档案管理学概述

一、档案：1、定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

2、基本含义：档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；档案是保存备查的文件；档案内容的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。

二、现行组织单位档案的接收：1、期限：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交。

2、办法：逐年接收：现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；定期接收：现行组织单位每隔一定时期将所有保管期满的档案向档案馆移交一次。

3、要求：（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。

（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。

（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。

三、撤销组织单位档案的接收的要求：1、由撤销单位组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。

3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。

四、全宗构成的条件：1、定义：确定档案全宗划分的界限，研究拥有档案的单位能否成为一个立档单位。

2、条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。

（最基本的）（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

3、考察规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动，这些单位的文书处理工作、印信和单位的名称等情况。

五、立档单位和全宗划分：1、我国各级政府机关、企业和事业单位等，一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织，这些组织和机关的行政机构，是密切联系的一个整体，应当作为一个立档单位。

第一章档案概论第一节档案的起源与沿革1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案6、音像档案7、电子文件（电子档案）第二节档案的特点和范围一、档案的定义（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的（二）档案是保存备查的文件（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录档案与文献档案与文书档案与图书档案与资料档案与文物二、档案的知识属性和信息属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案是贮存和传播知识的一种形式（三）档案是一种重要的信息资源三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义（二）档案种类的划分（三）国家全部档案的基本构成第三节档案的作用及其规律一、档案的一般作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证二、档案的基本价值（一）档案的凭证作用（二）档案的参考作用（三）对档案真实性的辩证理解三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律（二）档案机密性递减律和社会性递增律（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律第二章档案工作概论第一节档案工作的内容和性质一、档案工作的内容档案工作的基本要求：（一）了解各环节的特殊性（二）协调系统的整体性（三）掌握诸环节的基本关系二、档案工作的性质和意义（一）档案工作的性质（二）档案工作的意义（作用）第二节我国档案工作的基本原则一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（一）统一领导，统一管理（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导二、维护档案的安全与完整三、便于社会各方面的利用第三节档案机构一、档案室（一）档案室的地位和作用（二）档案室的性质（三）档案室的任务基本任务具体任务（四）档案室的类型二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含义及其产生背景（2）文件中心的特征（二）档案寄存中心（三）档案事务所三、档案馆国家档案馆（一）档案馆的性质（二）档案馆的基本职责与具体任务专业档案馆（一）专业档案馆的基本含义（二）专业档案馆的类型内部档案机构(企业档案馆、档案室)（一）企业档案馆的含义（二）企业档案馆的特点（三）企业档案馆的职能四、档案行政管理机构（一）档案行政管理机构定义（二）档案行政管理机构的基本职责（三）档案行政管理机构的具体任务五、档案机构之间的相互关系六、我国当前档案机构的状况第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。

档案管理学重点题库第一章档案概论1、档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。

2、档案定义的基本含义：1档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2档案是保存备查的历史文件3档案信息的记录方式和载体是多种多样的4档案是原始的历史记录3、文件转化为档案的条件：不是所有文件全都需要和可能成为档案，需要具备三个条件1办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案（自认重要：文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案4、档案的主要特点和本质属性：档案是原始的历史记录（原始性和记录性）5、档案与图书、资料和文物的区别和联系都是知识的载体，记录各种信息，也是人们有意识的作为信息储存的手段而保留起来，在这点上，它们相似。

但是档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。

作为档案保存起来的，无论常规的公文，或者是内部记录、手稿、会计账簿等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。

由于事后有用，所以才保存起来成为档案。

档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物，在这点上，与地下发掘的文物有相似之处。

文物当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。

但是，档案的形成及其性质，与文物又有所不同，文物被保存下来，当时是无意识的，而档案的最后形成，即在文件归档的时候，人们有目的的选择和保存起来以备日后查考的。

从这个意义上讲，档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品，它是人们社会实践活动中自觉的产物。

6、档案的知识属性和信息属性：1档案是贮存和传播知识的一种形式2档案是一种重要的信息资源7、档案的一般作用：档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。

