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公司电子文件管理制度公司电子文件管理制度「篇一」电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。
电子文件整理包括两个层次：1、对分类、排序的组织。
就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、的合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。
文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。
着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案管理和利用。
在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。
这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。
因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
2、组织建立数据库。
首先是对电子文件进行分类和编号。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。
要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。
分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
其次对电子文件的登记。
电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。
无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。
公司电子文件管理制度「篇二」1 、目的1.1 本程序规定了公司电子文件管理办法，1.2确保有关场所使用电子文件的版本是有效的。
2 、适用范围2.1 适用于质量管理体系运行有关的电子文件和记录管理工作。
3 、职责3.1 质量管理部是电子文件控制的归口管理部门，负责体系有关的电子文件的分类、管理和备份。
3.2 项目工程师负责相关电子文件的分类、管理和备份。
电子文件的管理方法Electronic document management methods摘要：电子计算机的普遍应用，给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为，要实现时电子文件的科学管理，必须做好以下几方面工作。
首先是提高电子文件管理意识，其次是加强制度建设，三是做好电子文件的收集，四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作，六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。
只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接、不能兼容，多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。
Abstract: the computer widespread application, has posed new challenges to archivists: how to set up an office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? The author thinks that, in order to realize the scientific management of electronic documents, must be to do a good job of the following aspects. First is to improve the consciousness of electronic document management, the second is to strengthen the system construction, 3 is the complete collection of electronic documents, the fourth is locked well electronic document signing, filing, five is to strengthen electronic file management and safety work, six is to strengthen the electronic archives of electronic file management knowledge training, improve the business quality of archivists. Only in this way, can better solve our multiple network can't link, can't compatible, most department functions is formed by using computer LAN office failed to undertake unity management problems, such as electronic documents.关键词：办公自动化；电子文件；管理Key words: office automation; Electronic files; Management电子计算机的普遍应用，促进了办公自动化的迅速发展。
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的管理随着科技的发展，电子文件成为了现代办公的重要组成部分。
