为主”的防火工作方针。
2、档案室内严禁存放易燃、易爆物品，保持门厅、走廊畅通无阻，严禁室内吸烟。
3、电气设备用后及时切断电源，每天下班前检查电器开头是否关闭。
4、在发生火灾等应急情况是，及时采用灭火器灭火，灾情较大时，及时组织项目部人员将档案柜搬出档案室。
档案保密制度
一、严格区分档案的利用与档案的保密关系，在对档案不失密的基础上保证档案的开发利用。
二、严格遵守和执行国家有关保密制度，在借阅、保管档案的过程中做到层层负责，确保不失密。
三、机密文件和重要档案原则上要在档案室内查阅，领导同意借出的要履行登记手续，按期返回。
四、严格遵守保密守则，个人使用的一切机密文件、材料、笔记本、报表等下班前收藏在桌内或卷柜内，防止丢失泄密。
五、档案人员不在不利于保密的地方存放机密文件资料。
六、档案人员不该记录的机密不许记录、不该问的机密不许问、不该看的机密不许看。
七、办公室无人时锁门，库房门锁必须用双保险锁，节假日时手中的文件要清理，门要帖封条。
八、工作人员之间要提倡互相监督，发现问题及时向有关部门汇报，并保护好现场。
档案员岗位责任制
一、认真贯彻执行《档案法》和有关档案管理制度和规定，熟练档案管理业务。
二、负责所管档案的接收、分类、编号、保管、鉴定、销毁、移交和提供利用等管理工作。
三、负责所管档案的统计工作，并做到数据准确。
及时提出档案的销毁和组织档案鉴定工作，并负责按规定办理档案销毁手续。
四、负责所管档案的开发、利用及档案编研工作。
五、负责档案的安全、保密工作，对所管库房的防火、防盗、防虫、防尘、防湿及温湿度的测定、记录与控制工作。
六、及时修补破损的档案、最大限度地延长档案寿命。
七、负责做技术资料、书刊的管理、购买、索取、验收工作及对各部门兼职档案员的业务指导工作。
八、对所管档案的质量、归档率、完整率负责。
九、负责所管档案的数据录入、转换、备份、统计工作，并且录入及时、准确。
档案管理组织架构图
项目经理：
技术负责人：
玉带河大街资料：
项目副经理： 档案管理负责人：
新华大街资料：
其他过程资料：
经手人
北关大道资料：
工程资料统一管理。