第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。

二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。

三、档案的定义及其含义。

档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。

五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。

音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。

六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。

七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。

2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

3、对历史档案的接收和征集工作。

二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。

档案学是一门应用学科;1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理“图书、情报、档案”一体化创成一级学科,档案管理学2、是档案管理学的基础课程是从事文员、秘书的技能课程,以下是8大技能技能：收集、整理、鉴定、保管档案保管期限登记、编目、检索、利用用于行政管理,经济建设、科技建设、文化教育、科学研究、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理档案学概论第一章、档案第一节、档案的起源与沿革一、中国档案的起源二、我国档案的形式和名称的演变与沿革第二节、档案的定义一、档案的定义定义：国家机构,社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不同形式的历史记录;档案产生的条件档案的产生是逐渐历年产生的;恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明;今天的文书,明天的档案; 条件如下：1、进入文明时代后,记录符号、文字记录2、随生产实践发展,语言文字完善,出现了有条理的信息记录3、商业的发展,促进了有条理信函及应用4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来,形成档案二、档案的基本含义一、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的;二、档案是保存备查的历史记录;注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件1办理完毕的文件才能归入档案;2对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存; 3按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案;三档案的形式是多种多样的;1、档案信息的载体载体形式：甲骨档案、简牍档案竹简+木椟,这在战国至两晋产生最多,尤其是秦汉、金石档案青铜+石刻、缣帛档案细绢档案、纸质档案2、档案信息的记录方式1从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等2从表达方式上文字、图像、声音等3从传达信息的文体上古代有：制、诏、奏折、题本近代有：令、布告、咨呈现代有指示、通知、报告、总结等;四档案是原是的历史记录档案管理办法：对有价值的文件进行有内在联系的归档不是历史遗物是特定的历史资料,档案是一种信息资源四档案的重要意义1、历史的真迹,必须保持它的特性,才能充分发挥它的效用;2、档案与图书资料、文物既有性质上的区别,也有某些联系图书是大众文化,档案是小众文化有保密性第三节、档案的属性档案既具备特有的基本属性——原始记录性,也具备许多文献资料共有的一般属性——信息性、文化知识性;五档案的知识属性和信息属性1、档案是贮存和传播知识的一种形式即,档案是人类认识和改造世界智慧的结晶;1、档案是贮存知识的重要手段,成为历史知识的宝库2、档案是有贮存知识的功能,当它被利用时就具备传播知识的能力3、档案是一种重要的信息资源,档案信息的原始性档案信息的原始性：可分为原始信息当时产生,可起证据作用和加工信息经过“编研”,有宣传、学习作用档案信息的回溯性：文件变成档案有过程和时间,当时的现行文件成为现今的历史档案第四节、档案的作用和价值一、档案价值的含义及其决定因素二、档案的作用一、行政管理作用：机关工作的查考凭证二、业务参考作用：信息的支持与保障,接收→保管→鉴定→利用→传播/作用三、文化传承作用：使得文化积累并传播、发展、进步四、法律书证作用：解决争端、处理案件→证据作用：具有真实性与可靠性的书面文件五、宣传教育作用：档案是生动的资料当时、当地、当时人三、档案的基本价值一、档案的凭证价值历史证据,历史标记二、档案的参考情报价值档案是难得的第一手资料,具有更大的真实性;第五节、档案的种类及国家档案全宗一、档案种类的划分一档案分类根据一定的标准,根据档案的来源、时间、内容和形成特征等,对档案进行有层次的分类,并组成一定的体系;注：“来源”指最初形成单位；“时间”指建国前成为历史档案、建国后现行档案;