苏州港常熟港区金泾塘作业区长春化工码头改扩建工程档案专项验收汇报材料长春化工（江苏）有限公司2014年11月目录一、苏州港常熟港区金泾塘作业区长春化工码头改扩建工程档案专项验收自查报告----------------------------------- 3二、苏州港常熟港区金泾塘作业区长春化工码头改扩建工程施工单位档案工作报告-----------------------------------11三、苏州港常熟港区金泾塘作业区长春化工码头改扩建工程监理单位档案工作报告-----------------------------------35苏州港常熟港区金泾塘作业区长春化工码头改扩建工程档案专项验收自查报告长春化工（江苏）有限公司长春化工（江苏）有限公司码头工程位于苏州港常熟港区金泾塘作业区范围内。
金泾塘作业区是常熟港区远景发展的综合性港区。
本工程在原5000吨级码头的基础上扩建为10000吨级煤炭码头及20000吨级化工码头。
项目于2012年1月开工建设，2012年11月26日交工验收， 2013年7月12日取得港口经营许可并投入试营运。
根据交通运输部颁发的《交通部建设项目档案专项验收办法》，长春化工（江苏）有限公司在项目竣工档案验收前，对工程档案进行了自检，现将自检情况汇报如下：一、项目建设情况（一）工程概况1．原有码头简述长春化工现有5000DWT煤炭和5000DWT液体化工泊位各1座，码头位于江苏省常熟市金泾塘口下游约115m处。
煤炭泊位和化工泊位按其设计船型的船舶净距为150m，两泊位占用水域总长度为414.5m。
码头工程于2006年底建成并试运行，2007年11月通过了江苏省交通厅组织的竣工验收。
鉴于公司发展需要，长春化工本次对码头工程进行改造，将煤炭泊位改造为10000DWT，化工泊位改造为20000DWT。
2．扩建码头详细叙述A、中交第二航务工程设计院于2011年12月完成了扩建工程可行性研究工作，江苏省发展和改革委员会于2012年1月31日以苏发改[2012]75号文对本工程予以了核准批复，江苏省交通运输厅于2012年5月14日下发了初步设计批文（苏交港[2012]47号）。
B、项目基本情况：煤炭泊位采用单引桥连片式平面布置型式，原已建煤炭码头平台长140m，宽18m；引桥长337m，宽9m；扩建煤炭码头平台向上游加长70m×26m，完成后平台长210m，引桥不变。
化工泊位采用墩式布置型式，原已建化工码头平台长47m，宽25m，含系缆墩总长164m，引桥长387m，宽7m，四座8×8m系缆墩、四座钢联桥组成。
扩建化工码头平台向上游延长31m，宽25m，对原四座系缆墩进行改造，原8×8m改成9×9m，完成后平台长78m，宽25m，含系缆墩总长209m，引桥长度不变。
在引桥上新增一排钢结构管架，并在原跨长江大堤的东侧7m新建一座跨大堤管架。
C、本工程改造后规模如下：⑴吞吐量：煤炭运量100万吨/年；化工品83.74万吨/年，其中进口40万吨/年：出口32万吨/年。
⑵货种：运输货种不变。
⑶设计代表船型：10000吨级散货船、20000吨级化学品船。
⑷泊位数：改造10000DWT（原设计5000DWT）煤炭泊位和20000DWT（原设计5000DWT）液体化工泊位各1个。
工程估算投资为6295万元。
（二）项目建设依据1.《省发展改革委关于核准苏州港常熟港区金泾塘作业区长春化工码头改扩建工程项目的通知》---苏发改基础发〔2012〕75号2.《关于长春化工（江苏）有限公司码头工程初步设计的批复》---苏交港〔2012〕47号（三）工程建设相关单位建设单位：长春化工（江苏）有限公司设计单位：中交第二航务工程勘察设计院有限公司施工单位：中交三航局第二工程有限公司监理单位：南通兴港工程咨询监理有限公司二、项目档案管理基本情况长春化工（江苏）有限公司码头工程档案按照交通运输部交办发〔2009〕225号的划分原则，结合工程实际进行整理、归档、编号。
主要包括立项审批、设计审批、工程管理；施工文件部分，包括施工记录、监理文件等；竣工验收部分，包括竣工图，验收资料、招投标及合同管理、资金管理。
共形成案卷87卷（另有二卷预立卷分别为档案验收和竣工验收案卷）。
三、保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施（一）档案管理人员组成。
我司没有专设的档案管理部门，为配合码头工程的档案验收，由我司安环部及土建课的文员组成编制队伍，编制了档案管理制度，并制定了《长春化工（江苏）有限公司档案管理办法》《长春化工（江苏）有限公司归档文件整理规则实施办法》。
（二）安排人员进行管理。
由于文案人员非档案专业，对于归档等作业进行临时学习，对档案的收集、整理、保管、归档等是边学习边工作，尽量努力使项目档案管理工作做到规范化、系统化，尽量满足档案验收要求。
（三）建立专门的档案室。
加强档案的安全保管，我公司在消防泵房楼上特别加强了档案室的建设，档案室面积达78m2，配备密集架28排，防火防盗门、温湿度计、灭火器等硬件设备全部安装到位。
