项目档案工作管理制度

工程项目档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2、档案材料的保管；

3、档案材料的查借阅、催还；

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

项目档案的管理制度

项目档案的管理制度范本（精选10篇）

在快速变化和不断变革的今天，我们每个人都可能会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编为大家收集的项目档案的管理制度范本（精选10篇），希望对大家有所帮助。

项目档案的管理制度1

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

第一章 总则

第一条 为规范国网公司项目档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高项目档案利用效率，特制定本制度。

第二条 本制度适用于国网公司所有项目档案的管理工作。

第三条 项目档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，分类归档；

（三）真实记录，规范管理；

（四）安全保密，方便利用。

第二章 档案分类与归档

第四条 项目档案分为以下类别：

（一）项目前期档案：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、社会稳定风险评估报告等；

（二）项目实施档案：包括设计文件、施工图纸、施工组织设计、施工日志、验收报告、竣工图等；

（三）项目后期档案：包括项目总结报告、项目验收报告、项目评估报告、项目审计报告等。

第五条 项目档案归档要求：

（一）归档资料应齐全完整，符合档案管理规范；

（二）归档资料应分类整理，案卷标题简明确切；

（三）归档资料应按照档案管理目录进行编号；

（四）归档资料应定期进行鉴定和整理。

第三章 档案保管与利用

第六条 项目档案保管：

（一）档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案安全； （二）档案员应定期检查档案，发现异常情况及时处理；

（三）档案室应建立健全档案安全责任制，确保档案安全。

第七条 项目档案利用：

（一）档案利用应遵循合法、合理、高效的原则；

（二）档案利用应经档案管理员审批；

（三）档案利用过程中，应确保档案资料的安全和保密。

第四章 档案管理责任

第八条 项目档案管理责任：

（一）项目部门负责项目档案的收集、整理、归档和保管；

（二）档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、整理和利用；

（三）项目负责人对项目档案的完整性、真实性和安全性负责。

第五章 附则

第九条 本制度由国网公司档案管理部门负责解释。

第十条 本制度自发布之日起施行。

本制度旨在规范国网公司项目档案管理，提高档案管理效率，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。各部门应严格按照本制度执行，确保项目档案管理工作顺利开展。

项目部档案管理制度

一、总则

为规范项目部档案管理工作，保障项目档案的完整性、真实性和安全性，提高档案利用价值，特制定本档案管理制度。

二、适用范围

本制度适用于项目部内所有档案的管理工作。

三、档案管理职责

1. 项目经理

负责项目部档案管理工作的领导和协调工作，全面负责项目档案的安全管理和利用。

2. 档案管理员

负责项目档案的归档、整理、装订和保管，确保档案资料的完整性和安全性。

3. 项目成员

负责依照规定的程序和要求进行档案管理工作，确保档案资料的真实性和准确性。

四、档案管理流程

1. 档案的收集和整理

项目部应建立健全的档案收集和整理机制，及时归档各类项目资料和文件，并定期进行整理和更新。

2. 档案的保管和管理

项目部应配备专门的档案管理员，建立专门的档案保管室，对项目档案进行仔细的分类、装订和保管，确保档案资料的安全性和完整性。

3. 档案的利用和借阅

项目成员需按照规定的程序和要求进行档案利用和借阅工作，严格控制档案的利用范围和借阅次数，确保档案资料的安全和保密。

4. 档案的销毁和转移

项目部应定期对档案进行鉴定和清理，及时销毁无用的档案资料，同时按照规定的程序和要求进行档案的转移和归档工作。 五、档案管理制度的执行和监督

1. 项目部领导

项目部领导应切实履行档案管理职责，积极支持和配合档案管理工作，确保档案管理制度的有效执行。

2. 监督检查

项目部应定期对档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决档案管理中存在的问题，确保档案管理工作的规范和有效。

3. 档案管理部门

项目部应设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的日常监督和管理，确保档案管理制度的健全和有效执行。

六、附则

1. 本制度自颁布之日起执行。

2. 项目部可根据实际情况对本制度进行适当调整和修改，但应经项目部领导批准并报档案管理部门备案。

3. 凡项目部内的其他档案管理制度与本制度不一致的，均以本制度为准。