二、档案的种类划分1、按所有权分类：国家、集体、私人2、按行政管理角度：新中国建立以后的档案、革命历史档案、旧政权档案3、按行业类别：文书档案、科技档案、专业档案1文书档案：社会组织、国家机构、社会团体个人在行政管理活动中带有行政性的文件,在档案数量中最多的一种,如：请示、报告、决定批复法规函件2科技档案：人们在科技活动中产生的纯业务性的科技文件材料,如：施工图纸、设计任务书、科研项目的申请书、科研项目立项书;东方明珠塔选址前查了档案中有无雷击的记录3专业档案：在专门活动中产生的文件,如：人事档案、病历档案、会计档案账单、账目、教务档案、社区档案、家庭档案4、按载体分类：1甲骨档案：安阳成了文字博物馆2金文档案：青铜上的铭文、如：毛公鼎3石刻档案：刻石、碑碣石、墓志铭4泥版档案：楔形文字5简牍档案：珍贵的历史档案,居延汉简,汉代烽燧遗址,张家山汉墓什简西汉社会状况、科学技术方面;九章算术、算术书战国早期研究数学,脉书中医;6缣帛档案：桑麻帛地图→马王堆汉墓的帛地图、7贝叶档案：棕榈叶档案、西藏云南贝叶经大藏经8羊皮档案、9纸质档案：蔡伦、东汉人周之大政,使用植物纤维纸10音像档案：图书、音响、影视、照片、录音11电子档案：数字档案馆二、我国国家档案全宗第二章、档案工作概论第一节、档案工作一、档案工作的内容档案工作：档案室馆、文件中心用科学的原理和方法来管理档案,为党和国家各项事业服务的工作;档案工作内容：从狭义上说：是档案业务工作,接收和收集征集、价值鉴定、档案整理、档案保管档案管理期限表具体条例、档案检索、档案编研出版物、档案利用、档案统计; 从广义上说：是指档案事业,档案馆、档案室、档案行政管理、档案教育、档案出版; 注：下面是从狭义讲档案工作的内容;档案工作的内容：一、档案的收集工作：档案的管理起点二、档案的整理工作：档案管理的核心,保证档案实体卷案有序化、条理化——严格有序的工作基理三、档案的鉴定工作：对档案的价值的判断四、档案的保管工作：对已经上架的档案进行维护管理注：保管的任务1维护档案管理的次序存放使用地方2使档案实体不受损害,延长档案的自然寿命五档案的检索工作检索：对已存放档案的查检与查找注：采用相应的方法对档案信息内容进行加工处理,编制各种检索工具记录、报道、查找档案的工具,为读者服务;检索工具最基本的形式：目录、索引、指南介绍馆藏档案的工具书六、档案的利用服务工作——最大限度满足公众对档案的需求1对行政档案的利用,直接实现档案的价值2沟通与社会方面的联系七、编研：对馆藏档案进行编辑、研究、出版,是对信息的主动开发、为社会提供服务;八、统计注：管理流程<是图表,见书面笔记>二、档案工作的性质一、档案工作的管理性具体表现为：1、从国家档案事业来看;宏观档案工作是一项专门负责管理档案及其工作的独立专业,属于国家科学文化事业的组成部分;2、从每个机关单位的档案工作来看;它是某种管理工作的组成部分;3、档案工作是一项科学的管理性的工作;档案工作是一项专门的档案事业,面对的是各种载体和各项内容的档案事物,而不是对现成的简单的物件保管和出纳;二、档案工作的服务性服务性：依靠档案资源三、档案工作的政治性1、档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业;2、档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现;3、档案工作的机要性是其政治性的表现之一;三、档案工作的意义1、历史见证：凭证作用2、历史记录：维护党和国家的真实面貌第二节、档案工作的基本原则一个决定：1956年国家国务院颁布关于加强档案工作决定一个通知：1959年中共中央关于统一管理党政档案工作的通知一部法律：1987年9月5日公布的中华人民共和国档案法用法律的形式明确规定了我国档案工作的基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用;”其基本内容由以下三个方面组成：一、档案工作实行统一领导,分级管理的原则一同一领导,统一管理二国家全部档案分别由各级档案保管机构集中管理三全国档案工作由各级档案事业管理机构统一、分级、分专业进行管理;四实行党政档案和党政档案工作的统一管理二、维护档案完整与安全一维护档案的完整1、从数量上,要保证有价值的档案齐全完整,保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少2、从质量上,即从系统性方面,要维护档案的有机联系和历史真迹,不能割裂分散,更不能篡改、剪裁使得档案失真;二维护档案的安全1、保证档案管理的物质安全,力求档案本身不受损坏,延长档案寿命;2、保证档案管理的政治安全,使档案机密不被盗窃、不失密;三、方便社会各方面的利用1、档案“受众”合法利益2、平等获取信息档案信息知情权、3、自由选择档案知识自由选择获取、档案信息知情权、档案信息服务保障权隐私权障碍：信息技术发展馆藏资源优化数量：提高工作人员素质能力：加强法制观念、保障利用心理：受众的第三节、档案机构一、档案室一、档案室：在档案工作体系中,最基层的档案业务机构1、在各级组织机关、团体、学校、企事业单位等中是保管本单位档案的业务机构2、是本单位的组成部分最普遍、数量最大、层次是基层3、向档案馆移交有保存价值的档案二、档案室的作用1、作为本单位最有参谋咨询的部分,也是机关工作组织的工作助手,为机关各项活动提供档案信息;2、是全国档案工作的基础三、档案室的类别1人事档案2企业管理档案四、档案室的主要职责和任务1、主要职责集中统一管理本机关各部门形成的全部档案和有关资料,为本机关各项工作