四、项目文件材料收集、整理所依据的标准1.《关于印发<交通建设项目档案管理登记办法><交通建设项目档案专项验收办法>和<交通档案进馆办法>的通知》（交通部交办发〔2007〕436号）；2.《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交通运输部交办发〔2009〕225号）；3.《科学技术档案案卷构成的一般要求》；五、项目文件材料形成、收集、整理、编目与归档情况（一）归档资料的完整、准确、系统情况为了客观、公正地反映工程建设质量和总体建设情况，准确掌握和反映施工组织设计、质量保证体系和设计方案的合理性，根据交通运输部《交通档案管理办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》、《交通档案进馆办法》、《港口工程竣工验收办法》、《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等有关规定，公司档案人员根据档案局的指导，按照项目建设程序进行分类整编，以达到归档资料完整、准确、系统的目的。
1.完整情况：在公司土建及安环部门和各参建单位的共同努力下，整个工程档案收集比较齐全、内容较完善。
公司所收集、归档的工程技术文件材料内容及深度符合国家有关技术规范、标准和规程。
归档的文件材料底稿字迹清晰整洁、质地良好、行文工整，图像清晰、签字、盖章手续完善。
目前，本工程项目已实际形成案卷87卷（另有二卷预立卷分别为档案验收和竣工验收案卷）。
其中纸质档案86卷，照片档案1卷。
整个长春化工（江苏）有限公司改扩建工程竣工资料分为10个部分：（1)立项审批部分，共有7卷；（2)设计审批部分，包括设计审批、消防审批、工程勘查资料，共有25卷；（3)工程管理部分，包括工程准备、施工管理文件，共有2卷；（4)施工记录部分，包括水工、管线安装、输煤廊道施工资料，共有24卷；（5) 监理文件，包括综合类、质量控制类、安全管理类，共有6卷；（6)竣工图部分，包括水工、液体工艺、给排水安装，共有7卷；（7)专项验收部分，共有9卷（另有2卷分别为档案验收和竣工验收卷，暂未完成）；（8)工程招投标及合同部分，水工部分招标合同，设计、监理等技术合同和其他合同，共有3卷；（9)资金管理部分，包括工程付款申请、付款明细和审计资料，共有3卷；（10）其他部分，包括施工现场照片，共1卷。
2.准确情况：归档文件内容真实可靠地反映长春化工码头改扩建项目规划、设计、施工、竣工验收等全过程实际情况；图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量基本符合字迹清楚、图样清晰、图表整洁、书写规范等要求；档案目录与档案实物相符，卷内目录详实，案卷题名简明、准确。
3.系统情况：档案管理人员依照有关规定，对工程文件资料进行整理、分类、组卷、编目。
立卷工作遵循文件形成规律和成套性特点保持卷内文件的有机联系，卷内文件排列有序，并按要求编写页码和档号；案卷封面、卷内目录和备考表填写规范；编制的总目录、案卷目录等能够便于档案检索；案卷排列有规律，方便查找。
（二）施工资料、竣工图、声像档案管理情况1.施工资料：整个长春化工（江苏）有限公司码头改扩建工程工期历时14个月，前后经历水工、管道、水电安装等多个环节。
2.竣工图：由于我司码头属改扩建工程，相应的施工内容较少。
为保证竣工图的真实性、完整性，我司对竣工图的编制情况进行了跟踪检查、督促，最大程度地确保了竣工图的正确性，在施工过程中，无变更及修改。
并在竣工图编制完成后，实行三级审核制，施工单位技术负责人、监理单位及建设单位要检查竣工图编制情况。
六、项目档案运用计算机管理情况公司十分注重运用档案信息化管理，为项目档案管理配备了专用计算机、打印机、扫描仪等设备。
目前，整个项目档案案卷条目已录入计算机，所有批复、合同、重要会议纪要等内容都扫描成PDF版本储存在计算机，共有590MB，更加方便了资料的查找与利用。
七、项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用长春化工（江苏）有限公司码头改扩建工程档案在工程建设、管理试运营等阶段发挥了很大的效益，起到了档案应有的凭证依据作用。
在生产试运行阶段，依据设计文件、施工图、设备设施资料，在一些技术改造项目方面体现了充分的作用。
而对于竣工后的很多隐蔽工序，也只能通过施工过程中采集的照片、数据、图像等资料来展示隐蔽工序中的真实面貌，体现档案的原始性、真实性、完整性等特点。
为今后码头使用、养护和管理发挥更大的作用。
八、存在问题及解决措施1.人员专业知识不够,在长春化工（江苏）有限公司码头改扩建工程建设期，由于是公司新员工，没有档案管理经验，亦没有接受系统的培训，专业知识不够全面，档案人员边学习边整理，基本完成了档案框架，但原档案人员今年上半年离职，公司又紧急调了两名员工，重新学习及整理，并在省交通运输厅、省港口局、苏州港口局、苏州市质监站、常熟港口局的指导下，终于基本完成了档案资料目录及文本整理，在此非常感谢。
为了更好地配合档案管理工作，我司下一步应着重培养专门的档案管理人员。
2.本工程分水工、液体工艺管道、输煤廊道安装等多个单位工程，因我司起初未重视档案归档工作，刚开始只对水工部分进行了整理，经过港口局检查，指出液体工艺及输煤廊道也要归档，因此匆忙对液体工艺及管线编制档案，在编制质量上存在欠缺，经过我司档案人员的努力整理，基本满足归档要求。
3.因我司属外资企业，公司内部有一套厂商请款付款流程，大都采用网上流转及网上支付，缺少国企及政府工程的资金审批支付文本，因此在资金管理的档案中缺少部分资料，但经我司内部协商，请财务将整个码头建设期间的付款明细全部打印，并作为付款依据存档。
九、结束语档案工程是整长春化工（江苏）有限公司码头改扩建工程中的一个重要组成部分，自本工程项目开工建设至今，基本完成项目档案全过程文件材料的收集、整理和归档，完成了项目档案的分类、组卷、编号、案卷目录、卷内目录等系统化的整理工作。