电子文件管理的有效性对于提高工作效率和信息安全至关重要。
本文将讨论电子文件管理的重要性、挑战和解决方案，并提供一些建议来构建一个高效的电子文件管理系统。
一、电子文件管理的重要性随着业务量的增加，传统的纸质文件管理已经无法满足现代办公的需求。
电子文件管理的重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：电子文件管理可以快速检索和共享文件，节省员工的时间和精力。
相比于纸质文件，电子文件可以被多人同时访问和编辑，提高了协作效率。
2. 提升信息安全性：电子文件可以通过加密和权限设置实现更高的安全性。
纸质文件容易造成丢失、损坏或未经授权的访问，而电子文件可以实现安全的备份和权限管理。
3. 节约空间和资源：电子文件不再需要大量的文件柜和存储空间，节约了办公室的空间和成本。
此外，电子文件管理还能减少纸张的使用，对环境友好。
二、电子文件管理的挑战虽然电子文件管理带来了许多好处，但也面临一些挑战：1. 数据安全和隐私保护：电子文件容易受到黑客攻击和病毒感染，需要采取措施来保护数据的安全性。
此外，对于涉及个人隐私的文件，需要制定隐私政策和权限管理措施。
2. 文件的组织和分类：电子文件的数量庞大，如果没有合理的组织和分类方法，会导致文件的混乱和不易管理。
需要建立清晰的文件管理规范，包括文件命名规则和目录结构。
3. 版本控制和文档审阅：电子文件很容易出现多个版本的问题，需要建立版本控制机制和文档审阅流程，以确保员工使用最新的文件并能进行有效的合作。
三、建立高效的电子文件管理系统的建议为了建立高效的电子文件管理系统，可以考虑以下几点：1. 创建文件管理规范：明确文件命名规则、文件夹结构和权限设置，使得文件易于识别和访问。
建立一个文件管理手册，帮助员工理解和遵守规范。
2. 选择合适的文件管理工具：根据企业需求选择适合的电子文件管理软件或平台，如微软SharePoint、谷歌文档等。
电子文件管理问题与对策在今天的数字化时代，电子文件已经成为办公室必不可少的一部分。
它们大大提高了工作效率，但与此同时也带来了一些管理上的问题。
文件的丢失、篡改、泄露等情况经常发生，给单位带来了一定的损失。
我们需要认真对待电子文件管理问题，并采取一些对策来加以解决。
一、电子文件管理问题1. 电子文件丢失：电子文件储存在电脑或服务器中，如果没有适当的备份措施，一旦设备出现故障，就有可能导致文件的丢失，对工作造成极大影响。
2. 文件篡改：电子文件的可编辑性使得它容易遭到篡改，而这种篡改又极难被察觉，从而可能导致文件的不真实性和不可信度。
3. 文件泄露：由于电子文件可以通过网络传输，一旦不慎泄露，就会给单位带来重大损失，甚至造成不可挽回的后果。
4. 文件管理混乱：电子文件的数量庞大，如果没有良好的管理机制，很容易出现管理混乱，导致无法根据需求及时找到需要的文件。
5. 安全性问题：电子文件的安全性一直是个问题，黑客攻击、病毒感染等都可能导致文件泄露或文件损坏。
二、解决对策1. 建立规范的文件管理制度：单位应当制定出详细的电子文件管理制度，包括文件的命名规范、存储位置、备份要求等，让所有员工都能按照规定进行管理。
2. 定期备份文件：单位需要建立定期的文件备份制度，将重要文件备份到其他设备或者云端服务器中，以应对由于设备故障等原因导致的文件丢失问题。
3. 文件加密技术：对于一些重要机密的文件，可以采用加密技术，对文件内容进行加密处理，以确保文件的安全性。
4. 职责分工：在单位内部需要对文件管理的职责进行明确的分工，对于文件的增删查改等操作要进行严格的权限控制，确保文件不会被未授权的人员操作。
5. 定期整理文件：单位需要定期对文件进行整理和清理，删除一些过时的文件，以减少文件的数量，同时也便于管理和查找。
6. 提高员工意识：单位需要加强对员工文件管理意识的培训，让他们认识到电子文件管理的重要性，以免出现文件泄露等问题。
电子文件管理系统在当今数字化时代，信息的产生和传播速度呈指数级增长，电子文件已经成为各类组织和个人日常工作与生活中不可或缺的一部分。
电子文件管理系统作为一种有效的工具，正逐渐受到广泛的关注和应用。
什么是电子文件管理系统呢？简单来说，它是一套用于对电子文件进行收集、整理、存储、检索、利用和处置的软件系统。
它能够帮助我们更好地组织和管理大量的电子文件，提高工作效率，保障文件的安全性和完整性。
电子文件管理系统的重要性不言而喻。
首先，它有助于提高工作效率。
想象一下，在没有这样一个系统的情况下，我们可能会将文件随意存储在电脑的各个角落，或者分散在不同的存储设备中。
当需要查找某个特定的文件时，往往要花费大量的时间和精力去搜索。
而有了电子文件管理系统，我们可以通过关键词、日期等多种方式快速准确地找到所需文件，大大节省了时间。
其次，保障文件的安全性是电子文件管理系统的另一个关键作用。
在数字化环境中，文件面临着来自网络攻击、病毒感染、误删除等多种威胁。
一个完善的电子文件管理系统通常具备严格的权限管理机制，只有授权人员能够访问和操作特定的文件，从而有效地防止文件被未经授权的人员获取或篡改。
同时，系统还会定期进行数据备份，以确保在遇到突发情况时文件不会丢失。
再者，电子文件管理系统有利于实现文件的长期保存和可追溯性。
随着时间的推移，一些重要的文件可能需要被长期保存，以供后续查阅和参考。
通过电子文件管理系统，我们可以对文件的整个生命周期进行记录，包括创建、修改、访问等信息，从而为文件的可追溯性提供有力支持。
那么，一个优秀的电子文件管理系统应该具备哪些功能呢？首先是文件的收集功能。
它应该能够方便地从各种渠道获取电子文件，如电子邮件、扫描仪、办公软件等。
并且能够对不同格式的文件进行自动识别和转换，确保文件的兼容性。
其次是整理和分类功能。
系统能够根据用户设定的规则对文件进行自动分类和归档，使文件的组织更加清晰和有条理。
存储功能也是至关重要的。
中国华电集团公司电子文件管理办法（暂行）第一章总则第一条为加强中国华电集团公司（以下简称“集团公司"）电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率,依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定,制定本办法。
