公文写作基本知识

1 公文写作基本知识

一、公文的概念、分类及格式

（一）公文的概念

公文的概念有广义和狭义之分。广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文是指党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织在处理日常工作时普遍适用的公文。所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文，如外交公文、军事公文、经济公文、司法公文等。

狭义的公文是指国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政机关公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动重要工具。（特点：法定的作者、法定的权威、鲜明的立场、规范的体式、严格的程序）

（二）公文的分类

从不同的角度，依照不同的标准，可以对公文进行不同的分类，比较常见的分类方法有以下几种。

1、按照行文关系和行文方向分类。公文可分为上行文、平行文和下行文。

上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等。 2 平行文是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等。

下行文是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令、决定、通报、通知、批复、意见等。

2、按照紧急程度分类。公文可分为紧急公文和普通公文。紧急公文通常还分特急和急件两类。

3、按照有无保密要求和机密等级分类。公文可分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类，保密文件又分为绝密、机密和秘密三种。

4、按照具体职能分类。公文可分为法规性公文、指挥性公文（一般均为下行文）、报请性公文（请示、报告）、知照性公文、联系性公文（函）、实录性公文（会议纪要）。

（三）公文的格式

公文书面格式中包括眉首、主体、版记三个部分。

1、眉首，是公文的开始部分，通常的由秘密程度和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素组成。

（1）秘密程度和保密期限。凡有秘密等级的公文必须标明印制份数和序号。如需同时标注保密程度和保密期限时，先标密级后标期限。顶格标识在版心右上角第1行，密级和期限之间有“实心五星号”隔开。

（2）紧急程度。为保证公文得到及时办理所标注，位于眉首部分右上角，标注在“秘密等级”之下。

（3）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称加 3 “文件”组成，用红色大号字居中印在公文首页上部。联合行文时主办机关名称在前。

（4）发文字号。由发文机关代号、年份及序号三部分组成，位于首页文件名称的下方。联合发文的只标明主办机关的发文号。同一机关的同一公文的代号应统一固定，不能在另外的写法，年份用全称，序号不编虚位，不能加“第”字。

（5）签发人。是发文机关核准并签发本份公文的具体责任者。上报的公文须将签发人姓名排在发文字号右侧。

（6）红色隔线。是印在眉首部分与正文部分之间的通栏红线，以区别眉首和正文。

2、主体。包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注等。

（1）标题，是公文的眉目，由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素构成，应该准确、简单、明了。出于行文需要，日常公文的标题可以省略发文机关，有的也可以省略发文事由，还有的可以省略发文机关和事由两项，但应该指出的是只有文种不能省略。

除法律、法规、单程名称加书名号外，一般不使用标点符号，需要停顿处可用空白隔开。标题的位臵应该在行文部分开首居中，做到排列对称、间距恰当。排双行时不能将两字以上的词拆开排在不同行的尾首。

（2）主送机关，是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称， 4 位臵在标题下空一行靠左顶格，回行时仍顶格。上行文一般只有一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，应以抄报的形式发送。下行文的主送有专发性和普发性两种，专发性公文是专门向某一个机关下发的公文，这种公文的主送机关只能有一个，普发性公文是指内容涉及面较广，需向多个机关下发的公文。有的公文除主送外，还需要让另外的机关了解其内容或协助办理有关事项，可以采用抄送的形式。对上级机关要用“抄报”，对同级机关、不相隶属机关可以使用“抄送”。

（3）正文，是一份公文的核心部分。公文质量的高低，能否产生应有的功用，主要取决于这一部分写得如何，拟稿人的工作能力和水平也主要体现在这一部分中的撰写中。在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。公文正文的开头方式有多种，常见的有目的式（为了）、根据式（根据某某意见，市政府特作出如下）、缘由式（随着---，但是---为----）三种。这几种开头方式有时单独使用，但大多数公文常常是混合使用。公文的结尾有归结式、说明式（本通告自发布之日起生效，凡与本意见的规定内容不一致的，今后以意见内容为准）、申明式、祈请式（妥否，请批复；以上意见如无不妥，请批转各地执行）、期望式，但目前大多数不设结尾部分，而是把可写入结尾部分的事项作为一个条目放在主体部分的最后，自然而然地结束公文，不再带任何需要附带交代的事项。

（4）附件，是正文的附属部分，起补充说明或参考印证 5 的作用。公文如有附件应在正文下一行左空两字标识“附件”，后标全角冒号和名称，如有序号应使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“符件”，如有序号还应标识序号。

（5）成文时间，是一份公文产生效力的时间，必须年、月、日三者齐全，一般用汉字。确定成文时间以单位负责人签发的时间为准；会议通过的以会议通过的日期为准；联合行文的以最后签发机关负责人的签发时间表为准。位臵在正文右下方。

（6）印章。行政机关公文除会议纪要和翻印件外，均需加盖印章。联合上报的公文由主办机关盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。公文排版后所剩空白如果不够印章位臵，要采取调整行距、字距的方式加以解决，务使印章与正文同处一页，不能采取标识“此页无正文”的方式解决。

（7）附注，是对公文的发放范围或注意事项等的注释和说明，位于成文时间左侧，空两字在圆括号内标注。请示性公文要在附注处注明联系人姓名和联系电话。

3、版记。主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份数等。

（1）主题词，是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语，一般不少于3个词为宜，最多一般不超过5个，位于公文尾部的横隔线之上，词目与词目之间空一格，不标标 6 点。