服务,并为党和国家积累档案财富;2、任务1对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督;2管理本单位的全部档案,并积极开展利用工作；同时,管理有关的内部书刊等资料,配合档案提供利用;3定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交;五、档案室的类型1、普通档案室2、科技档案室：专门管理科学技术档案的档案室,如：矿山、设计院、技术研究所3、音像档案室：照片、影像资料室4、人事档案室：是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的5、综合档案室6、联合档案室二、档案馆一档案馆的性质档案馆：集中保管党和国家重要档案的基地,其工作是我国档案事业的主体档案馆居于科学文化事业机构的中心主要表现：1、档案馆管理的对象是人类社会活动的历史记录,是历史文化财富;尽管档案在某种程度上具有机密性,但终究是要成为历史文化史料的;2、档案馆的活动方式和工作成果具有研究性;它对浩繁的档案进行研究和一系列科学管理,并且要积极参与档案史料编纂、编史修志和历史研究;3、档案馆的社会职能是一种科学文化事业单位;它不同于党、行政管理机关,也不同于企业生产部门;它是为繁荣社会科学文化,为党和国家各项工作服务的一种事业单位;二、档案馆的基本职责和具体任务1、基本职责：集中统一保留党和国家需要长期保存的档案文化资料,维护历史的真实面貌,为现代化服务建设;2、具体任务：1接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的档案以及有关资料,科学地管理档案,不断提高管理水平;2通过各种方式,积极开展档案资料的利用工作;3参与编史修志的工作;三、档案馆的类型：1、综合档案馆：是国家档案馆的主体;注：国家档案馆分为综合档案馆和历史档案馆;2、专门或部门档案馆：国家专门管理某一方面的档案馆如：海洋、城建三、档案行政管理机构：国家档案局,省档案局厅、档案处、科、股定义：指导和管理档案的专业部门一、档案行政管理机构的基本职责：统一管理党政档案工作的原则下,分级管理全国的档案事务,对全国的档案工作进行监督、检查、指导;二、档案行政管理机构的具体任务：1、依据国家法律、法规、政策,拟定档案工作的规章,建立国家档案工作制度2、指导和监督各机关团体、企事业单位的档案工作,3、规划、筹建档案馆;在业务上指导档案馆的工作;4、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准,监督和审议档案的销毁问题;5、组织和指导档案业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学的研究等;第三章、档案收集第一节、档案收集工作概述档案收集工作的内容档案收集工作就是按照党和国家的有关规定,通过理性的接收制度和专门征集的办法,把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理;档案收集工作的方式通过相关的档案馆收集也包括档案室——接收被动档案接收：档案馆室收存档案的活动过程,是整个档案工作的中心内容,是档案部门取得和积累档案的主要渠道;征集分散在社会上的档案和文献资料——征集被动档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动,是档案馆取得和积累档案的必要补充渠道;注：接收和征集历史档案的对象、途径和方法、党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门;对象和途径：国家机关、社会组织、收藏于个人手中、少数民族地区、档案收集的部门文书处理部门、业务部门、档案室/档案馆档案收集工作的内容一、档案室对本机关单位需要归档的档案的接收注：本单位是指机关、团体、企事业单位所建的档案室；档案是办理完毕的文书在形成过程中不行；及时、定期办理完毕二档案馆对各现行机关和撤销机关的具有长久保存价值的档案集中和接收;注：现行机关：现在仍在形式职权、行政权的机关三档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收和征集;档案收集的要求一、高质量各机关将平时已归档立卷组卷的档案移交到档案馆二、标准化按照档案馆管理原则、馆藏技术、检索方法、归档编目三、完整性按归档范围及要求、及时系统地吸收,反对组织和个人分散保存;四、坚持优化原则有用且珍贵,大力丰富馆藏一、档案收集工作是档案工作的重要环节;二、档案收集工作是贯彻统一管理原则的一项重要内容和具体措施;可以做到收集及时,鉴选得当;这样档案才能完整得当;第二节、档案室与档案馆藏建设1、既有区别档案室：只针对本单位档案进行的收集档案馆：收集范围扩大到社会,数量也相应增加2、也有联系档案室是基础,做收集工作,要定期向档案馆移交档案档案馆建立在其基础上,做移交工作省级档案馆满20年向上级移交,县级则10年第三节、档案室的收集工作一、建立归档制度的必要性二、归档制度的内容一归档范围定义：指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档,哪些不应高归档;办理完毕的那些反映本机关工作、生产活动,具有查考利用价值的文件材料,均属于归档范围归档文件又分为：归档文件、不归档文件·归档文件：重要会议材料、上级下发文件材料、本单位对外的正式发文、本单位请示上级的报告及上级下发的批复、信访工作材料、反映本单位的报告总结,对本单位干部任免、处分有关的文件,在外事活动中形成的材料;·不归档文件：重份文件、无查考利用价值、内部互相抄送的文件、未经签发的文件稿、从各方面收集的以供参考的有关文件注：依据是机关文件材料归档和不归档的范围国家档案局 