第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。
第二章基本原则第三条电子文件处理应遵循以下原则：（一）最大效用原则。
公司系统文件处理采用电子文件方式。
(二)全程管理原则。
对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.（三）完整性原则。
电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何缺损.(四）可读性原则。
电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。
（五)安全保密原则。
电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国家和集团公司的有关安全保密规定.第三章职责第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。
系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。
信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门.第五条总经理工作部(办公室）职责:（一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。
(二）征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见.(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。
（四）负责使用人员的权限管理。
第六条信息技术部门的职责:(一）负责系统OA的运行维护,确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请.（三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题,制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范。
电子文档管理办法1 总则1。
1 为了规范公司电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的公司电子档案管理体系,保障公司电子文件和电子档案的安全保管与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》及行标CJJ/T117—2007《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关法规，特制定本办法。
1.2 本办法适用于全公司范围内的电子文档管理。
1.3 公司电子文档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2 术语2.1 电子文件:是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件.2。
2施工工程电子文件：在工程施工过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件.施工工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
2.3 归档电子文件：是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程.2.4 电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
2。
5 电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
2。
6 电子文件的真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
2。
7 电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8 电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
2。
9 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
电子档案管理办法第一章总则第一条本办法所称电子文件，是指企业在工作过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第二条电子文件管理应坚持以下原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中管理；（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态；（三）规范管理。
执行国家和行业的统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理；（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用；（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章管理机构及职责第三条电子文件管理是对各类电子文件的全过程进行系统、有效管理，其目的是形成和建立电子文件客观凭证体系，促进电子文件共享使用，实现电子文件长期保管。
第四条办公室是公司电子文件的归口管理部门，负责电子文件日常处理，以及电子文件的归档管理，负责涉密电子文件的保密监督管理；第五条信息化管理部门负责为电子文件管理提供信息化支持；相关业务部门负责本部门职责及业务范围有关电子文件日常处理和业务管理工作。