（2）抄送机关，应标注在主题词的下方。在峡谷条平行线之间，要顶格注明“抄送”二字，后边加注冒号，现依次排列抄送机关名称（党、政、军、群）。

（3）印发单位和印发时间。印发单位是承印制作单位的名称，一般为行政机关具体的办公部门，位于公文末页最下端，顶格标注。印发时间是公文印制的日期，位于印发单位的右下角，要用阿拉伯数字标明年、月、日。

（4）印刷份数，一般位于印发时间之下或在末页边缘线下。

二、几种常用公文的适用范围、种类及写作要领

重点说一下通知、通报、报告、请示、意见和函这几个文种的适用范围、分类和基本写作知识。

（一）通知

1、通知的用途。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

在现行公文中，可以说通知的用途是最为广泛的。它既可用于批转下级机关的公文，起到批准和指导的作用，如《黑龙江省人民政府批转省人事厅等部门关于加强我省信息产业人才队伍建设有关问题意见的通知》，又可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，起到传达或联系的作用；既可以用来发布行政规章，起到指挥和约束作用，如《国务院办公厅关于发布(国家行政机关公文处理办法)的通知》，又 7 可以用来下发本机关起草的计划、总结等文件，起到运载作用；既可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项，起到法规作用，如《关于证券营业部审批工作有关问题的通知》，又可以用来布臵工作，安排活动，起到指示的作用，如《伊春市人民政府办公室关于开展百企万民评服务活动的通知)；既可以用来向下级机关告知事项，起到传达作用，如《伊春市人民政府办公室关于召开全市财政工作会议的通知》，又可以用来宣布干部的任免和聘用事宜，起到传递信息的作用，《关于×××同志任职的通知》。总之，用途广泛，使用频率高，是通知的一个重要特点。

2、通知的写法

按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等几种，下面就分别介绍一下这儿种通知的一般写法。

(1)批示性通知

批示性通知有三种：一为“发布”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。

“发布”型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知。其写作结构一般由标题、正文组成。

标题。通常由发文机关、被发布的法规或规章名称、文种三要素构成 。例如：《黑龙江省人民政府办公厅关于印发黑龙江省行政效能监察办法（暂行）和黑龙江省行政效能投诉办法（暂行）的通知》。

正文。发布性通知的正文部分较为简短，一般包括两层 8 内容：一是用介词结构前臵的句式（即“现将……”）引出被发布的法规或规章名称； 二是提出贯彻执行的希望或要求。此项内容通常使用的习惯语句有“请认真贯彻执行”，“请照此执行”等，旨在强调通知的内容关系重大，必须令行禁止，照章办事，以充分体现其指挥效力。在结构安排上一般采用篇段合一式，如“《黑龙江省行政效能监察办法(暂行)》和《黑龙江省行政效能投诉办法(暂行)》已经省政府第四十一次常务会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。”正文极其简炼，不容臵疑。

应当说明的是，由于发布性通知是将有关的法规或规章以通知的名义进行发布，因而就形成了“主件”（通知）--附件（法规或规章）的外在结构模式，但这种模式之中，附件即被发布的法规或规章实质是主件，是行文的目的所在，而“通知”本身体实质是附件，只起“文件头”的作用，将有关法规或规章“运载”发布出来。

“批转”、“转发”型通知此种通知包括三种情形：一是用于批转下级机关的公文，通称“批转型通知”；一是用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，通称“转发性通知”；一是印发有关文件材料，如领导讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发型通知”。此类通知与发布型通知相同，其后均有被批转、转发和印发的原文作为附件。

标题。一般由发文机关、被批转、转发或印发的文件的标题和文种三要素构成。如《国务院办公厅转发农业部等部 9 门关于稳定基层农业技术推广体系的意见的通知》。如果被批转对象系法规性文件，要注意加注书名号。在实际写作中，由于批转、转发性通知都要涉及对原文标题的引用，因而就往往容易使其标题字数较多，排列起来较长。在此种情况下，如不妥善处理，就会导致整个标题繁杂冗长，这种现象不利于公文写作的规范化，解决的方法通常是：压缩介词“关于”亦即在整个标题中只保留一个“关于”。例如，《伊春市人民政府办公室关于转发黑龙江省人民政府关于促进城区发展的指导意见的通知》，对此种形式标题，应将转发之前的“关于”删除，既省减了文字，又加强了语气。其二，减少中间环节，不要层层转发，而应直转即可。

正文。一是简式写法。这种写法只用一个自然段、几十个字，包含两层意思：一是转文的原因、依据或目的。常用的表述如“某同意《……》”、“《……》已经某同意(批准)”、“《……》很重要(对……具有…-一意义)”、“为……”等；二是转文的一般性要求。批转性、转发性两种通知的常用说法是“现转发给你们，请认真贯彻执行”、“现转发给你们，请结合实际情况参照执行”等；发布性通知则是“现发布《…〃-〃》，自……施行”、“现将《-…一》印发给你们，请认真贯彻执行”等。例如《黑龙江省人民政府办公厅转发省科技厅黑龙江省企业院士工作站管理办法(试行)的通知》：