1987年12月4日;归档文件必须要有保存价值,要符合机关实际状况二归档时间定义：指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间;注：按规定,处理完毕的文件,由文书或业务部门立好卷,一般应在第二年的上半年向档案室移交;大部分根据机关档案工作条例特殊教育机构第二年7月移交三归档质量定义：遵循档案的形成特性,根据价值四归档手续定义：双方清点签字第四节、档案馆的收集工作一、档案馆档案的来源和收集范围一现行机关的档案源注：接收要求：1、经过整理,保持全宗的完整性2、必须经过坚定,有保存价值的档案3、移交过程中,原档案的检索工具,与全宗有关材料一同移交4、必须依据移交目录,与档案原件一起清点;5、档案接收期限：省级20年、省级以下10年二撤销机关的档案源三由组织和个人保存的散有档案特别是在非常时期如：革命政权档案、民国档案、历代王朝四档案馆之间交接的档案第四章、档案整理第一节、档案整理的内容和原则一、档案整理的内容和意义一档案整理的内容对档案机构来说：1、系统排列和编制案卷目录编目2、对档案进行局部调整3、对档案进行过程整理由档案馆完成,从立卷到全宗的制定二档案整理的意义1、档案整理是发挥档案作用的重要条件2、档案整理是整个档案管理工作的重要基础二、档案整理的基本原则1、遵循文件的形成规律文件、电子文件、图表、照片2、保持文件之间的有机联系来源：一个单位的文件不可分割历史的联系一个单位或者部门或者工作人员文件材料具体活动的阶段,即：时间联系,时间：公元、年度、季度、月度、学年度、农业季度内容：文件材料在内容上的一定联系：一个问题,一项工作形式：文件材料的种类,名称、规格、制成材料、公文文种、报表3、区分不同的文件价值依据档案价值：文书档案：永久或者30年或者10年科技档案：永久或者长期或者短期会计档案：永久或者25年或者15年或者5年4、用于保管和利用文书档案的大小尽可能统一、厚度符合要求不同要分开保管：绝密或者保密档案装具制成材料要统一第二节、区分全宗二、全宗的划分和排列一、确认全宗：从组织或个人独立性来认定1、全宗：亦称立档单位,全宗构成者,是指一个具有独立性的组织和个人在社会实践中形成的档案的有机整体;组织全宗是构成全宗的主体部分；个人全宗是构成全宗的组成部分;2、构成全宗立档单位的条件：1组织全宗构成的条件·必须能独立行使职权,以自己的名义对外行文·设有会计单位和经济核算单位,自己编制预算或财务计划·具有专门管理人事的机构人员,有人事任免权2个人全宗构成条件个人全宗又称人物全宗,是某一着名人物或着名家族所形成的档案有机整体·对社会有突出贡献或重要影响的个人·该档案完整系统地保存下来国家、省、地市县全宗、设定省档案馆：中共省档案、省直属机关档案、省政协档案、工、青、妇、民主党派、省人大,省人民政府,省级各部委,省级厅,局所属院校二区分全宗政权更迭及跨政权的立档单位来区分：历史档案、新中国的档案、沿革立档单位的变化区分全宗原单位的档案要保持原有的全宗机构撤销合并内部机构独立合署办公,能分则分三组建健全全宗的补充办法三种补充办法1、联合全宗：指两个或两个以上的全宗联合体,这种联合不是人为的拼凑式联合,是一种客观的不得已的联合2、汇集全宗全宗汇集：即人为将若干全宗汇集在一起,成为全宗的补充形式3、档案汇集：由若干全宗所属不明或所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式;分为：历史真实性档案、逻辑问题性档案、人物性档案汇集三、全宗内档案分类一全宗内档案分类：是实行档案学科管理的重要方法之一,也是档案整理工作中的重要环节,并为一系列整理工作创造条件;如：来源、内容、时间等划分为若干类别二、分类的基本要求1、分类应从全宗内档案的实际情况方便管理的现实需要出发2、从分类方法及其分类结果应反映全宗内档案的客观状况,维护历史的本来面貌如：党群与行政放在一起3、分类方法及其分类结果要具有逻辑性,以便管理和实际操作4、分割出的类别要符合总和要分离完毕后,既不能未分完,也不能有多余5、分类的标准必须一致一次分类只能有一个标准6、分出档案的界限必须清楚,相互间不能交叉包括7、具体类别必须含义明确具体档案所指确定三、常用的档案分类法1、年度分类法：依据档案形成的时间年度,将全宗内的档案分成不同类别,一个年度档案自然形成一个类别专门年度：粮食收购、兵役年度3、组织机构分类法：依据立档单位内部组织机构,将全宗内的档案分成若干类别;如：科、处、局、司局、部、市4、问题分类法：依据立档单位全宗内的档案形成的问题进行分类如：基建建设档案、科学技术档案四、复式分类法的选择和分类方案的编制1年度——组织机构分类法2组织机构——年度分类法3年度——问题分类法4问题——年度分类法文书档案,按保管期限分为永久、长期30年、短期10年教学档案、按学年、按问题,教学管理、学籍管理科技档案：基建档案综合、建筑、食堂、设备档案办公设备、教学设备、生活设备第四节、案卷与案卷目录三整理中档号的“编制”档案号：档案实行管理编号的总称1、全宗号：由档案制定给组织或个人一个唯一的代码2、案卷目录号：每一本案卷目录代码3、卷卷号：档案馆排列的顺序号4、页件号：进馆档案顺序代码编制原则专指性原则合理性原则稳定性原则：不能随意改变发展性原则：编号要留有空间明确性原则：档案号简明、适当。