第三章电子文件的形成与办理第六条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第七条电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
（一）文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。
电子文件档案管理系统设计与实现一、引言随着信息技术的快速发展，电子文件的存储、管理和检索变得越来越重要。
为了提高文件档案管理的效率和安全性，设计和实现一个电子文件档案管理系统是非常必要的。
本文将介绍一个电子文件档案管理系统的设计与实现。
二、系统需求分析2.文件权限管理：系统需要根据角色对文件进行权限管理，包括对文件的读、写权限进行控制。
3.文件版本管理：系统需要对文件的历史版本进行管理，包括版本的保存、回退等操作。
4.文件档案的检索：系统需要提供文件档案的全文检索功能，用户可以通过关键词或属性进行检索。
5.文件档案的备份和恢复：系统需要提供文件档案的定期备份和恢复功能，以确保数据的安全性。
6.系统安全性：系统需要提供用户登录和权限管理功能，确保数据的安全性。
三、系统设计2. 后端设计：系统的后端采用Java语言进行开发，使用MySQL数据库进行数据的存储和管理。
3.文件存储设计：系统需要将上传的文件存储在服务器上，并记录文件的相关信息，如文件名、上传时间、大小等。
4.权限管理设计：系统需要设计角色和权限表，根据用户的角色对文件进行权限控制。
5.版本管理设计：系统需要设计文件版本表，记录文件的历史版本，用户可以通过版本号进行文件的回退和恢复。
6.检索功能设计：系统需要采用全文检索技术，对文件的内容进行索引，用户可以通过关键词或属性进行检索。
7.定期备份设计：系统需要设计定时任务，对文件档案进行定期备份，确保数据的安全性。
四、系统实现1. 前端实现：前端使用HTML、CSS和JavaScript进行开发，通过AJAX技术与后端进行数据交互。
2. 后端实现：后端使用Java语言进行开发，使用Spring框架进行管理和控制，使用Hibernate框架进行数据持久化。
3.文件存储实现：使用服务器本地存储或分布式文件系统来存储文件，文件的相关信息存储在数据库中。
4. 权限管理实现：通过Spring Security框架实现用户登录和权限管理功能。
电子文件管理系统与管理办法三篇篇一：电子文件管理系统背景随着信息化的逐步深入，文件生成机构的电子文件的数量与日俱增，电子文件的管理需求也日益迫切，目前文件生成机构的电子文件管理主要存在以下问题：1.分散和局部的电子文件管理：目前电子文件管理的功能大多分散于各个业务系统，如办公自动化系统、网站发布系统、邮件系统等，缺乏统一的、全局的覆盖全类型的电子文件管理系统；2.不完整的电子文件管理：目前，很多机构的电子文件管理依附于档案管理系统，只涉及了归档文件的电子文件，实质上是电子版归档文件的管理，大量按照现行档案管理办法不需要未归档的电子文件大多散落在业务系统中，甚至在业务承办人员的单机中。
另一方面，纳入管理的电子文件的信息也是不完整的，大多只管理文件最终版本，文件关键的过程稿及形成过程缺失；3.功能缺失：目前的电子文件管理系统仅包括电子文件的著录、检索、浏览等基本功能；无法和前端业务系统，实现电子文件的自动捕获；无法实现电子文件的综合利用，和后端的电子文件长期保存缺乏衔接，不能做到电子文件生命周期全覆盖。
4.文件安全性无法保证：目前大部分单位的电子文件管理主要从数据共享角度考虑，对电子文件的真实性、完整性缺乏支持。
党和政府高度重视电子文件管理，先后发布《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划(20XX-20XX年)》等文件，于20XX年成立“电子文件管理部际联席会议”，并组织产业界、学术界、用户等多方面专家编制了《电子文件管理通用功能要求》，规范电子文件管理系统功能要求。
20XX年初，电子文件管理部际联席会议正式发文启动电子文件管理第一批试点试用工作，通过试点试用，验证正在研制的标准，提出实现建设目标的技术手段和管理制度XX电子文件管理系统是依据《电子文件管理系统通用功能需求》（征求意见稿）、《电子档案移交与管理办法》（征求意见稿）和《电子文件通用元数据规范》（征求意见稿）开发，以内容管理技术为基础，对各级政府文电、应急、文秘、人事等业务系统生成的公文、邮件、图片、音像资料等信息资源进行有效的组织、管理、处置、利用的管理系统。
主要功能XX电子文件管理系统功能主要分为四类，包括：文件浏览和检索、文件管理配置、文件管理业务、安全和系统管理。
1.文件浏览和检索：本功能面向匿名用户和普通用户，根据权限浏览和检索公文，匿名用户可以查看公开的电子文件，登录普通用户可以查看授权的电子文件。
2.文件管理配置：文件管理配置是面向机构的文件管理员，配置电子文件管理系统运行需要的业务数据，目前包括电子文件类型配置、电子文件分类方案、电子文件保管期限、存储配置、安全配置、工作流配置。
3.文件管理业务：本模块面向各级文件管理处理人员，直接针对电子文件进行捕获、整理、统计、鉴定处置、利用审核等操作。
包括：捕获登记、电子文件整理、电子文件统计、电子文件利用处理、鉴定处置。
技术特点1.集中化管理，分布式存储；2.采用基于XML数据交换格式、基于B/S多层体系架构；3.支持多种数据捕获方式；4.支持各种数据格式和元数据标准，可以存储和管理各种类型的数据；5.支持专题库内容的组织，保证用户多样化的电子文件管理需求；6.完善的权限管理与安全机制，提供多层次颗粒度的权限控制；支持版式文件转换，实现文件的显示固化；支持文件加密、数字签名等安全措施，保证文件的安全；7.信息数字化手段完善，无缝集成多通道采集工具；8.内容检索手段丰富，提供全文检索，支持跨分类检索；9.通过规范的元数据设置和电子文件格式，实现电子文件的规范化形成和移交。
篇二：电子文件管理系统名词解释1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。
2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。
3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。
真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。
5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。
6、电子文件标准:是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。
7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。
8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。
电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。
10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
其归档的方式又可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
P5311.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。
12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。
二、简答1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素）第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。
当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。
到目前为止，电子文件存储介质的物理寿命还远远比不上纸张，存储介质也在不断的更新换代，不久的将来还会有新的存储介质出现。
随之更新的计算机逐渐对老式存储介质不在兼容，这就要求人们将原存储介质上的东西转换到新型存储介质上，以保证文件的可访问性，而转换过程中由于操作和其他方面的原因，可能导致信息的失真。
第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息的稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。
2.数字档案馆和数字图书馆的联系与区别P24联系：数字档案馆与数字图书馆均为数字信息的聚散地，同样以文献信息为工作对象，同样以计算机技术及远程通信技术的集成为工作平台，在管理活动中都需要使用文献标识、信息存储、信息传输和信息保护等专门技术，都具有馆藏数字化、信息组织与传输网络文化等特点。
区别：从管理对象上看，数字图书馆的管理对象不仅仅局限与图书资料，而是力图将整个因特网上散乱、无序、海量的信息组织为有序化、结构化的信息模型，其中以数字化图书、文献信息资源为主。
数字档案馆的管理对象则比较专指、明确，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息，包括在电子环境中直接生成的电子文件和传统载体文件、档案的数字化。
从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓储的无缝查找。
数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。
从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。
为社会各个方面用户提供文献信息服务是数字图书馆的首要职能和主要职能。
而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息，一方面，它的社会性和开放性受到一定程度的限制；另一方面，它的职能除了向一般用户提供文件、档案信息服务外，还承担以信息支持的方式维系机构正常运转，保存机构记忆、地域记忆、民族记忆、社会记忆的历史责任。
3.数字档案馆的主要功能（一）电子文件信息的汇集功能；(二)电子文件信息的管理功能；（三）电子文件信息的发布功能4.电子文件鉴定工作的影响因素P36（一）电子文件数量的增长。
数字技术使人们产生、处理、传输信息的能力大为提高，电子文件比纸质文件的增长速度更加迅猛。
如果继续沿用纸质文件鉴定的方法，通过直接阅读文件内容决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。
其结果可能导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。
（二）电子文件信息的易逝性。
电子文件信息由于与特定载体相对独立而处于流动状态，在计算机中删除文件的操作也很简单，只需在键盘中键入有关命令，或按动鼠标即可。
一般工作人员没有长久保存文件的责任，往往会将一些失去现行价值的重要文件删除，此外，系统运行故障、用户误操作等原因都可能造成有价值电子文件的流逝。
（三）电子文件的软硬件依赖性。
电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人工所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。
电子文件的软硬件依赖性除了影响鉴定的范围之外,还会影响鉴定的次数.（四）电子文件信息的相关性。
计算机技术界为了节约资源，通过动态联系减少数据冗余。
所谓动态联系，是指文件与文件之间变化着的联系，一般是通过链接操作而建立起的。
我们称在文件之间转移的数据为对象，一旦文件与某对象之间建立链接，对象发生的任何变化都可以自动反映在文件中，导致文件具有动态特征。
（五）电子文件信息存储的高密度性。
计算机密度存储技术的出现，缓解了档案存储空间方面的压力。
保管场所面积的降低，为保存更多的文件提供了可能。