档案管理学知识点概括1.档案载体的演变：档案载体是多种多样的,如甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案、磁盘档案、光盘档案等等.2.档案的属性：（一）原始记录性（二）档案的知识性（三）档案的信息性3.档案与图书的比较：A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的,图书是作者为了某种目的,有意识地撰写的.B、数量不同.C、作用不同.D、保密性不同.E、形式不同.4.档案与文物的比较：文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物.大多数文物和档案属于两种不同的事物,如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬等,都是文物.有部分文物是重要的历史档案,如历代手稿,部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等,这些事物就具有双重性,部分文物和档案具有交叉性.5.我国常用档案分类①文书档案：实际上是指行政管理档案,是机关、团体在社会的行政管理活动中由各种行政公文（如请示、批复、报告、决议、法规、通知等）转化而成的档案.②科技档案：全称是科学技术档案,是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料（如图纸、设计任务书、科研报告等）转化而成的档案.③专门档案：指除文书档案和科技档案之外的,社会所有在专门活动中形成的档案.6.凭证价值(基本价值)：①首先,从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,是确凿的原始材料和历史记录,并非事后追记或在现今使用之际临时编造的.②其次,从档案本身的物体形态看,文件上保留着真切的历史标记.7.档案的社会作用：（1）维护国家、集体和个人权益的法律书证；（2）政治斗争的必要工具；（3）行政管理的查考凭据；（4）生产建设的参考依据；（5）科学研究的可靠资料；（6）宣传教育的生动素材.8.档案工作：①从广义上说,它包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等.②狭义的档案工作是指档案业务工作,也就是人们通常所说的档案工作（也称档案管理工作）,是专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作.即用科学的原则和方法管理档案,为社会各项事业服务的工作.档案事业要研究的是广义的档案工作.9.档案管理工作的内容：①档案的收集工作；②档案的整理工作；③档案的鉴定工作；④档案的保管工作；⑤档案的检索工作；⑥档案的利用工作；⑦档案的登记与统计工作.10. 档案工作的性质：（1）档案工作的管理性（①档案工作是一项管理档案的专门业务；②档案工作是信息资源管理的重要内容；③档案工作是社会管理活动的组成部分）（2）档案工作的服务性是根本属性；（3）档案工作的政治性是大方向.11.档案工作的基本原则：统一领导、分级管理其具体内容：①全国档案工作在各级人民政府统一领导下,由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业地进行管理.②国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理.③对党政档案和党政档案工作实行统一管理.12.档案事业管理体制的基本类型：（1）分散式档案事业管理体制是指国家不设立档案事业行政管理组织,对档案和档案工作实行中央和地方分权管理各负其责的原则.（2）集中式档案事业管理体制是指地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督.13.集中式档案事业管理体制具有五个方面的优越性:①能够保证档案法规在全国范围内贯彻执行.②可以使各个档案机构之间较容易地建立起横向的业务联系或协作关系.③可以使各个档案馆避免馆藏档案的重复,从而保证馆藏档案的优化.④有利于保护档案财富和更加充分有效地开发利用档案信息资源.⑤有利于有领导有计划地实现档案的现代化管理.14.档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等,下同）统一保存和管理本机关档案的内部机构,是整个机关的组成部分,属于机关管理和研究咨询性质的专业机构.15.档案馆大致可分为：①各级国家档案馆,是集中保存、管理各类档案的纯文化事业性单位；②部门档案馆,是中央和地方某些专业主管部门所属的,收集管理本部门档案的事业机构；③企业、事业单位档案馆,是收藏和管理本企业、事业档案的档案馆.16.在我国,综合档案馆的构建层次可分为四个层次：①第一个层次是中央级综合性档案馆（中央档案馆、第一历史档案馆、第二历史档案馆）②第二层次是省（市、自治区）级综合档案馆③第三层次是市（地、州、盟）级综合档案馆④第四层次是县（旗、市、区）级综合档案馆17. 文件中心：①是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构,它的设置一般不像档案室那样隶属于一个文件形成单位,而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构.②对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权,无所有权,文件的所有权仍属于其形成机关.③是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构,要对双方负责.18.文件生命周期理论：它是指导文件——档案全过程管理的基本理论,是现代档案学理论的重要组成部分.它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程,研究文件属性与管理者主体之间关系的一种理论,是对文件与档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象.19.文件生命周期理论的基本内容：第一,文件从其形成到销毁或永久保存,是一个完整的运动过程；第二,由于文件价值形态的变化,这一完整过程可划分为若干阶段；第三,文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系.20.文件生命周期理论的意义：第一,它比较准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系,为文件的全过程管理奠定了理论基础. 第二,它比较准确地揭示了文件运动的阶段性变化,为文件的阶段式管理奠定了理论基础. 第三,它揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响,为实现从现行文件到档案的一体化管理,为档案部门或人员对文件进行前端控制,提供了理论依据.21.来源原则：是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类,要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则.22.来源原则的基本内容：（1）尊重来源：档案馆首先应按来源标准整理档案,保持档案与其形成者之间的来源联系.（2）尊重全宗的完整性：一个全宗是一个有机整体,整理档案必须维护全宗的完整性,做到同一个全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆.（3）尊重全宗内的原始整理体系：全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础,尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法,不宜轻易打乱重整.23.档案鉴定理论标准：①来源标准；②内容标准；③形式特征标准；④相对价值标准；⑤效益标准.24.档案收集工作是指接收与征集档案及有关文献的活动.具体地说,就是档案馆（室）按照国家的规定,通过接收和征集的方法,把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案及有关文献集中于有关档案馆（室）,实现集中统一管理.25.档案收集工作的内容：（1）档案接收：是指档案馆（室）按制度收存档案的活动过程,它是档案收集工作的主体部分,是档案部门收集档案的主渠道.（2）档案征集：是指档案馆（室）按照国家规定征收散存在,社会上的档案和有关文献的活动.它是档案馆（室）收集档案的必要补充渠道.26.档案馆档案的基本来源是：①接收现行部门的档案；②接收撤销部门的档案；③收集和征集历史档案；④档案馆之间交接档案.27.现行机关档案的接收标准和要求：A.进馆档案应按全宗整理,保持全宗的完整性；B.进馆档案必须是经过鉴定,具有长远保存价值的档案；C.与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具,应随同档案一起移交；D.清点核对.28.档案整理工作的意义：①管理的需要；②对外服务的需要29. 档案整理工作的原则：①尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系；②便于保管和利用；③充分尊重和利用原有的整理结果30. 全宗的概念及意义：一个国家机构、社会组织或者个人形成的具有有机联系的档案整体.（一）全宗是一个有机整体（二）全宗是在一定的历史活动中形成的（三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的.31. 构成立档单位的条件是：第一,可以独立行使职权或进行管理,能以自己的名义对外行文.第二,是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位,可以编造预算或财务计划.第三,设有管理人事的机构和人员,并有一定的人事任免权.32. 个人全宗：又称人物全宗,是某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体.33.全宗的补充形式：（一）联合全宗（二）全宗汇集（三）档案汇集34. 判定档案所属全宗：在档案馆和某些档案室,有时会遇到一些不同全宗的档案互相混杂,或者一些不明所属全宗的文件.在这种情况下,就要对立档单位、整个全宗以及具体文件的有关情况进行考察研究,运用一定的方法判定档案的所属全宗,使各种文件有其相应的归属.35. 全宗分类的规则：①排他规则—界定类目范围保持归类一致.划分的同位类的外延必须互相排斥,不能交叉.②同一规则—保证类目排他性原则.划分同一层次的类别时,应该使用相同的分类标准.③效用规则—保证分类实用性的原则.为保证科技档案实体分类的整体功能. 36. 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码.档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号.37. 档号编制原则：①唯一性原则；②合理性原则；③稳定性原则38. 档案鉴定工作：就是甄别和判定档案价值的一项工作.具体讲,就是以历史唯物主义的观点,从党和国家当前和长远利用档案的需要出发,根据统一的鉴定原则和标准判定档案在政治、经济、科学、文化等方面的历史和现实价值,确定不同的保管期限,以便把需要保存起来的档案妥善地保存起来,对确无保存价值的档案,经过规定的手续予以销毁.39.档案鉴定工作内容：（1）制订鉴定档案价值的有关标准,包括单项规定和档案保管期限表；（2）具体判定档案材料的价值,确定其保管期限；（3）挑出无保存价值的保管期满的档案,按规定进行销毁或作相应的处理.40.档案价值：是指档案对国家、社会组织或个人的有用性.41.档案保管期限表：是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件.它是鉴定档案保存价值、确定档案保管期限的依据和标准.42.档案保管期限表的作用：①统一思想认识,统一标准.②提高鉴定工作效率.③便于文书部门或业务部门展开鉴定工作.43.档案库房温湿度控制：适宜温度14度-24度,+2度,相对湿度为45%-60%,+5度.有测量仪器和自动调控设备.档案柜架应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10 cm,柜侧间距不小于60 cm),成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降湿.44.档案利用过程中的保护方法：①量与顺序的控制,一次不提供过多数量档案借阅.②加强对利用行为的现场监督与检查,专人在阅览室负责监督检查.③利用方式及利用场所限制,只能在专门的阅览室利用.④对重要档案采取有效的保护性措施,只提供缩微品和复制件,数字档案.45.档案检索：①档案检索信息存储；②查找.46.档案检索信息的存储和查找这两部分内容是密切联系,不可分割的.存储是查找的前提；查找是存储的目的.档案信息的存储过程和查找过程共同组成一时整体性的档案检索工作. 47.著录标引：是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录.在对档案内容特征过于标引时, 需要将其主题概念借助检索语言（分类表、主题词表）转换成规范化的检索标识. 48.档案著录：是指在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的工作过程.①内容特征,就是指对档案内容信息的揭示,表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项.②形式特征,包括档案的标题、作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等.49.题名与责任说明项.题名,又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征并使其个别化,区别于其他档案的名称；责任者是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人.50.概念转换.在确定了文件的主题概念之后,应将其转换为检索语言标出,这个过程即为概念转换,也就是给出检索标识的过程.概念转换是档案标引结果的体现,如果在转换中发生误差,未能选择恰当的检索标识,造成误标或漏标,必然影响检索效率.51.全宗目录：是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具.它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代.全宗目录适合于档案数量较大、全宗较多的大中型档案馆.52.人名索引：是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具.人名索引包括人名和档号两部分,即把人名引向所在档案的档号,利用者通过索引的指引,可以查到记载某一人物的材料.53.全宗指南和档案馆指南既是书本叙述式检索工具,又是档案编研中档案文献报导型材料.其结构和编写方法在档案编研部分详细介绍.54.档案编研工作的内容：（一）汇编档案文集和编辑专题史料（二）熟悉与研究档案内容,编写参考资料（三）编辑档案文摘汇编（四）参加历史研究和编史修志,撰写文章和著作. 55.档案编研工作的意义：（一）编研工作是档案馆（室）积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源开展利用服务的一种重要方式（二）档案编研工作的开展是提高档案馆（室）工作水平的重要途径（三）档案编研工作是保护档案原件的有效措施（四）档案编研工作可以较好地体现档案的价值,扩大档案的影响,促进档案事业的发展.56.档案编研工作的特点：（一）研究性（二）政策性（三）成果的共享性57.档案文摘汇编的特点：①篇幅小；②信息密度高；③忠于原文；④引导作用；⑤快速灵活.58.大事记：是按时间顺序记载一定范围内（地区、领域、系统、人物）,在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料.59.大事的标准：①当时影响大,事后影响久远,意义重大②有资治价值；③有科研价值；④有教育价值；⑤有查考价值.60.人事档案：国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的,记述个人活动、学识水平、德能勤绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考利用的历史记录.61.人事档案的特点和作用：①全面性；②现实性；③动态性；④流动性；⑤机密性62.会计档案：是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.63. 会计档案的特点：①形成范围的广泛性—凡具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案.②内容和程序的严密性—原始凭证—会计凭证—会计账簿—会计报表—财务报告.③类别的稳定性—基本内容成分：会计凭证、会计账簿、会计报表.64.会计档案作用：①提供宏观决策的依据；②提供微观决策的依据；③提供监督管理依据,会计档案是审计工作的重要依据；④提供财经研究史料.。